施工企業(yè)物資采購內(nèi)部控制設(shè)計的幾點建議

□ 上海 畢忠杰

材料供應(yīng)管理對建筑公司非常重要，是企業(yè)管理的核心。對企業(yè)施行內(nèi)部管理控制利于企業(yè)經(jīng)濟快速發(fā)展，同時可降低采購和供應(yīng)風險的出現(xiàn)，降低企業(yè)經(jīng)濟損失概率，在內(nèi)部控制制度下，不但可以使原來物資采購受外部監(jiān)督和約束的局面發(fā)生轉(zhuǎn)變，而且還能實現(xiàn)建材管理采購中物資采購的高度自律，有效降低企業(yè)投入成本，從而實現(xiàn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的目標。

一、物資采購管理中存在的風險

隨著COSO報告在中國的推出，內(nèi)部控制的理解發(fā)生了變化，而隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，在企業(yè)管理中出現(xiàn)的問題也越來越多，甚至還出現(xiàn)了管理丑聞，比較典型的是銀廣夏財務(wù)報表造假和三鹿破產(chǎn)事件。這些案例是內(nèi)部控制設(shè)計或有效實施不足的后果。進行物資采購之前要對供貨商進行資質(zhì)審核，風險評估在物資采購管理中具有強大的識別系統(tǒng)優(yōu)勢，能準確找到影響內(nèi)部控制的癥結(jié)所在，并通過及時補救策略穩(wěn)定并為實現(xiàn)控制系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。在控制系統(tǒng)中，企業(yè)負責人要時刻關(guān)注企業(yè)內(nèi)部控制受影響的關(guān)鍵因素，并進行研究，從而探討相應(yīng)的解決方案，其解決方案不僅要考慮其是否可行，而且要對其實施后有利和不利因素進行綜合考慮，在物資采購內(nèi)部控制中，主要存在以下幾類風險：由于施工企業(yè)管理機制不完善，無法有效指導工作，或缺乏制度落實，分工不清，沒做到分工到個人，采購人員整體專業(yè)素質(zhì)參差不齊，同時采購人員責任心執(zhí)行能力也存在較大差異，受合同的約束導致許多合同無法履行，這都是在物資采購中存在的風險。施工企業(yè)建立內(nèi)部控制體系的同時必須根據(jù)其風險制定對應(yīng)的風險控制策略，以便日后進行估算，同時依據(jù)不同問題對風險進行種類劃分和等級劃分，相應(yīng)制定風險應(yīng)對策略，從而可以減小風險對企業(yè)造成經(jīng)濟損失。并能合理有效的處理企業(yè)內(nèi)部控制中的問題，最終實現(xiàn)內(nèi)控制度下的物資采購管理。

二、物資采購管理對施工企業(yè)的重要性

材料采購管理對建筑公司來說非常重要，可對建筑公司的經(jīng)濟構(gòu)成直接影響。因此，制定有效的物資采購管理策略具有重要意義。內(nèi)部控制系統(tǒng)可對物資供應(yīng)進行管理。準備和管理采購流程，對流程進行完善的機制化管理，為使采購工作有序開展，企業(yè)采購進行程序化管理，促使采購工作的順利推進，不出差錯。為了確保企業(yè)業(yè)務(wù)管理體系的高效性，施工企業(yè)需提高業(yè)務(wù)發(fā)展速度。因此對物資采購管理的要求比較嚴格。此類材料方法能幫助企業(yè)實現(xiàn)更高市場價值的遠景。同時，重大合同管理要以企業(yè)實際情況為基礎(chǔ)，對癥下藥，按照自身實際需求并與現(xiàn)有的公司內(nèi)部日常管理和制度進行管理制度的制定，并且具體的物質(zhì)采購管理機制也需要根據(jù)施工公司的自身狀況來制定，合同中各項細節(jié)都要與公司采購業(yè)務(wù)高度適用，管理和報告的實施，并得到有效控制。物資采購主要環(huán)節(jié)涉及到計劃、審批、調(diào)查價格、招投標、簽訂合同等，為避免在物資采購管理中出現(xiàn)以假亂真，徇私舞弊不良現(xiàn)象的出現(xiàn)，建筑公司必須關(guān)注且嚴格按照以上流程進行嚴格管理，不但能有效改善公司內(nèi)部控制管理體系，還能提高公司市場價值。

三、建立物資采購內(nèi)控體系

按照企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)構(gòu)建的基本特點，企業(yè)首先要對整個材料購買過程建立管理流程和業(yè)務(wù)流程。還需建立健全的長期過程優(yōu)化管理機制，采用程序化管理有序地進行商務(wù)采購活動。為保證公司管理過程的迅速反應(yīng)，增強整個公司經(jīng)營過程管理的科學性與效率，企業(yè)內(nèi)部管理制度的適用性將受經(jīng)濟性的影響，業(yè)務(wù)流程的設(shè)置使管理變得透明化，便于監(jiān)控，以便提升生產(chǎn)績效與管理采購成本的能力，同時內(nèi)部管理體系的建立應(yīng)當嚴格根據(jù)公司的實際狀況進行。

施工企業(yè)以自身發(fā)展為依據(jù)，并結(jié)合日常管理來進行內(nèi)部管控方案的制定，不同管理模式下制定出具有實際可操作性的物資采購管理制度和方法，將商業(yè)活動中的涉及環(huán)節(jié)以及發(fā)展方向和關(guān)系確定。計劃、審批、招標采購、簽訂合同、質(zhì)量驗收5個關(guān)鍵點進行嚴格把控，從而杜絕徇私舞弊現(xiàn)象出現(xiàn)。

四、物資采購風險評估

風險評估施行的關(guān)鍵意義在于通過對內(nèi)部目標的控制，對各種潛在的外在的，前期的各種因素進行識別和分析，并通過問題采取補救措施的過程，在內(nèi)部控制實施過程中占有重要地位。對于公司實現(xiàn)目標的一些內(nèi)部和外部所有不利因素，管理人員必須進行分析并制定解決方案。物資采購內(nèi)部控制的風險主要包括：未建立有效管理體系或法律實施，且并沒有什么實際運用價值；未建立崗位分工或分工合作制度形成經(jīng)營者權(quán)利過于集中的風險；崗位與崗位員工能力不匹配，管理人員職業(yè)道德的風險；各層次執(zhí)行人員存在差異化的風險；由采購人員專業(yè)素質(zhì)、責任心和有效操作水平的差異而導致的有效操作；合同內(nèi)容缺陷造成無法履行合同內(nèi)容的風險。內(nèi)部控制制度建立時，企業(yè)為了在遇到不同風險類型不同難度系數(shù)的風險都能順利應(yīng)對，必須在風險未來臨之前制定好相應(yīng)的風險控制矩陣。從而可以使不在內(nèi)部控制計劃中各類潛在風險得到抑制。

五、控制活動的具體實施

控制活動是指經(jīng)營者根據(jù)風險評估結(jié)果采取適當控制措施，將風險控制在可承受范圍內(nèi)的活動。施工企業(yè)的采購環(huán)節(jié)包括計劃編制、修訂、招投標采購、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗收和入庫等。關(guān)鍵控制點采取以下控制措施。

1.采購職務(wù)分離控制。物資采購職責必須落實到個人，具體落實內(nèi)容包括采購職責、采購權(quán)限、采購義務(wù)，要形成履行各自職責、承擔各自責任、相互監(jiān)督。大多數(shù)施工單位將項目管理部作為核算單位。由于其臨時性質(zhì)和工作人員數(shù)量的特殊性，許多單位無法分配全職工作人員，因此需加強對職務(wù)設(shè)置的牽制性，加大對職務(wù)界定的遏制力度。在眾多物資采購崗位中，存在一些可相互控制和制衡的不兼容崗位，例如物資計劃申請與審批、采購與驗收、清點與發(fā)放等，不兼容崗位可相互制衡和控制，因此為了更好地起到相互監(jiān)督的作用，要避免不兼容崗位由同一部門或同一人來任職。

2.授權(quán)審批控制。企業(yè)應(yīng)為材料采購活動建立嚴格的授權(quán)和審批制度，并明確相關(guān)活動批準人的授權(quán)方法、授權(quán)審批級別、程序、工作權(quán)限，授權(quán)和批準的責任控制措施。對于重要物資或重要供應(yīng)環(huán)節(jié)，必須逐級審核，經(jīng)決策程序集體審批或聯(lián)名簽字后實施。

3.采購計劃控制。材料供應(yīng)計劃是對計劃期內(nèi)項目未來所需材料的品種、數(shù)量、供應(yīng)來源和采購期限的合理、合規(guī)的預測和規(guī)定，監(jiān)督計劃編制的合理性和實施的有效性。合理的計劃可以基于供應(yīng)來源來實施效益措施，即在每個施工項目開始之前，材料管理工作人員必須檢查庫存材料，并找到可用其他可用于替換的材料。同時，在資源適應(yīng)工作中，打破項目界限，實現(xiàn)資源共享。如果庫存內(nèi)閑置未能運用的材料日后有可利用價值，為方便庫存材料和資產(chǎn)充分發(fā)揮作用，可合理安排運用。這樣，從源頭供應(yīng)計劃開始就可以控制剩余物資積壓和物資過剩的狀況發(fā)生，從而有效地節(jié)約項目成本。

4.采購過程控制。隨著建筑生產(chǎn)價值的逐年增加，建筑生產(chǎn)所需的材料采購量也在增加。為了確保采購行為符合標準、公開流程、公平競爭和公平判斷，建筑施工公司必須將管理范圍進行劃分并形成相應(yīng)的供應(yīng)合同。散裝建筑材料可施行統(tǒng)一招標進行采購；而對技術(shù)標準要求較高的重要建筑材料，競賽團隊組成時必須經(jīng)由專家會議進行討論，必要時還需上報集團總部來做決策。因此，建設(shè)單位須形成多元化、不同權(quán)限的采購隊伍，確保合同相關(guān)任務(wù)的分離，形成相互制約、相互監(jiān)督、公平透明良好的采購風氣，對整個招標過程（談判比價、競價、投標）進行跟蹤，使采購談判、投標、比價過程每天都能得到記錄和監(jiān)控；方便對內(nèi)部進行審計監(jiān)督檢查。

5.供應(yīng)自選擇控制。選擇供應(yīng)商，意味著不同的企業(yè)可以按照他們的要求選擇產(chǎn)品。以一種方法確定替代供應(yīng)商的過程。供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量管理水平、交付能力、市場價格水平、技術(shù)開發(fā)創(chuàng)新能力、服務(wù)、結(jié)算等方式，以及平臺的運營狀況都是在供貨商綜合評價系統(tǒng)中評定的主要因素。通過全面評價，合格的高水平制造商才能進入國家合格供貨商名錄。而通過建立供貨商檔案和信息材料，就能夠?qū)┴浬套鞒鋈嬖u價和分析。與理想級供應(yīng)商建立戰(zhàn)略關(guān)系，信譽良好的制造商可發(fā)展成為長期合作戰(zhàn)略關(guān)系，利于開闊市場，穩(wěn)固供應(yīng)渠道。

6.簽訂合同控制。為了防止在合約執(zhí)行過程中的不可控因素給企業(yè)帶來損失，在雙方簽訂合同之前，必須安排有關(guān)負責人和供貨商就產(chǎn)品價格、交貨方式、保修期等具體條件進行洽談，以保證合約中所有條款的雙方權(quán)力與義務(wù)均相等，合約履行程序完備，本文具有合法性，同時雙方也遵循有關(guān)條款，以確保在維持公司權(quán)益的前提下有效履行。

7.進廠驗收控制。進廠材料質(zhì)量好壞與否直接關(guān)系到日后生產(chǎn)能否按期進行，凡是進廠材料無論從外觀、數(shù)量還是產(chǎn)品合格資質(zhì)上都必須與合同內(nèi)容保持一致，即滿足進廠要求，符合生產(chǎn)需求。通過對上述七個過程環(huán)節(jié)的控制，形成相應(yīng)的控制記錄——輸出文件，包括與物資采購、物資采購申請、合格供應(yīng)商名單、物資供應(yīng)文件、物資采購合同、物資驗收登記表、入庫登記表等。以上材料都是可證明內(nèi)部實施有效性，所以應(yīng)當充分保存上述相關(guān)文件，方便企業(yè)內(nèi)部進行審計，同時也為相關(guān)政府部門審查提供依據(jù)，并確保各項控制行為的可驗證性。

六、內(nèi)控體系的監(jiān)督檢查

內(nèi)部控制制度的構(gòu)建是一個開放、系統(tǒng)、漸進的過程，必須在實踐中檢驗制度的有效性。內(nèi)部控制制度的檢查和評價主要體現(xiàn)在三個方面：內(nèi)部控制制度過程是一個需長期保持、具有全局性且循序漸進的過程，并且在具體實施過程中去檢驗其有效性的一個過程，針對內(nèi)部控制檢查和評價，以下三點為主要評價標準：（1）內(nèi)部控制是否具備全局性健全性。（2）內(nèi)部控制是否合理。（3）內(nèi)部控制是否有效。公司的發(fā)展離不開相應(yīng)采購流程的優(yōu)化和改進，為降低采購風險設(shè)立監(jiān)督機制是有必要的，當風險策略出現(xiàn)缺陷時，要及時提出并糾正，并且與公司內(nèi)部監(jiān)督機制相結(jié)合，定期對內(nèi)部控制制度的有效性進行評估。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析并形成報告，可供日后公司戰(zhàn)略調(diào)整參考。通過不斷審查和改進材料供應(yīng)流程，確保公司內(nèi)部控制總體目標的實現(xiàn)。

七、強化對內(nèi)控制度實施的檢查與考核，建立有效的激勵機制

為保證公司內(nèi)部控制體系能充分發(fā)揮其作用并且能在運用中不斷優(yōu)化，在公司內(nèi)部有必要建立績效考核系統(tǒng)，實時對公司情況進行監(jiān)督，定期對公司內(nèi)部進行考核，以此方式來對企業(yè)內(nèi)部控制制度是否達標進行判定。我們應(yīng)該仔細分析實施帶來的收益和問題。驗證企業(yè)的內(nèi)部控制制度是否滿足了實際執(zhí)行標準。我們應(yīng)仔細分析執(zhí)行所帶來的利益與問題。為更有效地執(zhí)行內(nèi)部管理制度，對于公司內(nèi)部執(zhí)行人員，可采取獎懲結(jié)合的方式來激勵督促員工，針對嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制規(guī)定的機關(guān)和人員，應(yīng)予精神鼓勵與物質(zhì)獎勵；沒有執(zhí)行或無法完全執(zhí)行內(nèi)部管理制度或者已經(jīng)產(chǎn)生不良后果的，可予以行政處分或者經(jīng)濟處罰。同時考評結(jié)果可作為決定職工待遇、晉級、考試、降級、轉(zhuǎn)崗、辭職等的重要依據(jù)。唯有把壓力與獎懲結(jié)合起來，方可最終達到公司內(nèi)部管理的總體目標。

八、結(jié)語

內(nèi)部控制制度體系是現(xiàn)代公司管理體系的主要部分。施工公司建設(shè)以內(nèi)部監(jiān)控體系為指導的物資采購管理制度，是提升公司整體水平、增強企業(yè)市場競爭力的條件。它將使公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動變得更具合法合理性、經(jīng)濟有效性和可持續(xù)性。