劉瑋璐
(哈爾濱醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院,黑龍江 哈爾濱 150000)
在醫(yī)療單位的經(jīng)營發(fā)展過程中,行政管理工作占據(jù)著重要地位,在協(xié)調(diào)各部門的工作展開、形成科學(xué)合理決策等方面發(fā)揮著較大的作用。經(jīng)過長時間的發(fā)展,雖然醫(yī)療機(jī)構(gòu)的行政管理工作已然取得一定成效,但是依舊存在一些問題,有著極高的提升空間,需要落實(shí)針對性應(yīng)對處理,以此達(dá)到推動醫(yī)療機(jī)構(gòu)更好發(fā)展的效果。
醫(yī)療單位行政管理人員的日常工作職責(zé)主要可以從以下幾方面入手完成解讀:第一,輔助決策。行政管理人員需要在大量數(shù)據(jù)中迅速查詢有效信息,抓住問題關(guān)鍵,并結(jié)合對各部門的調(diào)查研究結(jié)果進(jìn)行綜合分析,向上級落實(shí)結(jié)果反饋,確保上級形成決策的正確性。第二,協(xié)調(diào)工作。從全局角度思考與問題處理,嚴(yán)格遵循醫(yī)療機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)規(guī)章制度展開各項(xiàng)工作與實(shí)踐,協(xié)調(diào)各職能部門之間、領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,提升行政服務(wù)整體效能。第三,傳達(dá)與落實(shí)。醫(yī)療單位的各項(xiàng)管理決策與制度均需要依托行政管理人員傳遞至各個職能部門,并由行政管理人員完成各項(xiàng)決策與制度實(shí)際落實(shí)情況的追蹤調(diào)查,綜合各部門意見并向上級反饋,形成問題處理方案。第四,督查職能。行政管理人員承擔(dān)著醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療單位各項(xiàng)工作展開情況的督促檢查職能,確保各項(xiàng)工作得到高質(zhì)量展開,提升醫(yī)療單位的競爭力。第五,服務(wù)患者的職能。行政管理人員需要履行信訪制度,并能夠熟練掌握、使用接待流程,依托熱情的服務(wù)態(tài)度與良好的溝通技巧,在醫(yī)療單位內(nèi)搭建起和諧的互動平臺。
1.行政管理工作機(jī)制方面的問題
若是行政管理工作機(jī)制較為煩瑣,那么,行政管理具體工作所的展開周期會顯著延長?;谶@樣的情況,行政管理工作效率勢必會呈現(xiàn)出下降趨勢,因此,對于醫(yī)療單位行政管理工作機(jī)制進(jìn)行精簡以及精細(xì)化設(shè)定極為必要。具體而言,要求在醫(yī)療單位行政管理工作的所有環(huán)節(jié)均需要保證落實(shí)到位。然而,在實(shí)際情況下,受到多種因素的影響,存在著醫(yī)療單位行政管理中間環(huán)節(jié)有崗位無人的情況,導(dǎo)致醫(yī)療單位行政管理工作處理周期被延長,整體工作效率水平難以維持在理想狀態(tài)。
2.行政管理工作方法方面的問題
工作方法的滯后性也是導(dǎo)致醫(yī)療單位行政管理工作效率難以維持在理想水平的重要因素。現(xiàn)階段,互聯(lián)網(wǎng)得到普及性應(yīng)用,而行政管理實(shí)踐中存在著大量工作內(nèi)容,包括交流溝通等均可以利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)。在醫(yī)療單位行政管理工作實(shí)踐過程中,對于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用雖然取得一定成效,但是整體應(yīng)用水平依然有著較高的提升空間,導(dǎo)致最終呈現(xiàn)出的工作實(shí)效并不顯著。從現(xiàn)實(shí)的角度來看,在行政管理工作中,網(wǎng)絡(luò)管理方式能夠?qū)崿F(xiàn)大量數(shù)據(jù)的共享,從而對部分行政管理工作環(huán)節(jié)內(nèi)的問題進(jìn)行規(guī)避,此時,即便在崗位無人的情況下,數(shù)據(jù)信息依然能夠得到迅速獲取,有效規(guī)避由人為因素導(dǎo)致的行政管理工作周期延誤問題發(fā)生,切實(shí)提升醫(yī)療單位行政管理工作的效率水平。就目前醫(yī)療單位行政管理工作的展開情況來看,對于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用程度有待進(jìn)一步提升,相關(guān)信息化工作平臺也需要落實(shí)進(jìn)一步的完善構(gòu)建與推廣應(yīng)用。
3.行政管理權(quán)責(zé)分配方面的問題
層級化制度并未在醫(yī)療單位行政管理工作中得到充分并落實(shí),領(lǐng)導(dǎo)集中現(xiàn)象依然存在,部分領(lǐng)導(dǎo)并未對下級進(jìn)行充分的權(quán)利授予,促使下級缺乏必要的自主權(quán),增大其工作壓力的同時,也不利于下級行政管理工作責(zé)任感、使命感的培養(yǎng),最終促使醫(yī)療單位行政管理工作整體效率難以達(dá)到理想水平。
1.行政管理工作隊伍待優(yōu)化
管理人員的素質(zhì)對醫(yī)療機(jī)構(gòu)行政管理工作的最終效果有著較為明顯的影響,因此需要著力提升管理相關(guān)管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)。就當(dāng)前的情況來看,受到醫(yī)療單位行政管理工作煩瑣、復(fù)雜程度偏高的影響,對于行政管理工作人員的專業(yè)能力水平提出了更多要求,也給行政管理工作的展開提出了較大挑戰(zhàn)。但是,存在部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)的行政管理工作人員綜合素養(yǎng)水平維持在偏低狀態(tài),相關(guān)管理工作經(jīng)驗(yàn)較為缺乏,這并不利于醫(yī)療單位行政管理工作的高質(zhì)量展開以及順利推行,情況嚴(yán)重時,甚至?xí)ζ渌块T的正常工作造成阻礙。
2.協(xié)調(diào)管理的展開力度較低
在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)加速發(fā)展的大背景下,醫(yī)療單位的規(guī)模也呈現(xiàn)出逐步擴(kuò)展的發(fā)展趨勢,其中所包含的各個科室也持續(xù)性向著更為專業(yè)化的方向發(fā)展,行政管理人員的綜合素養(yǎng)水平逐步提升,能夠?yàn)榛颊咛峁└鼮閮?yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù),但是受到患者實(shí)際情況的存在較明顯差異的影響,普遍會涉及多個科室,想要完成對患者的優(yōu)化治療,就必須要多個部門及時落實(shí)深入性交流溝通,這就需要行政管理人員的支持。然而,就當(dāng)前醫(yī)療單位各個部門的聯(lián)動情況來看,總體聯(lián)系性并不緊密,行政管理工作人員的協(xié)調(diào)管理作用未得到充分性發(fā)揮,并不利于醫(yī)療單位各項(xiàng)工作與服務(wù)的高質(zhì)量提供,行政管理工作質(zhì)量水平也有待進(jìn)一步提升。
3.內(nèi)部監(jiān)察工作展開水平差
內(nèi)部檢查工作是對醫(yī)療單位行政管理工作質(zhì)量進(jìn)行審核的重要環(huán)節(jié),在整個行政管理工作中占據(jù)著核心地位,但是受到部分醫(yī)療單位內(nèi)部行政管理監(jiān)察人員的工作技能不強(qiáng)、綜合素養(yǎng)偏低等原因的限制,內(nèi)部監(jiān)察工作展開情況整體呈現(xiàn)出成效差、效率低的狀態(tài),導(dǎo)致無法對醫(yī)療單位行政管理工作質(zhì)量進(jìn)行有效維護(hù),成為引發(fā)醫(yī)療單位行政管理問題的重要原因。
醫(yī)療單位行政管理人員的工作復(fù)雜、繁多,除了醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)之外,還涉及科研、教學(xué)、黨政、運(yùn)營等多方面的工作內(nèi)容,責(zé)任重、壓力大。與此同時,行政管理人員需要與多個部門、個人進(jìn)行協(xié)作配合、溝通交流,處理各類矛盾問題。長期、持續(xù)的工作過程中,醫(yī)療單位行政管理人員在遇到困難、阻礙時,容易產(chǎn)生挫敗感,加上疲勞的積累,往往會產(chǎn)生職業(yè)倦怠。巨大的工作壓力、封閉的工作環(huán)境、職級晉升和薪資待遇未達(dá)到預(yù)期、成就感降低,均是導(dǎo)致醫(yī)療單位行政管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠的原因。職業(yè)倦怠問題的產(chǎn)生,會影響醫(yī)療單位行政管理人員的身心狀態(tài),導(dǎo)致其工作效率、工作質(zhì)量的降低,對于醫(yī)院單位的運(yùn)營、發(fā)展產(chǎn)生不良影響。醫(yī)療單位行政管理人員出現(xiàn)職業(yè)倦怠問題后,多表現(xiàn)為情緒低落、工作積極性差,難以全身心投入到工作。職業(yè)倦怠的形成,經(jīng)歷了長期的積累、發(fā)展與演變,不僅會影響醫(yī)療單位行政管理工作質(zhì)量,同時還會對工作人員的身心健康形成危害。針對醫(yī)療單位行政管理人員的職業(yè)倦怠問題,需要考慮到影響職業(yè)倦怠形成的相關(guān)因素,進(jìn)而提出有效處理辦法。
1.建立健全醫(yī)療單位行政管理工作機(jī)制
全面梳理醫(yī)療單位現(xiàn)行行政管理工作機(jī)制內(nèi)包含著的所有環(huán)節(jié),并針對煩瑣流程進(jìn)行剔除,合并相似崗位職責(zé),促使行政管理工作機(jī)制進(jìn)一步簡化,維護(hù)醫(yī)療單位行政管理工作的展開效率。在此基礎(chǔ)上,還要引入精細(xì)化管理理念,以此促使醫(yī)療單位行政管理工作的所有環(huán)節(jié)均保證落實(shí)到位。對醫(yī)療單位行政工作流程落實(shí)整合優(yōu)化,具體明確各方職責(zé),以此提升工作效率。在此過程中,需要著重把握以下幾方面工作內(nèi)容:第一,利用“網(wǎng)狀”或“扁平化”結(jié)構(gòu)模式替代傳統(tǒng)工作流程,促使各項(xiàng)業(yè)務(wù)的傳遞效率進(jìn)一步提升。第二,控制第三方涉足,針對所有科室部門均設(shè)置直接溝通交流渠道,保證各部門的真實(shí)想法與意見得到及時性采納。第三,加速推動辦公設(shè)備現(xiàn)代化建設(shè),并在此基礎(chǔ)上優(yōu)化利用網(wǎng)絡(luò)信息資源,為各種文件管理工作的高效展開提供支持。第四,對行政管理工作流程落實(shí)細(xì)化,確定醫(yī)療單位行政管理所有工作人員的崗位職責(zé),具體工作職責(zé)需要劃分至辦公室主任、副主任、秘書、文書等等,并依托崗位職責(zé)設(shè)立考核標(biāo)準(zhǔn)、年終績效考核標(biāo)準(zhǔn)及配套的獎懲制度。一旦發(fā)現(xiàn)責(zé)任交叉現(xiàn)象,則需要參考實(shí)際情況,劃分主要責(zé)任與次要責(zé)任,在推行多方服務(wù)的同時,著重規(guī)避行政管理職責(zé)交叉重疊,從而體現(xiàn)出對醫(yī)療單位行政管理工作實(shí)際展開效能的有效維護(hù)。
2.創(chuàng)新設(shè)定醫(yī)療單位行政管理工作方法
在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下,利用信息化技術(shù)更新醫(yī)療單位行政管理工作方法是必然選擇。在此過程中,可以在醫(yī)療單位內(nèi)引進(jìn)釘釘移動辦公系統(tǒng),先后開發(fā)使用通知公告、行政管理、人事管理、醫(yī)務(wù)管理、內(nèi)外勤管理、后勤物資管理、辦公通信等功能?,F(xiàn)在,各類審批、會議管理、工資單通知、故障報修等都在釘釘上實(shí)現(xiàn),促使改變醫(yī)療單位行政管理的模式,極大地提高管理效能,信息化建設(shè)讓醫(yī)護(hù)人員把更多的時間用在醫(yī)療服務(wù)上。目前,醫(yī)院移動排班管理利用率低,大部分科室仍停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)或excel排班上,復(fù)雜的班次和頻繁調(diào)班換班,浪費(fèi)科主任護(hù)士長大量的時間和腦力。針對這一情況,應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大對排班管理功能的利用重視程度以及利用率,實(shí)現(xiàn)組排、區(qū)域復(fù)制、輪轉(zhuǎn)以及班次統(tǒng)計、費(fèi)用計算等功能,明顯節(jié)省時間,且利用移動終端即可隨時隨地查看并提交個人需求,并實(shí)現(xiàn)各種報表的一鍵生成。
3.維護(hù)權(quán)責(zé)相對等并落實(shí)分層管理模式
在設(shè)定崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上,劃分與崗位職責(zé)相對應(yīng)的權(quán)利,保證權(quán)責(zé)一致,以此實(shí)現(xiàn)對院領(lǐng)導(dǎo)工作壓力的減輕,同時也能夠激發(fā)下級干部對醫(yī)療單位行政管理工作的責(zé)任感與使命感。在此過程中,要切實(shí)遵循適度性原則,將適當(dāng)?shù)臋?quán)力給予合適的崗位人員;相對應(yīng)的,相關(guān)工作人員也要堅守崗位職責(zé),用好手中的權(quán)力。在授權(quán)的同時,要建立并在醫(yī)療單位內(nèi)推行責(zé)任機(jī)制,以此加大對權(quán)力的監(jiān)督與管理,確保權(quán)力能夠被合理有效地利用。在此基礎(chǔ)上,也要進(jìn)一步強(qiáng)化授權(quán)責(zé)任意識,一旦出現(xiàn)授權(quán)不當(dāng)或授權(quán)后放任不管,從而造成不同程度的不良影響的現(xiàn)象,必須要及時追究授權(quán)者的責(zé)任。
1.優(yōu)化組建醫(yī)院行政管理人才隊伍
為確保醫(yī)療單位行政管理工作質(zhì)量達(dá)到預(yù)期,必須要著力組建起專業(yè)能力更強(qiáng)的行政管理工作隊伍,在此過程中,除了要合理吸納新的高質(zhì)量行政管理人才之外,還要重視對現(xiàn)有行政管理人才的持續(xù)性培訓(xùn),強(qiáng)化其工作能力,為醫(yī)療單位行政管理工作高質(zhì)量展開提供充足的人才支持與保障。在針對醫(yī)療單位行政管理人員展開專業(yè)培訓(xùn)的過程中,可以引入跟崗學(xué)習(xí)的模式,做到理論與實(shí)際相結(jié)合。學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容以醫(yī)院財務(wù)運(yùn)營管理、醫(yī)院感染管理,設(shè)備耗材采購管理、醫(yī)保物價信息管理,醫(yī)務(wù)病案質(zhì)量管理、院務(wù)制度管理等行政職能科室的管理內(nèi)容為主,理論學(xué)習(xí)新時期背景下的醫(yī)院運(yùn)營管理模式,深入對應(yīng)科室跟崗學(xué)習(xí)。依托這樣的方式,能夠?qū)⒏鼉?yōu)質(zhì)的行政管理工作手段與方法帶入本院行政管理工作實(shí)踐中,提升醫(yī)療單位行政管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng),實(shí)現(xiàn)醫(yī)療單位行政管理工作的升級。
2.健全完善醫(yī)院行政管理工作流程
為提高醫(yī)療單位行政管理效能,加強(qiáng)行政職能部門橫向聯(lián)系,建立聯(lián)動整改機(jī)制,及時有效解決臨床科室發(fā)展過程中遇到的問題,提高醫(yī)療單位行政管理工作現(xiàn)實(shí)成效與質(zhì)量水平,可以在醫(yī)療單位內(nèi)建立并深入推行總值班早交班制度,并以此為基礎(chǔ)更新調(diào)整醫(yī)療單位的行政管理工作流程。在此過程中,每天早8點(diǎn),院領(lǐng)導(dǎo)班子組織行政職能科室負(fù)責(zé)人和總值班人員召開早交班會議。會上,由前一天總值班人員匯報24小時值班工作情況,并對值班過程中出現(xiàn)的特殊事件進(jìn)行匯報,各職能部門通報相關(guān)工作情況和遇到的問題。院長就需要協(xié)調(diào)解決問題立即安排落實(shí),并部署下一步工作任務(wù)。相應(yīng)值班交接會議簡短精練,有助于醫(yī)療單位領(lǐng)導(dǎo)及時了解、掌握醫(yī)療單位的整體動態(tài),并及時協(xié)調(diào)解決,體現(xiàn)出鮮明的務(wù)實(shí)高效作風(fēng)。實(shí)行總值班早交班制度是加強(qiáng)醫(yī)院管理的有效形式,有助于解決行政職能部門之間缺乏溝通、跨部門工作推動困難等問題,提高職能科室的執(zhí)行力,使各項(xiàng)工作通過早交班工作機(jī)制得到有效落實(shí)。
3.建立健全行政管理人員評價機(jī)制
在當(dāng)前,需要進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)療單位行政內(nèi)部檢查工作展開力度,加速推行醫(yī)療單位行政效益監(jiān)察,對醫(yī)院行政管理工作績效落實(shí)全面性核算,支持有計劃、有步驟地推行行政管理工作。在此基礎(chǔ)上,應(yīng)當(dāng)落實(shí)經(jīng)濟(jì)負(fù)責(zé)監(jiān)察,依托明察暗訪等多種方式,對行政管理工作人員實(shí)際工作中是否存在無權(quán)限交易等違規(guī)違法行為進(jìn)行探查。一旦發(fā)現(xiàn)違法違規(guī)人員,要及時落實(shí)懲罰并追究其責(zé)任。在此基礎(chǔ)上,還應(yīng)針對行政管理人員搭建起評價機(jī)制,對于行政管理人員的評價機(jī)制可以進(jìn)一步細(xì)化為兩部分,其一為內(nèi)部考核,主要由行政管理部門的負(fù)責(zé)人對相關(guān)工作人員實(shí)際工作展開情況進(jìn)行評價,整個過程不需要進(jìn)行公示,但是內(nèi)部人員要及時、全面了解考核信息;其二為外部評價機(jī)制,主要由外部人員對行政管理工作人員落實(shí)工作評價,其結(jié)果要與內(nèi)部考核結(jié)果展開對比,一旦發(fā)現(xiàn)兩者出入過大的現(xiàn)象,則要求重新落實(shí)內(nèi)部考核以及外部評價。
為了減少職業(yè)倦怠問題對于醫(yī)療單位行政管理人員工作質(zhì)量、工作效率的影響,同時維護(hù)工作人員的身心健康,提出解決職業(yè)倦怠問題的有效措施。該過程中,首先應(yīng)該針對醫(yī)療單位行政管理人員的職業(yè)倦怠情況進(jìn)行評估,在此基礎(chǔ)上,分別在醫(yī)院層面、個人層面,采取相應(yīng)的對策。
1.職業(yè)倦怠情況的評估
針對醫(yī)療單位行政管理人員的職業(yè)倦怠情況進(jìn)行評估,應(yīng)用職業(yè)倦怠量表,在情緒衰竭、去個性化、低個人成就感等不同維度進(jìn)行調(diào)查。根據(jù)計分水平,判斷行政管理人員的職業(yè)倦怠程度。在此基礎(chǔ)上,考慮到工作壓力對于行政管理人員職業(yè)倦怠的影響,需要對工作壓力源進(jìn)行調(diào)查。行政管理人員的工作壓力源主要包括工作本身、工作環(huán)境、人際關(guān)系、組織支持以及自身素質(zhì)等多個方面。根據(jù)工作壓力源的調(diào)查與評估,對于行政管理人員的工作壓力程度進(jìn)行判斷。行政管理人員的工作壓力程度越高,越容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠問題。通過對醫(yī)療單位行政管理人員職業(yè)倦怠程度、工作壓力程度的調(diào)查、評估,能夠?yàn)槿绾晤A(yù)防、減輕或消除職業(yè)倦怠提供有價值的參考依據(jù)。
2.醫(yī)院層面的改進(jìn)措施
在醫(yī)院單位的行政管理中,不僅要關(guān)注各項(xiàng)工作的執(zhí)行與落實(shí)情況,也要重視工作人員的職業(yè)倦怠問題。通過健全行政管理工作機(jī)制、制定完善的工作規(guī)范,進(jìn)而加強(qiáng)對行政管理的支持。在醫(yī)院單位的運(yùn)營管理工作中,應(yīng)該兼顧臨床醫(yī)療服務(wù)和行政管理,有助于增加行政管理人員在工作中的精神動力,并從中獲得成就感。考慮到行政管理各崗位的工作量與技術(shù)難度,同時需要調(diào)查了解相關(guān)工作人員在薪資待遇方面的需求,為其提供合適水平的薪酬,令工作人員感到滿意,有助于提升其工作積極性,進(jìn)而減少職業(yè)倦怠問題的發(fā)生。積極推動行政管理工作的創(chuàng)新,改變固化、單一的工作模式,創(chuàng)造更為輕松的工作環(huán)境與氛圍,對于緩解行政管理人員的工作壓力有著良好的幫助。關(guān)注行政管理人員的個人成長、發(fā)展情況,重視對于行政管理人員的培養(yǎng),為其提供一個更好的發(fā)展環(huán)境。定期組織培訓(xùn)活動,讓行政管理人員不斷學(xué)習(xí)、持續(xù)進(jìn)步,進(jìn)而鍛煉和提升其工作能力,對于增加其工作動力有著積極的影響。
3.個人層面的改進(jìn)措施
關(guān)注行政管理人員的個人成長、發(fā)展情況,結(jié)合其專業(yè)能力、工作經(jīng)驗(yàn)以及家庭情況,指導(dǎo)其進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃。該過程中,行政管理人員能夠?qū)τ谧陨碛兄陀^、具體的認(rèn)識,圍繞著提升技能、晉升職稱,確定今后發(fā)展的相關(guān)目標(biāo)。行政管理人員在逐漸接近、達(dá)成目標(biāo)的過程中,可以有效促進(jìn)其成長、進(jìn)步,并從中獲得成就感,增加其自信,避免產(chǎn)生職業(yè)倦怠問題。在業(yè)務(wù)的培訓(xùn)的過程中,需要加強(qiáng)對行政管理人員心理層面的訓(xùn)練,增強(qiáng)其心理調(diào)節(jié)能力。面對工作中的壓力、困難,行政管理人員能夠?qū)W會自我調(diào)節(jié),可以始終保持積極的心態(tài),全身心投入到工作中,對于提高工作效率和工作質(zhì)量有著積極的影響,預(yù)防職業(yè)倦怠問題的發(fā)生。
綜上所述,行政管理工作在醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)營發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用,需要切實(shí)參考當(dāng)前工作中面對著的常見問題,落實(shí)針對性應(yīng)對處理,以此推動行政管理工作展開效率以及實(shí)際質(zhì)量水平的持續(xù)性提升,支持醫(yī)療機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展。在醫(yī)療單位行政管理人員工作中,行政管理工作機(jī)制、行政管理工作方法、行政管理權(quán)責(zé)分配等方面的缺陷,會導(dǎo)致工作效率的降低。工作隊伍的專業(yè)水平低、內(nèi)部監(jiān)察不到位等問題的出現(xiàn),加上工作人員的職業(yè)倦怠問題,均會導(dǎo)致工作質(zhì)量的下降。結(jié)合上述問題,多維度做出改進(jìn),全面提升行政管理工作效率與工作質(zhì)量。