OA審批系統(tǒng)與銀企直聯(lián)系統(tǒng)對接的實踐應用

□ 北京 郭花剛

隨著現(xiàn)代技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的手工線下審批模式基本被淘汰，現(xiàn)在大多企業(yè)的審批流程已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上審批模式，且隨著近幾年財務信息化建設的推進，之前由出納持有的網(wǎng)銀制單盾登錄網(wǎng)銀制單，財務經(jīng)理再登錄網(wǎng)銀復核的傳統(tǒng)付款模式也得益于高科技發(fā)展而逐漸被替代中。本文基于公司使用的OA審批系統(tǒng)，對接招商銀行銀企直聯(lián)端口，介紹了從銀企直聯(lián)項目的背景、前期調(diào)研、集中測試到生產(chǎn)環(huán)境正式上線等一系列過程中的一些主要事項，希望給予資金集中管理方式的突破提供一些經(jīng)驗參考。

一、銀企直聯(lián)項目的背景及前期調(diào)研準備工作

1.項目的背景。目前集團總公司下屬分子公司，及品牌使用機構(gòu)（民非性質(zhì)的養(yǎng)老院/護理院）接近40余家，由于各公司/機構(gòu)的空間距離和管理幅度的限制，總部對下屬公司/機構(gòu)的控制不能很到位，總部也不能實時掌握各分子公司/機構(gòu)的賬戶余額，交易明細，不能做到資金的統(tǒng)籌管理，降低了資金的使用效率。財務人員20余人，但仍舊工作量巨大，據(jù)了解出納和財務經(jīng)理每天審批流程、付款流程繁多，占用大量的時間，但無多大意義。公司當前的審批系統(tǒng)為OA系統(tǒng)，其主要功能是辦公流程審批，包括立項審批、合同審批和付款審批、事前審批、用印審批等。付款審批完之后OA會將業(yè)務數(shù)據(jù)上傳到會計平臺，再到用友U8系統(tǒng)自動生成記賬憑證。

OA付款審批（員工報銷，供應商對公付款，客戶退住退押金、結(jié)算款等款項）通過之后，出納插網(wǎng)銀盾登錄網(wǎng)銀進行手工制單錄入收款方名稱，賬號及開戶行三項信息，然后由財務經(jīng)理登錄網(wǎng)銀審批復核通過后，銀行打款到收款方，整個過程效率比較低，而且手工制單容易出現(xiàn)失誤，比如金額填寫不準確，收款賬號或者開戶行填寫出錯等，導致需要額外的彌補工作，效率低下。

結(jié)合公司的整體戰(zhàn)略及未來發(fā)展的方向，加上股東的支持，需要實現(xiàn)在OA同一系統(tǒng)下實現(xiàn)所有人員的網(wǎng)上辦公、審批和付款自動化，會計憑證自動化，同時實現(xiàn)資金的集中管理，總部要實時掌握了解下屬各公司/機構(gòu)的資金狀況，減少手工參與，達到統(tǒng)一規(guī)范管理的目的，公司信息化建設需要上線銀企直聯(lián)功能。

2.前期的調(diào)研及準備工作。根據(jù)公司推進銀企直聯(lián)相關工作的要求，前期調(diào)研了CBS跨銀行資金管理系統(tǒng)，支持境內(nèi)150余家銀行及境外10000余家銀行的直聯(lián)渠道，“跨銀行現(xiàn)金管理平臺”（CBS）是招商銀行針對集團企業(yè)、財政事業(yè)單位、跨國公司等機構(gòu)類客戶資金管理需要，融合招行在現(xiàn)金管理領域的專業(yè)優(yōu)勢和成熟經(jīng)驗，傾力打造的專業(yè)財資管理系統(tǒng)。同時也了解中信銀行等，經(jīng)過多方慎重的調(diào)研和比對，結(jié)合公各公司/機構(gòu)的實際情況、發(fā)展規(guī)模、實際需求、投入成本預算等，同時考慮技術(shù)端口對接、功能性、知名度、網(wǎng)點多少等方方面面，最后選擇招商銀行作為公司銀企直聯(lián)項目的合作銀行，下屬所有公司/機構(gòu)有招行戶的繼續(xù)使用招行作為主要收支賬戶，無招行戶的需重新申請開立招行戶，且把公司的主要收支業(yè)務遷移到招行，全集團成員的收支賬戶統(tǒng)一為招商銀行。

招行銀企直聯(lián)技術(shù)人員提出結(jié)算通道有三種方式可選擇（G普通，Q快速，R實時），前面兩個走的是大小額渠道，實時是超網(wǎng)渠道，超網(wǎng)是支持實時到賬，但支持300多家銀行。最后我們還是確定了優(yōu)先考慮實時到賬，選擇了超網(wǎng)。

二、銀企直聯(lián)主要實現(xiàn)的功能介紹

1.無需網(wǎng)銀盾付款。在原來OA審批流的基礎之上，增加直聯(lián)付款的功能。OA審批流業(yè)務審批通過后，進入出納付款節(jié)點，通過銀企直聯(lián)，出納可以在OA流程節(jié)點點擊提交，獲取手機驗證碼，輸入驗證碼后一鍵發(fā)起付款，OA直聯(lián)招商銀行系統(tǒng)自動打款，通過系統(tǒng)間的直接連接，有效防止支付數(shù)據(jù)的人為篡改，避免了人工錄入過程中的疏漏、馬虎等錯誤情形。從而減少了手工勞動，降低了人力物力成本，優(yōu)化了財務流程，大大提高了工作效率。如果付款失敗，系統(tǒng)給出納發(fā)送站內(nèi)失敗消息通知，出納查看原因修正后重新付款。通過財務信息化建設，可以使財務人員擁有更多的精力對財務數(shù)據(jù)進行深入地探討和分析，充分發(fā)揮財務數(shù)據(jù)信息的價值和優(yōu)勢，將其更好地運用到財務管理工作之中。

2.搭建集團網(wǎng)銀，實現(xiàn)資金集中管控。集團總公司及下屬成員加入銀企直聯(lián)服務平臺后，招行客戶經(jīng)理立即給總部搭建好了集團網(wǎng)銀功能 ，把下屬近40家分子公司/機構(gòu)全部納入集團網(wǎng)銀的成員單位，建立了虛擬的“資金池”，實現(xiàn)了全集團的資金虛擬集中，實時查詢所有下屬成員的實時余額，交易明細，在前期調(diào)研過程中也了解到，納入集團網(wǎng)銀功能的成員不受股權(quán)結(jié)構(gòu)的影響，下屬的民非機構(gòu)也可以納入集團網(wǎng)銀成員中，實現(xiàn)了資金的集中管控覆蓋，總部可以實時、動態(tài)監(jiān)控集團所有的資金的存量，流向及流量，一鍵導出所有賬戶明細，及時給公司領導匯報資金情況，做好資金計劃，提出資金調(diào)撥統(tǒng)籌管理的方案，減少資金的閑置，提高資金的使用效益，體現(xiàn)資金的價值，改變了過去下屬單位資金的多通道的弊端，規(guī)范了單位資金流通渠道，為資金的集中管理工作的開展創(chuàng)造了有利條件。

3.通過銀企直聯(lián)付款的銀行回單可在OA系統(tǒng)界面獲取。OA系統(tǒng)中增加二級菜單“銀行回單查詢”，用于查詢所有業(yè)務審批通過的付款單的銀行交易明細以及回單。此菜單僅提供給財務使用。財務可以查詢每個業(yè)務審批通過的付款單對應的銀行流水。

出納在OA系統(tǒng)操作付款指令提交約1分鐘后可以發(fā)起付款結(jié)果查詢，在OA系統(tǒng)異步地從銀行系統(tǒng)查詢交易狀態(tài)。若付款成功，回單列表顯示預覽按鈕，可以預覽和批量下載銀行回單PDF文件，對無結(jié)果的付款單，每天晚上9點后臺再定時查詢一次。以上時間參數(shù)設置成配置項。直到有結(jié)果返回，系統(tǒng)才能進入下一個流程，成功則進入會計審批節(jié)點，失敗則回到出納付款，允許出納重新付款。在無最終結(jié)果返回的情況下，不允許出納再次付款，防止重復付款。

如果發(fā)起人需要獲取回單，發(fā)起人可以在OA界面付款流水回單查詢處查詢下載已成功付款的銀行回單。發(fā)起人通過查詢銀行回單，知悉具體付款時間，也可知悉自己的報銷是否到賬或者方便告知外部供應商等，無需再次向出納索要。完善了從發(fā)起人填制審批單到最終付款整個過程的閉環(huán)管理，便于發(fā)起人及時掌握單據(jù)的實時流轉(zhuǎn)及付款狀態(tài)。

4.延遲付款功能。延遲付款功能在原來的審批流節(jié)點頁面中，增加延遲付款開關。設置此功能的目的是由于個別付款事項需要審批環(huán)節(jié)的關鍵人確認此項付款是否需要延遲付款，若暫時達不到付款的條件，或者可以推遲付款，一方面減少錯付提前付的風險，另一方面給公司增加存量資金的收益。當OA審批流程中的審批人需要延遲付款時，可以選擇將此項功能打鉤，即開關打開，并填寫事由。此開關打開后，流程不能進入出納付款審批節(jié)點。只有當事人把此開關關閉，以及前置業(yè)務審批通過之后，流程才進入出納付款節(jié)點。該新增審批環(huán)節(jié)是出納付款的前置環(huán)節(jié)之一。

5.靈活定制內(nèi)部授權(quán)機制。超額付款可以實現(xiàn)總部代付。納入集團網(wǎng)銀的成員，可以設置大額付款由總部財務經(jīng)理用網(wǎng)銀盾復核支付，公司設置的限額為100萬元，超過100萬元的付款用總部的網(wǎng)銀復核盾審批支付，此限額可以靈活設置，如也可以設為10萬。這樣可以避免大額資金提前付，錯付的風險，同時也可以把控風險，總部一個復核盾，可以復核下屬所有公司的大額付款，實現(xiàn)對大額支付管控。

6.銀企直聯(lián)通過OA對接用友系統(tǒng)自動生成記賬憑證。①OA審批付款類憑證：在OA系統(tǒng)界面查詢銀行交易狀態(tài)，當交易狀態(tài)顯示成功時，以實際交易日期做為此單據(jù)的記賬憑證日期，不再需要人工指定記賬憑證日期。會計審批結(jié)束后歸檔，并上傳到會計平臺，會計平臺再自動推送到用友U8系統(tǒng)生成記賬憑證，涉及現(xiàn)金流，輔助核算，也會生成對應的記賬憑證，無需再手工修改。

②無需審批流，銀行自動代扣類憑證：無審批付款憑證是指不需要經(jīng)過OA審批的付款業(yè)務的憑證生成，如三方協(xié)議代扣水電氣費、通訊電話費、銀行手續(xù)費、網(wǎng)銀服務費等。IT根據(jù)每個公司/機構(gòu)的自身的實際情況通過招商銀行流水的交易類型，收款方名稱/賬號，銀行摘要關鍵字等信息配置所需要的無審批付款憑證業(yè)務類型，不需要前端用戶操作，由后臺程序自動生成的憑證，如根據(jù)銀行手續(xù)費的交易類型，篩選出交易代碼FENC（企業(yè)銀行各項費用），推送會計憑證，借：財務費用-手續(xù)費， 貸：銀行存款-招商銀行。

③收款類憑證：OA系統(tǒng)通過招行云直聯(lián)賬務查詢接口獲取銀行流水數(shù)據(jù)，篩選出資金流入的需要自動生憑證的流水，根據(jù)收款業(yè)務類型（比如醫(yī)保結(jié)算），先匹配付款方賬號，匹配到付款方賬號后，再匹配摘要關鍵字，如流水摘要中包含“醫(yī)?！保瑒t代表此條流水為該收款類型對應的流水，可以以此來生成收款類憑證。

三、項目實施中的困難及不足之處

1.收款方需添加聯(lián)行號和開戶行地址問題。由于之前多方（銀行、OA開發(fā)、IT等）溝通上的信息不對稱，進入測試環(huán)節(jié)后，集團總部在正式生產(chǎn)環(huán)境應用首日提交付款5筆，其中成功3筆，失敗2筆。成功的3筆均為收款方為招行的員工個人報銷，失敗的2筆均為收款方為非招行的供應商對公戶，未能支付成功。且因之前選擇的結(jié)算通道為超網(wǎng)支付實時到賬，個別收款單位為小眾銀行的不支持招行銀企直聯(lián)系統(tǒng)，技術(shù)反饋的原因也是因為收款單位為特殊偏僻銀行，需要提供聯(lián)行號，原系統(tǒng)設計需要通過線下付款。為此，IT信息部提供了2個修復方向：①增加聯(lián)行號字段，維護供應商、員工、客戶等基礎信息（維護工作量大）。②系統(tǒng)判讀收到銀行報錯后，自動識別，重新發(fā)起大小額模式進行二次付款（大小額模式需要開戶行地址信息）。后期經(jīng)過大約2周的時間，又重新二次開發(fā)解決個別小眾銀行付不出去的問題，將OA界面同時設置超網(wǎng)模式和大小額模式，根據(jù)付款情況進行付款通道模式的切換。如遇供應商付款時，信息部管理員維護供應商收款信息時直接增加收款方銀行的聯(lián)行號，以便對公支付供應商付款時銀企直聯(lián)付款成功，但是這與之前用其他銀行通過網(wǎng)銀盾付款相比反倒多了一行字段，網(wǎng)銀盾付款時大多情況不需要輸入聯(lián)行號，出納輸入賬號、開戶行后，聯(lián)行號通常是自動帶出的。但目前還有極個別通過銀企直聯(lián)超網(wǎng)模式和大小額模式均付不出去的情況，如嵊州農(nóng)商銀行，江蘇省農(nóng)村信用社聯(lián)合社。養(yǎng)老院和護理院的客戶都是老人，老人在辦理退住手續(xù)時，院里需退還押金及預繳的護理費、床位費、餐費等費用時，老人很難提供到所持銀行卡的聯(lián)行號和開戶行地址，需要IT和財務這邊自行查找，增加了不少維護工作量。

2.銀企直聯(lián)功能無法完全替代網(wǎng)銀盾。銀行回單的上傳解決了出納不用再登錄網(wǎng)銀盾截圖提供給流程發(fā)起人了，但是目前OA系統(tǒng)上顯示的銀行回單不能分類打印，如某一費用類別打印匯總。且在公司實際業(yè)務中，涉及銀行類的收款付款類別較多。根據(jù)公司目前的現(xiàn)狀，大概90%類的付款類可以實現(xiàn)走OA審批流程銀企直聯(lián)付款方式，但是還有一部分確實是無法走銀企直聯(lián)的，如從非招行銀行戶轉(zhuǎn)賬到招行戶，小眾銀行的付款，批量付員工工資，目前工資審批流程用的另外一個軟件喔趣系統(tǒng)，出納根據(jù)喔趣系統(tǒng)審批流的工資實發(fā)數(shù)，將總額打款到薪福通賬戶，實現(xiàn)薪資類密薪批量支付。所以每月還需出納登錄網(wǎng)銀盾打印完整的銀行回單及導出完整的銀行流水信息核對。另外銀企對賬目前仍需登錄網(wǎng)銀實現(xiàn)對賬，所以目前無法達到領導要求的網(wǎng)銀盾注銷掉或者全部收回鎖在總部保險柜的預期。

3.無法實現(xiàn)批量直聯(lián)付款給客戶。下屬機構(gòu)養(yǎng)老院有長期護理險（長護險），長護險由政府機構(gòu)先統(tǒng)一打款給各養(yǎng)老院機構(gòu)，各養(yǎng)老院機構(gòu)再分別打給每一位老人（客戶），因收款方賬號歸屬不同的銀行。另外因不是員工，無法像員工工資一樣批量支付，目前還需一個個的制單付款打款。每個養(yǎng)老院有上百號老人，關于長護險的支付，付款工作量仍舊較大。

4.溝通協(xié)調(diào)問題。總部及下屬公司/機構(gòu)原來使用招行戶的很少，尤其下屬機構(gòu)的基本戶使用的大多是地方性銀行如江蘇銀行、上海農(nóng)村商業(yè)銀行、浙江蕭山農(nóng)村商業(yè)銀行、湖州銀行等，需要先開立招商銀行一般戶，且把公司的業(yè)務全部遷移到招商銀行，后續(xù)也陸續(xù)將招商銀行升為基本戶，原賬戶注銷或者降為一般戶，這里涉及到和法人、小股東、客戶、供應商、政府、銀行等溝通協(xié)調(diào)問題，財務在此過程中也增加了不少工作量。

5.安全問題。科技給我們帶來工作方便的同時，也對安全問題提出了挑戰(zhàn)。之前登陸網(wǎng)銀盾制單復核還可以人工干預付款，目前直聯(lián)后自動付款，是否會存在資金安全問題，權(quán)限安全，交接問題的配置管理等。如出納離職手機號更換權(quán)限配置，系統(tǒng)管理員有權(quán)限修改和執(zhí)行所有流程，相應的內(nèi)控是否有漏洞，信息是否會泄露等安全等問題。

四、措施建議

第一，目前銀企直聯(lián)付款已打通實現(xiàn)付款成功，集團網(wǎng)銀搭建后提供的資金系統(tǒng)報表，只是支持收支類的統(tǒng)計報表。對于決策管理層，更多是需要分析類報表，未來希望結(jié)合資金系統(tǒng)的使用給企業(yè)在資金管理方面提供分析決策建議，滿足企業(yè)個性化的需求。

第二，想要徹底實現(xiàn)銀企直聯(lián)，取代網(wǎng)銀盾，與公司門戶網(wǎng)站形成一體，系統(tǒng)開發(fā)廠商需要加強與銀行的緊密聯(lián)系，逐步完善各類功能接口的開發(fā)。如銀企對賬功能，未達賬項對賬功能等。未來可以把預算管理、執(zhí)行分析、考核、發(fā)票管理等更多功能結(jié)合一起。

第三，為了更好地實現(xiàn)資金集中管控，加速資金周轉(zhuǎn)速度，提高資金規(guī)模效益，防范資金風險，總部公司一定要形成完善的企業(yè)管理制度，并培養(yǎng)或者引進經(jīng)驗豐富的技術(shù)和專業(yè)人員，也要組織所有下屬單位的財務人員進行學習，實現(xiàn)真正的信息同步與數(shù)據(jù)共享，如條件合適，爭取向已經(jīng)開發(fā)成功先進大型公司學習，并結(jié)合自身的特點和需求建設復合本公司的財務信息化項目工程。

第四，銀企直聯(lián)系統(tǒng)的上線不僅僅是財務部門一個部門的事情，尤其是基于全集團含下屬所有成員使用的審批系統(tǒng)對接。所以在系統(tǒng)啟動前，從高層應重視強烈項目的重要性，并給出項目的目標計劃。在系統(tǒng)上線前，集團總部也要多次組織下屬成員單位的財務人員進行集中系統(tǒng)測試，征集各個下屬單位的意見，使得整個流程更加完善，避免后期重復低效的工作。同時總部IT和財務也要對全集團員工培訓，讓大家充分認識到無論是發(fā)起人還是審批人每一環(huán)節(jié)都很關鍵重要。

第五，在項目前期調(diào)研到后期上線的這個過程中，合作的銀行主要是客戶經(jīng)理和技術(shù)人員來現(xiàn)場或者遠程會議的講解功能、方案、測試問題如何解決等，大多數(shù)會議都是口頭溝通，并沒有一套標準完整的操作說明或者PPT文件，所以溝通效率、信息不對稱等問題影響項目上線的時間。建議銀行后期根據(jù)前期成功的案例編制一些共性的操作說明，同樣對軟件開發(fā)公司缺乏經(jīng)驗豐富的項目開發(fā)人員或者實操應用先例，因此導致后期測試和運維成本加大。對于公司需求方來講，前期把需求盡可能地完善，考慮周全，不要反復修改，只有三方有效溝通配合，信息對稱，最終才能實現(xiàn)銀企直聯(lián)項目的早日成功落地。