新形勢下如何做好企業(yè)會議管理工作

陳潔 南方電網(wǎng)綜合能源股份有限公司

在新形勢下，企業(yè)需對會議管理工作引起重視，在會議活動中明確目標并突出重點、合理控制會議的時間長度、維持良好的會議秩序，從而強化會議管理成效，使會議活動能夠充分發(fā)揮積極作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展提供保障。但是在當前我國很多企業(yè)在會議管理中還存在很多問題，比如缺乏明確的會議目標、沒有做好充足的會前準備、缺乏科學的管理等等，這都會制約企業(yè)的健康發(fā)展，在新時代背景下，我國企業(yè)有必要加強對會議管理工作的探究。

一、相關的理論概述

（一）企業(yè)會議內(nèi)涵

所謂會議就是采取多人共同商討的方式，在特定時期和場所里，圍繞一個或者多個主題思想所開展的集體性討論。而企業(yè)會議則通常指以企業(yè)整體的戰(zhàn)略規(guī)劃、市場營銷以及企業(yè)在日常經(jīng)營活動中所遇到的問題等內(nèi)容為核心，由企業(yè)統(tǒng)一組織開展的集體性討論活動。一般來說，有效、和諧、合理的會議對于加強內(nèi)部溝通交流、及時掌握各項工作任務的進展情況、推動工作任務落實落地、了解員工思想動態(tài)等方面具有十分重要的意義，因此組織召開企業(yè)會議對于企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展而言是十分有益的。但是如果企業(yè)會議未能科學、合理進行，對企業(yè)的發(fā)展將會產(chǎn)生截然相反的負面影響。

（二）會議管理特點

首先是服務性，企業(yè)內(nèi)部各類會議活動均圍繞公司中心工作開展，會議服務于公司各項經(jīng)營活動，因此會議管理具備服務性特征。其次是綜合性，企業(yè)內(nèi)部會議可以涉及企業(yè)經(jīng)營活動的方方面面，重大事項的審議決策可以召開會議，具體業(yè)務的探討交流可以召開會議，因此會議管理還具備綜合性特征。最后是保密性特征，企業(yè)會議無論大型會議還是小型會議，多涉及企業(yè)內(nèi)部信息，屬于未對外公開披露的信息，會議管理還應注重對會議保密性的管控，以避免會議內(nèi)容的泄漏[1]。

二、會議應該堅持的原則

（一）明確目標并突出重點

會議的內(nèi)容若太過空洞、乏味，且又偏離主題，則極易導致會議效率低下，無法真正發(fā)揮其作用價值。因此無論大小會議，其會議內(nèi)容都應該秉承著“目標明確、直入主題”的原則，這樣才能切實有效地提高會議效率，高效解決問題。

（二）時間長度合理

眾所周知，人的注意力很難進行長時間的集中，因此為了能夠更好地提高會議質量，工作人員可將會議時間控制在合理的范圍內(nèi)，盡可能地在參會人員注意力最集中的階段高效解決問題。若會議時間過長，參會人員的注意力會顯著降低并且出現(xiàn)倦怠感，更重要的是會造成時間的浪費，增加參會人員的時間成本，因此工作人員需重點注意會議時間安排，在保證解決突出難題的基礎上盡量縮短會議時間。

（三）良好的秩序

良好秩序也是提高會議效率的重要因素之一。維持會議秩序可以確保會議能夠有序進行，充分發(fā)揮會議的實效性，提高會議決策的綜合質量水平。

三、探討新形勢下如何組織籌備高效優(yōu)質的會議

（一）會前（籌備）

在會前籌備階段，應明確會議的主題，制定相應的會議方案，明確具體的參會人員范圍、會議召開的形式、會議議程等，對于會議涉及的材料也要提出明確的要求，以免跑題，影響會議效率。確定會議方案后，應提前將有關會議要求告知參會人員，并提前做好參會的各項準備工作。

在確定會議形式以及參會人員的時候，也要充分考慮當前的形勢，可取消現(xiàn)場會議，全部采用網(wǎng)絡視頻形式召開會議，也可采用現(xiàn)場+視頻相結合的形式召開會議，符合防要求的人員到現(xiàn)場參加會議，不符合要求的人員則可網(wǎng)絡視頻形式參加會議。

（二）會中（保障）

在會議期間，會議管理人員應對會議的召開情況進行全程跟蹤，一是做好會議記錄，對于參會人員的講話發(fā)言記錄下來，可采取錄音、筆錄相結合的方式來提高會議記錄的效率及準確性，避免出現(xiàn)信息遺漏，為后續(xù)會議記錄的復核提供參考依據(jù)。二是要做好會議現(xiàn)場的攝影攝像，對于一些大型的會議，會務人員需要留存相應的視頻資料，用于企業(yè)宣傳片的素材等，這些都需要專業(yè)的攝像人員來進行拍攝記錄。三是要提供會議的后勤服務，包括茶水服務、辦公用品保障等。后勤服務通常需要接受專業(yè)的訓練，以茶水服務為例，茶水應七分滿，倒茶可在參會人員的右后方，茶水應保持80度左右為最佳等等。

（三）會后（落實）

會議結束后，工作人員要注意以下幾方面內(nèi)容：首先，整理好會議資料和參會人員的發(fā)言提綱等會議文檔，做好會議文檔相關的存儲與管理工作。其次，秘書工作人員所撰寫的會議記錄要進行存檔并加以保管。再次，關于會前的保密文件，要按照會后文檔的清退登記目錄和文書簽發(fā)登記簿逐人、逐件的方式進行收取，以確保會議發(fā)出的資料在會后全部回收。最后，會后的文檔還需根據(jù)備案記錄的工作情況進行搜集，對于缺件、缺面、缺失的文檔也要采取相應的措施加以補充。

此外，對于會議決策部署事項，要抓好督辦跟蹤落實。一方面，督辦部門要充分發(fā)揮自身的職能作用，對會議決策部署進行細化分解，跟蹤落實辦理情況，及時匯總報告會議決策部署的落實情況，同時加強督查考核力度。對涉及多部門的工作任務，還應加強不同部門之間的協(xié)調(diào)與溝通，以確保決策部署切實落到實處。另一方面，對會議決策內(nèi)容實施清單化管理。首先，制定任務清單。企業(yè)應結合實際情況明確各部門負責的工作任務，并以此為依據(jù)制定任務清單。其次，制定責任清單。對照任務清單，進一步制定責任清單，針對已經(jīng)確定的重點任務內(nèi)容，逐一明確各項任務的負責人，并對其在該任務中所應肩負的責任加以明晰。最后，制定結果清單。同樣也是對照任務清單所制定的。針對已經(jīng)確定的各項重點任務，可按照既定的路線圖和時間表，分階段完成相應任務，并對其進行檢查驗收，最終對落實結果加以評定。

（四）加強常態(tài)化期間的會議管理

特殊時期，企業(yè)還可采取線上會議的形式與他人展開工作上的交流，也能高效完成會議活動。對此會議管理人員應重點關注以下兩個方面：

一方面，在線上會議開始之前，應做好充足的技術支持準備，充分考慮如何確保所有參會人員都能有效地參與到會議中，要提前進行技術測試，以確保各項技術均處于運行良好的狀態(tài)，并積極指導參會人員使用各項會議功能。另一方面，會議過程中，應及時收集每一位參會人員的反饋信息?？沙浞掷镁€上直播+互動的功能，在網(wǎng)絡會議過程中就會議主題與參會人員進行互動，并將參會人員的互動反饋信息及時地收集整理，從而有效地提升會議的質感、科技感和互動性，強化網(wǎng)絡會議的實效性[2]。

四、做好企業(yè)會議管理工作的方法

（一）提高管理意識，加強會議全過程管理

意識是指導行為的重要條件，有什么樣的意識就會有什么樣的行為表現(xiàn)，對于企業(yè)會議管理工作來說也是如此，只有不斷提高管理意識，才能夠促使企業(yè)會議管理工作有條不紊地開展，助力企業(yè)發(fā)展。為進一步強化會議成效，提高會議質量，企業(yè)可從增強管理意識入手，加強對會議活動全過程的管理力度。具體要點如下：首先，明確分工，成立組織機構。接到會議任務后，要明確會議活動總協(xié)調(diào)人，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會議各項安排，明確會議活動分工安排，成立會務小組、秘書小組、技術小組和宣傳小組等機構，明確各小組負責人員，具體落實相應會務組織、文件籌備、技術支持和宣傳報道等工作任務。其次，分解任務，建立清單。結合會議的具體內(nèi)容，將會議活動各項任務各個環(huán)節(jié)分解細化，制定工作清單，確保各項任務落實到具體人具體環(huán)節(jié)具體時間點。再次，進度管理。會議管理工作以工作清單為主要參考依據(jù)進行實施與督查。在具體的實施過程中，工作人員要嚴格按照各分項任務間的邏輯關系，來制定各分項任務的順序，并嚴格控制各分項小組的重點任務，以確保在會議活動過程中，各項工作任務都能夠按時間節(jié)點順利進行[3]。最后，會議結束后的復盤總結，對會議活動準備過程、會議工作進展狀況、會議最終成效的全方位匯總與剖析。

（二）加強行政人員素質培養(yǎng)，提升會務管理人員辦會技能

首先，會務管理人員必須要在思想上對會議管理工作引起高度重視。定期組織開展企業(yè)會議既可以集思廣益，使企業(yè)不同部門的工作人員集聚一堂，在思想上相互碰撞，繼而產(chǎn)生一些切實可行的“金點子”。同時又可以進行信息交流，通過企業(yè)會議實現(xiàn)上傳下達、聯(lián)絡左右、互通情況、交流經(jīng)驗的目標，充分發(fā)揮信息溝通的積極作用。對此，會務管理人員唯有從思想上意識到會議管理工作的重要意義，深刻理解會議管理工作對于企業(yè)發(fā)展所起到的積極作用，才能切實做好會議管理工作[4]。其次，會務管理人員還應不斷加強自身專業(yè)知識的學習和儲備，充分利用先進的互聯(lián)網(wǎng)技術來拓展知識獲取的途徑，從而熟練掌握會議管理有關基礎知識以及最新政治要求，以確保能夠高效完成各項任務。此外，會務管理人員要持續(xù)提升規(guī)矩意識，及時掌握和了解相關的規(guī)章制度，并在會議管理工作中嚴格遵守，避免出現(xiàn)因無心之事而違反政策規(guī)范的行為。最后，會務管理人員還應不斷提高和強化自身的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力和組織策劃能力。無論是會議前期的統(tǒng)籌策劃、會議方案的合理制定、會議形式的擇優(yōu)選擇，還是會議活動主題方案的明確、參會人員的邀請范圍以及會議中期的注意事項和會議服務工作的有效落實，都需要會務管理人員凸顯出其在統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和組織策劃等方面的專業(yè)能力，從而更好地勝任會議管理工作崗位，確保會議活動能夠順利完成。

（三）抓好會議決議事項督辦，創(chuàng)新管理方法，切實提高會議質量

會議活動舉辦的主要目的就是解決問題，所以在會議活動中所決策的事項有沒有落實到位將會直接決定會議活動質量的優(yōu)劣。在會議活動中，一定要防止出現(xiàn)“決而無果”的情況，抓好會議活動中決議事項督辦工作，積極創(chuàng)新會議管理方法，切實提高會議管理質量。一方面，按時印發(fā)紀要。在會議結束后，要及時將會議情況整理形成紀要，并經(jīng)由會議主持人研究審批后印發(fā)。紀要是對會議內(nèi)容的高度提煉與概括，是對會議議題內(nèi)容所提及工作任務順利開展的重要基礎。因此及時準確地印發(fā)會議紀要，對于引導相關工作的深入實施有著極其重要的意義[5]。另一方面，還應仔細規(guī)劃督查督辦工作。對會議部署的任務，及時地納入督辦跟蹤落實，明確督辦任務清單，落實具體責任主體具體責任人。對于部署的事項，應定期跟蹤辦理情況，及時了解辦理進度，辦理過程中如有困難的，要及時協(xié)調(diào)處理，進一步推動企業(yè)內(nèi)部各項決策部署落實落地。

（四）做好信息溝通

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)代化的企業(yè)如同雨后春筍般發(fā)展起來，呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的繁榮景象，滿足了社會發(fā)展的需求。會議作為企業(yè)日常工作的重要組成部分，通過加強會議管理，能夠及時解決企業(yè)發(fā)展中面臨的一系列問題，但是會議管理也需要企業(yè)各個部門之間加強信息交流與溝通。為了保障信息溝通的暢通性，企業(yè)管理人員可以加強對現(xiàn)代信息傳播媒介以及多媒體技術的應用，比如運用動畫以及視頻等形式展示會議內(nèi)容，使得會議內(nèi)容更加生動形象，同時，加強對微信等軟件的應用，提高信息傳輸?shù)乃俣?。其次，企業(yè)還要打破各個部門之間的信息壁壘，為各個部門信息溝通創(chuàng)造條件，比如企業(yè)可以組織不同形式的交流討論會，鼓勵各個部門積極參與，在討論中也能夠交換意見，促進信息交流與共享。在社會發(fā)展征程中，我國已經(jīng)進入信息共享時代，企業(yè)的發(fā)展更離不開信息的共享與更新，通過信息共享和溝通能夠避免企業(yè)發(fā)展中的潛在風險，所以企業(yè)上下全體都應該加強對信息溝通的重視程度，暢通溝通渠道，加強部門溝通，提升會議管理質量和水平。

五、結語

對于現(xiàn)代企業(yè)而言，傳統(tǒng)的會議管理模式已然無法滿足新形勢下的會議活動管理要求，因此企業(yè)應從創(chuàng)新的角度對會議管理工作進行不斷優(yōu)化和改善，并通過加強會議全過程管理、加強行政人員素質培養(yǎng)、抓好會議決議事項督辦等措施來進一步提高會議管理質量，為企業(yè)管理層作出科學決策、加強企業(yè)內(nèi)部員工的溝通交流、提到上層決策的傳達效率創(chuàng)造條件，從而更好地推動企業(yè)的和諧發(fā)展進程，這也是每一位參會人員的美好希冀。