公共服務(wù)視角下干部人事檔案管理策略研究

文/青島市市南區(qū)教育和體育局 徐玉燕

干部人事檔案是對(duì)干部德、能、勤、績(jī)、廉等內(nèi)容的記錄，也是干部考核與任用的依據(jù)。目前，少數(shù)干部人事檔案管理人員將檔案管理當(dāng)成了一種單一、機(jī)械、重復(fù)的被動(dòng)服務(wù)工作，難以充分發(fā)揮干部人事檔案的信息價(jià)值。在公共服務(wù)的視角下，干部人事檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)發(fā)揮作用，為人員流動(dòng)與人才選拔等工作提供信息參考。

一、公共服務(wù)視角下干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）服務(wù)功能不足。從我國(guó)現(xiàn)行的干部人事檔案管理模式來(lái)看，封閉式管理仍是當(dāng)前干部人事檔案管理的主要模式。相關(guān)檔案管理?xiàng)l例明確規(guī)定，個(gè)人不能查閱本人檔案，干部人事檔案管理部門也不得向本人或其直系親屬提供查閱檔案的服務(wù)。從法律的角度分析，該制度既侵犯公民的知情權(quán)，也影響干部人事檔案的使用率。如何在有效管理干部人事檔案的同時(shí)，做好檔案服務(wù)工作，仍是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。

（二）管理模式落后。第一，部分地區(qū)干部人事檔案管理制度落后，法律法規(guī)不健全，部分行政事業(yè)單位對(duì)招錄人才歷史背景的重視程度不足，入職后再重新為其建立檔案，造成檔案主體與檔案信息分離、人事檔案信息遺失的情況。隨著社會(huì)的發(fā)展，政府、社會(huì)及組織等都有了較大改變，若再按傳統(tǒng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)收集、整理干部人事檔案，明顯是不客觀的，但若把干部的所有信息都收集齊全，也存在較大的難度，這是造成人檔分離的主要因素。第二，部分地市干部人事檔案服務(wù)還處在傳統(tǒng)的手工操作階段，包括人工操作標(biāo)識(shí)、整理、歸類、裝訂等，超規(guī)格資料還要折疊或切割，這樣重復(fù)、簡(jiǎn)單、機(jī)械性工作不僅效率低，還會(huì)影響干部人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性。

二、公共服務(wù)視角下干部人事檔案的管理策略

（一）革新檔案管理理念。第一，干部人事檔案管理者要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，在做好檔案保管、檔案安全工作的基礎(chǔ)上，提高檔案服務(wù)能力，應(yīng)將干部任用、考核等需要的檔案提前備好，將可以封存的檔案與可用檔案分類保管，提高檔案服務(wù)效率。同時(shí)，應(yīng)針對(duì)可能出現(xiàn)的檔案利用要求提前做好應(yīng)對(duì)預(yù)案，減少檔案提供時(shí)間，不斷優(yōu)化檔案的使用體驗(yàn)、增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、服務(wù)能力。第二，轉(zhuǎn)變“重組織輕個(gè)人”的理念，樹(shù)立“為公眾服務(wù)、為個(gè)人服務(wù)、以人為本”的新型干部人事檔案管理理念。在以往，干部人事檔案管理側(cè)重于檔案所有人進(jìn)行政治鑒定與基本情況的審查，檔案管理相對(duì)封閉，保密性、穩(wěn)定性優(yōu)先，檔案所有人及親屬不允許查閱自己的檔案信息。從公共服務(wù)視角看，應(yīng)尊重公民享有的檔案信息知情權(quán)、查閱權(quán)等。在確保個(gè)人隱私的前提下，充分發(fā)揮干部人事檔案的服務(wù)效能。干部人事檔案管理工作要本著保密與公開(kāi)結(jié)合的原則，對(duì)工資、任免、履歷等不需要保密或非法使用的檔案信息制定嚴(yán)格的查閱制度，有選擇地向社會(huì)及檔案所有人公開(kāi)，使檔案所有人了解自己的檔案信息，樹(shù)立更清晰的人生規(guī)劃。從社會(huì)層面來(lái)說(shuō)，這種做法能全面反映干部隊(duì)伍的整體情況。另外，適當(dāng)公開(kāi)干部人事檔案，如主要檔案內(nèi)容、整體鑒定、工資情況及檔案整體分類等，可以使檔案所有人對(duì)自己的入檔資料有所了解，并對(duì)干部人事檔案資料的形成、匯總、收集及入檔等工作進(jìn)行監(jiān)督。

針對(duì)當(dāng)前干部人事檔案管理內(nèi)容缺少個(gè)性化，體現(xiàn)個(gè)人信息與個(gè)人業(yè)務(wù)能力的內(nèi)容較少的現(xiàn)狀，干部人事檔案管理部門要轉(zhuǎn)變管理方式，增加體現(xiàn)干部個(gè)性化的資料，系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)地反映干部的職業(yè)發(fā)展等內(nèi)容，建立實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的干部人事檔案管理制度，增加體現(xiàn)干部個(gè)人優(yōu)勢(shì)的內(nèi)容。同時(shí)，干部人事檔案管理部門要采集靜態(tài)數(shù)據(jù)，利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)與電子信息等科技手段，按照一定順序確定程序，生成電子文檔，確保干部人事檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性。

（二）改革干部人事檔案收集制度。單位可以優(yōu)化干部人事檔案收集制度，構(gòu)建以干部人事管理部門為主、全體職能部門為輔的干部人事檔案資料收集制度。每個(gè)部門設(shè)置一名信息聯(lián)絡(luò)員，集中收集本部門的干部人事檔案并移交檔案管理部門，也可根據(jù)檔案形成規(guī)律，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案定期收集形式，盡量收集可以反映干部情況的檔案資料，如科研成果、工作情況等，同時(shí)增加客觀反映干部思想品德、專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)精神、工作能力、成就貢獻(xiàn)及技術(shù)特長(zhǎng)等內(nèi)容的資料，摒棄主觀、隨意、空洞的評(píng)價(jià)內(nèi)容，并對(duì)干部的履歷、職務(wù)、技術(shù)能力、專業(yè)能力及管理貢獻(xiàn)等內(nèi)容進(jìn)行客觀評(píng)估，做好分類。單位可以采取定期與不定期收集相結(jié)合的方式，集中收集干部人事檔案，并定期監(jiān)測(cè)偶然數(shù)據(jù)，及時(shí)補(bǔ)充信息不全的干部人事檔案，拓寬干部人事檔案收集通道，增加實(shí)用性，確保干部人事檔案收集渠道的暢通。同時(shí)，與各部門建立鏈接，加強(qiáng)與職能部門的溝通，及時(shí)收集干部人事檔案，豐富干部人事檔案的內(nèi)容。最后，干部人事檔案管理部門應(yīng)使用登記簿，及時(shí)記錄各部門登記不全的干部人事檔案，并限期要求相關(guān)部門補(bǔ)齊，確保干部人事檔案的準(zhǔn)確與完整，夯實(shí)干部人事檔案工作根基。

（三）構(gòu)建面向公共服務(wù)的干部人事檔案管理服務(wù)體系。第一，干部人事檔案管理要由傳統(tǒng)的封閉管理模式向社會(huì)化開(kāi)放管理模式轉(zhuǎn)變，在建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、實(shí)現(xiàn)干部人事信息數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)上，拓寬各單位與社會(huì)機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系，構(gòu)建區(qū)域間干部人事電子檔案信息服務(wù)平臺(tái)，并根據(jù)檔案內(nèi)容與檔案管理制度規(guī)定，適當(dāng)進(jìn)行信息共享。第二，對(duì)干部的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、工作數(shù)據(jù)、學(xué)歷數(shù)據(jù)及行為數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)源進(jìn)行收集整理，以數(shù)據(jù)鏈接、分析等方法為媒介，通過(guò)信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與集成。把電子檔案信息服務(wù)平臺(tái)分成基礎(chǔ)信息系統(tǒng)與關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)，并把基礎(chǔ)信息系統(tǒng)和公安部門及其他部門的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合，構(gòu)建戶籍信息系統(tǒng)、干部人事管理系統(tǒng)及檔案信息系統(tǒng)；與醫(yī)院、社保、銀行、征信、電信等部門聯(lián)系，把干部的社保資料、信用信息及健康狀況等內(nèi)容統(tǒng)一錄入數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，與社保信息系統(tǒng)、信用信息系統(tǒng)、健康登記系統(tǒng)等建立關(guān)聯(lián)，通過(guò)信息平臺(tái)的共享共建，利用數(shù)據(jù)接入、存儲(chǔ)、分析及查詢等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息系統(tǒng)的聚、通、用等，拓寬信息資源開(kāi)發(fā)與利用的廣度與深度，構(gòu)建信息管理、服務(wù)、開(kāi)發(fā)一體化管理體制，促進(jìn)檔案流通與共享，促使人才資源的合理配置，避免干部人事檔案的“孤島現(xiàn)象”。第三，可利用高新技術(shù)，構(gòu)建個(gè)人電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)人才類型進(jìn)行歸類，構(gòu)建管理、專業(yè)等類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮干部人事檔案的價(jià)值。有條件的行政事業(yè)單位可以利用檔案信息平臺(tái)設(shè)立人才信息庫(kù)，設(shè)計(jì)相關(guān)人力資源增長(zhǎng)曲線與專業(yè)技能成長(zhǎng)曲線等輔助數(shù)據(jù)進(jìn)行人才數(shù)據(jù)分析，將其和干部職工的個(gè)人檔案進(jìn)行匹配，構(gòu)建簡(jiǎn)單快捷、直接明了的干部人事檔案服務(wù)模式，從而為干部人事檔案使用人員提供便捷、高效的服務(wù)，提高管理效率。

（四）構(gòu)建干部人事檔案電子信息庫(kù)。第一，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工管理模式，采取現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，著手構(gòu)建干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。使人事部門在考核、選拔干部時(shí)，只需進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用查詢功能，就可以調(diào)閱備選干部的簡(jiǎn)歷、考核情況、組織鑒定等，不僅可以方便地查詢相關(guān)信息，還能根據(jù)需求打印與摘錄。第二，構(gòu)建干部個(gè)人電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，建立信息對(duì)接系統(tǒng)，彌補(bǔ)各部門不能信息共享的問(wèn)題，統(tǒng)一數(shù)據(jù)類型，使各類信息系統(tǒng)能夠兼容，整合各方資源，形成各方人員變動(dòng)系統(tǒng)、人才招聘及考核系統(tǒng)、人才待遇信息系統(tǒng)等，通過(guò)各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，進(jìn)行導(dǎo)入與提取，實(shí)現(xiàn)信息的快速統(tǒng)計(jì)、檢索、分析、查詢、提取及錄入等，并根據(jù)需求直接生成各類表格與名冊(cè)。利用干部人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可以向領(lǐng)導(dǎo)層及部門提供干部人事的第一手信息資料，提高干部人事檔案的利用率與使用質(zhì)量。有條件的單位可以在網(wǎng)站配備在線客服，提供干部人事檔案信息的咨詢服務(wù)，有效發(fā)揮公共服務(wù)職能。另外，為做好數(shù)據(jù)庫(kù)的管理與使用，確保信息安全，要設(shè)置用戶權(quán)限與密碼。第三，在構(gòu)建干部人事檔案信息庫(kù)的基礎(chǔ)上，可以建立干部個(gè)人電子數(shù)據(jù)庫(kù)，利用信息技術(shù)，做好人才分類，建立專家?guī)?、人才?kù)及成果庫(kù)等干部人事信息庫(kù)，使檔案使用人員可以迅速獲得檔案資源，提高檔案服務(wù)效率，使干部人事檔案價(jià)值最大化。

（五）夯實(shí)干部人事檔案管理保障。第一，各單位要設(shè)立專項(xiàng)資金，用于干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)與干部人事檔案管理設(shè)施的購(gòu)置，設(shè)立專門的保管庫(kù)房與出入室，同時(shí)配備專用設(shè)備，如專用檔案存儲(chǔ)柜、除濕儀、掃描儀等。第二，各單位要對(duì)干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)引起重視，要著力打造一支專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的干部人事檔案管理隊(duì)伍，選拔職業(yè)道德、政治素養(yǎng)過(guò)硬的人員擔(dān)任專職或兼職干部人事檔案管理人員，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)其管理技巧、人文知識(shí)、人力資源管理經(jīng)驗(yàn)、計(jì)算機(jī)技能及檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，并搭建平臺(tái)，組織干部人事檔案管理人員到兄弟單位交流學(xué)習(xí)，提高其多方面的能力，不斷適應(yīng)公共服務(wù)視角下的干部人事檔案管理的要求。

三、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案管理是公共信息服務(wù)的重要內(nèi)容，是組織部門進(jìn)行人才選拔與利用的依據(jù)，完善干部人事檔案管理制度，是健全干部人事管理制度的必然要求。相關(guān)部門要提高干部人事檔案管理水平，為檔案使用人員提供良好的干部人事檔案服務(wù)。