百萬擴(kuò)招學(xué)籍檔案管理工作的思考①

王亞云

（楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 生態(tài)環(huán)境工程學(xué)院，陜西 西安 712100）

2019年，國(guó)務(wù)院總理李克強(qiáng)在《政府工作報(bào)告》中第一次提出了改革完善高職院?？荚囌猩k法，確立實(shí)現(xiàn)高職院校大規(guī)模擴(kuò)招100萬人的偉大目標(biāo)。高職擴(kuò)招是服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、促進(jìn)穩(wěn)定就業(yè)以及保障民生的重要改革實(shí)踐探索，對(duì)高職院校既是機(jī)遇又是考驗(yàn)。伴隨著高職院校的擴(kuò)招，教育目標(biāo)已經(jīng)發(fā)生轉(zhuǎn)換，生源結(jié)構(gòu)也日益復(fù)雜，給高職院校教學(xué)和管理工作帶來了壓力，學(xué)生管理工作則面臨更多問題與挑戰(zhàn)，其中百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作以數(shù)量多、涉及廣、社會(huì)利用率高而得到了廣泛關(guān)注，然而，目前高職百萬擴(kuò)招學(xué)生的學(xué)籍檔案管理方式方法仍有待繼續(xù)完善，已經(jīng)開發(fā)出的相關(guān)檔案信息資源也不能完全滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，急需高職院校檔案管理人員進(jìn)行深入的研究與分析，提出百萬擴(kuò)招背景下的學(xué)籍管理新策略。

一、近4年學(xué)籍檔案研究進(jìn)展概述

高職院校的學(xué)籍檔案管理工作是高校事業(yè)穩(wěn)步推進(jìn)高速發(fā)展的基礎(chǔ)保障，同時(shí)也是高職院校在履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)以及開展各項(xiàng)活動(dòng)等職責(zé)的全方位過程記錄。筆者通過中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)2018年至2021年以來有關(guān)學(xué)籍檔案管理的相關(guān)文章進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)2018年在中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫(kù)公開發(fā)表有關(guān)學(xué)籍檔案管理文章共計(jì)104篇，2019年與2018年相對(duì)持平，為117篇，2020年大幅減少，發(fā)表數(shù)量為2019年的一半，僅有68篇，2021年在中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)表學(xué)籍檔案文章數(shù)量略有漲幅，為75篇。

圖1 2018—2021年知網(wǎng)收錄有關(guān)學(xué)籍檔案論文發(fā)表數(shù)量統(tǒng)計(jì)圖

圖2 2018—2021年知網(wǎng)收錄有關(guān)學(xué)籍檔案論文研究方向統(tǒng)計(jì)圖

筆者對(duì)2018—2021年已經(jīng)在中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)表的學(xué)籍檔案相關(guān)文章進(jìn)行研究分析，發(fā)現(xiàn)近4年有關(guān)學(xué)籍檔案的研究方向隨科技進(jìn)步時(shí)代發(fā)展有較為明顯的變化趨勢(shì)，2018年研究方向主要圍繞不同階段的學(xué)籍檔案管理過程現(xiàn)狀進(jìn)行理論研究，并提出改進(jìn)方案；2019年學(xué)籍檔案管理主要研究方向除了實(shí)際開展工作中遇到的問題與解決策略外，還將信息化引入學(xué)籍檔案管理中，2020年高校學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新改革初見成效，學(xué)籍檔案管理的研究方向更加豐富和多樣，不僅立足本身工作提出更高要求，發(fā)揮服務(wù)育人功效，還緊密結(jié)合高校其他部門共同促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，與新時(shí)期的發(fā)展結(jié)合緊密，結(jié)合了如“雙高”建設(shè)、“一帶一路”等教育改革、時(shí)代發(fā)展大事件，雖然2020年有關(guān)學(xué)籍檔案管理的文章較2018、2019年有所減少，但是研究成果更加多元。2021年有關(guān)高校學(xué)籍檔案工作開展的現(xiàn)存問題及應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行研究的文章較2018、2019年有所減少，同時(shí)關(guān)于信息化技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用的研究有了新的進(jìn)展。

從2018年到2021年，關(guān)于高校學(xué)籍檔案的研究?jī)?nèi)容愈來愈緊貼實(shí)際工作，研究方向也愈來愈專業(yè)與多元。筆者將關(guān)于學(xué)籍檔案研究主題和方向進(jìn)行分類研究，發(fā)現(xiàn)主流方向可以分為學(xué)籍檔案現(xiàn)狀研究與工作提升（簡(jiǎn)稱現(xiàn)狀研究）、信息化的應(yīng)用與探索（簡(jiǎn)稱信息化）以及學(xué)籍檔案價(jià)值延展挖掘（簡(jiǎn)稱價(jià)值挖掘）三個(gè)大類，2018年學(xué)籍檔案類文章關(guān)于信息化的研究占比最多，為34篇，大部分學(xué)者對(duì)引入計(jì)算機(jī)技術(shù)到學(xué)籍檔案管理工作中的必要性進(jìn)行論述，并小范圍開始對(duì)信息化學(xué)籍檔案管理進(jìn)行探索研究；2019年學(xué)籍檔案類文章數(shù)量最多，無論是現(xiàn)狀研究還是信息化研究，都提到了現(xiàn)階段學(xué)籍檔案管理的信息化引入程度太低，不能滿足實(shí)際需求等問題，并要求持續(xù)加強(qiáng)信息化、數(shù)字化在學(xué)籍檔案工作中的投入與建設(shè)。此外，此階段關(guān)于學(xué)籍檔案的價(jià)值挖掘類文章增長(zhǎng)明顯，共計(jì)8篇，筆者分析，隨著數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的進(jìn)一步推進(jìn)與完善，學(xué)籍檔案信息效能發(fā)揮最大值，使得學(xué)籍檔案在服務(wù)就業(yè)、立德樹人等方向上成為可能。2020年，在中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)表的學(xué)籍檔案類文章數(shù)量大幅度降低，但是分類占比最多的依然是學(xué)籍檔案信息化研究與現(xiàn)狀研究，同時(shí)也有一些學(xué)者結(jié)合“一帶一路”“雙高”“雙一流”“互聯(lián)網(wǎng)+”等時(shí)代大事件和教育改革進(jìn)行學(xué)籍檔案管理提升研究，緊扣時(shí)事，創(chuàng)新性較強(qiáng)。2021年在中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)表的學(xué)籍檔案類文章數(shù)量與2020年相較持平，學(xué)籍檔案的價(jià)值挖掘類也有小幅度增加。

然而，通過對(duì)以上研究?jī)?nèi)容的研讀，筆者發(fā)現(xiàn)，高校學(xué)籍檔案管理的研究方法較為單一，研究人員主要結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行沉淀總結(jié)、研究探討，或者以自己所熟悉的某一高校為例進(jìn)行分析論證，但是極少有研究人員立足服務(wù)對(duì)象如學(xué)生、用人單位以及工作在一線崗位上的廣大學(xué)籍管理人員、協(xié)同合作部門之間進(jìn)行問卷調(diào)查，或者實(shí)際面對(duì)面開展訪談，共同研究討論目前高校學(xué)籍管理工作中的短板和痛點(diǎn)，大部分研究主觀性較強(qiáng)，客觀性分析缺乏調(diào)研基礎(chǔ)，整體來說缺少數(shù)據(jù)支撐，挖掘的相關(guān)問題缺乏依據(jù)。

二、高職院校百萬擴(kuò)招學(xué)籍檔案管理中面臨的問題

（一）百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理制度不夠完善

百萬擴(kuò)招的生源有別于一般的高中畢業(yè)生，他們多為退役軍人、下崗失業(yè)人員、農(nóng)民工、新型職業(yè)農(nóng)民等為代表的社會(huì)青年群體，年齡跨度大，學(xué)歷層次不一，學(xué)籍檔案多元，而百萬擴(kuò)招政策推行時(shí)間較短，教學(xué)管理體制機(jī)制不健全，沒有專門適用于百萬擴(kuò)招學(xué)生的學(xué)籍管理辦法。同時(shí)，很多學(xué)校對(duì)百萬擴(kuò)招學(xué)籍管理不夠重視，或是直接套用普通學(xué)生的學(xué)籍管理辦法，百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案存在專項(xiàng)管理制度缺失的問題。

（二）百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍管理工作環(huán)節(jié)多，內(nèi)容雜

百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案對(duì)象是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)離校期間所形成的一系列具有考察及利用價(jià)值的原始材料。百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案的綜合性和復(fù)雜性特征也決定了在實(shí)際開展高職院校百萬擴(kuò)招學(xué)生的學(xué)籍管理工作時(shí)需要多個(gè)部門協(xié)同工作，如學(xué)籍資料主要由二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處管理，學(xué)生事務(wù)及綜合素質(zhì)由學(xué)工部管理。此外，還包括招生就業(yè)處、組織部、財(cái)務(wù)處、檔案館等部門共同形成檔案管理閉環(huán)。在工作銜接過程中，部門與部門之間、部門與人員之間以及人員與人員之間，容易因認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一、管理不清晰、責(zé)任不明確、工作疏漏等原因造成工作失誤。

（三）百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理效率低下

目前，百萬擴(kuò)招學(xué)生的學(xué)籍檔案管理主要依托于紙質(zhì)類的檔案管理，以人工的方式進(jìn)行收集、整理、分類、儲(chǔ)存，不僅費(fèi)工、費(fèi)時(shí)，還可能造成檔案文件的缺損丟失。此外，百萬擴(kuò)招學(xué)生的學(xué)籍檔案管理方式方法依然沿用純紙質(zhì)文件存檔，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新時(shí)期現(xiàn)階段社會(huì)對(duì)百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理的實(shí)際需求，因此，傳統(tǒng)檔案管理模式的信息化改革勢(shì)在必行?，F(xiàn)階段，部分高校已經(jīng)在信息化學(xué)籍檔案管理上做出嘗試，選擇開展學(xué)籍電子檔案和紙質(zhì)檔案協(xié)同管理工作，但是力度太小，不能夠完全滿足學(xué)生需求，解決社會(huì)實(shí)際痛點(diǎn)。

（四）學(xué)籍檔案管理缺少專職人員

在部分高校中，除了教務(wù)處、學(xué)生處、招生就業(yè)處等部門配備了檔案管理專干，各二級(jí)學(xué)院的一線的學(xué)籍管理專干多為臨時(shí)調(diào)用，甚至作為新聘教師適應(yīng)環(huán)境的“臨時(shí)崗”，這些人員首先在專業(yè)上就與檔案管理專業(yè)不對(duì)口，崗前學(xué)籍檔案能力培訓(xùn)不到位，不了解學(xué)籍檔案的特征價(jià)值，不僅業(yè)務(wù)能力不能滿足現(xiàn)實(shí)工作需要，而且認(rèn)知上也缺乏對(duì)檔案工作的認(rèn)同與偏好，在實(shí)際開展工作中，會(huì)出現(xiàn)新聘教職工在檔案管理崗位上任職一兩年便因?yàn)橹饔^或者客觀原因被調(diào)走的情況，一定程度上也是人才資源沒有統(tǒng)籌培養(yǎng)的浪費(fèi)。

三、高職院校百萬擴(kuò)招學(xué)籍檔案管理的解決辦法

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，完善百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理制度

學(xué)籍檔案直接關(guān)系百萬擴(kuò)招學(xué)生的就業(yè)與發(fā)展，與百萬擴(kuò)招學(xué)生的入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)、升學(xué)等事宜緊密掛鉤，是百萬擴(kuò)招學(xué)生管理的最重要依據(jù)。因此，學(xué)籍檔案制度要與時(shí)俱進(jìn)，體現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略眼光，既保證現(xiàn)階段學(xué)生工作順利進(jìn)行，又為后續(xù)工作夯實(shí)基礎(chǔ)，為其彈性發(fā)展創(chuàng)造空間。制定行之有效且契合實(shí)際需求的學(xué)籍檔案管理制度，不僅要從協(xié)同合作機(jī)制入手，清晰劃分工作任務(wù)，責(zé)任落實(shí)到部門，部門落實(shí)到崗位，還面向?qū)W籍檔案建立過程，需形成一套科學(xué)、完善的檔案建立和管理辦法，最大限度提高高職院校百萬擴(kuò)招的管理能力及水平。

（二）抓好各個(gè)環(huán)節(jié)，重視百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案端口管理

百萬擴(kuò)招的學(xué)生學(xué)籍檔案管理是對(duì)學(xué)生從入校到畢業(yè)整個(gè)過程的重要文件資料管理，是一個(gè)保持原有數(shù)據(jù)真實(shí)性且不斷動(dòng)態(tài)增長(zhǎng)的文件檔案管理工作。從百萬擴(kuò)招學(xué)生注冊(cè)入學(xué)，學(xué)籍檔案即會(huì)分別移交至學(xué)院、教務(wù)處、學(xué)生處等多個(gè)部門協(xié)調(diào)統(tǒng)籌管理，每一次部門與部門之間的檔案交接時(shí)，便是學(xué)籍檔案管理的新端口，如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤或者交接出現(xiàn)疏漏，便會(huì)影響學(xué)籍檔案的真實(shí)性及完整性，所以要重視。填寫檔案時(shí)要注意書寫規(guī)范，重點(diǎn)查驗(yàn)檔案的完整性，相關(guān)資料是否匹配，是否有造假行為，認(rèn)真履行保管職責(zé)。

（三）借助信息技術(shù)，推進(jìn)百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)

伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速迭代與發(fā)展，學(xué)生的學(xué)籍檔案管理技術(shù)化建設(shè)已初步具備基礎(chǔ)硬件條件，檔案管理人員在開展工作時(shí)可以從檔案建立到信息錄入、檔案查詢、檔案移交，全方位地實(shí)現(xiàn)信息化科學(xué)管理，這種方式能夠在極大程度上提高學(xué)籍檔案的管理效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案信息、成績(jī)信息得以實(shí)時(shí)共享，為學(xué)生及企業(yè)等部門提供便捷的檔案查詢及調(diào)取服務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案信息的現(xiàn)代化、專業(yè)化管理，現(xiàn)階段大多高校采用雙行機(jī)制，即紙質(zhì)檔案與電子檔案并行，其中依然以紙質(zhì)檔案為主，一是百萬擴(kuò)招學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷早，大多未建立電子檔案，連接不上；二是電子檔案的發(fā)展正在推行過程中，社會(huì)接受程度不高，企業(yè)等部門更偏向紙質(zhì)版的材料證明；三是紙質(zhì)檔案更加直觀，不受網(wǎng)絡(luò)、信號(hào)等外界干擾，但是隨著科技的發(fā)展，電子檔案勢(shì)必會(huì)突破局限，凸顯出其無可代替的優(yōu)勢(shì)。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)

加強(qiáng)學(xué)籍檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的重要保證。一共分為四個(gè)方面：（1）思想政治方面是首要任務(wù)，學(xué)籍檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀與價(jià)值觀，認(rèn)同并且熱愛檔案事業(yè)，能夠自覺遵守學(xué)籍檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，能夠自覺維護(hù)學(xué)生學(xué)籍檔案的真實(shí)性。（2）業(yè)務(wù)水平方面是基礎(chǔ)，學(xué)籍檔案工作人員要具備檔案管理的基本知識(shí)，并且熟練掌握專業(yè)技巧及相關(guān)技能，更新知識(shí)儲(chǔ)備，優(yōu)化認(rèn)知格局，不斷提升管理水平與業(yè)務(wù)素質(zhì)。（3）為學(xué)籍檔案工作人員提升發(fā)展進(jìn)步空間，要關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案工作人員，對(duì)工作認(rèn)真不出紕漏的優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰與獎(jiǎng)勵(lì)，通過建立選拔、考核及激勵(lì)措施，激發(fā)學(xué)籍檔案工作人員的工作主動(dòng)性和積極性。（4）因?qū)W籍檔案是動(dòng)態(tài)且連續(xù)的，如果能夠保持學(xué)籍檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，在一定程度上就可以保證學(xué)籍管理工作的順利穩(wěn)定開展與進(jìn)行。

目前，高職院校百萬擴(kuò)招的學(xué)籍檔案管理依然處于摸索階段，在發(fā)展中也不斷地遇到新問題，高職院校要重視百萬擴(kuò)招學(xué)籍檔案管理工作，制定嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案管理?xiàng)l例，加強(qiáng)信息化管理手段的引入，有效地開發(fā)和利用信息平臺(tái)，提高服務(wù)效能，使百萬擴(kuò)招學(xué)生學(xué)籍檔案發(fā)揮更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效能，努力提升治理水平和管理能力，為全面提高擴(kuò)招學(xué)生的培養(yǎng)質(zhì)量提供基礎(chǔ)支撐和條件保障。