高校后勤物資采購存在的問題及對策研究

宋戈揚

高校后勤物資采購存在的問題及對策研究

宋戈揚

[四川大學]

近年來，政府采購改革不斷深入，高校采購管理相關政策不斷推陳出新，高校后勤管理與服務不斷涌現(xiàn)新事物和新業(yè)態(tài)，特別是在疫情防控常態(tài)化、經(jīng)濟下行壓力加大、預算減少的背景下，高校后勤物資采購工作面臨著更大的壓力和挑戰(zhàn)。文章通過研究高校后勤物資采購過程中存在的問題，從完善內(nèi)控制度、加強采購預算與計劃管理、提高人員專業(yè)化水平等方面提出對策和建議，旨在為高校后勤物資采購工作提供參考和借鑒。

高校后勤；物資采購；采購管理；采購內(nèi)控

一、前言

高校后勤物資采購是為學校教學科研及師生學習生活提供后勤物資保障工作的重要組成部分。因高校后勤物資采購涉及領域多、需求種類繁雜、數(shù)量龐大，因此工作強度大、專業(yè)性要求高。本文通過分析當前高校后勤物資采購存在的問題，結(jié)合政府采購政策和高校采購工作實際，提出相應的對策和建議，具有一定的現(xiàn)實指導意義和參考價值。

本文定義的后勤物資采購范圍，主要包括食堂物資、學生公寓用品、維修材料、低值易耗品等貨物采購，也包含食堂經(jīng)營、學生公寓熱水供應、空調(diào)租賃服務、物管、安保等后勤服務采購或經(jīng)營權的管理。高校后勤物資采購既是政府采購的一個組成部分, 又具有相對的獨特性和專業(yè)性。

二、高校后勤物資采購存在的問題

（一）后勤物資采購計劃性有待加強

高校后勤物資采購因品類多、需求量大，且采購需求受季節(jié)變化、突發(fā)事件、疫情防控等因素影響，本身就容易出現(xiàn)計劃之外的采購需求，這給采購計劃編制帶來挑戰(zhàn)。實際工作中，采購計劃大多由后勤領域各基層單位依據(jù)自身業(yè)務提出采購需求，基層單位往往缺少中長期規(guī)劃，主管部門又缺少有效的統(tǒng)籌和調(diào)劑規(guī)劃能力，容易加劇采購分散，進而導致采購成本偏高，造成采購效率和資金使用效益的降低。

（二）采購周期長、效率低，采購信息化水平普遍不高

后勤物資采購包含了預算審核、計劃編制、采購執(zhí)行、簽訂、預約驗收、財務報銷等環(huán)節(jié)，周期長工作多，需要需求用戶、主管部門、財務部門、采購部門多方協(xié)同，后勤物資品目種類繁多、供應商分布廣，市場價格波動大?；谶@些特點，傳統(tǒng)的人工作業(yè)難以滿足采購管理需求，只有通過信息化的手段提高工作效率，因此采購信息化水平是制約后勤物資采購的重要因素。后勤物資采購部門，由于缺少信息化頂層設計，經(jīng)費不足，信息專業(yè)人才欠缺等因素制約，高校后勤物資采購相較政府采購、互聯(lián)網(wǎng)電子商務等領域信息化水平普遍較低，采購周期普遍偏長。

本文將從采購立項到完成供應商合同簽訂定義為采購周期，通過抽樣統(tǒng)計2020和2021年四川省15所高校的后勤物資采購周期。數(shù)據(jù) （如圖1）分析表明，采用政府采購方式時長一般在2-3個月，學校自行組織的集中采購也在20至45天，基層部門組織的零星采購也會在15至30天，這說明高校后勤物資采購存在較大的效率提升和優(yōu)化空間。

圖1 部分高校采購周期市場統(tǒng)計分析

（三）采購崗位編制緊張，人員不足

大多數(shù)高校沒有設立專門的后勤物資采購部門，一般由學校采購主管部門承擔大部分后勤物資采購任務，后勤部門也承擔一些預算偏小和需求零散的零星采購工作。由于受職能分工和人員編制限制，后勤物資采購人員不足情況較為普遍，這也在客觀上降低了采購效率?？鄢少彶块T行政管理等非采購業(yè)務崗位，以實際投入采購工作的崗位統(tǒng)計（如圖2），大部分高校分配到后勤物資采購的人員在1.5至2個崗位的區(qū)間。

圖2 部分高校采購人員投入數(shù)據(jù)分析圖

（四）采購人員專業(yè)水平不高，業(yè)務學習和采購經(jīng)驗積累慢

采購工作復雜多樣，采購人員只有掌握相關的法律法規(guī)、財經(jīng)和市場供給信息等知識，才能更好地履行采購職能，提高采購效率，實現(xiàn)資金合理使用。但高校后勤負責物資采購的人員多為行政管理人員轉(zhuǎn)崗，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識基礎，采購經(jīng)驗積累不足，業(yè)務水平偏低，容易出現(xiàn)政策把握不準，過程操作不規(guī)范等情況。

（五）采購過程競爭不充分，缺少量化價格評價能力

后勤物資，特別是食堂食材原料等物資價格受地域、季節(jié)、市場周期等因素影響較大，波動性強，業(yè)界很難形成穩(wěn)定的價格判定標準，必須引入市場競爭機制，通過性價博弈出較優(yōu)方案。但由于后勤物資采購相對分散，能夠吸引供應商的關注度和參與度參差不齊，加之采購部門缺少高效率信息化手段，采購需求很難高效推向市場吸引供應商，容易導致供應商競爭參與不夠，競爭不充分，導致采購價格虛高。

（六）采購過程監(jiān)管薄弱，廉政風險隱患較大

當前，高校后勤物資采購普遍未能實現(xiàn)有效的全過程監(jiān)管，表現(xiàn)為從采購計劃編制、采購方案確定、采購交易執(zhí)行、物資驗收入庫以及供貨商服務質(zhì)量評價分析等環(huán)節(jié)都缺少體系化的內(nèi)控機制設置，未能實現(xiàn)閉環(huán)管理，亟待健全事前預警、事中監(jiān)督和事后審計。[1]另外，部分高校后勤物資采購過程中，從采購計劃、采購技術參數(shù)確定、采購文件編制等環(huán)節(jié)由某一位崗位人員進行“一條龍”操作，缺少不相容崗位設置，是物資采購工作的廉政風險點，隱患較大。

（七）物資驗收管理不完善，缺少規(guī)范性效益評價

現(xiàn)行高校物資采購工作重點放在后勤物資交易達成，款項及時支付等環(huán)節(jié)，存在對所采購物資驗收管理不標準或不嚴格的情況，也缺少必要的采購效益評價，無法對物資的使用提供研究和分析所需的數(shù)據(jù)，無法為下一次采購行為提供可靠的決策依據(jù)，也造成后勤物資效益分析和評價困難。

三、對策及建議

基于以上對高校后勤物資采購存在不足的分析，為解決存在的問題，借鑒國內(nèi)同行的先進做法，本文提出一些對策與建議。

（一）統(tǒng)籌采購需求，強化預算與計劃編制，實現(xiàn)全流程管理

主管部門首先要做好全口徑后勤物資需求管理，實現(xiàn)全校需求統(tǒng)籌，以此為基礎，才能科學制定采購預算，高效完成計劃編制，這也是后勤物資采購保障供應、減少浪費的有效途徑。因此，重視采購預算和計劃編制管理工作，對采購物資的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格等做出全面要求，充分考慮各種影響因素。[2]

1.應參照《政府采購需求管理辦法》的相關規(guī)定，切實規(guī)范采購需求，尤其是大宗物資的采購需求，避免盲目性和隨意性。

2.采購計劃要有整體性和前瞻性，要分層分類管理，比如對餐飲保障要及時掌握節(jié)假日、季節(jié)變化帶來的就餐人員變化，靈活調(diào)整計劃，防止供應脫節(jié)或浪費發(fā)生。

3.以采購預算為龍頭，建立覆蓋預算計劃、采購執(zhí)行、合同簽訂、履約驗收、效益評價等環(huán)節(jié)的全生命周期管理，實現(xiàn)采購過程全程規(guī)范化、制度化。

（二）做好用好工作指南，加強培訓，提升采購人員專業(yè)能力

一是加強政治理論學習，引導招標采購人員樹立正確的人生觀、價值觀和事業(yè)觀，進一步提升物資采購人員愛崗敬業(yè)、誠實守信的職業(yè)道德及思想素質(zhì)。二是注重并加強業(yè)務知識學習及能力培訓，使采購人員具備以下四種能力：即專業(yè)知識的掌握應用能力、商務談判能力、良好的溝通能力和對市場的判斷決策能力。三是重視工作經(jīng)驗的總結(jié)和傳承，做好內(nèi)部業(yè)務知識的分享機制建設。四是加強行業(yè)交流和相互學習，在兄弟院校已有的成果上繼續(xù)優(yōu)化創(chuàng)新。

2019年四川大學承擔并完成的重大課題成果——《四川省高校后勤物資采購工作指南》，由四川省教育后勤協(xié)會共享到省內(nèi)所有會員高校，供高校后勤采購部門在職能規(guī)劃、流程設計、能力建設和團隊培訓工作中參考，以期形成合規(guī)高效、標準化程度高、適應能力強，且具備四川高校特色的后勤采購管理和實操規(guī)范，并基于這種規(guī)范深化從業(yè)人員培訓和業(yè)務交流，以提高后勤采購工作人員業(yè)務水平。

（三）多措并舉，完善采購內(nèi)控機制，降低廉政風險

各高校應根據(jù)實際情況，建立和完善后勤物資采購內(nèi)控機制，以規(guī)范后勤物資采購過程，促進采購工作效率和經(jīng)濟效益的提升。建議從以下方面完善內(nèi)控。

1.完善采購管理制度和工作規(guī)范，做到有章可循，從制度上預防舞弊行為發(fā)生的幾率。

2.重構采購流程，按照“不相容崗位分離”的原則，完成需求部門、決策部門、執(zhí)行部門等內(nèi)部關鍵崗位的職能分離和流轉(zhuǎn)機制設計。

3.加強采購隊伍建設，促進其綜合素質(zhì)和能力的提高，對關鍵崗位進行重點監(jiān)督和定期輪崗，對重要環(huán)節(jié)由兩人以上共同辦理。[3]

4.將常規(guī)監(jiān)督與專項檢查有機融合，對重點采購項目或關鍵工作環(huán)節(jié)進行專項檢查。[4]

5.通過采購信息公開的方式來加強外部監(jiān)督，提高學校后勤物資采購的透明度。

6.嚴格執(zhí)行采購紀律監(jiān)督問責機制，參與采購的各工作各崗位應自覺接受審計、監(jiān)察部門的審計監(jiān)督。

（四）加強采購信息化、數(shù)字化建設，提高效率

新形勢下采購模式正向信息化、數(shù)字化和智能化發(fā)展。高校采購部門應全面推進采購信息化，并逐步參與數(shù)字化采購轉(zhuǎn)型。一是加強后勤物資采購信息化建設，規(guī)范采購業(yè)務流程，形成后勤物資采購預算、采購計劃、采購實施、合同管理、履約驗收、資產(chǎn)建賬、效益評價、信息公開為一體的智能化管理系統(tǒng)。二是通過采購品類標注化、管理流程自動化、供應商平臺協(xié)同化等手段，不斷升級采購信息化及數(shù)字化水平。三是加大網(wǎng)上競價、電子招投標、采購商城等互聯(lián)網(wǎng)+采購交易執(zhí)行環(huán)節(jié)的建設投入，提高自動化采購占比，提升采購工作效率，減少人員工作負載。

（五）加強驗收管理及效益評價，提高采購效率和效益

加強物資驗收過程管理和責任負責機制，是采購履約驗收和開展采購效益評價的關鍵，也是對供應商誠信的考核和對采購及驗收工作人員工作的監(jiān)督。因此，要重視并做好物資驗收管理及效益評價工作。一是嚴格按照采購合同約定，及時組織專員進行驗收，驗收結(jié)束后，驗收人員應簽署書面驗收報告，對于未驗收通過的，應要求供應商在規(guī)定期限內(nèi)進行整改，整改完成后進行復驗。二是注重效益評價，重點對物品質(zhì)量、價格水平、供應商服務能力等多個因素進行綜合測評，實現(xiàn)定量與定性相結(jié)合，從而科學客觀地進行效益評價。三是加強檔案管理和經(jīng)驗總結(jié)，為今后物資采購計劃編制和供應商選擇等提供依據(jù)和參考。[5]

（六）推進高校后勤聯(lián)合采購，促進行業(yè)采購提質(zhì)增效

聯(lián)合采購是近年來采購人“拼團采購”“帶量采購”的具體實踐，也是互聯(lián)網(wǎng)+高校采購的重要創(chuàng)新。高校后勤聯(lián)合采購一般是區(qū)域內(nèi)高校后勤部門匯集共性采購需求，組團采購規(guī)格和參數(shù)標準相同或相似的貨物或服務，使零散需求集合成較大規(guī)模，以此實現(xiàn)提高高校議價能力，實現(xiàn)降低采購成本的目標。

聯(lián)合采購的組織實施主體,一般由參與聯(lián)合采購的成員高校形成采購聯(lián)盟，通過聯(lián)盟指定聯(lián)盟內(nèi)某一成員高?；蛭袑I(yè)采購代理機構實施。該實施主體負責組織各高校后勤物資采購部門匯總采購品目和數(shù)量、制作招標文件、執(zhí)行采購、溝通協(xié)調(diào)進度等各項工作，或建立如“后勤物資網(wǎng)上商城”等聯(lián)合帶量采購能力。

聯(lián)合采購可以按照“自愿加入、協(xié)同發(fā)展、先易后難，逐步推進”的原則，聯(lián)盟內(nèi)部逐步建立行業(yè)標準品目庫，形成采購結(jié)果共享與互認機制，建立供應商誠信互認機制，實現(xiàn)采購評審專家共享，甚至共建和共享數(shù)字化采購平臺等方面開展合作，促進行業(yè)采購提質(zhì)增效。

[1]李興道,袁斌,儲敏作.高校后勤采購領域廉政風險控制實探[J].高校后勤研究.2019（04）:55-57.

[2]李靜.當前高校后勤物資采購中存在的問題及對策建議[J].經(jīng)濟師.2012（08）:94-95.

[3]李秀英.高校招標采購風險控制與對策研究[J].哈爾濱學院學報2017,38（09）:35-38.

[4]陳良.基于內(nèi)部控制視角的高校物資采購管理研究——以高校食堂物資采購[J].2018（09）:61-62.

[5]袁雄,歐陽中萬.高校物資采購的質(zhì)量控制對策研究[J].實驗技術與管理,2014,31（2）:126-128.

（責任編輯：趙相華）