城市軌道交通檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化路徑探究

張媛媛 袁言臣

摘 要：以我國(guó)9市軌道交通集團(tuán)為調(diào)研對(duì)象，文章運(yùn)用實(shí)地考察和深度訪談的方法，從管理制度、組織體系、管理主體和管理內(nèi)容四大維度分析了我國(guó)軌道交通檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在管理制度顆粒度過(guò)粗、組織體系缺乏有效監(jiān)管、人才隊(duì)伍建設(shè)不到位、信息化建設(shè)步伐緩慢等問(wèn)題，可以從制度體系精細(xì)化、監(jiān)管方式立體化、人員管理協(xié)同化、管理環(huán)境信息化四個(gè)方面加以?xún)?yōu)化。

關(guān)鍵詞：軌道交通；工程檔案；檔案管理

軌道交通檔案反映了軌道交通工程建設(shè)的全過(guò)程，是軌道交通系統(tǒng)安全運(yùn)維的重要依憑、進(jìn)行行業(yè)知識(shí)科普的信息寶庫(kù)和構(gòu)建城市數(shù)字生態(tài)圈的基礎(chǔ)資源。當(dāng)前研究大部分以單個(gè)城市的軌道交通檔案管理為研究對(duì)象，內(nèi)容涉及檔案管理實(shí)踐紀(jì)實(shí)[1]、檔案制度建設(shè)[2]、信息化建設(shè)[3]、工程檔案管理[4]等方面，缺少針對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)城市軌道交通集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀的整體分析、歸納總結(jié)。鑒于此，筆者于2021年3月至7月，對(duì)濟(jì)南、長(zhǎng)沙、青島、蘇州、武漢、鄭州、西安、南昌、杭州9個(gè)城市軌道交通集團(tuán)（公司）進(jìn)行了實(shí)地考察和座談訪問(wèn)，調(diào)研范圍涉及我國(guó)8省，其中有7個(gè)為省會(huì)城市的軌道交通集團(tuán)，軌道交通建設(shè)時(shí)間早，檔案資源豐厚，檔案管理經(jīng)驗(yàn)較為豐富，因此具有區(qū)域內(nèi)的代表性。此外，青島、蘇州兩個(gè)軌道交通集團(tuán)在檔案管理手段和管理方式上也獨(dú)具特色，具有珍貴的調(diào)研價(jià)值?；诖耍疚倪x擇了這9個(gè)城市軌道交通集團(tuán)作為調(diào)研對(duì)象，分析了目前我國(guó)軌道交通檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，提出相應(yīng)對(duì)策，為促進(jìn)檔案服務(wù)城市軌道交通行業(yè)發(fā)展提供參考。

一、 軌道交通檔案管理現(xiàn)狀調(diào)研

軌道交通檔案的管理工作具有獨(dú)特的管理特征，本文將從管理制度、組織體系、管理主體和管理內(nèi)容這四個(gè)方面對(duì)我國(guó)軌道交通檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行介紹和分析。

1. 管理制度

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，各城市軌道交通集團(tuán)普遍重視基本檔案制度，在工程文件的分類(lèi)整理、竣工驗(yàn)收、移交歸檔和專(zhuān)門(mén)檔案管理等方面形成了較為成熟的制度標(biāo)準(zhǔn)體系。從制度文本上看，類(lèi)型包括制度、辦法、規(guī)范、手冊(cè)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等，數(shù)量差異較大，少則只有3-4個(gè)文本，多則達(dá)到幾十個(gè)文本。從輻射范圍上看，制度主要由集團(tuán)層面制定，也有部分集團(tuán)的子公司參照制定了本公司的檔案管理制度。

2. 組織體系

檔案管理權(quán)責(zé)集中于總部的軌道交通集團(tuán)，往往由集團(tuán)統(tǒng)籌從集團(tuán)層面到子公司層面的檔案實(shí)體管理和信息化工作，要求統(tǒng)一制度建設(shè)、統(tǒng)一檔案管理、統(tǒng)一資源調(diào)度。檔案管理權(quán)責(zé)分散于子公司的軌道交通集團(tuán)，集團(tuán)主要起到監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)作用，子公司擁有較大的權(quán)力，負(fù)責(zé)檔案實(shí)際管理，形成的檔案往往自行保管。各集團(tuán)的檔案管理組織體系如表1所示。

3. 管理主體

從檔案人員的分布看，專(zhuān)職人員集中在各個(gè)集團(tuán)的總部，而子公司以兼職檔案人員為主。從檔案人員的年齡情況和學(xué)科背景看，大學(xué)本科是從業(yè)主力，呈現(xiàn)出年輕化、專(zhuān)業(yè)化程度較低的特點(diǎn)。

4. 管理內(nèi)容

從具象視角出發(fā)，管理內(nèi)容是在軌道交通建設(shè)周期及今后運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中形成的大量檔案資源，其反映了建設(shè)從立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)，到施工、監(jiān)理、裝修、驗(yàn)收，最后試運(yùn)行和完成竣工的全過(guò)程。隨著軌道交通行業(yè)信息化步伐的加快，新型技術(shù)載體和數(shù)字檔案也在豐富著軌道交通檔案的管理內(nèi)容。從抽象視角出發(fā)，管理內(nèi)容還包括軌道交通檔案的流程，即體現(xiàn)在各個(gè)城市軌道交通集團(tuán)對(duì)檔案收集、整理、移交、歸檔、保管、提供利用等管理流程的規(guī)范要求和對(duì)系統(tǒng)、人員、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量的控制需求上。

二、 軌道交通檔案管理的問(wèn)題分析

1. 管理制度顆粒度過(guò)粗

軌道交通集團(tuán)檔案管理工作的起步往往遲滯于其初始線路的建設(shè)時(shí)間，且多數(shù)集團(tuán)的檔案制度和管理標(biāo)準(zhǔn)不夠細(xì)化，具體體現(xiàn)在如下三點(diǎn)：第一，制度缺乏連貫性。集團(tuán)級(jí)、子公司級(jí)和其他單位之間的制度鏈條不完善、不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。第二，制度缺乏適用性。只有基本制度而沒(méi)有根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際形成覆蓋綜合管理、專(zhuān)門(mén)管理和信息化建設(shè)的系列化制度體系，缺少完善監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲制度。第三，制度時(shí)效性缺失。制度長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有更新，與檔案局（館）的要求脫節(jié)，管理辦法中的規(guī)范性附件也無(wú)法滿足現(xiàn)行項(xiàng)目建設(shè)的多樣性需求。

2. 組織體系缺乏有效監(jiān)管

城市軌道交通建設(shè)是綜合性工程，涉及單位眾多，檔案流轉(zhuǎn)程序復(fù)雜，檔案管理組織體系往往缺乏有效監(jiān)管。特別是在子公司、參建單位層面，兼職檔案管理人員流動(dòng)快、組織架構(gòu)調(diào)整中的檔案權(quán)責(zé)變更頻繁，如果沒(méi)有明確的監(jiān)管舉措，容易出現(xiàn)檔案材料不全、推諉管理責(zé)任等情況。

3. 人才隊(duì)伍建設(shè)不到位

人員流動(dòng)性大且專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平參差不齊，已經(jīng)成為影響軌道交通檔案質(zhì)量的重大隱患，[5]而人才隊(duì)伍建設(shè)不到位是隱患形成的主要成因。第一，未考慮廣大基層檔案人員的專(zhuān)業(yè)發(fā)展需求，沒(méi)有給檔案人員提供多樣化的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和明確的考核標(biāo)準(zhǔn)。第二，子公司檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)松散，且無(wú)長(zhǎng)期、固定的培訓(xùn)安排，檔案管理經(jīng)驗(yàn)無(wú)法得到及時(shí)交流與總結(jié)。第三，沒(méi)有建立具有足夠數(shù)量和知識(shí)能力的檔案人才結(jié)構(gòu)體系。

4. 信息化建設(shè)步伐緩慢

第一，某些集團(tuán)檔案人員信息化意識(shí)薄弱，對(duì)新技術(shù)的接受程度亦不高，形成信息化改革的內(nèi)部阻力。第二，某些集團(tuán)開(kāi)始應(yīng)用檔案系統(tǒng)，但是現(xiàn)行系統(tǒng)存在功能不齊全、對(duì)業(yè)務(wù)工作作用較小、系統(tǒng)間協(xié)同不足等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)僅被當(dāng)作電子檔案的存儲(chǔ)庫(kù)和備份庫(kù)使用。第三，某些集團(tuán)已經(jīng)意識(shí)到檔案信息化的重要性，管理系統(tǒng)功能較為完備，但是相關(guān)制度規(guī)范尚未建立、檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一、檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成等尚未實(shí)現(xiàn)，線上管理與業(yè)務(wù)流程不緊密，無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正的全流程管理。

三、 軌道交通管理實(shí)踐的優(yōu)化路徑

1. 制度體系精細(xì)化

首先，通過(guò)成立制度建設(shè)小組、召開(kāi)檔案會(huì)議等方式，匯集集團(tuán)上下檔案管理的問(wèn)題和需求，制定涵蓋集團(tuán)檔案基本管理、專(zhuān)門(mén)管理和信息化管理的檔案制度?；竟芾戆ü芾砜倓t、借閱銷(xiāo)毀規(guī)定等，專(zhuān)門(mén)管理包括文書(shū)、工程、設(shè)備等管理規(guī)范，信息化管理包括數(shù)字化、電子文件管理等規(guī)定。

其次，立足集團(tuán)檔案類(lèi)型、業(yè)務(wù)流程的復(fù)雜性，開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化工作。一是通過(guò)建立歸檔作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、竣工檔案組卷樣板，配套指導(dǎo)手冊(cè)等，規(guī)整檔案工作秩序；二是針對(duì)檔案信息化管理出臺(tái)指導(dǎo)方案，制定管理型、業(yè)務(wù)型和技術(shù)型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使軌道交通集團(tuán)檔案信息化工作有章可循、有據(jù)可查；三是建立檔案管理工作獎(jiǎng)懲制度、編制檔案工作獎(jiǎng)懲案例，明確檔案管理工作獎(jiǎng)懲業(yè)務(wù)范圍、主體范圍、責(zé)任追究等。

最后，保障制度科學(xué)性。集團(tuán)與子公司、檔案監(jiān)管部門(mén)及時(shí)溝通，定期更新和修訂相關(guān)制度。

2. 監(jiān)管方式立體化

首先，綜合考慮集團(tuán)與子公司的檔案管理現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)二者的調(diào)和。可通過(guò)集中培訓(xùn)、委派專(zhuān)家指導(dǎo)等形式增強(qiáng)集團(tuán)對(duì)子公司檔案工作的人力投入，條件允許則可由集團(tuán)負(fù)責(zé)對(duì)各子公司檔案管理人員的考核。集團(tuán)也要定期與子公司、參建單位開(kāi)辦檔案工作會(huì)議，集中探討實(shí)踐中的問(wèn)題，特別要加對(duì)基層檔案工作的認(rèn)識(shí)和管控。

其次，運(yùn)用合適的檔案工作監(jiān)管手段，保障檔案管理的質(zhì)效。例如，集團(tuán)和子公司建立雙向責(zé)任清單，將其運(yùn)用至檔案監(jiān)管、量化考核工作中。集團(tuán)還可以將檔案考核納入項(xiàng)目考核中，通過(guò)合同約定、質(zhì)保金控制等方式在檔案驗(yàn)收時(shí)要求參建單位滿足檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并且檔案管理工作的完成度、質(zhì)量高低直接影響該單位其后續(xù)項(xiàng)目的承接資格。

最后，借助智能技術(shù)有效賦能，創(chuàng)新項(xiàng)目檔案監(jiān)管方式，實(shí)現(xiàn)檔案監(jiān)管從“線下監(jiān)管”向“線上監(jiān)管”延伸，從“分頭監(jiān)管”向“協(xié)同監(jiān)管”轉(zhuǎn)變。[6]

3. 人員管理協(xié)同化

首先，推動(dòng)檔案管理人員的價(jià)值認(rèn)同。應(yīng)在集團(tuán)相關(guān)工作會(huì)議中強(qiáng)調(diào)檔案工作的嚴(yán)肅性和有效性。此外，通過(guò)表彰先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人等精神獎(jiǎng)勵(lì)，以及績(jī)效考評(píng)評(píng)優(yōu)、專(zhuān)業(yè)評(píng)價(jià)加分等激勵(lì)方式給予獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性和職業(yè)認(rèn)同感。

其次，推動(dòng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)協(xié)同。對(duì)外積極主動(dòng)與市檔案局、市城建檔案館對(duì)接，邀請(qǐng)檔案專(zhuān)家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研與指導(dǎo)，定期開(kāi)展檔案專(zhuān)業(yè)繼續(xù)教育，加強(qiáng)與其他優(yōu)秀軌道交通集團(tuán)的交流學(xué)習(xí)。對(duì)內(nèi)加強(qiáng)集團(tuán)與子公司、參建單位檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流。例如，長(zhǎng)沙市軌道交通集團(tuán)十分重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅邀請(qǐng)檔案主管部門(mén)來(lái)集團(tuán)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研與指導(dǎo)，圍繞檔案收管存用等業(yè)務(wù)問(wèn)題開(kāi)展在職人員繼續(xù)教育，而且對(duì)參建單位開(kāi)展定期培訓(xùn)。

最后，優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。這需要兼顧“新人才”的引進(jìn)與“舊人才”的培訓(xùn)。[7]一方面，要拓寬人才隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)范圍，注重打造具有綜合知識(shí)技能的人才隊(duì)伍；另一方面，要加強(qiáng)檔案崗與其他崗位人員之間的交流合作，通過(guò)人員之間經(jīng)驗(yàn)交流、答疑解惑，完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其綜合能力。

4. 管理環(huán)境信息化

首先，及時(shí)開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，確保檔案信息完整可用。將庫(kù)存檔案和每年新產(chǎn)生的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理并掛接至檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化查詢(xún)和全文電子瀏覽。

其次，面向業(yè)務(wù)流程優(yōu)化系統(tǒng)，增強(qiáng)系統(tǒng)支撐全局能力。集團(tuán)應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)管理模塊的實(shí)用性，根據(jù)各部門(mén)、子公司利用需求定制配置檔案的業(yè)務(wù)規(guī)則，可預(yù)先設(shè)定檔案管理流程及檔案工作要求，通過(guò)線上文件產(chǎn)生、收集、整理歸檔等操作的限定，促使各部門(mén)事務(wù)辦理向規(guī)范流程靠攏。蘇州軌交集團(tuán)目前正在開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案全流程管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)從資料表單的生成、工程建設(shè)流程線上審批環(huán)節(jié)到電子簽章認(rèn)證整個(gè)過(guò)程的全覆蓋，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目管理進(jìn)程的全程把控。

最后，打通系統(tǒng)平臺(tái)信息壁壘，活化集團(tuán)檔案數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)。明確各系統(tǒng)對(duì)接的接口規(guī)范、數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)要求等，打通檔案管理系統(tǒng)與OA、合同、BIM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，通過(guò)設(shè)置檢索入口、流程管控、存儲(chǔ)保管、監(jiān)督控制和接口關(guān)聯(lián)等功能服務(wù)，實(shí)現(xiàn)文檔關(guān)聯(lián)和實(shí)時(shí)傳輸，完成與其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交互及數(shù)據(jù)協(xié)同管理服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)以文檔資源為中心的智能化、協(xié)同化管理。例如，西安軌交集團(tuán)已經(jīng)將推動(dòng)財(cái)務(wù)、合同、計(jì)量支付、OA與檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通作為下一步的工作重點(diǎn)。

*本文系山東省檔案科技項(xiàng)目“基于大數(shù)據(jù)的國(guó)有企業(yè)電子檔案信息化管理平臺(tái)構(gòu)建研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2019-28）和國(guó)家社科基金青年項(xiàng)目“國(guó)家建設(shè)工程檔案資源保障體系研究”（項(xiàng)目編號(hào)：17CTQ049）階段性研究成果。

注釋與參考文獻(xiàn)

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