新形勢下如何開創(chuàng)煤炭企業(yè)檔案管理工作新局面

吳妮 陜煤集團神木張家峁礦業(yè)有限公司

一直以來，企業(yè)檔案部門主要負責日常檔案管理工作，包括檔案的收集、整編、存儲與利用，確保檔案能夠服務于日常其他業(yè)務工作。在企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展過程中，這項集管理服務為一體的工作，與企業(yè)的經營生產之間有著密切關系，一旦檔案管理出現(xiàn)問題，勢必會對企業(yè)的發(fā)展產生一定的影響。隨著我國社會主義經濟體制的不斷變化，面對新的機遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)想要在全新的環(huán)境下實現(xiàn)變革，除了政治體制改革以外，還需不斷強化對檔案管理重要性的認知，加快檔案信息化建設的步伐，提升檔案管理新高度。由此可見，立足于創(chuàng)新發(fā)展工作思路，打造一套科學合理的檔案管理體系，有利于煤炭企業(yè)發(fā)展。

一、檔案管理的意義

從直觀來看檔案管理工作不會直接產生經濟效益，對于企業(yè)工作質量與工作效率而言，這是一項基礎性及必要性的工作，能夠將企業(yè)的發(fā)展歷程，發(fā)展規(guī)劃清晰的反映出來。通過檔案管理，能夠了解到整個企業(yè)的業(yè)績與管理水平，企業(yè)走過的每一步都由檔案承載，企業(yè)所經歷的重大轉折和每一步的改進創(chuàng)新都能夠在檔案中找到發(fā)展軌跡，因此可以說是企業(yè)經營與發(fā)展的第一手資料，是企業(yè)認清自我、科學分析走好未來發(fā)展道路的重要參照[1]。檔案管理這份工作看似平凡，實則關鍵，與其說管理起來比較瑣碎，倒不如可以將其與信息技術進行結合，促進其信息化發(fā)展。特別是近些年來，各種各樣信息網絡體系在工作中應用，成為檔案管理的重要輔助工具，信息爆炸時代越來越多的新系統(tǒng)，新觀念和新方式，對于檔案管理工作者來說不免是全新的挑戰(zhàn)。

在信息化與互聯(lián)網浪潮的推動下，企業(yè)進入了迅速擴張的發(fā)展階段。因此在現(xiàn)代企業(yè)管理中，科學規(guī)范的進行檔案管理工作，有利于企業(yè)高層人員及時了解企業(yè)狀況，依據企業(yè)發(fā)展需求，對企業(yè)經營策略做出及時調整，為企業(yè)發(fā)展獲得更多有利的資源。由于信息技術的廣泛應用，現(xiàn)代企業(yè)大多數(shù)實現(xiàn)了信息化，自動化和智能化。相對而言，檔案管理方面跟信息化的發(fā)展步伐沒有同步，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，應當結合企業(yè)實際與時俱進地做出調整，促進檔案工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

二、煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理方式停滯不前

煤炭企業(yè)在日常生產經營管理過程中，注重抓安全生產管理，提升產能效益，設備運行等方面管理，忽略檔案管理在企業(yè)日常管理中發(fā)揮的作用。檔案管理仍然在傳統(tǒng)紙質檔案管理方式的固定思維下摸索徘徊，檔案管理人員在工作中需要消耗大量的時間和人力，對檔案進行整編存儲和分類保管。在借閱查詢利用的過程中，不能及時查詢到所需的檔案，同時給工作帶來很多不便和困擾[2]。另外檔案的庫房存儲條件不符合八防要求，檔案的存儲環(huán)境不達標，造成檔案資料不能完整有效的保存。還有一些企業(yè)沒有設立專業(yè)的檔案管理部門和專業(yè)技術人員來負責檔案管理工作，這樣的管理模式無形中阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理工作認識不到位

首先，對檔案管理工作在思想上不夠重視，認為檔案有人管理保存，能應付借閱利用，不丟失即可，不是重要的工作，不會給企業(yè)創(chuàng)造經濟效益，缺乏對檔案工作的了解，忽視了檔案工作已經無法滿足現(xiàn)在企業(yè)管理的需求。其次，檔案管理宣傳不到位，思想上認知不足，由于檔案工作性質比較特殊，企業(yè)里一些部門常常把產生的檔案據為己有，或者為了應對檢查放在自己手中，為了查閱方便，導致檔案不能及時歸檔，隨著部門人員走動，檔案資料的存儲情況也就不得而知，管理思路也需要重新梳理。所以企業(yè)應該充分認識到檔案管理工作的重要性，管好用好檔案，為公司創(chuàng)新發(fā)展提供檔案力量[3]。

（三）檔案管理員綜合素質有待提高

檔案管理工作是一項集政策性、機密性、專業(yè)性于一體的工作，不僅對檔案管理人員的自生素質有著較高的要求，還要注重自身專業(yè)水準的提升，掌握檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求。檔案管理工作者的一言一行都會對檔案管理效果起到直接影響[4]。在實際工作中，有些企業(yè)不僅缺乏專職的檔案管理人員，檔案管理人員專業(yè)技能不足，再加上企業(yè)領導對于檔案管理不慎熟悉也不夠重視，導致整個檔案管理工作所處的環(huán)境十分消極。所以通過參加培訓、對標學習、自學等方式，學習掌握檔案管理的標準化與規(guī)范化，提高檔案管理工作質量和工作效率。

（四）檔案管理的水平有待加強改進

現(xiàn)代化信息技術的運用可以有效提升檔案管理效率與工作質量，新時代背景下的煤炭企業(yè)，應該構建一體化的電子檔案綜合管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，這一目標在煤炭企業(yè)檔案管理中尚未實現(xiàn)。企業(yè)管理運用辦公自動化和電子檔案管理等系統(tǒng)的同時，存在大數(shù)據庫建設加密、信息安全、入侵電子檔案的風險等方面的問題，有待于加強改進，否則對煤炭企業(yè)檔案管理的穩(wěn)定性以及信息安全會造成嚴重的影響。

三、新形勢下加強煤炭企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作的思路

（一）提高企業(yè)領導層對檔案管理工作的關注和支持

煤炭企業(yè)需要充分認識到檔案管理的重要性，要不斷與時俱進，及時更新檔案管理規(guī)定，明確檔案管理在煤炭企業(yè)發(fā)展過程中的引領地位。鼓勵全體職工參與到檔案管理工作中來，以企業(yè)的發(fā)展理念為目標，采用“三納入”“四參加”“四同步”管理制度。首先便于檔案管理人員第一時間收集各資料，并及時按照相關要求進行檔案資料的整理與歸檔。其次，嚴格遵守檔案管理制度，明確崗位職責，根據制度進行歸檔管理，嚴懲違反制度行為。最后，檔案管理工作與企業(yè)經營管理績效獎勵掛鉤一并考核處罰，對于利用檔案資料為公司創(chuàng)造效益或挽回經濟損失的，對有關部門或個人進行獎勵[5]。

（二）信息化建設提升企業(yè)檔案管理效能

企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新、創(chuàng)效及高質量發(fā)展離不開檔案信息化建設，加強信息化建設首先要構建完善的企業(yè)內部信息網絡，利用企業(yè)局域網實現(xiàn)各部門之間的緊密連接，借助信息系統(tǒng)對檔案進行統(tǒng)一綜合平臺化管理，方便檔案資源的管理、查詢以及應用。其次是應配齊信息化建設中的軟硬件設施設備，既要配備打印機、掃描儀、電腦等必要的硬件設備，為檔案管理信息化提供完善的硬件設備保障，也要針對日常檔案管理工作流程、資料規(guī)整等設計研發(fā)軟件程序、App等，提高檔案管理的科學水準，保障檔案收集、整理與利用的標準化。最后，企業(yè)應引入檔案智能管理系統(tǒng)，通過數(shù)據集成、篩選、分析以及共享，建立檔案工作的“一站式”服務體系，營造一個真正安全快捷的檔案管理智能化工作環(huán)境，確保檔案收集整理工作最大限度實現(xiàn)信息化、規(guī)范化和集成化，實現(xiàn)計算機智能化管理，提高了工作效率[6]。

（三）人員素質建設加強企業(yè)檔案管理

在社會主義經濟形勢下，煤炭企業(yè)會不斷建立現(xiàn)代企業(yè)制度，檔案管理工作也逐步實現(xiàn)自動化、信息化，同時對檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高標準的要求。因此，檔案管理工作人員應不斷精進個人業(yè)務能力，提升崗位綜合素質。首先，管理人員自身應具備自學意識與能力，不斷學習檔案管理基礎知識，掌握最新的檔案法律法規(guī)，具備開展檔案管理工作的基本素養(yǎng)。其次，檔案管理人員應參加相關專業(yè)培訓，堅決阻止閉門造車的現(xiàn)象，培養(yǎng)高素質檔案管理隊伍，強化檔案管理工作人員的知識理論與素養(yǎng)[7]。

（四）加大硬件投入改善檔案存儲環(huán)境

煤炭企業(yè)應為檔案管理工作提供更有力的資金支持，通過加強相關硬件設施的購置優(yōu)化檔案存儲環(huán)境。首先，煤炭企業(yè)應該具有獨立的檔案庫房、辦公室與閱覽室，不能讓三者共用同一地點，否則將違反《檔案建筑設計規(guī)范》的標準。其次，檔案室的保護設備應該健全，為保障檔案的安全性與放置的妥善性，檔案是必須具備消防措施、防光窗簾及溫濕度計等。最后，為推動檔案管理工作的信息化建設，煤炭企業(yè)應實現(xiàn)檔案管理辦公自動化，踐行無紙化辦公理念，強化內部信息網絡建設，利用網絡及多媒體技術實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。除硬件設備的投入外煤炭企業(yè)也應不斷優(yōu)化相關軟件設施，加強企業(yè)內部各信息化子系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)平臺的互聯(lián)互通建設，從而提升檔案管理工作效率[8]。

（五）加大檔案開發(fā)提升檔案利用率

檔案管理工作質量的提升，需要企業(yè)領導、部門給予充分的肯定和支持，這就要求檔案管理工作必須在煤炭企業(yè)經營管理過程中發(fā)揮更大的價值。因此檔案管理部門應重視檔案管理領域的開發(fā)探索，運用科技和管理新思維、新技術、新手段，實現(xiàn)這一管理目標。根據實際情況與經營管理需求對檔案管理工作進行宏觀管控、系統(tǒng)甄別、分類整理，提高檔案的利用率。目前我國煤炭企業(yè)對于檔案資料的利用與開發(fā)都處于相對被動的狀態(tài)，通過配備復印機、閱讀器等設備優(yōu)化檔案管理的服務功能，不斷挖掘檔案管理工作中的附加服務職能，化被動為主動。樹立創(chuàng)新意識，提高服務質量，不斷調整服務重點，采用多樣化服務形式，為檔案利用者提供全方位檔案服務。

（六）提供煤炭企業(yè)檔案文件存儲與檢索的便捷性

對于煤炭企業(yè)而言，檔案文件內容主要包括辦公文件、人事檔案、生產設備資料、產品維護資料、技術圖紙等。檔案的妥善保管對于企業(yè)的未來決策及持續(xù)發(fā)展都具有重要價值，煤炭企業(yè)在制定戰(zhàn)略方向與經濟決策時會調取相關檔案進行參考與借鑒。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理部門主要的資料來源來自辦公室、生產部門、人事部門與財務部門，企業(yè)在進行產業(yè)升級、生產經營與人員管理時需要根據需求調取對應種類的檔案資料。而在新形勢下，檔案文件的規(guī)模與數(shù)量大幅度增高，面對數(shù)量龐大的檔案信息庫若仍采用傳統(tǒng)管理模式則難以滿足企業(yè)的檔案服務需求[9]。因此，煤炭企業(yè)應通過構建信息化檔案管理系統(tǒng)提高檔案文件存儲與檢索的便捷性，使檔案管理不再單純是對文件的收集與歸納，更能夠幫助企業(yè)領導與部門快速檢索與調取所需資料。在引入信息化檔案管理系統(tǒng)后檔案管理部門應加速完成紙質檔案向數(shù)字化、信息化、智能化檔案的轉變，通過掃描及高科技化處理形成多媒體檔案資源，將檔案文件資料匯總為信息化數(shù)據庫。而自動化檔案管理系統(tǒng)能夠為其他部門提供更好的服務與協(xié)助，生產、機電與人事等部門可在自身權限范圍內進行檔案信息的調閱，既能保障煤炭企業(yè)檔案信息的安全性，又能夠提高企業(yè)的經營管理效率。

（七）優(yōu)化企業(yè)檔案管理流程

煤炭企業(yè)檔案管理流程的優(yōu)化。首先應將歸檔規(guī)則不斷具體化，根據部門生產與經營管理需求確定部門會生成的檔案文件，并制定專門的歸檔方法。其次利用信息化手段實現(xiàn)電子檔案的自動歸檔，在電子辦公系統(tǒng)中完成檔案歸檔的自動化操作，降低人工操作任務。最后，檔案管理人員以高責任意識進行工作協(xié)調，做好與其他部門的協(xié)商與協(xié)助，有效實現(xiàn)前端控制。

（八）建立科學的檔案管理評價標準

新形勢下隨著煤炭企業(yè)的高質量智慧化發(fā)展，對檔案管理工作信息化水平的要求也在不斷提高，檔案資源的指導與借鑒價值也隨之提升，檔案信息對煤炭企業(yè)重要性不容忽視。這就要求企業(yè)檔案管理工作必須追求高質量與高效率[10]。為了實現(xiàn)質量與效率的提升，應該構建科學的評價標準，綜合考核管理人員的專業(yè)能力與業(yè)績，客觀評估檔案部門各崗位人員的貢獻，進行合理的薪酬分配，不斷強化管理隊伍的責任意識與工作積極性，確保檔案管理工作可以最大化提升企業(yè)經濟利益。所以科學的評價標準可以保障檔案管理工作的有序性，為檔案管理工作營造良好的內部氛圍。

四、結語

社會與經濟的發(fā)展離不開煤炭行業(yè)的支持，同時時代的進步也為煤炭行業(yè)的發(fā)展帶來了絕佳的契機，隨著煤炭企業(yè)信息化、自動化及智能化創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理工作的難度與工作量與日俱增，大量復雜的檔案信息資源為檔案工作人員帶來了巨大的工作壓力。因此，煤炭企業(yè)應借助于現(xiàn)代高新技術不斷優(yōu)化檔案管理工作，努力探索新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新思路，從改善工作環(huán)境、降低工作量、提高工作效率，在保障信息安全性的同時，實現(xiàn)檔案管理工作的科學化。只有不斷優(yōu)化檔案管理工作的質量與效率才能夠使檔案資源為企業(yè)的生產發(fā)展提供更好的服務，充分挖掘檔案資源的指導與借鑒價值，全面推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。