信息化背景下中小企業(yè)全面預(yù)算管理存在的問題及優(yōu)化策略探討

鄭發(fā)強(qiáng)

（北京理工大學(xué)法學(xué)院，北京 100081）

全面預(yù)算管理，是一種已被廣泛應(yīng)用且被證實(shí)科學(xué)、有效的管理辦法。從宏觀經(jīng)濟(jì)角度看，全面預(yù)算管理是大勢所趨，尤其是對(duì)中小企業(yè)而言，要想跟上時(shí)代前進(jìn)的腳步就必須積極引入現(xiàn)代社會(huì)先進(jìn)的管理理念；從中小企業(yè)微觀角度來看，全面預(yù)算管理能夠幫助其重整組織架構(gòu)、優(yōu)化人員配比、提高資金管理效率等，是中小企業(yè)提升自身實(shí)力的重要手段。無論從微觀還是宏觀角度來看，實(shí)行全面預(yù)算管理，對(duì)中小企業(yè)來說利遠(yuǎn)大于弊，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、全面預(yù)算管理概述

所謂全面預(yù)算管理，就是結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，對(duì)企業(yè)當(dāng)前和未來預(yù)計(jì)可調(diào)配的資源進(jìn)行科學(xué)籌劃，致力于提升企業(yè)資源利用率，提高投入產(chǎn)出比，用最小的成本換取最大的經(jīng)濟(jì)利潤，其本質(zhì)是為企業(yè)建立健全內(nèi)部約束機(jī)制，規(guī)范財(cái)務(wù)行為和經(jīng)營行為。在實(shí)施全面預(yù)算管理時(shí)，企業(yè)必須堅(jiān)持以下幾項(xiàng)原則：一是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)必須全部納入預(yù)算管理中，即全員、全面參與，綜合平衡；二是預(yù)算管理必須以企業(yè)一定期間內(nèi)的經(jīng)營計(jì)劃目標(biāo)為根本出發(fā)點(diǎn)；三是堅(jiān)持“量入為出”和“輕重緩急”相結(jié)合；四是堅(jiān)持“自上而下”和“自下而上”相結(jié)合；五是必須符合真實(shí)性和準(zhǔn)確性；六是實(shí)行重大事項(xiàng)、例外事項(xiàng)預(yù)算報(bào)告和開展預(yù)算執(zhí)行情況分析。

二、中小企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理的意義

（一）提升風(fēng)險(xiǎn)抵御能力

中小企業(yè)具有明顯的規(guī)模小、人員少等特點(diǎn)，且大部分生命周期較短，在發(fā)展壯大的過程中，遇到的風(fēng)險(xiǎn)大小和抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力遠(yuǎn)比不上大企業(yè)，再加上市場經(jīng)濟(jì)不斷變化和市場競爭日趨激烈，不少中小企業(yè)很難承受外界環(huán)境的多重打擊。因此，提升中小企業(yè)的前瞻性和預(yù)測市場的能力十分重要，而預(yù)算管理在該方面的作用是顯而易見的。預(yù)算管理與企業(yè)資金深度聯(lián)合，為了避免出現(xiàn)資金鏈斷裂等惡劣影響，繼而引起企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)算管理會(huì)在事前對(duì)資金進(jìn)行預(yù)判，盡可能地將風(fēng)險(xiǎn)控制在決策前，從而在一定程度上化解并轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。

（二）高效利用企業(yè)資源

中小企業(yè)在發(fā)展初期階段，更加注重?fù)屨际袌龇蓊~、提升企業(yè)業(yè)績，而在內(nèi)部管理上較為粗放，很多細(xì)枝末節(jié)并未考慮到位。通過實(shí)施全面預(yù)算管理，則利用戰(zhàn)略目標(biāo)的定位，層層細(xì)分為部門量化工作任務(wù)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源進(jìn)行全面的籌劃，將企業(yè)的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)看成有機(jī)的整體，強(qiáng)調(diào)資源集中分配，可以根據(jù)產(chǎn)品類型和業(yè)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)際需求，配置人員和資源，發(fā)揮出有限資源中“無限”的價(jià)值。

（三）幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)長期戰(zhàn)略目標(biāo)

中小企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)一般都是短期目標(biāo)，為了維持眼下的生存，會(huì)更重視資金的快速回籠，對(duì)于長期發(fā)展規(guī)劃則考慮較少，甚至不考慮。然而，長期的戰(zhàn)略指導(dǎo)能夠幫助企業(yè)健康發(fā)展，有條不紊地前進(jìn)。全面預(yù)算管理則能夠幫助企業(yè)將長期的戰(zhàn)略目標(biāo)與現(xiàn)有職員切身利益進(jìn)行連接，提高全體人員對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)注度，以此增加職員與企業(yè)的黏性，助力企業(yè)持續(xù)進(jìn)步，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

三、信息化背景下中小企業(yè)全面預(yù)算管理存在的問題

通過對(duì)全面預(yù)算管理的分析和中小企業(yè)實(shí)踐成果的研究，可以發(fā)現(xiàn)，中小企業(yè)雖然在全面預(yù)算管理實(shí)施中積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但仍存在一定的問題和困難，這限制了全面預(yù)算管理作用的發(fā)揮，這些問題短期間無法解決，必須在企業(yè)的日常經(jīng)營中不斷摸索，通過技術(shù)或管理逐漸加以解決。其具體問題分析如下：

（一）全面預(yù)算管理認(rèn)識(shí)問題

思維邏輯上的認(rèn)知是決定全面預(yù)算管理能否在中小企業(yè)得到認(rèn)可的根本，雖然其應(yīng)用效果顯著，但對(duì)于中小企業(yè)來說仍是有心無力。一方面，預(yù)算管理需要企業(yè)全員參與，而中小企業(yè)組織透明，人員構(gòu)成簡單，很多都是上級(jí)直接領(lǐng)導(dǎo)，而企業(yè)上層人員少、業(yè)務(wù)多，對(duì)于預(yù)算管理也只能當(dāng)成普通的財(cái)務(wù)工作，且由財(cái)務(wù)人員兼任。實(shí)踐表明，大多數(shù)的新事物在得到領(lǐng)導(dǎo)支持的情況下，成功率會(huì)明顯提升，但目前中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層顯然對(duì)全面預(yù)算管理缺乏足夠的重視。另一方面，企業(yè)財(cái)務(wù)人員常兼任預(yù)算管理工作，而預(yù)算管理覆蓋企業(yè)全方位、全方面，一定程度上導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員既是“運(yùn)動(dòng)員”，又是“裁判員”，很難保證預(yù)算管理的獨(dú)立性、公平性、準(zhǔn)確性，預(yù)算效益自然降低。

（二）全面預(yù)算管理信息化建設(shè)問題

隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，企業(yè)的經(jīng)營模式和管理模式也有了不同程度的更新，企業(yè)的發(fā)展也是日新月異，但都離不開網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的信息化產(chǎn)業(yè)。相較大企業(yè)而言，中小企業(yè)在財(cái)力、物力以及人力方面的投入都遠(yuǎn)比不上，更不用說滿足全面預(yù)算管理的需求，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面。第一，預(yù)算管理信息化窗口未打開。得益于現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，智能化辦公已經(jīng)成為企業(yè)工作常態(tài)，但是信息化建設(shè)并非將線下工作轉(zhuǎn)移到線上，而是需要其縱深運(yùn)用，但中小企業(yè)尚未打開預(yù)算管理在信息化系統(tǒng)中的連接窗口。第二，財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力有待提升。全面預(yù)算管理與信息化相連接，是經(jīng)濟(jì)市場發(fā)展的必然要求，而在全面預(yù)算管理信息化建設(shè)背景下所需的人才，除了財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和其他學(xué)科知識(shí)外，還要具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，能夠熟練運(yùn)用各項(xiàng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，以此進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選，形成支撐企業(yè)決策的內(nèi)部報(bào)告，但既懂財(cái)務(wù)、又懂管理，還懂運(yùn)用的復(fù)合型人才在中小企業(yè)十分稀缺。第三，系統(tǒng)硬件存在兼容性等問題。在中小企業(yè)引入全面預(yù)算管理時(shí)，并未考慮到系統(tǒng)的兼容性要求，全面預(yù)算管理無法嵌套到企業(yè)現(xiàn)行的管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)并行會(huì)增加相關(guān)人員的工作量，同時(shí)也混淆了人員視聽。

（三）全面預(yù)算管理執(zhí)行問題

作為一種被認(rèn)可的管理辦法，全面預(yù)算管理具有一定剛性約束效益和權(quán)威性。但是，對(duì)于中小企業(yè)而言，要么沒有制度，要么制度不健全，人為治理較多，主觀隨意性明顯，不利于全面預(yù)算管理的執(zhí)行。這集中表現(xiàn)為：第一，關(guān)于預(yù)算管理的規(guī)劃不到位，從上層到基層，各層級(jí)未明確劃分職責(zé)，缺少制度的實(shí)際約束，形式主義嚴(yán)重；第二，預(yù)算管理考評(píng)工作不到位，缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目荚u(píng)標(biāo)準(zhǔn)，且考評(píng)過程缺乏公開，難以獲得企業(yè)全員的支持，員工看不到預(yù)算管理帶來的切身利益，逐漸產(chǎn)生抵觸、懈怠情緒，參與度下降，不利于全面預(yù)算管理的長期發(fā)展。

四、信息化背景下中小企業(yè)全面預(yù)算管理的優(yōu)化策略

為了更好地發(fā)揮預(yù)算管理作用，中小企業(yè)相關(guān)管理者一方面要對(duì)已有的理論文獻(xiàn)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，另一方面要注重汲取經(jīng)驗(yàn)，還要將其應(yīng)用在企業(yè)的短板上。本文針對(duì)中小企業(yè)預(yù)算實(shí)施中出現(xiàn)的問題，結(jié)合中小企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求，置身宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境下提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略。

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)預(yù)算管理持續(xù)深化

全面預(yù)算管理是一種企業(yè)管理辦法的創(chuàng)新，更是思想上的大躍步。因此，對(duì)于中小企業(yè)相關(guān)人員的思想和能力，提出了更高、更多的要求，要始終保持創(chuàng)新、保持進(jìn)步。一方面，必須改變企業(yè)管理層的邏輯思維，使其充分認(rèn)識(shí)到預(yù)算管理的重要性，積極主動(dòng)地在企業(yè)中帶頭宣傳、學(xué)習(xí)，有了管理層的支持，預(yù)算管理工作的推進(jìn)才有底氣，可以通過印發(fā)宣傳手冊(cè)、公告欄等方式，將預(yù)算管理內(nèi)涵深入企業(yè)人心；另一方面，完善企業(yè)培訓(xùn)體系，以財(cái)務(wù)人員為主，始終走在市場預(yù)算管理前列。對(duì)中小企業(yè)來說，其財(cái)務(wù)人員可能只有少數(shù)三五人，企業(yè)一是可以通過內(nèi)訓(xùn)師的方式，一帶一督促進(jìn)步，其對(duì)企業(yè)工作流程已經(jīng)熟悉，能夠加快預(yù)算管理的融合應(yīng)用；二是可以定期交流學(xué)習(xí)，與行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)保持良好的溝通，共同進(jìn)步，合作共贏，促進(jìn)全面預(yù)算管理的持續(xù)深化和應(yīng)用。

（二）加速信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理價(jià)值最大化

信息化建設(shè)不僅是企業(yè)與全面預(yù)算管理的溝通樞紐，更是現(xiàn)代企業(yè)生存和發(fā)展的引擎，簡單的文檔和表格形式已經(jīng)無法滿足企業(yè)工作的需要，電子商務(wù)與企業(yè)管理系統(tǒng)的結(jié)合，將企業(yè)拉入了發(fā)展的快車道，而企業(yè)預(yù)算則借助管理系統(tǒng)這一跳板，成為企業(yè)的重要管理資源。一方面，將全面預(yù)算管理嵌入企業(yè)現(xiàn)有的管理系統(tǒng)中，將系統(tǒng)上各部門數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入，定期了解各部門的情況，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批、實(shí)時(shí)監(jiān)控，一來可以及時(shí)預(yù)警，保證預(yù)算資金安全，二來簡化超預(yù)算審批程序，保證正常的預(yù)算審批進(jìn)度。另一方面，做好融入預(yù)算管理后的系統(tǒng)整合，發(fā)揮資源規(guī)模效應(yīng)，預(yù)留預(yù)算管理的拓展空間。通過管理系統(tǒng)的功能延伸，最終形成資金流、物流、信息流一體的管理系統(tǒng)，將中小企業(yè)散落在各方的資源進(jìn)行整合，積少成多，以靜態(tài)的方式為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值，發(fā)揮資源的規(guī)模效應(yīng)，同時(shí)也是對(duì)資源的優(yōu)化與節(jié)約，不斷降低企業(yè)的運(yùn)營成本，滿足企業(yè)發(fā)展的需求和市場的需求。

（三）提高執(zhí)行力度，加快預(yù)算體系建設(shè)

除了信息化的引進(jìn)和思維邏輯的更新，中小企業(yè)的全面預(yù)算管理還需要在前端加強(qiáng)制度建設(shè)、中端加大執(zhí)行力度、后端加強(qiáng)預(yù)算考評(píng)。首先，完善中小企業(yè)制度建設(shè)，搭建完善制度架構(gòu)。無規(guī)矩不成方圓，制度是約束行為準(zhǔn)則的根本要義，結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需要，具體可從以下方面改進(jìn)：一是與第三方會(huì)計(jì)師事務(wù)所合作，以內(nèi)部控制為視角，發(fā)現(xiàn)企業(yè)當(dāng)前管理的問題，并加以整改，同時(shí)形成規(guī)范的制度準(zhǔn)則；二是企業(yè)內(nèi)部可成立臨時(shí)審計(jì)小組，針對(duì)管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，評(píng)價(jià)其操作性并同時(shí)對(duì)內(nèi)控進(jìn)行評(píng)估；三是明確預(yù)算管理制度，在預(yù)算編制、執(zhí)行、調(diào)整以及考評(píng)各環(huán)節(jié)均進(jìn)行明確制度規(guī)定，同時(shí)在預(yù)算實(shí)施中也要汲取經(jīng)驗(yàn)，反復(fù)完善制度建設(shè)。在企業(yè)實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中，很多時(shí)候都是“業(yè)務(wù)先行，制度跟上”制度也需要從實(shí)際中來，最終應(yīng)用到實(shí)際中去，相輔相成，這樣才能不斷提高預(yù)算管理的實(shí)用性。其次，除了完善各環(huán)節(jié)的制度外，還要看預(yù)算執(zhí)行，企業(yè)必須加大預(yù)算執(zhí)行力度，提高目標(biāo)預(yù)算的權(quán)威性，任何人不得以任何借口隨意調(diào)整預(yù)算編制，必須在經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)審批后才可對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，并做好記錄，便于年終匯總分析。最后，強(qiáng)化預(yù)算考評(píng)，對(duì)預(yù)算管理的績效考評(píng)，是對(duì)相關(guān)責(zé)任人的激勵(lì)，督促其提高重視程度，以更高的要求規(guī)范個(gè)人行為。與個(gè)人的薪酬、績效結(jié)合并非預(yù)算考評(píng)的最終目的。通過這種形式，判斷職員在預(yù)算管理中的貢獻(xiàn)值，確定個(gè)人所得，因此，必須秉持公正、公開的基本原則，及時(shí)兌現(xiàn)考評(píng)允諾，這樣才能夠以此達(dá)到促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步、提高管理質(zhì)量的目的。

五、結(jié)語

綜上所述，全面預(yù)算管理已經(jīng)成為企業(yè)資源管理的主要工具，以量化的方式對(duì)企業(yè)進(jìn)行全面管控，結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的需要，提出具有較強(qiáng)操作性的預(yù)算配置辦法，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)的人力、物力以及財(cái)力，尤其在信息化環(huán)境下，全面預(yù)算管理與信息技術(shù)的融合，已經(jīng)成為企業(yè)管理創(chuàng)新的大趨勢。同時(shí)，全面預(yù)算管理與企業(yè)其他管理方法并不沖突，具有較強(qiáng)的融合性和適應(yīng)性，是企業(yè)提升內(nèi)部管理能力的重要手段，有助于實(shí)現(xiàn)信息流、物流以及資金流的統(tǒng)一管理，三位一體，全面提高企業(yè)的內(nèi)部管理質(zhì)量。在中小企業(yè)的實(shí)際工作中，由于種種客觀因素的限制，其預(yù)算管理應(yīng)用和信息化理念的結(jié)合還不夠深入，且存在頗多問題，本文從預(yù)算管理的思維認(rèn)知、預(yù)算管理信息化建設(shè)以及預(yù)算全過程管理等方面分別提出了優(yōu)化對(duì)策，希望能夠幫助中小企業(yè)更好地實(shí)施全面預(yù)算管理方法，發(fā)揮其最大價(jià)值，助力企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展。