高校干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋的問(wèn)題及對(duì)策
——基于對(duì)常州大學(xué)的研究

文/常州大學(xué)人事處 和樹(shù)俊

高校干部人事檔案是記錄教職工各階段人生軌跡的重要載體，不僅關(guān)系到個(gè)人的職稱(chēng)評(píng)聘、工資待遇、社會(huì)保障等，更為組織人事部門(mén)開(kāi)展選人用人、識(shí)別考察與評(píng)價(jià)干部提供了重要的支撐。開(kāi)展高校干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的材料不全、信息記載不一致、管理不規(guī)范、涂改造假等問(wèn)題，力求做到檔案內(nèi)容正本清源，推動(dòng)干部人事檔案管理的規(guī)范化、制度化，以達(dá)到持續(xù)加強(qiáng)干部人事檔案審核工作的目的。

一、高校干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋的背景

2018年11月，中央印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，從體制機(jī)制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀(jì)律監(jiān)督等方面，對(duì)干部人事檔案工作進(jìn)行了規(guī)范完善；中組部召開(kāi)了全國(guó)干部人事檔案工作會(huì)議，陳希部長(zhǎng)會(huì)前專(zhuān)門(mén)作出批示，要求持續(xù)推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化；中組部常務(wù)副部長(zhǎng)姜信治提出要求，對(duì)加強(qiáng)檔案審核和內(nèi)容建設(shè)，鞏固和拓展專(zhuān)項(xiàng)審核成果，健全從嚴(yán)管檔工作體系，推進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)，夯實(shí)基礎(chǔ)、建強(qiáng)隊(duì)伍等方面作出了部署。

2019年12月，江蘇省委組織部召開(kāi)了全省干部人事檔案工作會(huì)議暨專(zhuān)項(xiàng)審核業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)，組織專(zhuān)題學(xué)習(xí)，傳達(dá)會(huì)議精神，研究貫徹落實(shí)舉措，提出明確要求，自上而下全面落實(shí)。

為全面貫徹落實(shí)中組部提出的全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理監(jiān)督干部的要求，根據(jù)江蘇省委組織部工作安排，自2020年開(kāi)始，常州大學(xué)深入推進(jìn)江蘇高校干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作，對(duì)處級(jí)干部以外的干部人事檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審核，重點(diǎn)對(duì)副高級(jí)以上職務(wù)（職稱(chēng)）的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審核。基于此，包括常州大學(xué)在內(nèi)的省內(nèi)各高校結(jié)合自身實(shí)際情況，制訂了專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作方案，從成立專(zhuān)項(xiàng)審核工作小組、確定專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)，到配備專(zhuān)項(xiàng)審核人員、提供專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支持等，從校領(lǐng)導(dǎo)到教職工，都對(duì)這次干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作給予了高度重視和大力支持。

二、審核中發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題及原因分析

此次在常州大學(xué)全校范圍內(nèi)開(kāi)展的干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作，共涉及近2000名教職工的人事檔案，其規(guī)模之大、數(shù)量之多、覆蓋面之廣，都對(duì)我校的人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作提出了挑戰(zhàn)。在此次專(zhuān)審過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)部分教職工的人事檔案中存在各種各樣的問(wèn)題，大致包括本人的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等比較核心的問(wèn)題。這些問(wèn)題不僅涉及干部本人的切實(shí)利益，也對(duì)我校人事檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展產(chǎn)生了影響，亟待解決。

（一）時(shí)間存疑。在干部人事檔案專(zhuān)審中發(fā)現(xiàn)，不少教職工人事檔案存在出生時(shí)間、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間記載不一致、填寫(xiě)不準(zhǔn)確甚至涂改的情況，致使年齡、黨齡、工齡存疑。

1.出生時(shí)間記載不一致、填寫(xiě)不準(zhǔn)確、真實(shí)性存疑。干部人事檔案材料，尤其是入團(tuán)志愿書(shū)、身份證、干部任免審批表等檔案材料記載的出生時(shí)間不一致、不準(zhǔn)確，甚至出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。首先，最早的記載出生時(shí)間的人事檔案材料中填寫(xiě)的出生時(shí)間與身份證不一致，存在比實(shí)際年齡偏大或偏小的現(xiàn)象；其次，最早的記載出生時(shí)間的人事檔案材料中填寫(xiě)的出生時(shí)間有涂改。主要原因有以下幾點(diǎn)：一是“最早最先”記載出生時(shí)間的檔案材料，如入團(tuán)志愿書(shū)、高中生學(xué)籍卡等，由于干部本人當(dāng)時(shí)年齡較小，因此在填寫(xiě)時(shí)不規(guī)范、不準(zhǔn)確；二是部分干部由于不滿(mǎn)14周歲無(wú)法入團(tuán)，進(jìn)而存在將年齡填寫(xiě)偏大的情況；三是由于填寫(xiě)出生時(shí)間時(shí)存在筆誤或者入團(tuán)得利等情況造成的涂改，致使無(wú)法辨別真實(shí)年齡，使出生時(shí)間真實(shí)性存疑；四是陰陽(yáng)歷轉(zhuǎn)換不一致，由于填寫(xiě)習(xí)慣不同，導(dǎo)致出生時(shí)間填寫(xiě)不規(guī)范；五是填寫(xiě)人員不嚴(yán)謹(jǐn)，干部本人或者工作人員粗心導(dǎo)致的填寫(xiě)不準(zhǔn)確。

2.參加工作時(shí)間不明確。在人事檔案審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，我校不少干部人事檔案材料記載的參工時(shí)間不一致，甚至差別較大。究其原因，有以下幾點(diǎn)：一是隨著當(dāng)前高校人才流動(dòng)的加快，不同高校認(rèn)定參加工作時(shí)間的依據(jù)不同。例如，當(dāng)初次繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)和初次簽訂勞動(dòng)合同的時(shí)間不一致時(shí)，不同高校認(rèn)定的參工時(shí)間會(huì)有區(qū)別。另外，部分教師在入職下一個(gè)單位時(shí)，由于各種原因，人事檔案不能及時(shí)跟隨人才流動(dòng)，導(dǎo)致新入職的高校無(wú)法確認(rèn)其初次參加工作時(shí)間；二是初次參加工作的核心檔案材料缺失，導(dǎo)致參工時(shí)間認(rèn)定存疑。例如缺失轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、起薪表、勞動(dòng)合同、社保材料等；三是少數(shù)高校會(huì)將學(xué)齡算入工齡，或者以畢業(yè)時(shí)間來(lái)當(dāng)作初次參加工作時(shí)間，導(dǎo)致初次參加工作時(shí)間與真實(shí)參工時(shí)間相差較大；四是填寫(xiě)錯(cuò)誤，在填寫(xiě)干部任免審批表、職稱(chēng)晉升材料、考核表等過(guò)程中，干部本人或工作人員填寫(xiě)錯(cuò)誤；五是由于部分單位對(duì)檔案管理不規(guī)范、重視程度不夠，導(dǎo)致部分重要工作材料不能及時(shí)、規(guī)范歸檔，甚至不歸入人事檔案，致使參工時(shí)間出現(xiàn)疑問(wèn)。

3.入黨時(shí)間存疑。我校部分干部人事檔案存在入黨時(shí)間涂改、記載不一致等情況。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分黨員將預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正時(shí)間誤認(rèn)為入黨時(shí)間，這是導(dǎo)致入黨時(shí)間不一致的主要原因；少部分黨員由于記不清入黨時(shí)間而隨意填寫(xiě)，也是致使出現(xiàn)黨齡模糊的一個(gè)原因；還有部分入黨志愿書(shū)填寫(xiě)不規(guī)范。例如蓋章、簽字不規(guī)范或者不全，或者從預(yù)備黨員時(shí)間起算黨齡等。

（二）檔案材料不齊全。主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1.學(xué)籍材料不齊全。學(xué)籍材料記載了干部本人學(xué)習(xí)的整個(gè)過(guò)程，是反映其學(xué)習(xí)經(jīng)歷的重要載體。在對(duì)我校干部人事檔案審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，部分人事檔案存在學(xué)籍材料不全、重要學(xué)習(xí)材料缺失的情況，像高校錄取登記表、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、學(xué)位申請(qǐng)材料、國(guó)外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等核心學(xué)籍材料的缺失，都會(huì)導(dǎo)致干部學(xué)習(xí)過(guò)程的不完整。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致學(xué)籍材料不齊全的原因較多，歸納起來(lái)有以下幾點(diǎn)：一是由于學(xué)習(xí)時(shí)間長(zhǎng)、學(xué)籍材料多，在歸檔過(guò)程中不規(guī)范，導(dǎo)致學(xué)籍材料缺失。大部分干部人事檔案材料是從高中或者中專(zhuān)時(shí)期形成的，直至其大學(xué)或者研究生畢業(yè)，期間學(xué)習(xí)時(shí)間較長(zhǎng)，各學(xué)習(xí)階段形成的學(xué)籍材料較多，不同學(xué)習(xí)階段、不同高校對(duì)學(xué)籍材料的歸檔內(nèi)容、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍要求不同，致使在歸檔過(guò)程中或?qū)⒅匾獙W(xué)籍材料剔除，或?qū)o(wú)須歸檔的學(xué)籍材料歸入個(gè)人檔案，都會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍材料不齊全或者重復(fù)歸檔；二是學(xué)籍材料移交不及時(shí)。干部本人在工作之余取得的學(xué)歷學(xué)位材料不及時(shí)歸檔、相應(yīng)職能部門(mén)不及時(shí)移交檔案材料等。例如在職教職工利用工作之余考取在職學(xué)歷，而個(gè)人或其就讀學(xué)校未及時(shí)將其在讀期間的學(xué)習(xí)材料移交給人事檔案部門(mén)，都會(huì)造成學(xué)籍材料的不完整、不充分；三是對(duì)學(xué)籍材料的歸檔意識(shí)薄弱。尤其在整理審核年齡較大的教職工檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，部分學(xué)籍材料存在破損、缺失，在催交材料過(guò)程中，部分教師會(huì)存在畏難、消極等情緒。例如在此次人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)部分教師缺少碩士、博士的學(xué)位申請(qǐng)審批材料，在與其溝通過(guò)程中，少部分教師會(huì)出現(xiàn)排斥現(xiàn)象，甚至認(rèn)為這是對(duì)其發(fā)難，拒絕移交學(xué)位申請(qǐng)材料，也有少部分原檔案管理單位工作人員存在消極配合等現(xiàn)象。

2.工作經(jīng)歷材料不齊全。通過(guò)對(duì)江蘇省內(nèi)其他高校調(diào)研發(fā)現(xiàn)，人事檔案材料中缺失工作經(jīng)歷材料的現(xiàn)象比較多，尤其是一些老干部的人事檔案。大體上可以分為兩種情況：一是缺少初次參加工作的材料，進(jìn)而導(dǎo)致無(wú)法認(rèn)定其參加工作時(shí)間的問(wèn)題；二是中間過(guò)程工作材料缺失。一方面，導(dǎo)致每個(gè)工作階段的入職、離職時(shí)間不明確；另一方面，可能導(dǎo)致無(wú)法從其人事檔案中清晰查明工作經(jīng)歷的真實(shí)性。工作材料的缺失主要表現(xiàn)在：干部履歷表缺失，缺少轉(zhuǎn)正定級(jí)表或起薪表，入職合同、離職證明材料不充分，入職新單位的調(diào)動(dòng)表不規(guī)范或者缺失，在干部任免審批表中填寫(xiě)的工作經(jīng)歷沒(méi)有檔案材料支撐等。出現(xiàn)這些問(wèn)題的主要原因：一是在入職當(dāng)前高校前，教職工的工作經(jīng)歷較多，在不同單位，尤其是部分小企業(yè)，他們對(duì)人事檔案管理的意識(shí)較弱，管理不規(guī)范，導(dǎo)致重要的工作檔案材料丟失。另外，存在不合規(guī)的現(xiàn)象。例如未及時(shí)與勞動(dòng)者個(gè)人簽訂勞動(dòng)合同、未按時(shí)繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)甚至未繳養(yǎng)老保險(xiǎn)等；二是干部在工作聘任、調(diào)動(dòng)、任免等過(guò)程中，由于程序不規(guī)范、檔案審核不嚴(yán)格、手續(xù)不齊全，也容易造成檔案材料缺失；三是“人才爭(zhēng)奪戰(zhàn)”背景下，各大高校推出一系列人才吸引政策，其中“人檔分離”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，致使工作期間出現(xiàn)一段空檔期。在此次檔案全覆蓋審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，目前有少部分教職工的人事檔案材料只有當(dāng)前工作期間產(chǎn)生的材料，入職該單位前的檔案材料缺失，甚至個(gè)別教職工的人事檔案未轉(zhuǎn)入當(dāng)前工作單位。此類(lèi)現(xiàn)象在當(dāng)前“人才爭(zhēng)奪戰(zhàn)”的大環(huán)境下有愈演愈烈的趨勢(shì)，這為后期個(gè)人人事檔案的不完整埋下隱患。

3.其他。在對(duì)此次高校人事檔案全覆蓋審核中發(fā)現(xiàn)，部分人事檔案材料中除了缺失學(xué)習(xí)與工作這兩類(lèi)核心檔案材料外，還缺失其他比較重要的材料。例如在學(xué)習(xí)、工作中獲得的獎(jiǎng)勵(lì)材料、職稱(chēng)評(píng)審材料、黨建材料、考核材料，以及處分類(lèi)的材料等。學(xué)習(xí)中的獎(jiǎng)勵(lì)材料缺失，大部分原因是就讀學(xué)校不重視該部分學(xué)生檔案材料。例如，學(xué)校盲目認(rèn)為學(xué)生只要取得獲獎(jiǎng)證書(shū)就可以忽略對(duì)評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)申請(qǐng)表的歸檔；職稱(chēng)評(píng)審材料、考核材料和黨建材料的缺失，很大程度是因?yàn)橄嚓P(guān)部門(mén)不及時(shí)將其歸檔導(dǎo)致的，例如在年末，人事部門(mén)會(huì)將全校教職工的年度考核材料收集起來(lái)，但由于考核表數(shù)量多、年終事務(wù)性工作繁忙等原因，一般會(huì)在第二年開(kāi)學(xué)初再歸檔，甚至?xí)r間更晚，由于時(shí)間跨度較長(zhǎng)，這也可能會(huì)導(dǎo)致檔案材料丟失。

三、針對(duì)性的對(duì)策

（一）培養(yǎng)高校教職工重視檔案的意識(shí)。要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，提高全體高校教職工的檔案意識(shí)。

1.高校領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的支持，從人力、物力、財(cái)力等方面加大對(duì)檔案管理工作的投入。例如配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員、提供高性能的檔案處理系統(tǒng)等，切實(shí)夯實(shí)檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。通過(guò)對(duì)江蘇部分高校的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分高校的人事檔案部門(mén)僅配備1名專(zhuān)職檔案管理人員，只有少數(shù)高校配備2名檔案管理員，有些高校甚至沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理人員，而是從其他部門(mén)借調(diào)工作人員來(lái)兼職做檔案管理工作。由此能看出，目前省內(nèi)部分高校存在對(duì)干部人事檔案管理重視程度不夠、支持力度不足的問(wèn)題。因此，自上而下的高度重視高校干部人事檔案管理工作勢(shì)在必行。

2.加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的宣傳。人事檔案宣傳工作應(yīng)該做到全方位、多渠道、多方式，不能局限于傳統(tǒng)的線下宣傳，要采用線上與線下相結(jié)合的方式進(jìn)行。一方面，可以與圖書(shū)館、學(xué)校新聞宣傳部門(mén)等配合，經(jīng)常組織講座、演講等進(jìn)行宣傳；另一方面，利用微信公眾號(hào)、抖音平臺(tái)、直播等新媒體形式和平臺(tái)，提高宣傳力度、擴(kuò)大宣傳效果，進(jìn)一步在全校范圍內(nèi)提高全體人員的檔案意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地對(duì)待人事檔案。通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在江蘇省，包括常州大學(xué)在內(nèi)的大部分高校，在宣傳干部人事檔案工作過(guò)程中，主要通過(guò)比較傳統(tǒng)的方式和渠道。例如通過(guò)人事檔案管理人員的宣傳、解讀組織部門(mén)及人事部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的政策文件，對(duì)新入職教職工的培訓(xùn)等，其宣傳效果甚微。由此可見(jiàn)，高校的干部人事檔案宣傳工作并未引起管理層的足夠重視，人事檔案工作的宣傳力度和宣傳效果也未取得卓有成效的進(jìn)步。因此，要采用線上與線下相結(jié)合的方式，結(jié)合當(dāng)下的新媒體平臺(tái)，大力提高對(duì)干部人事檔案管理工作的宣傳力度和宣傳范圍。

3.提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)檔案管理工作能力。高校人事檔案管理人員是干部人事檔案收集、整理、審核、錄入、保存、動(dòng)態(tài)維護(hù)等方面的專(zhuān)業(yè)人員，是人事檔案管理的核心和關(guān)鍵人員。提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)性和有效性至關(guān)重要。通過(guò)對(duì)省內(nèi)高校的調(diào)查，結(jié)合我校的實(shí)際情況發(fā)現(xiàn)，在高校內(nèi)專(zhuān)門(mén)針對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，無(wú)論在培訓(xùn)規(guī)模，還是培訓(xùn)數(shù)量以及培訓(xùn)級(jí)別上，相較于其他職能部門(mén)人員而言，都是明顯不足的，這進(jìn)一步制約了人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的提高，制約了干部人事檔案工作的順利開(kāi)展。因此，通過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以此提高檔案管理工作的職業(yè)敏感性和專(zhuān)業(yè)性勢(shì)在必行。只有這樣，人事檔案管理人員才能更好地服務(wù)于高校干部人事檔案工作，才能卓有成效地推進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

（二）推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理。高校應(yīng)完善干部人事檔案系統(tǒng)，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。目前，我校雖然已經(jīng)引進(jìn)并更新升級(jí)了人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人事檔案實(shí)行紙質(zhì)與電子的雙軌管理，但在數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、審核等方面，很大程度上依靠人工完成，既降低了工作效率，準(zhǔn)確性也難以保證。因此，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理勢(shì)在必行。首先，要建立覆蓋全校的人事檔案系統(tǒng)，便于各部門(mén)及時(shí)將相關(guān)檔案材料上傳歸檔。同時(shí)，檔案管理人員通過(guò)系統(tǒng)能及時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化收集與篩選；其次，進(jìn)一步加快檔案材料的數(shù)字化掃描，規(guī)范掃描流程，確保數(shù)字化檔案信息與紙質(zhì)檔案相一致，盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換；最后，優(yōu)化干部人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與組織、人事等部門(mén)系統(tǒng)、全面對(duì)接，滿(mǎn)足干部人事檔案信息資源共享的需求。

通過(guò)參與在常州大學(xué)開(kāi)展的干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核全覆蓋工作，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在不少問(wèn)題，這一系列問(wèn)題產(chǎn)生的原因引人深思，并需要進(jìn)一步探究。本人就此嘗試性提出相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能對(duì)后續(xù)開(kāi)展的高校干部人事檔案管理工作提供一些參考。