工程項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)管理的溝通與協(xié)調(diào)

徐聲貴 彭丁達(dá)

工程項(xiàng)目分工日益專業(yè)化，參建單位數(shù)量顯著增加。工程項(xiàng)目不同，參建單位的任務(wù)也存在顯著差異，利益沖突在所難免，如未能有效溝通與協(xié)調(diào)，可能會(huì)對(duì)工程項(xiàng)目產(chǎn)生不利影響。設(shè)計(jì)管理是工程項(xiàng)目管理的重點(diǎn)內(nèi)容，專業(yè)性較強(qiáng)、涉及面較廣。設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)需在業(yè)主單位指揮領(lǐng)導(dǎo)下高質(zhì)量完成設(shè)計(jì)管理，并與其他部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量，確保工程項(xiàng)目建設(shè)順利完成。

1 工程項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)管理的基本概念與主要特點(diǎn)

1.1 設(shè)計(jì)管理的基本概念

設(shè)計(jì)管理屬于創(chuàng)造性思維及策劃活動(dòng)，也可認(rèn)為是理論與實(shí)踐相結(jié)合的創(chuàng)意活動(dòng)。設(shè)計(jì)管理需根據(jù)市場(chǎng)的實(shí)際需求，采用藝術(shù)與科學(xué)相結(jié)合的理念指導(dǎo)設(shè)計(jì)活動(dòng)，以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量，使設(shè)計(jì)方案達(dá)到最佳的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。工程項(xiàng)目中的設(shè)計(jì)管理如圖1 所示，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)結(jié)合自身設(shè)計(jì)水平、生產(chǎn)條件與經(jīng)濟(jì)狀況，整合政府管理機(jī)構(gòu)、業(yè)主單位提供的各類社會(huì)資源，對(duì)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、規(guī)劃實(shí)施全過程管理，在管理過程中對(duì)設(shè)計(jì)相關(guān)活動(dòng)及資源進(jìn)行整合協(xié)調(diào)，并積極與工程項(xiàng)目施工建設(shè)各部門進(jìn)行溝通，以確保設(shè)計(jì)質(zhì)量達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)要求[1]。

圖1 工程項(xiàng)目管理中的設(shè)計(jì)管理

1.2 設(shè)計(jì)管理的主要特點(diǎn)

第一，設(shè)計(jì)管理內(nèi)容繁多。工程項(xiàng)目施工建設(shè)由不同專業(yè)團(tuán)隊(duì)協(xié)同完成，設(shè)計(jì)總量較大，設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)較多，開展設(shè)計(jì)管理過程中需承包商、業(yè)主等公共參與。第二，設(shè)計(jì)管理溝通與協(xié)調(diào)難度較大。部分工程項(xiàng)目規(guī)模較大，設(shè)計(jì)內(nèi)容復(fù)雜，需多個(gè)機(jī)構(gòu)共同參與工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)，溝通工作量偏大，溝通與協(xié)調(diào)難度較高[2]。第三，設(shè)計(jì)管理對(duì)象復(fù)雜。部分工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)較多，設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)分布于不同區(qū)域，設(shè)計(jì)管理對(duì)象較為復(fù)雜。

2 工程項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)管理溝通與協(xié)調(diào)的重要意義

工程項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)管理需以設(shè)計(jì)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)（圖2），妥善完成溝通、協(xié)調(diào)、組織及控制工作，在溝通與協(xié)調(diào)過程中需組織控制及協(xié)調(diào)運(yùn)作人員及資源，并通過外部組織管理、內(nèi)部團(tuán)隊(duì)管理實(shí)現(xiàn)全過程管理，達(dá)到良好的管理效果。

圖2 工程項(xiàng)目管理中的設(shè)計(jì)管理流程

工程項(xiàng)目管理中，設(shè)計(jì)管理溝通與協(xié)調(diào)具有重要意義。首先，設(shè)計(jì)質(zhì)量影響工程項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量，通過有效溝通與協(xié)調(diào)可減少設(shè)計(jì)缺陷，提高設(shè)計(jì)質(zhì)量，確保工程項(xiàng)目施工建設(shè)順利完成[3]。其次，通過設(shè)計(jì)管理溝通與協(xié)調(diào)可提高設(shè)計(jì)師工作的責(zé)任意識(shí)與積極性，優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，有效控制工程造價(jià)，提升工程項(xiàng)目的社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。最后，設(shè)計(jì)管理溝通與協(xié)調(diào)可對(duì)項(xiàng)目承包及項(xiàng)目管理產(chǎn)生良好的促進(jìn)作用[4]。

3 工程項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)管理溝通與協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀

3.1 與業(yè)主單位溝通不到位

業(yè)主單位與設(shè)計(jì)管理部門的溝通與協(xié)調(diào)可在一定程度上影響工程質(zhì)量，也影響業(yè)主滿意度。部分工程項(xiàng)目中，業(yè)主單位與設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)溝通不到位，導(dǎo)致設(shè)計(jì)方案無法滿足業(yè)主要求，嚴(yán)重影響工程項(xiàng)目進(jìn)度及質(zhì)量[5]。

3.2 與項(xiàng)目管理部門溝通不到位

工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)的主要職責(zé)是完成施工圖紙的設(shè)計(jì)，其設(shè)計(jì)質(zhì)量可對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量及進(jìn)度產(chǎn)生較大影響。部分工程項(xiàng)目中，項(xiàng)目管理部門與設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)調(diào)不到位，設(shè)計(jì)圖紙與工程項(xiàng)目實(shí)際嚴(yán)重不符，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)未嚴(yán)格審核設(shè)計(jì)圖紙，繼而導(dǎo)致工程項(xiàng)目施工無法順利進(jìn)行。

3.3 與施工單位溝通不到位

工程項(xiàng)目施工過程中，施工單位為保證施工進(jìn)度，要求設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)在限定時(shí)間內(nèi)制定設(shè)計(jì)方案。設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)制定設(shè)計(jì)方案過程中需通過現(xiàn)場(chǎng)勘查獲取設(shè)計(jì)相關(guān)參數(shù)，并綜合分析業(yè)主單位、施工單位要求，以確保設(shè)計(jì)方案與施工實(shí)際情況相符。上述過程耗時(shí)較長，極易導(dǎo)致設(shè)計(jì)方案提交時(shí)間延后，如設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)未能與施工單位進(jìn)行有效溝通，則可使二者間產(chǎn)生矛盾[6]。

3.4 與監(jiān)理單位溝通不到位

部分工程項(xiàng)目管理中，監(jiān)理單位與設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)溝通不到位，監(jiān)理單位的相關(guān)要求未能在設(shè)計(jì)方案中得到有效落實(shí)，監(jiān)理單位發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)缺陷后未及時(shí)與設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)商解決方案，致使設(shè)計(jì)質(zhì)量無法滿足工程項(xiàng)目建設(shè)的要求。

4 工程項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)管理的溝通與協(xié)調(diào)要點(diǎn)

4.1 加強(qiáng)與業(yè)主單位的溝通協(xié)調(diào)

業(yè)主單位是工程項(xiàng)目的所有者，在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中權(quán)利特殊。為此，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)需積極與業(yè)主單位溝通交流，了解業(yè)主單位要求，以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量。具體開展溝通協(xié)調(diào)的過程中，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)需詳細(xì)閱讀并深入分析工程項(xiàng)目的任務(wù)文件與合同，明確工程項(xiàng)目建設(shè)的初衷與基礎(chǔ)，確定設(shè)計(jì)目標(biāo)及設(shè)計(jì)意圖[7]。同時(shí)，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)需積極主動(dòng)與業(yè)主單位相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通交流，聽取其對(duì)設(shè)計(jì)方案的意見。

4.2 強(qiáng)化與施工單位的溝通協(xié)調(diào)

部分工程項(xiàng)目施工過程中，施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況與設(shè)計(jì)方案存在顯著差異，如未能及時(shí)有效處理，會(huì)影響施工質(zhì)量及施工進(jìn)度。為此，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)需積極主動(dòng)與施工單位溝通協(xié)調(diào)，如施工人員反饋施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況與設(shè)計(jì)方案不符，需及時(shí)分析研究設(shè)計(jì)方案，更新設(shè)計(jì)圖紙，以確保施工順利完成。

4.3 加強(qiáng)與項(xiàng)目管理部門的溝通協(xié)調(diào)

為保證工程項(xiàng)目質(zhì)量，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)需積極主動(dòng)與項(xiàng)目管理部門溝通協(xié)調(diào)，設(shè)計(jì)人員需與項(xiàng)目管理人員共同進(jìn)行圖紙會(huì)審，分析設(shè)計(jì)圖紙是否存在缺陷，評(píng)估設(shè)計(jì)方案與施工現(xiàn)場(chǎng)是否相符，如發(fā)現(xiàn)問題需及時(shí)調(diào)整，使工程項(xiàng)目施工建設(shè)順利完成[8]。

4.4 強(qiáng)化與監(jiān)理單位的溝通協(xié)調(diào)

工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)強(qiáng)化與監(jiān)理單位的溝通協(xié)調(diào)，明確監(jiān)理單位對(duì)設(shè)計(jì)方案及工程項(xiàng)目質(zhì)量的整體要求，并將相關(guān)要求融入設(shè)計(jì)方案中。針對(duì)監(jiān)理單位提出的設(shè)計(jì)缺陷，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)需加強(qiáng)分析研究，發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)缺陷后及時(shí)修改，以促進(jìn)設(shè)計(jì)質(zhì)量提高。

5 工程項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)管理溝通與協(xié)調(diào)的改進(jìn)措施

5.1 選擇合理的溝通協(xié)調(diào)方式

工程項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)管理溝通與協(xié)調(diào)方式較多，為此設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)需結(jié)合實(shí)際情況選擇合理的溝通協(xié)調(diào)方式?？陬^溝通協(xié)調(diào)在設(shè)計(jì)管理中應(yīng)用廣泛，高效、簡便、直接，可及時(shí)完成信息傳遞，并可第一時(shí)間獲取反饋信息，但口頭溝通協(xié)調(diào)完成需進(jìn)行歸檔保存，為此設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)成員需及時(shí)將口頭溝通協(xié)調(diào)的相關(guān)內(nèi)容，如參與人員、時(shí)間與地點(diǎn)、執(zhí)行狀況等記錄在工作備忘錄中，將重要會(huì)議中的說明記載于會(huì)議記錄中，以便后期查詢。設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目管理部門溝通過程中建議采用書面溝通方式，并在相關(guān)文件中標(biāo)注信息傳達(dá)及接收人員、執(zhí)行情況反饋時(shí)間等[9]。

5.2 妥善處理各類關(guān)系

設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)開展溝通協(xié)調(diào)過程中需妥善處理各類關(guān)系，以確保溝通協(xié)調(diào)達(dá)到理想效果。在施工過程中，如施工單位反饋工程量發(fā)生變化，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)成員需及時(shí)與業(yè)主單位溝通，辦理委托手續(xù)及簽證等文件，調(diào)整設(shè)計(jì)方案。同時(shí)，施工材料管理人員需依據(jù)設(shè)計(jì)圖紙控制材料損耗，準(zhǔn)確把控施工材料進(jìn)貨量及進(jìn)貨時(shí)間，嚴(yán)格避免施工材料浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)材料使用量超過設(shè)計(jì)要求，設(shè)計(jì)單位需及時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，了解其原因，調(diào)查施工材料的市場(chǎng)價(jià)格，并將相關(guān)問題反饋至業(yè)主單位。

5.3 增強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)意識(shí)

溝通協(xié)調(diào)在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理中具有重要作用，為此設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)需加強(qiáng)內(nèi)部人員的教育培訓(xùn)，使其充分認(rèn)識(shí)到溝通協(xié)調(diào)的重要意義，并掌握溝通協(xié)調(diào)的正確方法。另外，工程項(xiàng)目建設(shè)施工過程中，各方需共同構(gòu)建信息化溝通平臺(tái)，以提高溝通協(xié)調(diào)的效率及整體質(zhì)量[10]。

6 工程項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)管理溝通與協(xié)調(diào)實(shí)例分析

6.1 工程項(xiàng)目基本情況

某工程項(xiàng)目包括住宅與商住兩用會(huì)所，住宅為別墅及復(fù)式住宅，會(huì)所為業(yè)主會(huì)所及商務(wù)會(huì)所，復(fù)式住宅首層為架空層，內(nèi)部設(shè)計(jì)園林景觀，公共景觀相連，地下空間為人防車庫及存儲(chǔ)空間。

6.2 工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)目標(biāo)分析

結(jié)合該工程項(xiàng)目特點(diǎn)與周邊環(huán)境條件，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)將設(shè)計(jì)目標(biāo)確定為生態(tài)居住小組，設(shè)計(jì)方案中降低層高、居住密度及容積率。同時(shí)，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展理念，使園林景觀與周邊自然環(huán)境有效融合，并為業(yè)主提供休閑娛樂場(chǎng)所，以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量。

6.3 工程項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)管理溝通協(xié)調(diào)

6.3.1 設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)成員溝通

設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)的不同階段開展溝通協(xié)調(diào)，定期組織造口設(shè)計(jì)會(huì)議，以方便不同設(shè)計(jì)人員相互溝通交流，并解決設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部存在的矛盾沖突，避免溝通不暢影響設(shè)計(jì)質(zhì)量。同時(shí)，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)需嚴(yán)格審核設(shè)計(jì)文件，如發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)缺陷需及時(shí)糾正，以確保設(shè)計(jì)質(zhì)量達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

6.3.2 與業(yè)主單位溝通協(xié)調(diào)

設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)定期與業(yè)主單位溝通協(xié)調(diào)，在設(shè)計(jì)的關(guān)鍵階段向業(yè)主單位管理人員方法設(shè)計(jì)文件，并聽取業(yè)主單位對(duì)設(shè)計(jì)方案的意見，以確保設(shè)計(jì)方案達(dá)到其要求。該工程進(jìn)行單體設(shè)計(jì)的過程中，業(yè)主單位對(duì)每戶采用空中花園分隔的設(shè)計(jì)方案存在不同意見，認(rèn)為此種設(shè)計(jì)方案可導(dǎo)致建筑使用面積縮小，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)通過價(jià)值分析及圖紙說明的方式與業(yè)主單位溝通協(xié)調(diào)，雙方協(xié)商后保留原有設(shè)計(jì)方案。

6.3.3 與其他設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)

該工程項(xiàng)目中，業(yè)主單位直接委托施工圖設(shè)計(jì)公司，并組織施工圖設(shè)計(jì)公司與設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)調(diào)。為提高溝通效率，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)建議向業(yè)主單位申請(qǐng)直接與施工圖設(shè)計(jì)公司溝通，并獲得批準(zhǔn)。溝通協(xié)調(diào)過程中，施工圖設(shè)計(jì)公司采用梁突出墻面的設(shè)計(jì)方案，使建筑內(nèi)部空間美觀度降低，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)成員發(fā)現(xiàn)這一問題后及時(shí)與施工圖設(shè)計(jì)公司溝通協(xié)調(diào)，調(diào)整結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案，設(shè)計(jì)質(zhì)量顯著提高。

6.3.4 與施工單位溝通協(xié)調(diào)

設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)組織與施工單位共同開展圖紙會(huì)審與技術(shù)交底，為施工單位講解設(shè)計(jì)意圖及施工注意事項(xiàng)，詳細(xì)解答施工圖設(shè)計(jì)中的諸多施工技術(shù)問題。施工過程中，設(shè)計(jì)管理團(tuán)隊(duì)定期至施工現(xiàn)場(chǎng)檢查，協(xié)調(diào)解決施工過程中存在的各類問題，以確保施工質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

7 結(jié)語

設(shè)計(jì)管理是工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，可對(duì)工程質(zhì)量及進(jìn)度產(chǎn)生較大影響。開展設(shè)計(jì)管理過程中，需加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，協(xié)助施工人員解決各類技術(shù)難題，以促進(jìn)工程項(xiàng)目質(zhì)量的不斷提升。