文/山東濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 李莉莉 陳慶勇(通訊作者) 楊淑野 陳娜
醫(yī)院綜合檔案,是醫(yī)院發(fā)展中形成的、具有保存與利用價值的原始記錄,主要包括文字、圖表、聲像等資料,涉及黨政、人事、科研、教學(xué)、醫(yī)療服務(wù)等領(lǐng)域。如今,我國已進(jìn)入信息化時代,要想更好地在信息技術(shù)的支持下開展新興醫(yī)療服務(wù),就必須對檔案資料進(jìn)行更準(zhǔn)確、更全面、更高效的管理。
(一)提高管理規(guī)范化。傳統(tǒng)的檔案管理工作以人工管理為主,檔案信息的載體是紙質(zhì),隨著保管時間的延長,易出現(xiàn)損壞、缺漏的情況,影響了檔案管理工作的開展;將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,解決了存儲空間緊缺的問題,有利于檔案資料長期保管,提高了檔案管理工作的規(guī)范化程度。
(二)方便信息查詢檢索。信息化時代,時間成本提高,人們非常重視效率。綜合檔案管理中,人們對檔案的使用需求增加,為縮短服務(wù)時間,必須對查詢檢索服務(wù)進(jìn)行改進(jìn)。在過去,檔案查找由人工完成,消耗的時間長,容易出現(xiàn)差錯,對紙質(zhì)檔案的反復(fù)查閱提高了損壞風(fēng)險;將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中,管理人員提前對檔案進(jìn)行整理、分類和編目,查找時只需要輸入關(guān)鍵詞,就能明確目標(biāo)檔案的位置。相比之下,檔案信息的查詢檢索效率提高,縮短了檔案使用者的等待時間。
(三)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)、經(jīng)濟(jì)活動、項(xiàng)目建設(shè)中,需要查詢大量資料,其中就包括各種檔案。將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中,使用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和軟件,建立檔案資源數(shù)據(jù)庫,提高檔案信息的傳輸效率,在不同部門之間實(shí)現(xiàn)信息共享,能為實(shí)際工作提供便利。另外,得益于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)的應(yīng)用,對檔案信息進(jìn)行深入挖掘,能進(jìn)一步提高利用價值,為檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。
目前醫(yī)院雖然將信息技術(shù)引入檔案管理中,但實(shí)際工作中依然存在不少問題,主要表現(xiàn)在制度標(biāo)準(zhǔn)、人員素質(zhì)、系統(tǒng)開發(fā)、安全風(fēng)險等方面。
(一)制度標(biāo)準(zhǔn)不完善。醫(yī)院綜合檔案的信息化管理中需要完善的制度標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)和支撐。然而,醫(yī)院在信息化轉(zhuǎn)型過程中,檔案管理制度多是基于傳統(tǒng)制度體系改進(jìn)而來,導(dǎo)致存在不少漏洞,尤其是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化不滿足要求。例如:檔案資料在收集和歸檔時,其保存格式不統(tǒng)一,影響后續(xù)查詢使用;紙質(zhì)檔案和電子檔案顧此失彼,管理制度和實(shí)際需求不吻合等。
(二)人員素質(zhì)待提升。醫(yī)院綜合檔案的管理,離不開專業(yè)的管理人員,信息化管理對人員的素質(zhì)提出更高要求。調(diào)查發(fā)現(xiàn),在一些中小型醫(yī)院,尤其是經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不高的地區(qū),檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。例如:部分管理人員習(xí)慣紙質(zhì)檔案的管理模式,沒有接受信息化管理培訓(xùn);對信息安全問題的認(rèn)識不足,安全防護(hù)意識薄弱,檔案利用時可能造成數(shù)據(jù)泄露、丟失等。
(三)系統(tǒng)開發(fā)不足。檔案的價值之一就體現(xiàn)在開發(fā)利用上,醫(yī)院在引入信息化設(shè)施的過程中,將各種檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)。但是,信息化管理并不是簡單地錄入信息進(jìn)行保存,更重要的是篩選有價值的信息并加以運(yùn)用。要想做到這一點(diǎn),就必須配備功能完善的軟硬件系統(tǒng)支持。然而目前醫(yī)院在檔案信息管理平臺上的研發(fā)投入不足,限制了信息化管理的發(fā)展進(jìn)程,檔案信息的價值沒有得到充分利用。
(四)存在安全風(fēng)險。從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,從人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚瑱n案資源的查詢和使用更加方便快捷,安全風(fēng)險也隨之提高。一方面,因檔案信息化建設(shè)不完善、安全管理機(jī)制不健全、管理人員的安全意識薄弱,會產(chǎn)生安全隱患;另一方面,病毒入侵、黑客攻擊時有發(fā)生,網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測能力低,未采用安全防護(hù)技術(shù),或沒有及時進(jìn)行升級更新,容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露、丟失、擅自刪改等情況。
基于檔案信息化管理存在的問題,以及檔案管理工作的實(shí)際需求,筆者從思想、制度、技術(shù)、智力、安全5個路徑,詳細(xì)闡述檔案信息化管理措施,以加快信息化建設(shè)速度,切實(shí)提高檔案管理水平。
(一)思想路徑。積極轉(zhuǎn)變思想理念,加大對信息化管理的正確認(rèn)知,是醫(yī)院綜合檔案信息化管理的前提。第一,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和所有職工,要認(rèn)識到檔案信息化管理的重要意義。通過信息化建設(shè),加快醫(yī)院改革進(jìn)程,提高現(xiàn)代化管理水平,促進(jìn)知識創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新。要加強(qiáng)相關(guān)宣傳工作,明確檔案信息化管理的必要性和緊迫性,提供人力、物力和資金支持,促使檔案管理人員更新理念。第二,樹立敢于創(chuàng)新探索的精神,結(jié)合醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀和未來需求,擴(kuò)大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍,除了檔案管理以外,逐步覆蓋醫(yī)務(wù)、政務(wù)、人事管理等領(lǐng)域,為信息化管理創(chuàng)造良好的環(huán)境氛圍。第三,堅(jiān)持“以人為本”的原則,檔案信息化管理要服務(wù)患者、服務(wù)醫(yī)院、服務(wù)檔案使用者,檔案管理部門要有正確的定位,從管理型轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型,不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量。
(二)制度路徑。應(yīng)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、完善的管理制度,確保醫(yī)院綜合檔案信息化管理工作順利推進(jìn)。第一,以《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等為標(biāo)準(zhǔn),從檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六大環(huán)節(jié)入手,建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),助力日常管理工作的開展。第二,結(jié)合如《綜合檔案信息化安全保密制度》《檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度》《數(shù)字檔案鑒定銷毀制度》等,制定管理制度細(xì)則,部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督制度落實(shí)到位,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)定期開展檢查工作。第三,將綜合檔案的信息化管理工作,納入日常考核范疇,制定針對性的考核體系和評價指標(biāo),發(fā)揮出剛性約束作用。同時,設(shè)置合理的獎懲措施,和考核結(jié)果直接掛鉤,用來激發(fā)檔案管理人員的積極性,發(fā)揮出柔性激勵作用。
(三)技術(shù)路徑。應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新型信息技術(shù),加快信息化系統(tǒng)建設(shè),形成精簡實(shí)用、高效便捷的信息化管理流程,加大檔案資源的開發(fā)利用程度。第一,建設(shè)綜合檔案資源庫。SQL Server數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),和醫(yī)院其他管理系統(tǒng)具有良好的相容性,便于檔案數(shù)據(jù)在不同部門之間高效交換和遷移,打破部門壁壘,實(shí)現(xiàn)資源共享。第二,建設(shè)綜合檔案信息化管理系統(tǒng)。結(jié)合新醫(yī)改的相關(guān)需求,采用C/S或B/S架構(gòu)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng),利用關(guān)系數(shù)據(jù)庫查詢語言對檔案進(jìn)行檢索。在此過程中,XML、Web Services技術(shù)的應(yīng)用,可解決環(huán)境易構(gòu)、技術(shù)異構(gòu)等問題,避免出現(xiàn)“信息孤島”。第三,建設(shè)綜合檔案信息化服務(wù)網(wǎng)站。在局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下,將檔案資源傳輸至網(wǎng)站上,進(jìn)一步提高檔案的利用效率,打破時間、空間的限制,實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的實(shí)時性,更好地滿足檔案使用者的個性化需求。
(四)智力路徑。醫(yī)院應(yīng)建立一支有知識、懂技術(shù)、會管理的復(fù)合型人才隊(duì)伍,在招聘、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流等環(huán)節(jié)發(fā)力,切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一,醫(yī)院綜合檔案管理的范圍廣、設(shè)施全,應(yīng)利用好這個優(yōu)勢,在醫(yī)院內(nèi)部培養(yǎng)檔案信息化人才,采用進(jìn)修、委培、上掛下派等方式,實(shí)現(xiàn)自覺培養(yǎng)。第二,信息技術(shù)不斷發(fā)展,應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行在崗培訓(xùn),制定長期培訓(xùn)規(guī)劃,提供充足的資金支持,采用多樣化的培訓(xùn)方式,增強(qiáng)培訓(xùn)效果。第三,根據(jù)綜合檔案信息化建設(shè)需要,組織開展交流研討活動,邀請?jiān)擃I(lǐng)域的專家、學(xué)者進(jìn)行授課,打造濃厚的檔案信息化管理氛圍,提高檔案管理人員的信息化能力。
(五)安全路徑。醫(yī)院綜合檔案信息化管理中,應(yīng)利用技術(shù)保障檔案信息安全,為檔案的使用創(chuàng)造安全環(huán)境。第一,電子檔案的內(nèi)容易修改,應(yīng)保護(hù)好檔案原件,采用信息錄入、拍照、掃描傳真等方式形成電子文件。對電子文件進(jìn)行整理時,將文件修改為“只讀”模式,防止隨意刪改。第二,注重醫(yī)院印章管理、文件簽署等環(huán)節(jié),為保證檔案的憑證作用,發(fā)揮出檔案的法律效力,應(yīng)制定完善的印章使用管理制度,規(guī)范執(zhí)行文件簽署流程,確保檔案內(nèi)容真實(shí)完整。第三,合理選用安全防護(hù)技術(shù),例如電子印章、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字水印、數(shù)據(jù)加密等。檔案管理人員應(yīng)熟練使用防火墻、認(rèn)證、入侵檢測、安全審計(jì)等技術(shù),拒絕非法訪問,防止病毒入侵和黑客攻擊。
結(jié)合醫(yī)院綜合檔案的管理需求和醫(yī)院OA系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀,基于B/S技術(shù)架構(gòu),介紹綜合檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用情況。
(一)需求分析。1.部門需求。設(shè)計(jì)綜合檔案信息化管理系統(tǒng),除了滿足普通管理需求外,還要滿足部門的特殊需求:(1)評聘需求。醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部、人力資源部,需要對職工的論文、著作、專利進(jìn)行審核,結(jié)合檔案信息,為職稱評定、職務(wù)晉升提供支持。(2)評優(yōu)評先需求。醫(yī)院選擇進(jìn)修人才、選拔業(yè)務(wù)骨干、進(jìn)行榮譽(yù)評審時,需要查詢檔案信息,為評優(yōu)評先提供支持。(3)課題申報(bào)需求。醫(yī)技、臨床和后勤管理等部門,每年會進(jìn)行課題申報(bào)、項(xiàng)目立項(xiàng),需查詢檔案中已有的科研成果,來評估課題申報(bào)人的科研能力。2.個人需求。不同用戶對檔案的使用需求有差異,主要分為以下幾類:(1)文書檔案。行政、醫(yī)務(wù)、科研工作者對文書檔案的使用需求較高,日常工作中會產(chǎn)生大量的文書檔案資料。(2)科技檔案?;ㄞk、護(hù)理部、藥劑科室等,對科技檔案的使用需求較高,需要查詢醫(yī)保、藥品使用、醫(yī)療物資供應(yīng)情況。(3)專屬檔案。以財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案為主,主要服務(wù)于財(cái)務(wù)部門和帶教工作。
(二)系統(tǒng)設(shè)計(jì)。1.總體架構(gòu)。本系統(tǒng)采用B/S技術(shù)架構(gòu),充分利用新型信息技術(shù),用戶可在任意時間和地點(diǎn),完成登錄、查詢、下載、打印檔案等活動?;贐/S架構(gòu)下,該系統(tǒng)的安全性、時效性和實(shí)用性較強(qiáng)。2.系統(tǒng)分層。如圖1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分為三層:(1)用戶層面對應(yīng)客戶端,分為檔案查詢錄入界面、檔案應(yīng)用界面和管理員界面。(2)應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層面對應(yīng)服務(wù)器端,其中應(yīng)用層包括文書檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)、檔案借閱管理系統(tǒng)等,可實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱、歸還等任務(wù)。(3)數(shù)據(jù)層是利用MySQL數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),將各種檔案資源歸入對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。3.技術(shù)路線。(1)分析用戶對綜合檔案的使用需求,建立MySQL數(shù)據(jù)庫,對不同類型的檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行關(guān)聯(lián)構(gòu)建。(2)使用腳本語言超文本預(yù)處理器完成網(wǎng)頁設(shè)計(jì),建立用戶端界面,實(shí)現(xiàn)檔案錄入、查詢、管理等功能;采用Post方式,將用戶錄入的信息傳輸至Web服務(wù)器;利用PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言,將用戶需要的檔案信息,以Txt、Excel等格式呈現(xiàn)出來。(3)用戶端的檔案查詢信息、檔案應(yīng)用信息、管理員界面信息,經(jīng)服務(wù)器解析獲取關(guān)鍵詞,實(shí)現(xiàn)快速查詢、檢索和管理,并及時反饋給客戶端。
圖1 綜合檔案信息化管理系統(tǒng)的分層結(jié)構(gòu)
(三)系統(tǒng)應(yīng)用。1.構(gòu)建友好界面。包括用戶界面和管理員界面。其中,用戶界面服務(wù)于醫(yī)院綜合檔案的查詢、檢索、利用群體;管理員界面服務(wù)于綜合檔案的管理者,可對檔案進(jìn)行增刪、調(diào)整。界面操作簡單,具有容錯功能,可優(yōu)化用戶體驗(yàn)。2.設(shè)置功能模塊。在用戶界面,設(shè)置檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢、管理等模塊,進(jìn)一步細(xì)化數(shù)據(jù)錄入菜單、查詢菜單、批量管理菜單,使設(shè)置功能模塊較為全面。其中,功能管理模塊有打印、管理、借閱查看等功能;系統(tǒng)管理模塊有留言管理、日志查看、密碼管理等功能,并且預(yù)留了擴(kuò)展功能。
(四)應(yīng)用優(yōu)勢。該系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢包括:1.安全性。為不同用戶賦予不同權(quán)限,普通用戶只能查閱檔案信息,沒有修改權(quán)限。2.時效性。在互聯(lián)網(wǎng)的支持下,檔案信息可隨時隨地查詢,打破時空限制,縮短等待時間。3.實(shí)用性。系統(tǒng)預(yù)留了功能模塊,以滿足醫(yī)院發(fā)展過程中新增加的檔案類型,系統(tǒng)應(yīng)用更加靈活高效。
綜上所述,醫(yī)院綜合檔案信息化管理,能提高管理規(guī)范化,方便信息查詢檢索,實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。針對目前管理中的問題,文章從思想、制度、技術(shù)、智力、安全5個路徑闡述了檔案信息化管理措施,并介紹了該管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用情況,能為醫(yī)院綜合檔案管理工作提供參考。