智能時(shí)代高校檔案意識培育與檔案管理現(xiàn)代化

趙菁菁

（長沙學(xué)院綜合檔案室， 湖南 長沙 410022）

高校檔案管理是一項(xiàng)為高校人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、服務(wù)社會(huì)等核心職能服務(wù)的基礎(chǔ)性工作。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、智能技術(shù)的迅猛發(fā)展，人們越來越認(rèn)識到檔案信息對人類生產(chǎn)、工作、生活、學(xué)習(xí)等活動(dòng)的重要作用，對檔案信息資源的需求也隨之不斷增長，檔案管理工作的重要性也體現(xiàn)出來?，F(xiàn)代信息技術(shù)和智能技術(shù)條件下，檔案管理面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，不斷推動(dòng)高校檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，既是高校管理中信息資源需求爆炸式增長的需要，也是實(shí)現(xiàn)高校管理體系和管理能力現(xiàn)代化的重要內(nèi)容之一。雖然如此，受傳統(tǒng)觀念等多種因素的影響，現(xiàn)實(shí)中檔案工作仍面臨社會(huì)需求與管理相對滯后的矛盾：一方面，信息技術(shù)的快速發(fā)展與現(xiàn)代生活方式的不斷變革，使公眾對信息資源的需求指數(shù)級增長；另一方面，檔案管理中落后的理念和管理方式所帶來的滯后性服務(wù)難以滿足人們對信息資源爆炸式增長的需求。這一矛盾直接造成了“檔案事業(yè)與社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的融合度較低”［1］的局面。高校的檔案管理工作更是如此。高校雖然設(shè)有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，但因思想觀念落后、檔案意識淡薄、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠等諸多因素影響，多數(shù)高校檔案管理在整個(gè)高校管理中基本上被邊緣化，高校檔案工作對其核心職能的支撐性、服務(wù)性作用并沒有得到充分發(fā)揮，甚至成了擺設(shè)。深入分析發(fā)現(xiàn)，除現(xiàn)有的體制機(jī)制性因素外，檔案意識的缺失及其培育的缺位是導(dǎo)致這一現(xiàn)象重要的原因之一。

1 智能時(shí)代高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

智能技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，檔案信息環(huán)境完全被改變，其形式和內(nèi)容變得豐富，信息記錄、傳播、利用的手段和方式發(fā)生了根本性變化，這些變化對高校檔案管理及其專職人員提出了新要求，高校檔案管理面臨管理理念、模式、手段、創(chuàng)新發(fā)展和新需求的挑戰(zhàn)。

1.1 新技術(shù)條件下高校檔案管理理念、模式和手段變革帶來的挑戰(zhàn)

智能技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給高校檔案管理帶來的重要變革之一是管理環(huán)境的改變。首先，高校各類紙質(zhì)檔案庫會(huì)逐步轉(zhuǎn)向以數(shù)字信息為主的電子檔案庫，導(dǎo)致高校檔案管理工作的新主體、新客體和新平臺(tái)等管理環(huán)境的出現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上是保存紙質(zhì)的文件、文檔，形成海量文檔庫，供用戶查閱使用，不僅容量有限，而且查閱、使用和管理的效率低下。而隨著電子文檔和智能技術(shù)的出現(xiàn)，以電子文件為標(biāo)志的新型檔案，以數(shù)字檔案館、信息管理系統(tǒng)為代表的新平臺(tái)為檔案管理工作提供了新的工作環(huán)境，使檔案管理能夠迅速面向用戶、面向社會(huì)，檔案管理模式的深度和廣度發(fā)生了實(shí)質(zhì)性變化。

在這一變化下，檔案管理新理念、新模式和新手段應(yīng)運(yùn)而生。由于長期的邊緣化地位，高校檔案管理隊(duì)伍的知識結(jié)構(gòu)和認(rèn)知水平都難以適應(yīng)新理念、新模式和新手段的需要，多數(shù)專職人員的管理理念仍停留在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代，對智能技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)并不能完全駕馭。在新的工作環(huán)境下，原來的管理理念、管理方式和手段已經(jīng)不能應(yīng)對新環(huán)境的需要，他們需要徹底改變原有的管理理念，重新學(xué)習(xí)新的知識和技術(shù)，掌握新的管理工具，才能適應(yīng)新的工作環(huán)境。

1.2 管理體系現(xiàn)代化背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)

新技術(shù)手段的出現(xiàn)，引發(fā)了檔案管理職能的創(chuàng)新發(fā)展。傳統(tǒng)的高校檔案管理往往只具有記錄和查找部分過往工作歷史的職能。但新技術(shù)手段的出現(xiàn)，使高校檔案管理正經(jīng)歷著從接收保管學(xué)校重要紙質(zhì)檔案到接收保管各類電子信息檔案的轉(zhuǎn)變，從管理檔案資料實(shí)體到管理虛擬檔案信息和資源數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，從以人工操作為主、計(jì)算機(jī)操作為輔到以信息化和智能化操作為主、人工操作為輔的轉(zhuǎn)變，從檔案信息資源碎片化利用到系統(tǒng)化聯(lián)網(wǎng)共享的轉(zhuǎn)變［2］。檔案管理不能只是反映更全面、更真實(shí)的原始記錄，還要充分發(fā)揮這些原始記錄的信息資源在高校管理體系現(xiàn)代化建設(shè)中的價(jià)值和力量。例如，過往的課堂教學(xué)過程或影像資料可作為現(xiàn)行高校教學(xué)改革或培訓(xùn)新進(jìn)教師的素材和依據(jù)；過往科研工作可以作為新興科研課題申報(bào)或研究的原材料支撐。這就要求高校創(chuàng)新性地構(gòu)建檔案信息生態(tài)系統(tǒng)［3］。完成這一創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)，顯然對高校檔案管理及其專職人員提出了技術(shù)、管理和服務(wù)方面綜合性的新要求。也就是說，高校檔案管理不再是墨守成規(guī)式的管理，而是創(chuàng)新發(fā)展式的管理。

1.3 高?？焖侔l(fā)展背景下信息資源需求變革帶來的挑戰(zhàn)

高校的主要職能是人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和服務(wù)社會(huì)，要實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，信息的獲取、加工、整理和開發(fā)利用十分重要。隨著全球化和學(xué)術(shù)資源競爭的不斷加?。?］，我國高校間的競爭也日漸殘酷，各高校為了適應(yīng)這一競爭環(huán)境，紛紛加快了發(fā)展的步伐。在這一背景下，我國高校檔案管理現(xiàn)狀已經(jīng)不適應(yīng)這種快速發(fā)展背景下信息資源需求爆炸式增長的需要。

隨著檔案管理中電子信息檔案和新技術(shù)手段的出現(xiàn)，檔案查閱和利用變得非?？旖?、方便。在社會(huì)迅猛發(fā)展的當(dāng)下，人們對檔案信息資源的利用率會(huì)越來越高，在高校尤其如此。如申報(bào)課題和各類科研平臺(tái)、申報(bào)各種教學(xué)成果獎(jiǎng)勵(lì)和科研成果獎(jiǎng)勵(lì)、教師教學(xué)、學(xué)生就業(yè)、包括后勤管理等在內(nèi)的各種事務(wù)性工作，都離不開對各類檔案信息資源的查閱、利用和借鑒。高校檔案管理中對信息資源的需求面越來越廣、需求量越來越大。但當(dāng)今高校檔案管理庫系統(tǒng)中十分有限的信息資源難以滿足這種對海量信息的需求。這就需要高校檔案管理部門改變傳統(tǒng)落后的檔案管理方式，充分發(fā)揮智能技術(shù)和高校全體成員的力量，形成全方位的、立體化的檔案資源庫系統(tǒng)。

2 檔案意識與檔案管理的辯證關(guān)系

現(xiàn)有的文獻(xiàn)大多從純認(rèn)知角度來對檔案意識進(jìn)行定義，認(rèn)為檔案意識是指人們對檔案和檔案工作的主觀印象，或者說是人們對檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識，對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識［5-7］。個(gè)別學(xué)者從更深層次進(jìn)行了分析，認(rèn)為檔案意識具有具體和抽象兩種形態(tài)，具體形態(tài)以社會(huì)個(gè)體的檔案意識為核心，抽象形態(tài)以全社會(huì)的檔案觀為結(jié)晶。兩種形態(tài)在多層多因的矛盾運(yùn)動(dòng)中相互作用，構(gòu)成完整的與檔案存在相對應(yīng)的精神系統(tǒng)［8］。

在這些定義中，無論是哪個(gè)層面，實(shí)際上都只是把檔案意識看成一種主觀認(rèn)知，僅僅將其作為一種價(jià)值觀形態(tài)來理解，這種認(rèn)知極大地制約著現(xiàn)行檔案管理的效率和發(fā)展水平，也直接導(dǎo)致了許多高校檔案管理工作的邊緣化。本質(zhì)上，檔案意識不能僅僅被理解為一種認(rèn)知，更重要的是要將其理解為在對檔案重要功能價(jià)值認(rèn)識基礎(chǔ)上的一種自覺的、日?；?、主動(dòng)的檔案行為意識，即人們在生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、生活過程中隨時(shí)隨地把自己的活動(dòng)軌跡記錄在案和充分利用這些檔案的行動(dòng)意識。有了這種行動(dòng)意識，幾乎任何機(jī)構(gòu)的檔案管理效率都能得到大幅度提升，現(xiàn)有的邊緣化局面也會(huì)得到根本性改善。從提升檔案管理水平和智慧時(shí)代開創(chuàng)檔案工作新局面的視角看，對檔案意識的理解更應(yīng)強(qiáng)調(diào)行動(dòng)意識層面的定義，而不能僅理解為一種價(jià)值觀層面的認(rèn)知。正是這樣的一種認(rèn)知導(dǎo)致了檔案管理工作中眾多被動(dòng)局面和高校檔案管理被弱化局面的出現(xiàn)。

從認(rèn)知和行為意識這兩個(gè)角度來理解，檔案意識和檔案管理具有相互作用、相互推進(jìn)的關(guān)系。第一，檔案意識的形成不僅會(huì)提升人們對檔案管理工作的重視程度，而且能夠讓人們具有檔案記錄和保存的自覺行動(dòng)，可極大地豐富檔案管理的內(nèi)容，拓展檔案管理的領(lǐng)域；第二，檔案管理機(jī)構(gòu)在人們這種自覺的檔案行為鼓動(dòng)或壓力下，自然會(huì)強(qiáng)化內(nèi)部的檔案管理意識，并通過引進(jìn)新技術(shù)手段從各個(gè)方面為人們提供各種各樣的檔案信息服務(wù)，從而進(jìn)一步推動(dòng)人們這種檔案意識行動(dòng)的完善和發(fā)展。總的來說，檔案意識能夠促進(jìn)高校檔案管理能力和水平的提高，可使檔案信息資源范圍最大限度地得到擴(kuò)展、檔案管理和服務(wù)范圍最大限度地得到拓展、檔案資源利用率最大限度地得到提高、檔案管理工作認(rèn)可度最大限度地得以提升。同時(shí)，檔案管理水平的提升又會(huì)反過來推進(jìn)人們檔案意識的提高。檔案管理水平提升的一個(gè)重要標(biāo)志就是人們檔案意識的形成及其自覺參與檔案管理。檔案管理中通過檔案意識的培育來提升人們的檔案意識，可促進(jìn)整個(gè)檔案管理能力和水平的提升與發(fā)展。

3 檔案意識培育在高校檔案管理中的重要意義

張培在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，對高校師生來說，很少有人在日常學(xué)習(xí)、生活中能感知到檔案的存在，更不要說主動(dòng)參與檔案的建立［9］。智能技術(shù)下自動(dòng)生成功能與檔案信息資源重要地位的建立，要求人們具有強(qiáng)烈的檔案意識，也就是具有自覺留存、整理和利用檔案信息資源的行動(dòng)意識，這對應(yīng)對智能時(shí)代個(gè)人發(fā)展、機(jī)構(gòu)發(fā)展和檔案管理面臨的各種挑戰(zhàn)，提升自身素養(yǎng)、機(jī)構(gòu)管理水平和高校檔案管理水平具有重要的意義。

要發(fā)揮檔案管理在高校管理中的重要功能，必須加大力度對全體成員進(jìn)行檔案意識的培育，使全體高校成員都具備較強(qiáng)的檔案意識，這對高校管理體系和管理能力的現(xiàn)代化具有重要意義。

第一，檔案意識培育是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)觀念約束下，人們普遍認(rèn)為，檔案管理只是記錄和保存過往的歷史，只是對過去所做工作或生活的一種記憶，對現(xiàn)實(shí)和未來的管理并沒有過多的意義。因而在很多人的思想意識中，檔案管理并不是一件重要的工作，甚至可有可無。這直接導(dǎo)致了檔案管理工作的邊緣化。縱觀當(dāng)今我國的高校檔案管理機(jī)構(gòu)及其管理現(xiàn)狀，其普遍存在隊(duì)伍人員少、力量薄弱等問題。例如，我們根據(jù)對湖南長沙高校的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大部分高校綜合檔案管理部門的專職人員不超過3人，傳統(tǒng)的收集、整理、分類等工作量相當(dāng)大，一些兼職檔案員流動(dòng)性大，檔案意識不強(qiáng)，檔案管理仍處于傳統(tǒng)的保存文檔資料的狀態(tài)，高?；旧虾雎粤似浯嬖诘膬r(jià)值。這與現(xiàn)代化技術(shù)條件下高?？焖侔l(fā)展的要求極不相稱。要改變這一局面，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化，單純只靠現(xiàn)有的檔案管理機(jī)構(gòu)的力量顯然是非常有限的，而加大對其投入，構(gòu)建一支強(qiáng)大的專業(yè)化隊(duì)伍也不現(xiàn)實(shí)，可靠的途徑是通過對全體高校成員檔案意識的培育，形成全員化的、自覺的檔案意識，讓全體成員通過現(xiàn)代化技術(shù)手段，特別是利用智能技術(shù)參與到檔案管理工作中來。沒有檔案意識的培育，高校就很難形成全體成員參與檔案管理的局面，高校的檔案管理就會(huì)因力量的有限而受到極大的約束。智能技術(shù)背景下檔案意識的培育是增強(qiáng)高校檔案管理力量的現(xiàn)實(shí)途徑，也是高校實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)的前提和基礎(chǔ)。

第二，檔案意識培育是高校檔案管理能力的重要組成部分。對檔案管理能力的認(rèn)知，人們常常局限于檔案管理機(jī)構(gòu)及其管理員的常態(tài)化管理水平上，如管理機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度完善與否、檔案內(nèi)容的完善程度、檔案查找的規(guī)范及其難易程度、管理員的素質(zhì)及其責(zé)任感、常態(tài)化管理是否存在缺陷等。實(shí)際上，在現(xiàn)代化技術(shù)條件下，因檔案管理外延的拓展，檔案管理能力不能僅局限于檔案管理機(jī)構(gòu)及其隊(duì)伍的常態(tài)化管理上，再強(qiáng)大的管理機(jī)構(gòu)也較難實(shí)現(xiàn)對一個(gè)單位所有檔案信息資源的全盤管理，只有發(fā)動(dòng)所有成員利用新技術(shù)手段參與檔案信息資源庫的建設(shè)、管理及其服務(wù)，才是真正意義上的檔案信息管理現(xiàn)代化。也就是說，高校檔案管理機(jī)構(gòu)對全體成員檔案意識培育的實(shí)施及其培育的能力和水平是高校檔案管理能力的重要組成部分。如果能讓高校全體成員形成好的檔案意識，全體成員都能參與到檔案信息資源的保存、建設(shè)、管理和服務(wù)中來，就可以說明這個(gè)學(xué)校的檔案管理工作真正做到了位，這種全員化的檔案管理是高校檔案管理現(xiàn)代化最重要的體現(xiàn)。

第三，通過檔案意識培育形成的全員檔案意識能為高校提供全面、豐富和充分的檔案信息資源。在高校的各項(xiàng)管理工作中，要提升效率和工作水平，借鑒或吸取以往的或其他高校的經(jīng)驗(yàn)，可取得事半功倍的效果。做到這一點(diǎn)，顯然需要有一個(gè)完整的、全面的檔案信息資源庫。但現(xiàn)有高校檔案管理還很難做到這一點(diǎn)，因而需要讓全體成員都參與到檔案信息資源的搜集、保存、建設(shè)、上傳和服務(wù)等檔案管理工作中來。這不僅可極大地增強(qiáng)檔案管理的人力資源，也極大地?cái)U(kuò)展了檔案管理的信息資源，是高校檔案管理最理想的狀態(tài)。實(shí)現(xiàn)這一狀態(tài)就能為高質(zhì)量、高速度完成高校各項(xiàng)工作提供便捷和服務(wù)，使檔案管理在高校發(fā)揮出應(yīng)有盡有的職能，實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代檔案管理和服務(wù)效率的極大化。只有在全體成員都具備檔案意識的條件下，高校才能構(gòu)建起一個(gè)全面、豐富和充分的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

4 檔案意識培育視角下實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化策略

4.1 檔案管理的全員化策略

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)使人們能夠利用智能手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)終端設(shè)備隨時(shí)、隨地連接互聯(lián)網(wǎng)，高校全體成員的信息傳遞與檔案管理服務(wù)可突破時(shí)空局限。如果高校成員通過檔案意識培育形成較高的檔案意識，高校檔案管理完全可構(gòu)建起開放共享、全員參與和共同建設(shè)的全員化模式，將互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)成留存工作、學(xué)習(xí)和生活軌跡，服務(wù)教學(xué)、科研和各項(xiàng)事務(wù)性工作，分享各項(xiàng)信息資源的新型檔案管理平臺(tái)。

4.1.1 構(gòu)建全員參與式高校檔案管理新模式

第一，通過對高校檔案職業(yè)隊(duì)伍的檔案意識特別是全員參與檔案管理意識的培訓(xùn)，進(jìn)一步強(qiáng)化其檔案意識和檔案管理的責(zé)任，通過職業(yè)隊(duì)伍的主觀能動(dòng)性推動(dòng)全員參與模式的構(gòu)建進(jìn)程。高校檔案管理員要強(qiáng)化學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，有意識地在管理過程中將檔案管理邊界擴(kuò)大到高校的每個(gè)成員身上，積極發(fā)動(dòng)高校全體成員以真實(shí)、高質(zhì)量的信息資源參與到新型檔案管理模式的建構(gòu)中來。同時(shí)，要積極尋求高校各部門的支持配合，形成各部門一體化的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，合力完成各類檔案信息的管理任務(wù)。

第二，通過對高校全體成員的檔案意識培育形成全員主動(dòng)參與檔案管理的氛圍。智能時(shí)代，通過電子郵件、QQ、微信、微博等媒介，高校檔案信息在全體成員之間的傳遞變得十分方便、快捷，高校檔案管理不再是檔案管理員的獨(dú)角戲，領(lǐng)導(dǎo)、教師、員工、全體學(xué)生，甚至是校外教師或相關(guān)機(jī)構(gòu)成員都能成為檔案信息資源的生產(chǎn)者、管理者、利用者、建構(gòu)者［10］。

4.1.2 構(gòu)建移動(dòng)化、交互化檔案信息服務(wù)新模式

我們可利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能技術(shù)構(gòu)建移動(dòng)化、交互化檔案信息服務(wù)新模式奠定堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，人們活動(dòng)、學(xué)習(xí)和工作的軌跡都會(huì)自動(dòng)留下痕跡。只要當(dāng)事人具備檔案意識，隨時(shí)隨地都可利用手機(jī)客戶端有意識地保留和整理自己的行為軌跡，形成系統(tǒng)化的檔案資源信息，同時(shí)也可利用檔案信息管理平臺(tái)系統(tǒng)查找需要的檔案信息。當(dāng)然，其前提是高校必須構(gòu)建移動(dòng)化、交互化的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。

第一，構(gòu)建移動(dòng)化的高校檔案服務(wù)新模式。高校全員檔案意識的形成，會(huì)極大地增加檔案服務(wù)的需要，即上傳個(gè)人或單位檔案信息的需要和查尋檔案信息的需要。高校通過在手機(jī)客戶端建立移動(dòng)化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，可以滿足這兩方面的需要。這一新模式的優(yōu)勢體現(xiàn)在：地域和空間上，檔案信息資源利用的服務(wù)范圍能夠變得無限廣闊，不再局限于原來高校中設(shè)立的檔案管理或存儲(chǔ)室，通過移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)可快速地將檔案信息資源傳遞到需求者手上；時(shí)間上，移動(dòng)化檔案服務(wù)新模式能夠?yàn)橛脩籼峁┻呑哌呌玫姆?wù)，滿足用戶利用碎片時(shí)間完成對檔案信息自助查找的需求，可實(shí)現(xiàn)高校全員手中都有檔案館，真正做到隨身攜帶，隨時(shí)查詢，實(shí)現(xiàn)即時(shí)、全天候24小時(shí)的連續(xù)檔案信息服務(wù)［10］。例如，用戶可通過高校開發(fā)的檔案應(yīng)用或建立的檔案微信公眾號等互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和移動(dòng)終端能隨時(shí)隨地獲取自己需要的相關(guān)信息資源［11］。這一服務(wù)新模式將使檔案管理成為高校成員學(xué)習(xí)、工作和生活的常態(tài)，可極大地拓展檔案信息資源利用服務(wù)的廣度與深度，也會(huì)進(jìn)一步強(qiáng)化人們的檔案意識。

第二，構(gòu)建交互化的高校檔案服務(wù)新模式。抖音、微博、微信、愛奇藝、優(yōu)酷等移動(dòng)新媒體極大地拓展了人們的信息交互能力，借鑒這些移動(dòng)終端構(gòu)建起交互化的高校檔案服務(wù)新模式，可確保高校檔案服務(wù)的多媒體性、技術(shù)性和互動(dòng)性。高校成員通過這一服務(wù)模式可瀏覽最新的檔案資訊、編研信息產(chǎn)品，并進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、分享、發(fā)表評論實(shí)現(xiàn)互動(dòng)交流，檔案機(jī)構(gòu)可借助視頻直播、網(wǎng)絡(luò)游戲等方式實(shí)時(shí)吸引公眾參與，運(yùn)用多媒體、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，設(shè)置形式多樣的虛擬展廳、虛擬課堂，開展在線講座、網(wǎng)上培訓(xùn)等活動(dòng)［10］。例如，通過服務(wù)平臺(tái)推出眾多歷史題材方面的3D虛擬影像，為思政課教師開展愛國主義教育或?qū)W生了解眾多歷史真相提供生動(dòng)、情景化的題材；通過服務(wù)平臺(tái)推出眾多理工科技術(shù)理論方面的知識分解影像或?qū)嶒?yàn)分解進(jìn)程影像，為理工科教師進(jìn)行高難度的、枯燥的理論知識教學(xué)提供動(dòng)態(tài)化、趣味化、場景化的教學(xué)素材。

4.2 檔案信息資源庫建設(shè)的立體化策略

通過檔案意識的培育，高校各層次員工和學(xué)生都可利用智能技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立起個(gè)人的檔案資源庫，而且可把個(gè)人或單位活動(dòng)所涉及的有形物（如文件）和場景清晰地記錄在案，還能與涉及個(gè)人發(fā)展或?qū)W校發(fā)展所需要的外界資源相鏈接，形成一個(gè)立體化的高校檔案資源型新體系。

第一，個(gè)人或部門構(gòu)建起自己的線上檔案庫。如教師可把每一學(xué)期的課堂教學(xué)活動(dòng)通過視頻、文檔等形式有意識地存入個(gè)人檔案庫中；學(xué)生可把每一學(xué)期的學(xué)習(xí)過程、學(xué)習(xí)成績或獎(jiǎng)懲等情況以文檔或視頻方式記錄在個(gè)人檔案中；各部門把每一學(xué)期的工作過程，特別是重大活動(dòng)有意識地記錄在部門檔案庫中。這些個(gè)人或部門的檔案信息都可在網(wǎng)絡(luò)中長期保存，形成全員化的網(wǎng)絡(luò)檔案信息庫，每個(gè)人是個(gè)體檔案管理員，學(xué)校專職的檔案管理員則承擔(dān)起“教練員”“統(tǒng)領(lǐng)員”和“整合員”的角色。

第二，構(gòu)建起萬物互聯(lián)的全景立體式檔案庫。利用現(xiàn)代物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能技術(shù)，全面走向人機(jī)融合、萬物互聯(lián)，可實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的萬物互聯(lián)化和立體化。智慧辦公室、智慧教室、智慧校園等智能場景產(chǎn)生的記錄將成為高校重要的檔案信息資源，檔案管理的多主體、動(dòng)態(tài)性與立體性成為可能，所記錄的管理活動(dòng)、教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)的密度、真實(shí)性與完整性將空前提升，更加細(xì)微具體的數(shù)據(jù)反映更為真實(shí)、精細(xì)、全面、完整的學(xué)校活動(dòng)風(fēng)貌，這種全方位、立體化網(wǎng)絡(luò)信息資源的存檔，不僅能為高校各項(xiàng)活動(dòng)在網(wǎng)絡(luò)空間中保存數(shù)字記憶，也能為高校未來的創(chuàng)新發(fā)展提供十分寶貴的信息資源庫。

第三，構(gòu)建起跨界融合的全面完整的高校檔案庫。依據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代“跨界融合、連接一切”的特點(diǎn)，高校檔案專職部門或職能部門可與其他高校和相關(guān)政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，通過相關(guān)鏈接讓本高校進(jìn)入一切可以進(jìn)入的其他高校和其他領(lǐng)域或行業(yè)、機(jī)構(gòu)和場所，形成一個(gè)跨界融合的全面完整的高校檔案庫系統(tǒng)。如構(gòu)建高校檔案部門與其他高?；蛘块T在具體辦公事務(wù)、科研事務(wù)或教學(xué)事務(wù)上的合作，通過整合各類信息資源提升高校各項(xiàng)工作的管理能力和水平。

4.3 檔案利用和服務(wù)的新功能開發(fā)策略

5G、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的不斷發(fā)展，為高校檔案管理提供了現(xiàn)代化的管理手段和工具，高校要不斷利用這些新技術(shù)開發(fā)檔案利用和服務(wù)的新功能，讓檔案在高校發(fā)展中發(fā)揮更加重要的作用。

第一，開發(fā)定制化服務(wù)功能。高校是一個(gè)集合了教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)多種功能的智力實(shí)體。無論是哪一方面的服務(wù)功能，高校運(yùn)行過程中經(jīng)常需要相關(guān)的檔案信息來支撐其現(xiàn)實(shí)管理，以提升管理效率，如教師申報(bào)各類課題，需要自身和團(tuán)隊(duì)成員的學(xué)術(shù)簡歷、科研基礎(chǔ)、已有研究現(xiàn)狀等方面的過往信息。只要教師有強(qiáng)烈的檔案意識，在日?？蒲泄ぷ髦凶⒁庹怼⒂涗涍@些信息并整合到學(xué)校的檔案信息庫中，高校檔案管理機(jī)構(gòu)就可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)為教師提供這樣的個(gè)性化服務(wù)，讓教師在申報(bào)課題中節(jié)約大量的時(shí)間，提升申報(bào)的效率。實(shí)際上每個(gè)部門的管理都需要這樣的信息，現(xiàn)代技術(shù)手段完全可讓這一功能得以實(shí)現(xiàn)。

第二，開發(fā)現(xiàn)實(shí)與虛擬融合的場景化服務(wù)功能。教師在實(shí)施課堂教學(xué)、團(tuán)隊(duì)科研討論和部門工作思路設(shè)計(jì)過程中，常常需要借鑒以往或其他優(yōu)質(zhì)相關(guān)信息資源（如優(yōu)秀教師的現(xiàn)場課堂教學(xué)場景、某個(gè)科學(xué)問題的圖像化演示、某個(gè)優(yōu)秀管理的案例場景等），如果高校檔案庫中保存有這些相關(guān)的信息資源或可與外部機(jī)構(gòu)鏈接的資源，則可利用新技術(shù)手段或工具為用戶提供現(xiàn)實(shí)與虛擬融合的場景化服務(wù)功能，這將大大提升高校課堂教學(xué)、科學(xué)研究、部門管理的質(zhì)量和效率。如對常規(guī)性的學(xué)生實(shí)習(xí)，可通過參與式檔案管理，為學(xué)生提供VR社交，復(fù)原真實(shí)空間場景服務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生實(shí)習(xí)的零延時(shí)和逼真的現(xiàn)場感，讓學(xué)生在虛擬世界中體驗(yàn)現(xiàn)實(shí)中的工作崗位，這會(huì)大大提升實(shí)習(xí)效果。

第三，開發(fā)前端控制、全員協(xié)同、資源充分利用的檔案化管理模式。高校的檔案信息資源浩如煙海、千差萬別，純粹靠高校全體成員通過智能技術(shù)手段留下活動(dòng)軌跡，顯然會(huì)造成檔案信息的碎片化、淺層化與非結(jié)構(gòu)化，針對那些有保存價(jià)值的各種檔案信息，一方面要維護(hù)其形成背景的原始關(guān)聯(lián)，全面連貫地反映檔案事件的經(jīng)過、結(jié)果及各方關(guān)系，另一方面還要對這些信息進(jìn)行體系化、結(jié)構(gòu)化和固化保存，目的是維護(hù)這些檔案信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，真正實(shí)現(xiàn)高校管理的“檔案化”模式。具體來說，首先，要做到前端控制、全過程管理。高校檔案管理員應(yīng)從信息生成的前端開始介入，明確事件活動(dòng)的背景和具體可利用的資源；然后根據(jù)相關(guān)技術(shù)要求做到全過程管理，如積極提出元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以支持?jǐn)?shù)字連續(xù)性，包括歸檔范圍、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等，保證那些應(yīng)當(dāng)成為檔案的信息能夠滿足檔案屬性的要求，及時(shí)按照歸檔要求進(jìn)行保存［10］。其次，做到全員協(xié)同和資源的充分利用。檔案意識培育的一個(gè)重要目的是在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”背景下實(shí)現(xiàn)高校全體成員的交互式協(xié)作與協(xié)同。教師、學(xué)生、部門管理者和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等主體各自按照標(biāo)準(zhǔn)化和技術(shù)化要求貢獻(xiàn)各自的檔案信息資源，并通過檔案管理機(jī)構(gòu)的協(xié)同化管理，對不同成員進(jìn)行不同的定位和分工，滿足檔案化管理的技術(shù)要求和信息充分利用要求。如對提供檔案數(shù)據(jù)庫的第三方平臺(tái)，應(yīng)要求其在提供信息服務(wù)的同時(shí)，積極迎合檔案化管理需求，開放接口、提供歸檔工具等。高校全體成員應(yīng)在合法合規(guī)的框架內(nèi)積極參與到檔案化管理中，成為檔案資源的提供者、管理者和受益者，真正構(gòu)建起全員化的高校檔案管理隊(duì)伍。