OA系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題與思考

文/承德市中醫(yī)院 李美丹

檔案作為醫(yī)院重要的信息資源，不僅是開(kāi)展各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)的重要參考，也是醫(yī)院發(fā)現(xiàn)內(nèi)部管理問(wèn)題的重要依據(jù)。在我國(guó)醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展、各大醫(yī)院不斷擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)模的條件下，借助新的數(shù)字技術(shù)，推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部高效管理，已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的目標(biāo)。OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)有著信息收集處理快速高效的優(yōu)勢(shì)，將其應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，可實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理效率的提高，以及檔案資源的傳遞和共享。而如何完成對(duì)OA系統(tǒng)的有效應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作水平的顯著提升，是醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展需要思考的主要問(wèn)題。

一、OA系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值

OA系統(tǒng)是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，以計(jì)算為核心，借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行廣泛收集，并進(jìn)行加工處理，不但保障信息的可靠性，為管理決策提供參考，還能提升工作效率，保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序開(kāi)展。對(duì)于醫(yī)院檔案管理而言，OA系統(tǒng)的應(yīng)用可實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)和信息的高效管理發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。首先，OA系統(tǒng)操作流程簡(jiǎn)便，可簡(jiǎn)化檔案管理工作流程。OA系統(tǒng)中建立文檔管理結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，醫(yī)院管理人員只需要登錄管理平臺(tái)，并通過(guò)簡(jiǎn)單地點(diǎn)擊就可完成對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)的控制和監(jiān)管。其次，降低檔案管理的成本。OA系統(tǒng)簡(jiǎn)化檔案錄入、閱讀、審批等環(huán)節(jié)，系統(tǒng)配備的信息錄入設(shè)備可快速完成檔案數(shù)據(jù)的識(shí)別和應(yīng)用，并以電子文件的形態(tài)進(jìn)行上傳和共享，節(jié)約檔案管理的工作成本，提升管理的時(shí)效性。最后，增加管理的透明度。傳統(tǒng)檔案管理以人工操作為主，在醫(yī)院業(yè)務(wù)數(shù)量日益增多的情況下，人工收集和檔案數(shù)據(jù)不但面臨著操作失誤的風(fēng)險(xiǎn)，而且檔案數(shù)據(jù)在各個(gè)部門間傳遞效率不高，致使管理工作難以實(shí)現(xiàn)透明公開(kāi)。而OA系統(tǒng)的構(gòu)建，可通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的快速錄入、上傳相關(guān)文件內(nèi)容簡(jiǎn)化辦公的程序。同時(shí)，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的共享和傳遞，可使更多管理人員參與到檔案管理中，對(duì)各項(xiàng)工作流程展開(kāi)監(jiān)督，并給予一定的評(píng)價(jià)和建議，促進(jìn)檔案管理工作效果的進(jìn)一步優(yōu)化。

二、OA系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)OA系統(tǒng)重要性認(rèn)知不足，缺少對(duì)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的管控。OA辦公系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下快速發(fā)展的全新辦公軟件，是醫(yī)院各項(xiàng)管理工作創(chuàng)新的重要抓手。然而，分析當(dāng)前各大醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)仍舊存在著OA辦公系統(tǒng)使用范圍狹窄，或者OA系統(tǒng)和傳統(tǒng)手工操作方式共存的現(xiàn)象，導(dǎo)致醫(yī)院管理層對(duì)OA系統(tǒng)的重要性認(rèn)知不足，還存在著認(rèn)知上的偏差。部分領(lǐng)導(dǎo)在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，將更多的精力投入到醫(yī)療事業(yè)中，對(duì)于檔案管理缺少重視，對(duì)于全新辦公系統(tǒng)的建設(shè)缺少資金的投入，使系統(tǒng)更新速度慢，部分辦公功能難以被開(kāi)發(fā)和利用。個(gè)別醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為紙質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)具有現(xiàn)實(shí)意義和收藏與保護(hù)的價(jià)值，很大程度上影響著OA系統(tǒng)的應(yīng)用成效。除此之外，面對(duì)OA系統(tǒng)建設(shè)和使用上的問(wèn)題，醫(yī)院管理部門缺乏相對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，一旦病毒和木馬攻擊系統(tǒng)，就可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)完全被破壞，檔案管理面臨著信息被盜取、修改、刪除的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)搭建不完善，應(yīng)用和操作規(guī)范性不足?，F(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院使用的OA系統(tǒng)都是數(shù)字化出版的正品，根據(jù)具體的程序語(yǔ)言可保障信息采集、錄入、歸檔等工作流程的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，但對(duì)于醫(yī)院部分形成過(guò)程復(fù)雜、有著特殊管理要求的檔案數(shù)據(jù)，這種系統(tǒng)運(yùn)行模式還難以進(jìn)行有效的控制，造成系統(tǒng)覆蓋檔案類型過(guò)于單一，部分檔案管理流程和操作的規(guī)范性有待提升。例如：部分醫(yī)院沒(méi)有針對(duì)OA系統(tǒng)搭建穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)，使OA系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中面臨網(wǎng)絡(luò)速度過(guò)慢，以及安全性不足等問(wèn)題，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行和使用。再如部分醫(yī)院將更多的管理重心傾向于數(shù)據(jù)錄入和傳輸中，缺少對(duì)檔案歸檔管理。盡管很多醫(yī)院都建立了相應(yīng)的歸檔制度，但是很多檔案文件仍然以紙質(zhì)的形態(tài)進(jìn)行保存，使全新的辦公系統(tǒng)覆蓋面積有限，不能在檔案歸檔環(huán)節(jié)中發(fā)揮作用，影響OA系統(tǒng)實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用效果，也使部分檔案數(shù)據(jù)面臨著安全上的風(fēng)險(xiǎn)，降低整體管理的成效。

三、OA系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的路徑

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)OA系統(tǒng)應(yīng)用的重視，加大各方面投入力度。在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用OA系統(tǒng)，必須注重提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于OA系統(tǒng)應(yīng)用的重視與認(rèn)知，使之明確認(rèn)識(shí)到將OA系統(tǒng)應(yīng)用于檔案管理工作中的重要性，從而促使其加大對(duì)此方面的資金、軟件與硬件等設(shè)施投入力度，保證OA系統(tǒng)得以有效運(yùn)用，真正發(fā)揮其功能作用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視與認(rèn)知，與時(shí)俱進(jìn)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合全球信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署，積極引進(jìn)并應(yīng)用OA系統(tǒng)，大力開(kāi)展有關(guān)OA系統(tǒng)應(yīng)用于檔案管理中的培訓(xùn)與宣傳教育工作。通過(guò)宣傳與教育積極改變檔案管理人員的思想意識(shí)，打破傳統(tǒng)檔案管理觀念存在的局限性問(wèn)題，使之能夠主動(dòng)應(yīng)用OA系統(tǒng)開(kāi)展一系列檔案管理工作，切實(shí)提高檔案管理工作效率質(zhì)量。

在具體實(shí)踐中，可通過(guò)利用各大新媒體平臺(tái)，包括醫(yī)院官方網(wǎng)站、微信公眾平臺(tái)、微博等多種渠道，大力宣傳OA系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值、作用及優(yōu)勢(shì)，普及OA系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中的正確方法、有效路徑與技巧。除了要提高全院上下對(duì)OA系統(tǒng)應(yīng)用的重視程度外，還應(yīng)加強(qiáng)各方面投入力度，包括軟件與硬件設(shè)施、資金、人力等等?？赏ㄟ^(guò)加大資金投入力度，利用充足的資金引進(jìn)信息技術(shù)研發(fā)人員，針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容、特點(diǎn)要求，開(kāi)發(fā)專門的OA系統(tǒng)，完善信息檢索、信息儲(chǔ)存、信息提交、資源共享等操作功能。并通過(guò)在OA系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)專門的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督與管理、病毒查殺、信息加密等軟件設(shè)施，確保醫(yī)院OA系統(tǒng)平臺(tái)的穩(wěn)定性，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作高效開(kāi)展。此外，還需要在OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中建立檢索項(xiàng)目功能，使信息數(shù)據(jù)能夠以信息化的形式儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。并與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效鏈接，以方便查找有借鑒意義的信息數(shù)據(jù)，通過(guò)檢索便可直接瀏覽下載，有效提升檔案管理工作效率。

（二）結(jié)合檔案管理要求積極開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)，保證系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)效。結(jié)合醫(yī)院檔案管理要求積極開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)，可分別通過(guò)以下方面著手：第一，選擇OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方式。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方式主要分為三種，即自主、聯(lián)合以及第三方開(kāi)發(fā)。根據(jù)醫(yī)院檔案管理實(shí)際情況來(lái)看，選擇自主開(kāi)發(fā)方式根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)狀自由設(shè)計(jì)專門的辦公系統(tǒng)，能夠保證所開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)與檔案管理工作快速對(duì)接，使開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)具備更好的適用性與靈活性，滿足醫(yī)院檔案管理工作需求。第二，完善信息訪問(wèn)功能。可通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一的用戶、瀏覽器、服務(wù)器訪問(wèn)方式，來(lái)統(tǒng)一使用微系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)工作。在統(tǒng)一的信息訪問(wèn)模式下、用戶僅可通過(guò)在瀏覽器中輸入IP地址訪問(wèn)服務(wù)器，便可進(jìn)行后續(xù)的檔案信息查閱、檔案打印、檔案輸出等工作，具有較高的便利性與快捷性優(yōu)勢(shì)。第三，完善平臺(tái)架構(gòu)。平臺(tái)架構(gòu)主要包括操作界面與數(shù)據(jù)界面，操作界面細(xì)分為用戶使用登錄界面、常用操作界面以及管理人員使用操作界面。管理人員使用操作界面能夠?yàn)楣芾砣藛T了解醫(yī)院現(xiàn)狀、科研成果，人工錄入預(yù)防保健、藥品管理以及人事行政檔案等內(nèi)容提供便利。數(shù)據(jù)界面結(jié)構(gòu)主要用以電子檔案儲(chǔ)存與刪除、錄入與分類、管理與加密。第四，需要根據(jù)不同檔案內(nèi)容將OA系統(tǒng)分為用戶登錄管理系統(tǒng)與用戶操作管理系統(tǒng)，從兩方面分工協(xié)作為檔案管理人員提供檔案查閱、搜索、打印、分類授權(quán)管理等服務(wù)。第五，運(yùn)用OA系統(tǒng)中的自動(dòng)掃描功能，將不同借鑒價(jià)值的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描識(shí)別，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案文件，并以規(guī)范統(tǒng)一的格式輸入計(jì)算機(jī)設(shè)備當(dāng)中，為接下來(lái)的檔案管理工作開(kāi)展做好鋪墊。第六，建立數(shù)字化輸入儲(chǔ)存機(jī)制與檔案管理機(jī)制，運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，建立可集中處理的OA系統(tǒng)進(jìn)行分類、歸檔、儲(chǔ)存、保存等集中管理，提高檔案管理時(shí)效。

（三）制定完善的管理制度體系，增強(qiáng)對(duì)OA系統(tǒng)的管理與控制。制定完善且行之有效的管理制度體系，保障OA系統(tǒng)應(yīng)用的規(guī)范性與科學(xué)性，真正提高醫(yī)院檔案管理工作效率與質(zhì)量的重要手段。首先，應(yīng)建立并完善醫(yī)院電子歸檔制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。在具體實(shí)踐中，需要根據(jù)電子歸檔工作流程，建立一套行之有效的電子歸檔制度，包括操作流程、儲(chǔ)存設(shè)備、歸檔管理責(zé)任人等制度內(nèi)容，規(guī)章制度要涉及系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的各個(gè)細(xì)節(jié)與環(huán)節(jié)，利用制度約束各環(huán)節(jié)的工作行為與規(guī)范。同時(shí)，還應(yīng)建立責(zé)任追究制度，對(duì)于在應(yīng)用OA系統(tǒng)展開(kāi)檔案管理工作時(shí)，因個(gè)人失誤而造成檔案丟失或泄露的，應(yīng)給予責(zé)任追究與相應(yīng)處罰。以此來(lái)規(guī)范檔案管理人員工作行為和態(tài)度，使之能夠認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范使用OA系統(tǒng)展開(kāi)相應(yīng)工作。其次，應(yīng)當(dāng)與OA系統(tǒng)的牽頭科室和使用科室保持密切配合，共同交流、研究、商討實(shí)施系統(tǒng)的具體管理制度，由牽頭科室與系統(tǒng)提供方共同編制系統(tǒng)相關(guān)使用說(shuō)明，通過(guò)醫(yī)院官方網(wǎng)站進(jìn)行公示，或做好使用前的培訓(xùn)工作。讓全體人員充分認(rèn)識(shí)到OA系統(tǒng)運(yùn)用規(guī)范、技巧與方法，保證各部門能夠快速有效掌握OA系統(tǒng)正確的使用方法，保證OA系統(tǒng)在檔案管理工作中真正發(fā)揮其功能作用。

（四）安排專業(yè)專職人員進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)維護(hù)與管理，推進(jìn)系統(tǒng)高效運(yùn)行。在醫(yī)院檔案管理工作中科學(xué)應(yīng)用OA系統(tǒng)，必須安排專業(yè)專職人員負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)與管理工作，來(lái)確保OA系統(tǒng)正常運(yùn)行，真正發(fā)揮OA系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值與作用。首先，應(yīng)積極引進(jìn)專門的信息技術(shù)研發(fā)人員、網(wǎng)絡(luò)工程師、檔案管理信息化建設(shè)專家教授等為檔案管理人員提供專業(yè)的醫(yī)療知識(shí)理論、信息技術(shù)、OA系統(tǒng)應(yīng)用技巧與知識(shí)等方面的教育和培訓(xùn)，保證檔案管理人員掌握正確的系統(tǒng)應(yīng)用方法。其次，應(yīng)成立專門的OA系統(tǒng)維護(hù)與管理隊(duì)伍，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)工程師層面應(yīng)進(jìn)行醫(yī)療相關(guān)知識(shí)理論培訓(xùn)，使之所選擇的OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)方案與醫(yī)院檔案管理實(shí)際相吻合；針對(duì)檔案管理人員層面，應(yīng)進(jìn)行OA系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高期綜合素質(zhì)水平，增強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用能力，保證OA系統(tǒng)應(yīng)用有效性。除此之外，醫(yī)院還可通過(guò)公開(kāi)招聘或內(nèi)部招聘選拔等方式，引進(jìn)具備網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與辦公管理能力的復(fù)合型人才，作為專門的OA系統(tǒng)管理與維護(hù)人員，主要負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)安全管理與維護(hù)工作，以此來(lái)保證OA系統(tǒng)高效運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案作為具有較高價(jià)值的資源，是醫(yī)院管理工作的重中之重。然而，傳統(tǒng)的檔案管理存在著管理效率不高，整體運(yùn)行不夠平穩(wěn)的問(wèn)題。在數(shù)字時(shí)代背景下，搭建醫(yī)院管理OA系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的快速錄入，并可根據(jù)檔案內(nèi)容和管理要求，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，以及在各部門間的快速傳遞。不僅保障檔案資源的合理應(yīng)用，還能提升醫(yī)院檔案管理工作效率，保障檔案管理的有效性和科學(xué)性，為醫(yī)院各項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供有效的參考和幫助。