試論電子發(fā)票對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷的影響

□ 吉林 李 越

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代到來改變了以往經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式，市場(chǎng)交易方式得到了創(chuàng)新，人們開始利用支付寶以及微信等移動(dòng)支付平臺(tái)進(jìn)行交易，這使得電子貨幣成為了交易過程中所使用的重要貨幣類型，也給電子發(fā)票的推廣和應(yīng)用帶來了重要助力。2009年開始，我國(guó)就已經(jīng)針對(duì)電子發(fā)票的使用進(jìn)行了探索，隨著時(shí)代不斷變化開始針對(duì)網(wǎng)絡(luò)發(fā)票的使用進(jìn)行試點(diǎn)。2015年稅務(wù)總局提出了互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)的工作計(jì)劃，開始大力推廣電子發(fā)票的使用。電子發(fā)票是由稅務(wù)部門統(tǒng)一發(fā)放的發(fā)票類型，以虛擬化的方式展示出來，發(fā)票形式改變給財(cái)務(wù)報(bào)銷活動(dòng)的開展帶來了影響，在一定程度上增加了報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)幾率，需要事業(yè)單位能夠?qū)﹄娮影l(fā)票的應(yīng)用意義和影響進(jìn)行仔細(xì)分析和研究。

一、電子發(fā)票實(shí)施意義

電子發(fā)票在市場(chǎng)中的應(yīng)用有著重要的意義和影響。第一，通過電子發(fā)票使用能夠減少經(jīng)營(yíng)成本投入。信息時(shí)代下商品流通速度有所增加，以往的流通模式也有所調(diào)整，改變了以往的支付模式，也使信用載體出現(xiàn)了變化。特別是支付寶以及微信這一類第三方平臺(tái)的出現(xiàn)，加快了電子貨幣支付體系的構(gòu)建速度，為商品交易活動(dòng)的開展提供了重要的助力。在這種交易模式下，電子發(fā)票的使用是極其必要的，可以避免大規(guī)模打印紙質(zhì)發(fā)票所帶來的資源損耗，例如紙張損耗、設(shè)備使用損耗等，可以減少經(jīng)營(yíng)成本。第二，對(duì)資源進(jìn)行高效利用。電子發(fā)票可以以電子化的模式記錄交易活動(dòng)中的各項(xiàng)信息，讓交易活動(dòng)和數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行了緊密融合，能夠在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)上存儲(chǔ)交易雙方的各類信息，能夠?qū)Πl(fā)票管理的流程進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。在信息技術(shù)的影響下，可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上完成發(fā)票保管、發(fā)票流轉(zhuǎn)、發(fā)票存儲(chǔ)以及發(fā)票查詢等工作。第三，對(duì)業(yè)務(wù)處理空間和處理時(shí)間進(jìn)行了壓縮。電子發(fā)票的管理系統(tǒng)和事業(yè)單位內(nèi)部的其他系統(tǒng)能夠進(jìn)行有效的結(jié)合，能夠?qū)Πl(fā)票資料進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化，使其從紙質(zhì)化的形式轉(zhuǎn)移到電子化形式，并對(duì)電子化的發(fā)票資料實(shí)施集中處理，可以提升賬務(wù)處理的效率水平。第四，提升稅務(wù)監(jiān)管效果。電子發(fā)票在市場(chǎng)上的大范圍推廣提升了發(fā)票的安全性，可以將有關(guān)發(fā)票的信息記錄在稅務(wù)系統(tǒng)中能夠管控假發(fā)票的使用行為，控制假發(fā)票販賣活動(dòng)，有利于加強(qiáng)稅務(wù)監(jiān)管質(zhì)量，保證消費(fèi)者的基本權(quán)益。

二、電子發(fā)票給事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷帶來的影響

1.轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)報(bào)銷流程。通過對(duì)以往的財(cái)務(wù)報(bào)銷活動(dòng)進(jìn)行分析，財(cái)務(wù)部門會(huì)針對(duì)紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行內(nèi)容審核，分析其財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷要求是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在確定紙質(zhì)發(fā)票真實(shí)性后予以報(bào)銷。在具體審核過程中，需要針對(duì)紙質(zhì)發(fā)票的真?zhèn)涡赃M(jìn)行辨別，了解費(fèi)用發(fā)生情況，確保內(nèi)容屬實(shí)，同時(shí)還需要核對(duì)發(fā)票內(nèi)的費(fèi)用信息是否符合報(bào)銷規(guī)定。在完成審核之后由財(cái)務(wù)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，簽字之后即可完成財(cái)務(wù)報(bào)銷。電子發(fā)票的使用改變了發(fā)票的表現(xiàn)形式，這也使得以往的報(bào)銷流程出現(xiàn)了一定變化。電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票相比變得更加清晰，所包括的內(nèi)容更加全面，能夠展示出和發(fā)票相關(guān)的所有數(shù)據(jù)和內(nèi)容，可以清晰的體現(xiàn)資金的使用情況。電子發(fā)票是由專門人員進(jìn)行統(tǒng)一處理，對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行接收，接收后以紙質(zhì)的方式打印出來，打印后的發(fā)票則可以作為財(cái)務(wù)報(bào)銷的具體依據(jù)。但是在電子發(fā)票打印過程中沒有對(duì)其具體次數(shù)進(jìn)行限制，容易出現(xiàn)反復(fù)打印的現(xiàn)象，這也會(huì)使財(cái)務(wù)報(bào)銷活動(dòng)出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷的問題，這對(duì)于事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的開展有著不利影響。

2.增加發(fā)票報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)幾率。電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行對(duì)比其在制作方面存在著較大差異。以往使用紙質(zhì)發(fā)票時(shí)所選擇的發(fā)票都是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一發(fā)放的，發(fā)票印制、發(fā)票領(lǐng)購(gòu)、發(fā)票開具、發(fā)票保管以及發(fā)票繳銷等環(huán)節(jié)管理均較為嚴(yán)格，由專門的工作系統(tǒng)負(fù)責(zé)打印發(fā)票。并且在紙質(zhì)發(fā)票制作過程中所使用的紙張以及相應(yīng)設(shè)備都是特別制作的，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員在辨別發(fā)票時(shí)，可以通過觸摸手感、發(fā)票印章以及發(fā)票打印質(zhì)感對(duì)其進(jìn)行辨別，可以提升發(fā)票真?zhèn)蔚谋鎰e效率。當(dāng)前電子發(fā)票都是由需要報(bào)銷的人員自行進(jìn)行發(fā)票下載和發(fā)票打印，在發(fā)票開具和發(fā)票報(bào)銷過程中，不同人員之間的交易賬號(hào)處于相鏈接的狀態(tài)，其賬號(hào)中涉及到了隱私信息以及財(cái)務(wù)安全信息。作為事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作人員無法針對(duì)這些信息進(jìn)行核實(shí)，影響了電子發(fā)票辨別的質(zhì)量和效果。電子發(fā)票具有數(shù)字化以及電子化的特點(diǎn)，專業(yè)人員可以利用個(gè)別軟件對(duì)電子發(fā)票的金額或者發(fā)票抬頭進(jìn)行調(diào)整和修改，并且在修改過程中也不會(huì)使編碼出現(xiàn)變化。在這種情況下，會(huì)計(jì)人員在核對(duì)過程中即使是利用查驗(yàn)平臺(tái)對(duì)發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)證，也難以準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票存在的錯(cuò)誤，影響了電子發(fā)票的唯一性。當(dāng)前網(wǎng)上能夠做到對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行查詢的系統(tǒng)，多數(shù)是由開票公司所設(shè)置的平臺(tái)，平臺(tái)不具備權(quán)威性，這使得電子發(fā)票報(bào)銷出現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)因素。

3.會(huì)計(jì)檔案工作量提升。電子發(fā)票和會(huì)計(jì)工作有著極其緊密的聯(lián)系，當(dāng)前我國(guó)正在重點(diǎn)推廣電子發(fā)票利益，力求能夠使財(cái)務(wù)管理工作符合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，而在這一過程中也使得會(huì)計(jì)檔案工作量出現(xiàn)了變化。在剛開始使用電子發(fā)票報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)部門的工作人員會(huì)利用手工的方式對(duì)所報(bào)銷的發(fā)票進(jìn)行登記，在表格中記錄有關(guān)發(fā)票的信息，在進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)會(huì)對(duì)電子發(fā)票的具體編號(hào)進(jìn)行查詢和核對(duì)，能夠讓相關(guān)人員了解電子發(fā)票報(bào)銷過程中的具體情況，可以防止出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷的現(xiàn)象。在這一流程中財(cái)務(wù)工作人員需要針對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行核算，由于核算手續(xù)的增加，使得電子發(fā)票的檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模有所擴(kuò)大。電子發(fā)票檔案屬于事業(yè)單位檔案管理過程中所關(guān)注重點(diǎn)內(nèi)容，這會(huì)增加檔案管理的工作量，給檔案管理員帶來了較大的工作壓力。當(dāng)前電子發(fā)票已經(jīng)在事業(yè)單位內(nèi)廣泛使用，以往的手工登記和核對(duì)模式已經(jīng)無法應(yīng)對(duì)現(xiàn)階段的工作量，降低了財(cái)務(wù)工作效率，需要重點(diǎn)針對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，這樣才能夠保證事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作體系的穩(wěn)定運(yùn)行。

三、應(yīng)對(duì)電子發(fā)票財(cái)務(wù)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)的措施

1.重視完善管理制度。要想能夠確保提升財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的合理性，需要重點(diǎn)針對(duì)管理制度進(jìn)行完善和改進(jìn)，從理論角度出發(fā)對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷工作進(jìn)行指導(dǎo)。第一，針對(duì)管理制度內(nèi)容進(jìn)行完善。在管理制度中需要明確電子發(fā)票報(bào)銷的、要求和標(biāo)準(zhǔn)等，對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷工作進(jìn)行細(xì)化處理，落實(shí)精細(xì)化管理理念，以此來讓相關(guān)人員能夠認(rèn)識(shí)到新環(huán)境下財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的開展流程。相關(guān)人員需要結(jié)合國(guó)家所提出的制度要求針對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷管理方式進(jìn)行明確，提出報(bào)銷范圍以及不同金額報(bào)銷的審簽要求。如果電子發(fā)票報(bào)銷過程中所出現(xiàn)的金額過大，則需要提供其他的資料，例如合同資料、協(xié)議資料或者清單資料等。第二，在管理制度中制定明確的責(zé)任制度，確定不同工作人員的工作職責(zé)，讓電子發(fā)票報(bào)銷工作中的相關(guān)主體能夠認(rèn)識(shí)到自身所需要承擔(dān)的工作職責(zé)。同時(shí)，針對(duì)職責(zé)落實(shí)不到位或者影響電子發(fā)票報(bào)銷工作開展的人員進(jìn)行問責(zé)，制定合適的獎(jiǎng)懲制度，以此來強(qiáng)化責(zé)任主體的責(zé)任意識(shí)。

2.對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷流程進(jìn)行規(guī)范。在電子發(fā)票報(bào)銷過程中，為了能夠提升報(bào)銷規(guī)范性，需要對(duì)其報(bào)銷流程進(jìn)行規(guī)范，明確具體的報(bào)銷流程。在財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中獲取到電子發(fā)票之后，需要將其以紙質(zhì)的方式打印出來，同時(shí)在報(bào)銷過程中需要提供由國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)票查詢平臺(tái)所發(fā)布的真?zhèn)尾樵冑Y料。在進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，需要確定電子發(fā)票打印的具體次數(shù)，經(jīng)過相關(guān)人員審核簽字后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行報(bào)銷。在獲取電子發(fā)票源文件之后需要將其保存好，打印可以是彩色也可以是黑白。在針對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷的過程中，事業(yè)單位需要針對(duì)電子發(fā)票的傳輸環(huán)節(jié)采取閉環(huán)管理模式，針對(duì)經(jīng)辦環(huán)節(jié)、審核環(huán)節(jié)以及審批環(huán)節(jié)展開詳細(xì)的數(shù)據(jù)記錄，避免在傳輸時(shí)出現(xiàn)人為修改的現(xiàn)象，確保發(fā)票報(bào)銷的規(guī)范性。在電子發(fā)票審核過程中需要經(jīng)歷驗(yàn)證以及查重兩個(gè)環(huán)節(jié)，在發(fā)票審核時(shí)會(huì)選擇人工審核或者工具審核兩種方法。人工審核需要在國(guó)家網(wǎng)站上查詢發(fā)票的相關(guān)信息，利用Excel表格進(jìn)行查重，該種方式需要耗費(fèi)的精力較多。當(dāng)然信息技術(shù)的快速發(fā)展，可以利用各種不同工具進(jìn)行審核，事業(yè)單位可以引進(jìn)開發(fā)二維碼掃描系統(tǒng)，通過掃描二維碼即可自動(dòng)完成發(fā)票審查。

3.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念。在信息時(shí)代下，電子發(fā)票的出現(xiàn)是極其必然的，這是時(shí)代發(fā)展過程中所產(chǎn)生的必然產(chǎn)物，順應(yīng)了信息化時(shí)代的發(fā)展需求。在新的社會(huì)環(huán)境下，人們每天工作過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)持續(xù)增加，人們已經(jīng)開始利用信息化的方式進(jìn)行工作，電子發(fā)票可以順應(yīng)信息化工作模式。因此，事業(yè)單位必須要改變傳統(tǒng)的工作理念，認(rèn)識(shí)到電子發(fā)票出現(xiàn)的必然性，了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及移動(dòng)支付平臺(tái)的發(fā)展給電子發(fā)票應(yīng)用所帶來的有利環(huán)境，提升對(duì)電子發(fā)票的理解度和接受度。專業(yè)的財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行深入研究，分析在使用電子發(fā)票之后財(cái)務(wù)報(bào)銷活動(dòng)所產(chǎn)生的變化，并研究在經(jīng)費(fèi)報(bào)銷過程中所出現(xiàn)的各種問題，能夠及時(shí)利用相關(guān)的措施進(jìn)行處理，打造以電子發(fā)票為核心的新型報(bào)銷流程，為電子發(fā)票后續(xù)的使用以及管理工作開展提供重要幫助。

綜上所述，事業(yè)單位的發(fā)展對(duì)于我國(guó)社會(huì)發(fā)展上有著重要的意義和影響，財(cái)務(wù)管理工作是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)效率提升的重要因素，而在財(cái)務(wù)管理工作中發(fā)票報(bào)銷屬于重點(diǎn)工作內(nèi)容。現(xiàn)階段電子發(fā)票的廣泛使用給財(cái)務(wù)工作帶來了新的影響，電子發(fā)票轉(zhuǎn)變了事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的傳統(tǒng)報(bào)銷流程，增加發(fā)票報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)幾率和會(huì)計(jì)工作量，這給事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的開展帶來了不利影響。為了能夠應(yīng)對(duì)電子發(fā)票財(cái)務(wù)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)重視完善管理制度，對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷流程進(jìn)行規(guī)范，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，確保能夠順利完成發(fā)票報(bào)銷。