高校行政管理工作信息化建設(shè)研究

林 斌

福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 福州 350000

0 引言

高校行政管理工作程序復(fù)雜，并涉及高校多個(gè)部門。各部門工作重點(diǎn)不同，且職能之間存在部分重疊，無形中加大了行政管理工作的復(fù)雜性，提升了管理實(shí)施的難度。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，大部分高校實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)全覆蓋，為行政管理信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的條件。為提升工作水平和管理工作實(shí)施的效率，借助信息技術(shù)建立現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，使各部門工作在系統(tǒng)中完成操作，不但可解決上下級(jí)部門信息傳遞的問題，保障信息流動(dòng)的準(zhǔn)確性，還能夠促進(jìn)各部門工作的協(xié)調(diào)，減少資源浪費(fèi)，提升高校內(nèi)部運(yùn)行和管理的水平，為高校在新環(huán)境下實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的發(fā)展提供保障。

1 高校行政管理工作信息化建設(shè)的重要價(jià)值

加強(qiáng)對(duì)高校行政管理工作信息化建設(shè)的深入分析，可加快信息流轉(zhuǎn)速度，實(shí)現(xiàn)行政規(guī)范化和智能化管理，并且助推各部門之間的協(xié)同運(yùn)行，有利于高校高質(zhì)量發(fā)展。了解其價(jià)值意蘊(yùn)有利于高校加強(qiáng)對(duì)行政管理工作信息化發(fā)展的重視，可助推行政力量進(jìn)一步加強(qiáng)。

1.1 加快信息流轉(zhuǎn)速度，實(shí)現(xiàn)行政規(guī)范化和智能化管理

在新一輪的教育改革下，高校行政管理工作的重要價(jià)值日益凸顯。在教育部下發(fā)的教育發(fā)展綱要中對(duì)于高校建立有效的內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)，有著很高的關(guān)注度，也對(duì)高校提出強(qiáng)化內(nèi)部管理自主權(quán)的要求。在這一背景下，高校需要開展內(nèi)部的現(xiàn)代化建設(shè)，并實(shí)行智能化和規(guī)范化的管理，為其運(yùn)行提供穩(wěn)定的內(nèi)部環(huán)境。借助現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行重新建設(shè)，優(yōu)化信息和數(shù)據(jù)收集、處理、整合的方式，保障信息準(zhǔn)確性和全面性的同時(shí)，加快信息傳遞和共享的速度。通過各部門管理系統(tǒng)的優(yōu)化，對(duì)部門出現(xiàn)的變動(dòng)進(jìn)行及時(shí)的修改，提升行政管理的規(guī)范性。另外，行政部門可建立自動(dòng)化的辦公程序，利用網(wǎng)絡(luò)落實(shí)各項(xiàng)工作，將行政要求自動(dòng)下發(fā)至各部門管理平臺(tái)中，使發(fā)布的工作任務(wù)能夠第一時(shí)間落實(shí)到具體的崗位中，不僅降低了工作的復(fù)雜性，還有利于提高辦公自動(dòng)化的水平，實(shí)現(xiàn)智能化的管理。

1.2 各部門之間的協(xié)同運(yùn)行，有利于高校高質(zhì)量發(fā)展

高校行政管理工作最基本的職能是為教學(xué)、后勤、科研等活動(dòng)提供協(xié)調(diào)和管理的服務(wù)。它既有行政的組織作用，又有管理服務(wù)的作用?，F(xiàn)階段，各大高校行政管理機(jī)構(gòu)呈現(xiàn)垂直化的分布，高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，使各部門和各層次之間的協(xié)調(diào)工作難度增大。大多數(shù)管理部署和決策流程都需要多個(gè)環(huán)節(jié)的流通，才能夠落實(shí)到實(shí)處，一定程度上為高校行政管理工作帶來不便，也消耗大量的時(shí)間和工作資源。面對(duì)這種問題，建立方便各部門溝通協(xié)作的信息化管理系統(tǒng)，可對(duì)科研、教學(xué)、管理工作產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)總結(jié)，利用高流轉(zhuǎn)速度的信息傳遞方式，為各項(xiàng)工作提供有力的參考依據(jù)。在參與決策過程中，行政人員需要對(duì)高校各部門工作有清晰的認(rèn)知，對(duì)財(cái)務(wù)和人事上的變化有全面的了解。在信息系統(tǒng)上可通過部門的溝通以及數(shù)據(jù)的變化，來更加精準(zhǔn)和及時(shí)地掌握具體情況，這不但可提升行政管理的效率，還能節(jié)約工作的時(shí)間成本和人力資源，促進(jìn)高校高質(zhì)量的發(fā)展。

2 信息化視角下高校行政管理工作面臨的發(fā)展困境

2.1 行政管理程序復(fù)雜，不同職能部門工作難以重疊

受到高校傳統(tǒng)管理體制影響，大多數(shù)高校行政管理工作的職能為連接上下級(jí)部門，完成信息的傳遞和處理。高校各類決策由上級(jí)部門擬訂，并在上級(jí)部門的討論下做出批示，向下傳遞給各個(gè)部門，各部門針對(duì)任務(wù)做出工作計(jì)劃和解決方案，再上傳給學(xué)校的總負(fù)責(zé)人。這套工作程序較為復(fù)雜，行政管理承擔(dān)著信息傳遞和提供決策的重要工作。在復(fù)雜的流程中一旦出現(xiàn)信息傳遞不及時(shí)和不準(zhǔn)確的問題，就會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行。同時(shí)，高校所設(shè)立的部門和工作級(jí)別較多，各部門之間存在一定的職能交叉，工作責(zé)任主體不清，還沒有形成清晰有序的運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)。在這樣的工作流程和級(jí)別體系下，進(jìn)行管理創(chuàng)新還存在一定的難度。一旦工作職能分配不合理、人員的調(diào)度不靈活，就會(huì)造成分工不明確，所出現(xiàn)的問題難以找到責(zé)任承擔(dān)者。各部門之間相互推諉，不但會(huì)使正常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率降低，還會(huì)使部門對(duì)行政管理工作產(chǎn)生不滿，不利于發(fā)揮行政管理的協(xié)調(diào)部署職能，對(duì)高校后續(xù)工作的開展造成不利的影響。

2.2 缺乏配套的信息化設(shè)備設(shè)施，致使行政管理信息水平較為落后

高校行政管理工作是維護(hù)校內(nèi)秩序，保證高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要支撐，對(duì)于推進(jìn)高校可持續(xù)發(fā)展，提升高校辦學(xué)管理成效以及人才培養(yǎng)質(zhì)量，有著不可忽視的作用。因此，需要高校管理者提高對(duì)行政管理工作的認(rèn)識(shí)與重視，明確認(rèn)識(shí)到行政管理工作的價(jià)值優(yōu)勢(shì)，應(yīng)采取多種手段，充分調(diào)動(dòng)行政管理人員在工作中的主動(dòng)性與積極性，以此來推進(jìn)行政管理工作，加速轉(zhuǎn)型升級(jí)。但是，由于個(gè)別高校在辦學(xué)過程中，忽略了行政管理的重要性，將重心放在人才培養(yǎng)方案制定和辦學(xué)模式選擇上，致使個(gè)別高校嚴(yán)重缺乏配套的行政管理工作信息化設(shè)備設(shè)施，使行政管理人員只能單一地依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備查閱相關(guān)資料，無法發(fā)揮其真正功效。即便部分高校認(rèn)識(shí)到行政管理工作信息化建設(shè)的重要性，并積極引入一批配套的信息化設(shè)備設(shè)施供行政管理工作使用。但我國高校行政管理工作信息化建設(shè)起步較晚，缺乏此方面的經(jīng)驗(yàn)和配套技術(shù)人才，在推進(jìn)行政管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，嚴(yán)重忽略了信息軟件功能的升級(jí)和完善，很少會(huì)及時(shí)更新計(jì)算機(jī)硬件與軟件設(shè)備。導(dǎo)致行政管理信息水平逐漸呈落后狀態(tài)，嚴(yán)重降低行政管理工作效率。

3 高校行政管理工作信息化建設(shè)的有效對(duì)策研究

高校行政管理工作信息化建設(shè)的有效對(duì)策包括：完善行政管理信息化規(guī)章制度體系，簡(jiǎn)化行政管理工作流程；建設(shè)完善的行政管理信息化設(shè)備設(shè)施，提升行政管理信息水平；加強(qiáng)行政管理工作人員職業(yè)技能培訓(xùn)力度，打造復(fù)合型管理團(tuán)隊(duì)。

3.1 完善行政管理信息化規(guī)章制度體系，簡(jiǎn)化行政管理工作流程

首先，高校管理者應(yīng)提高對(duì)行政管理工作信息化建設(shè)的重視，充分發(fā)揮信息技術(shù)在行政管理工作中的作用與價(jià)值。然后再結(jié)合信息化建設(shè)需求與特性，積極轉(zhuǎn)變現(xiàn)有行政管理工作模式與管理觀念，并提高高校內(nèi)部各個(gè)管理部門對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用于行政管理工作中的重視與認(rèn)識(shí)，以此來保障高校行政管理工作信息化建設(shè)能夠獲得多方認(rèn)可與支持。在此基礎(chǔ)上，協(xié)同校內(nèi)多個(gè)管理部門與行政管理人員積極商討協(xié)商，圍繞行政管理工作內(nèi)容、工作特性、工作目標(biāo)以及發(fā)展需求等，積極建立完善的行政管理信息化規(guī)章制度體系以及信息化建設(shè)方案規(guī)劃，以此來保證行政管理工作信息化建設(shè)有制度可依、有章程可循。例如，可通過適當(dāng)調(diào)整行政管理工作人員薪資待遇等標(biāo)準(zhǔn)，在人員待遇問題上建立靈活、人性化的標(biāo)準(zhǔn)體系，滿足行政管理人員基本物質(zhì)和精神需求；積極建立完善的工作考評(píng)與激勵(lì)制度，針對(duì)行政管理人員工作態(tài)度、工作落實(shí)程度、工作水平、信息技術(shù)應(yīng)用水平和職業(yè)素養(yǎng)等制定考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)置相對(duì)應(yīng)的評(píng)職評(píng)優(yōu)、設(shè)備購置加薪等激勵(lì)措施，以此來有效激發(fā)行政管理人員參與信息化建設(shè)的積極性與主動(dòng)性，促使其能夠配合高校信息化建設(shè)進(jìn)程。其次，還應(yīng)在校內(nèi)管理部門之間協(xié)調(diào)發(fā)展、相互支持、相互配合的基礎(chǔ)上，建立健全崗位責(zé)任制度，采取任期制度，并通過崗位輪換全面支撐各部分分工，保障高校行政管理工作信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

3.2 建設(shè)完善的行政管理信息化設(shè)備設(shè)施，提升行政管理信息水平

信息化設(shè)備設(shè)施是推進(jìn)高校行政管理工作信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，設(shè)備設(shè)施的缺乏，不僅會(huì)降低信息化建設(shè)水平，阻礙建設(shè)進(jìn)程，還會(huì)導(dǎo)致行政管理信息化建設(shè)實(shí)效性不高，出現(xiàn)表面化現(xiàn)象。因此，必須要建立完善的高校行政管理信息化設(shè)備設(shè)施，加強(qiáng)此方面的資金投入力度，積極引入先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施、人工智能技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析處理技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。并積極開發(fā)配套的軟件系統(tǒng)，借助各種各樣的先進(jìn)技術(shù)、系統(tǒng)功能與設(shè)備設(shè)施來推進(jìn)行政管理信息化建設(shè)，進(jìn)而有效提高行政管理信息水平，保證行政管理信息化建設(shè)有序進(jìn)行。

首先，相關(guān)高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，發(fā)揮云計(jì)算自身優(yōu)勢(shì)，提高行政管理工作效率。在此過程中，行政管理人員通過應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息之間的共享和傳遞，利用云計(jì)算將行政管理內(nèi)部信息傳遞到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的同時(shí)，傳達(dá)給各部門管理人員，便于管理部門第一時(shí)間接收到信息，并采取行動(dòng)。其次，還可通過建設(shè)云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)，將高校行政管理部門在運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各種信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)皆撈脚_(tái)上，由管理人員從云端上下載觀看。同時(shí)，還需要組建校內(nèi)技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)，定期對(duì)行政管理信息化建設(shè)進(jìn)程中使用的軟件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、完善、升級(jí)和更新，保證行政管理工作信息化建設(shè)中使用的軟件系統(tǒng)都是最新、最高效的。此外，還可引入新媒體這一有效工具，利用微信公眾號(hào)、微博官方賬號(hào)、抖音短視頻官方賬號(hào)等新媒體平臺(tái)，定期傳播高校行政管理工作最新信息與動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)行政工作的公開透明，給予校內(nèi)師生知情權(quán)與選擇權(quán)。

3.3 加強(qiáng)行政管理工作人員職業(yè)技能培訓(xùn)力度，打造復(fù)合型管理團(tuán)隊(duì)

首先，進(jìn)一步完善選人用人機(jī)制，加強(qiáng)行政管理人員篩選、考核力度，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)剡x聘行政管理工作人員，有效提升行政管理團(tuán)隊(duì)水平。在此過程中，相關(guān)高校不僅要注重考核行政管理人員的學(xué)歷等學(xué)習(xí)背景，還需要注重考核行政管理人員的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)以及思想道德水平，注重選拔德才兼?zhèn)涞男姓芾砉ぷ髡摺Ｆ浯?，還需要加強(qiáng)現(xiàn)有行政管理人員的培訓(xùn)力度，定期引進(jìn)一批由信息技術(shù)開發(fā)人員、行政管理專家學(xué)者、信息化建設(shè)優(yōu)秀人才、德育教育專家教授等組建的培訓(xùn)隊(duì)伍，到校內(nèi)為行政管理工作者給予專業(yè)的、與時(shí)俱進(jìn)的、先進(jìn)的、全面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，為打造復(fù)合型行政管理團(tuán)隊(duì)，奠定良好基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

總而言之，經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的增速發(fā)展，使現(xiàn)代信息技術(shù)成為各大產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要因素。高校在全新的發(fā)展環(huán)境中，要想保障內(nèi)部各部門和各工作規(guī)范高效的運(yùn)行，必須全面開展信息化的建設(shè)。其中行政管理部門作為各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)部門，以強(qiáng)化行政服務(wù)水平為根本目標(biāo)，結(jié)合高校的發(fā)展需求以及現(xiàn)代化發(fā)展的要求，建立行政管理系統(tǒng)?？纱龠M(jìn)管理信息的快速流動(dòng)與共享，為各部門工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)，還能使部門之間形成協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系，在系統(tǒng)中完成各項(xiàng)操作，實(shí)現(xiàn)管理工作規(guī)范化建設(shè)，為高校高質(zhì)量的發(fā)展提供基礎(chǔ)的保障。