淺談人事檔案管理與企業(yè)政工工作的關(guān)系

李麗

摘? 要：企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展中最有價值的資料。隨著企業(yè)改革步伐的持續(xù)不斷推進深化，對檔案管理的重視程度越來越高，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)越來越細(xì)。在推進企業(yè)股份制改革實施過程活動中，思想政治工作充分發(fā)揮起了構(gòu)建統(tǒng)一戰(zhàn)線、凝聚企業(yè)人心、匯聚群眾力量等的特殊優(yōu)勢特色和生力軍作用，人事檔案的有序管理比以往任何時候都更加突出、更為重要。但是在實際工作中，企業(yè)大都重視科技、基建等方面檔案的管理，對于人事檔案管理的意識還很薄弱、制度還不健全。因此，新形勢下，思考如何加強人事檔案管理，以適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展的需要是十分必要的。

關(guān)鍵詞：人事檔案;思想政治;措施

一、人事檔案管理與企業(yè)政工工作的關(guān)系

人事檔案資料主要是為了反映職工個人的直接的從事各類社會政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化藝術(shù)工作等各類重要崗位社會實際生產(chǎn)的實踐經(jīng)歷或管理活動進行過程而直接保存或間接形成留存下來的帶有各類檔案文字、圖表實物資料等多種實物形態(tài)載體性質(zhì)的人事各種勞動歷史記錄，是為上級政工組織領(lǐng)導(dǎo)以及對所屬的系統(tǒng)里的各類行政

人事部門，按照上級頒布實行的這一系列人事干部政策要求，在基層單位開展教育培養(yǎng)、選拔使用培訓(xùn)和考試任用及正式領(lǐng)導(dǎo)干部的考察選拔等各項選拔工作程序?qū)嵺`中需要直接歸檔形成而來整理的專門的記載有關(guān)本職位干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度積極業(yè)績表現(xiàn)、工作實際貢獻與業(yè)績工作表現(xiàn)情況等各種相關(guān)事項內(nèi)容材料形式的有關(guān)文字材料，并將分別是按照原上級組織部門有關(guān)做好人事檔案材料分類管理制度等各項規(guī)定與程序分別進行分類認(rèn)真整理有序分類收集整理后歸檔整理和綜合材料分類匯總處理歸檔后歸檔整理的組成歸檔的電子文本資料，是作為日?？疾臁⒘私鈫挝患皞€人情況必須公開發(fā)布的其中一種最重要的工作履歷內(nèi)容，是人事部門要正確的把握機關(guān)選人、用人，嚴(yán)格考核甄別與選拔和造就選拔德才兼?zhèn)湫秃细竦牡虏偶鎮(zhèn)涓咚刭|(zhì)領(lǐng)導(dǎo)干部關(guān)系的另一條很重要可靠的依據(jù)。

二、人事檔案管理工作存在的問題

1.人事檔案管理意識薄弱

檔案管理大多注重科技、文書、基建等方面檔案的收集和歸檔，對政工方面的檔案歸檔整理，沒有提到應(yīng)有高度，沒有形成具體的規(guī)劃和考核機制。在企業(yè)實際經(jīng)營工作環(huán)境中，缺乏員工人事檔案動態(tài)管理服務(wù)意識，對管理人事檔案信息化的應(yīng)用重要性還認(rèn)識不夠，存在人事檔案管理人、財、物支持和設(shè)置不足的情況，使人事檔案管理的工作效率不高。

2.人事檔案管理方式落后

當(dāng)前上級組織部門由于對開展黨員政工工作要求制度過嚴(yán)、標(biāo)準(zhǔn)也較瑣細(xì)，涉及各類工作檔案項目比較眾多，特別可貴的一方面是由于工作會議紀(jì)要記錄檔案等相關(guān)文件基礎(chǔ)資料雖然甚多，卻同時又因依然需要堅持長期采用這種相對比較原始記錄形式保存的傳統(tǒng)純紙質(zhì)手工抄表和記錄，既要比較多耗時費力而很耗時財力，又會因其不便組織部門統(tǒng)一維護管理，容易發(fā)生記錄的出錯、損壞，還需要比較多需要具有一定存儲容量的電子記錄儲存空間。一些企業(yè)認(rèn)為人事檔案只不過是簡單的整理工作，不值得投入先進的設(shè)備設(shè)施，不需要采用先進的管理方式。

3.人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠細(xì)化

大多數(shù)企業(yè)在人事檔案管理上，以文書檔案、人事檔案等作為參考，沒有形成人事檔案歸檔、整理、組卷的標(biāo)準(zhǔn)體系，沒有形成檔案裝訂、查閱的規(guī)范格式，人事檔案制度化、規(guī)范化管理水平不高，按章管檔、歸檔執(zhí)行和落實力度不夠。

4.人事檔案移交不夠主動

人事檔案資料大多保存在各政工部門，在沒有具體制度和機制的約束下，政工工作人員沒有養(yǎng)成及時歸檔的習(xí)慣，存在資料亂放、無序管理、丟失損壞等問題，導(dǎo)致人事檔案收集不及時、不完整。

三、人事檔案管理與企業(yè)政工工作開展的措施

1.加強人事檔案管理制度建設(shè)

時代在進步，企業(yè)在發(fā)展，人事檔案的規(guī)章制度也需要不斷健全完善。要積極制定完善好個人長期教育計劃，逐步規(guī)范完善人事檔案數(shù)據(jù)的整理收集方式、標(biāo)準(zhǔn)和工作辦法，形成規(guī)范、高效的政工歸檔工作機制。要全面按照現(xiàn)代化檔案庫房管理制度要求建立規(guī)范檔案立卷及歸檔整理制度、檔案查詢借閱記錄制度、檔案移交利用登記和歸檔保密管理制度等以及館藏檔案安全鑒定保管銷毀制度，保證形成的人事檔案齊全、完整。

2.抓好人事檔案基礎(chǔ)

資料是檔案的基礎(chǔ)，是管理的關(guān)鍵。為切實全面準(zhǔn)確增強反映本地區(qū)檔案信息內(nèi)容資料的完整科學(xué)真實性，需要有上級人事檔案工作社會化服務(wù)管理辦公室協(xié)調(diào)本部門各組織機關(guān)和地方同級以上各相關(guān)主管及業(yè)務(wù)部門單位進行共同努力，相互配合。檔案管理部門同時還要做到繼續(xù)加強檔案工作與對直接和涉及全局各級政府人事檔案系統(tǒng)各管理部門人員信息的各種信息資料協(xié)作與配合管理和業(yè)務(wù)聯(lián)系和溝通，及時有效完成材料收集、歸檔、建檔，抓好有關(guān)人員基礎(chǔ)材料登記管理，抓好企事業(yè)單位干部人事檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計與歸檔匯總工作，對其各項人員基礎(chǔ)資料、臺賬報表全面整理，核實檔案價值標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建立基礎(chǔ)檔案目錄，確保各類基礎(chǔ)資料完整、數(shù)據(jù)真實。

3.健全人事檔案管理體系

人事檔案資料目前大多零散分布存放于全國不同級別的機關(guān)政工部門，對于有一些單位不能確保按時完成移交手續(xù)的集體人事檔案，可以逐步通過制定檔案目錄、電子系統(tǒng)、信息化手段等有效方式，分三個階段統(tǒng)一移交、分類留別和歸檔，進而全面解決基層人事檔案管理存檔對象分散、標(biāo)準(zhǔn)格式不全面統(tǒng)一規(guī)范的問題。同時，為了降低人事檔案收集難度和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，可以通過建立具體制度和標(biāo)準(zhǔn)，明確不歸檔內(nèi)容和范圍，從事政工工作的人員只負(fù)責(zé)收集檔案，不需要嚴(yán)格按照檔案管理的類別、保管期限、組卷標(biāo)準(zhǔn)等要求來區(qū)分，從而確保重要人事檔案資料能及時收集、整理和歸檔。

4.細(xì)化人事檔案管理流程

人事檔案業(yè)務(wù)主管審批部門都要按規(guī)定切實按照嚴(yán)格要求并及時按照政府有關(guān)行政檔案文書資料接收、鑒定、整理、保管、利用及開發(fā)工作等法律法規(guī)相關(guān)操作程序與要求及時實施和動態(tài)規(guī)范歸檔管理，強化各類企業(yè)人員日常相關(guān)行政人事檔案文書工作的及時主動跟蹤催收、催辦、轉(zhuǎn)結(jié)，凡對后續(xù)資料處理要求較好完備手續(xù)齊全符合規(guī)定的文書原始記錄資料，都是一定要按規(guī)定全部和按有關(guān)紙質(zhì)檔案規(guī)定的及時進行分類整理歸檔并入庫后妥善密封存放，確保實物與電子文書內(nèi)容和各地現(xiàn)行電子紙質(zhì)文件標(biāo)準(zhǔn)格式保持了一致。

四、結(jié)束語

企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)的分析收集利用工作仍然是極為繁瑣艱巨的任務(wù)，需要充分重視發(fā)揮當(dāng)前具備的管理技術(shù)優(yōu)勢，借鑒其他先進理念和一套科學(xué)高效的工作管理技術(shù)制度，提升全員人事檔案數(shù)字化管理科學(xué)化水平，提高員工人事檔案的服務(wù)規(guī)范化水平，滿足當(dāng)代企業(yè)快速發(fā)展人才的戰(zhàn)略新需求、新要求，為企業(yè)提供有價值的人事檔案資料和依據(jù)。

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