清單制度在探究企業(yè)員工工作效率提升中的啟示

常明珠 張斐然 惠超博 信世豪 陳芝棋

摘?要：我國(guó)多數(shù)小微企業(yè)存在員工工作效率不高且缺乏科學(xué)的員工培訓(xùn)制度和管理體制的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了我國(guó)小微企業(yè)的發(fā)展與經(jīng)營(yíng)水平的提升。小組成員對(duì)此進(jìn)行了深入研究，目前阻礙企業(yè)員工工作效率提升的原因有：記憶和注意力謬誤;排斥清單。歸納現(xiàn)有學(xué)術(shù)理論方法并基于實(shí)踐不斷創(chuàng)新，得出撰寫清單的基本原則有：權(quán)力下放;簡(jiǎn)單至上;持續(xù)改善。將清單貫徹在小微企業(yè)之中的方法為：嚴(yán)格的崗前培訓(xùn);企業(yè)管理者先于員工使用清單;在企業(yè)內(nèi)樹立榜樣。

關(guān)鍵詞：清單制度;工作效率;小微企業(yè)

中圖分類號(hào)：F272.92???文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?文章編號(hào)：1005-6432（2022）16-0122-03

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.16.122

1?緒論

1.1?研究背景

目前我國(guó)多數(shù)小微企業(yè)存在員工工作效率較低、工作流程不嚴(yán)謹(jǐn)、錯(cuò)誤率高的問(wèn)題，原因在于小微企業(yè)缺乏一整套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工培訓(xùn)流程以及嚴(yán)格的管理制度，在技術(shù)崗位中更加強(qiáng)調(diào)經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先。然而根據(jù)小組成員的調(diào)查分析顯示，即使是經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工也會(huì)因?yàn)榇笠馐韬龅仍虺霈F(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致企業(yè)受到一定的經(jīng)濟(jì)損失，而利用清單嚴(yán)格執(zhí)行的企業(yè)員工，其出錯(cuò)率只有靠經(jīng)驗(yàn)執(zhí)行任務(wù)的員工的12%。

1.2?研究方法

文章采用了文獻(xiàn)調(diào)查法及對(duì)比實(shí)驗(yàn)法，細(xì)致研讀了阿圖·葛文德先生所著《清單革命》一書及數(shù)篇企業(yè)管理、清單執(zhí)行的學(xué)術(shù)論文，總結(jié)文獻(xiàn)內(nèi)的優(yōu)質(zhì)理論方案，將理論方案應(yīng)用于合作小微企業(yè)當(dāng)中，對(duì)比應(yīng)用前后的員工工作效率和企業(yè)工作氛圍，并結(jié)合實(shí)際對(duì)理論方案進(jìn)行修改，整理出最適合我國(guó)小微企業(yè)的員工工作效率提升對(duì)策，旨在改善我國(guó)小微企業(yè)現(xiàn)有狀態(tài)，提高經(jīng)濟(jì)收益，促進(jìn)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2?阻礙企業(yè)員工工作效率提升的原因

2.1?記憶和注意力謬誤

根據(jù)小組成員調(diào)查分析可得，我國(guó)多數(shù)小微企業(yè)缺乏對(duì)員工工作的專業(yè)培訓(xùn)，并且其理念仍然停留于20世紀(jì)80年代所倡導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先，認(rèn)為只要經(jīng)驗(yàn)達(dá)到了一定的水平，就無(wú)須按照清單以及工作流程操作，因?yàn)槎鄶?shù)經(jīng)驗(yàn)豐富的員工認(rèn)為清單的內(nèi)容已經(jīng)牢牢地刻在了腦子里。但根據(jù)調(diào)查，一些小的不起眼的錯(cuò)誤往往會(huì)發(fā)生在經(jīng)驗(yàn)豐富的員工身上，畢竟現(xiàn)代企業(yè)之中高科技儀器以及處理復(fù)雜的經(jīng)營(yíng)問(wèn)題所需要的流程和步驟很多，員工很容易因?yàn)榫o張或者狀態(tài)不佳而遺漏檢查某個(gè)小問(wèn)題，小問(wèn)題導(dǎo)致日后企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的概率是25%，企業(yè)很可能會(huì)因?yàn)?5%的風(fēng)險(xiǎn)概率破產(chǎn)或出現(xiàn)重大危機(jī)。

擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)雖然在某種程度上較新員工更有優(yōu)勢(shì)，但是每位專家都非萬(wàn)能，無(wú)法在每次工作時(shí)都能清晰記憶每個(gè)工作步驟，故而經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先的道理在現(xiàn)如今復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境中并不能完全適用。

波音公司曾生產(chǎn)了一款299型轟炸機(jī)去做飛行實(shí)驗(yàn)，請(qǐng)了當(dāng)時(shí)飛行技術(shù)最好的飛行員，而飛機(jī)剛飛行十分鐘左右，飛機(jī)便撞向地面，當(dāng)時(shí)人們只是在批評(píng)該型飛機(jī)質(zhì)量不過(guò)關(guān)等，而調(diào)研組在調(diào)查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，是因?yàn)轱w行員在起飛的過(guò)程之中沒(méi)有按步驟解鎖升降舵和方向舵的自動(dòng)鎖定，而飛機(jī)的質(zhì)量本身并沒(méi)有什么問(wèn)題，該飛行員過(guò)于信任自身的飛行技術(shù)，導(dǎo)致出現(xiàn)了非常低級(jí)的錯(cuò)誤，之后每名飛行員在駕駛該型飛機(jī)時(shí)都會(huì)嚴(yán)格按照清單執(zhí)行，最后該型飛機(jī)在第二次世界大戰(zhàn)中發(fā)揮了重大的作用?？v使是經(jīng)驗(yàn)豐富的員工嚴(yán)格對(duì)照清單執(zhí)行，其工作效率也必然會(huì)超過(guò)以往。

2.2?排斥清單

在受調(diào)查的600名擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的員工之中，503名認(rèn)為自身在工作的過(guò)程之中無(wú)須清單輔助，并且503名員工中有481名認(rèn)為倘若在工作之中為其輔以清單，便認(rèn)為是對(duì)其工作的不信任和人生中的恥辱。很多專業(yè)人士認(rèn)為利用清單會(huì)顯得自身如同沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)一樣，會(huì)讓其他員工喪失對(duì)自身個(gè)人英雄主義的期望。

經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先的理念在我國(guó)一直盛行，在改革開放以前技術(shù)復(fù)雜度不高、項(xiàng)目規(guī)模不大的情況下，該理念可以有助于快速高效的執(zhí)行工作，但是在如今的環(huán)境之下，該理念不再適用。

3?撰寫清單的基本原則

3.1?權(quán)力下放

清單革命的意義在于將過(guò)去自上而下的管理思想變更為自下而上的方式，利用清單讓每一位員工清楚自身的權(quán)力邊界，應(yīng)該為企業(yè)做一些什么。

卡特里娜颶風(fēng)在美國(guó)席卷時(shí)，民眾受災(zāi)遲遲無(wú)法獲得政府的援助物資，因?yàn)槊绹?guó)政府是一種自上而下的管理體制，基層官員都在等待上級(jí)部門發(fā)號(hào)施令，因?yàn)榫仍镔Y長(zhǎng)時(shí)間未發(fā)放至民眾手中，致使出現(xiàn)大量的搶劫、打砸事件，而在救援之中表現(xiàn)得最好的是沃爾瑪公司，因?yàn)楣緝?nèi)每位員工都擁有各自的清單，清楚自身的工作范圍，并且公司允許員工在遇到突發(fā)情況時(shí)做超出自身級(jí)別的決定，是典型的權(quán)力下放案例，在整個(gè)救援過(guò)程之中，沃爾瑪共運(yùn)送2498個(gè)集裝箱的救援物資，并為災(zāi)民和指揮中心捐贈(zèng)了價(jià)值達(dá)350萬(wàn)美元的物資，所以多數(shù)災(zāi)民認(rèn)為是沃爾瑪公司拯救了他們，而并非美國(guó)政府，原因就在于沃爾瑪擁有清單，而政府沒(méi)有清單，一個(gè)是自上而下的管理體系，一個(gè)是自下而上的管理體系。

當(dāng)一家企業(yè)能夠完美的利用清單，才能實(shí)現(xiàn)權(quán)力的下放，是一種管理思想的轉(zhuǎn)變。

3.2?簡(jiǎn)單至上

在編寫企業(yè)員工清單時(shí)需要牢記簡(jiǎn)單至上，因?yàn)樵O(shè)立清單的初始目的就是能夠使工作更加清晰明確、簡(jiǎn)便可行，萬(wàn)不能事無(wú)巨細(xì)地將所有事情填寫在清單之上，需要將工作之中的關(guān)鍵點(diǎn)全部寫上即可，并且描述語(yǔ)句一定是簡(jiǎn)單且每位員工都清楚的術(shù)語(yǔ)，優(yōu)秀的工作清單應(yīng)是每句不超過(guò)二十個(gè)字，讓員工在對(duì)照清單完成工作時(shí)能夠十分明確。

抓住關(guān)鍵點(diǎn)，就能做到簡(jiǎn)單而有效的方法。制作清單時(shí)需要不斷地觀察整個(gè)流程，觀察哪個(gè)部分是最為重要的，能夠產(chǎn)生決定性作用的事物。

3.3?持續(xù)改善

在制定清單時(shí)的市場(chǎng)環(huán)境以及設(shè)備技術(shù)不會(huì)始終不出現(xiàn)改變，并且最初制定的清單也并非最符合員工工作習(xí)慣的，需要每一位員工以及管理者隨時(shí)能夠根據(jù)需要改變工作清單，并且所發(fā)生的改變不能違背權(quán)力下放和簡(jiǎn)單至上兩大原則，在工作之中也會(huì)發(fā)現(xiàn)更多值得改進(jìn)的地方，將其添加至清單之中，倘若一直固守初始清單，清單對(duì)企業(yè)員工工作效率的提升效果也不能達(dá)到最高水平。

4?如何將清單貫徹在小微企業(yè)之中

4.1?嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)

根據(jù)小組成員的調(diào)查顯示，我國(guó)小微企業(yè)管理者缺乏對(duì)崗前培訓(xùn)的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為在工作之中也能磨礪員工的個(gè)人工作能力，并且也因?yàn)閸徢芭嘤?xùn)會(huì)使企業(yè)投入一定的資金，為了節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本也會(huì)刪除或簡(jiǎn)化崗前培訓(xùn)，這是極其嚴(yán)重的錯(cuò)誤。在實(shí)際工作之中磨礪員工，其出錯(cuò)時(shí)所耗費(fèi)的成本仍然是企業(yè)的資金，而且出錯(cuò)也會(huì)導(dǎo)致企業(yè)殘次品數(shù)量增加或項(xiàng)目跟進(jìn)速度過(guò)慢。據(jù)統(tǒng)計(jì)，經(jīng)歷崗前培訓(xùn)的員工出錯(cuò)率只有未經(jīng)過(guò)崗前培訓(xùn)員工的1/5，所以應(yīng)當(dāng)將資金投入到更有益的崗前培訓(xùn)當(dāng)中而非讓員工在工作之中試錯(cuò)。

在崗前培訓(xùn)當(dāng)中應(yīng)當(dāng)將清單執(zhí)行理念貫徹到每一位新員工心中，員工在剛?cè)肼氈畷r(shí)是最為謙虛、學(xué)習(xí)能力最強(qiáng)的時(shí)候，倘若在員工入職一段時(shí)間后培養(yǎng)其清單工作的能力，難免會(huì)因?yàn)閱T工對(duì)自身經(jīng)驗(yàn)的信任而輕視工作清單，并且在培訓(xùn)的內(nèi)容之中課程應(yīng)當(dāng)設(shè)置為企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念15%、清單工作流程55%、員工認(rèn)真的工作態(tài)度30%，小組成員在調(diào)查中曾經(jīng)遇見(jiàn)崗前培訓(xùn)全程培養(yǎng)員工對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念和創(chuàng)始人經(jīng)營(yíng)過(guò)程的認(rèn)知學(xué)習(xí)，實(shí)際上雖然這樣的培訓(xùn)能夠提升員工對(duì)待企業(yè)的認(rèn)同度，但是工作效率的提升更多地應(yīng)當(dāng)依靠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒獭?/p>

4.2?企業(yè)管理者先于員工使用清單

在很多小微企業(yè)之中，由于管理者缺乏一定的管理學(xué)習(xí)背景，管理者對(duì)如何科學(xué)管理缺乏足夠的認(rèn)知，在企業(yè)之中執(zhí)行某項(xiàng)規(guī)定時(shí)，僅要求員工執(zhí)行，自身不予遵守，造成極其惡劣的影響，使員工心中存在不公平的感受，甚至認(rèn)為管理者是在剝削利用員工，所以管理者需要在公司內(nèi)率先嚴(yán)格遵守清單制度，為員工做出榜樣，并且更加自律也是有助于企業(yè)未來(lái)的長(zhǎng)足發(fā)展。任何時(shí)候管理者都是企業(yè)發(fā)展的決策者及重要分析人員，每日認(rèn)真完成工作是有益的，絕非目前社會(huì)上所倡導(dǎo)的管理者就能放松，一切交予員工處理的思想。

管理者嚴(yán)格遵守清單制度也能拉近與員工之間的距離，建立更多的認(rèn)同感，有助于提升企業(yè)內(nèi)部的人際和工作氛圍，真正將工匠精神貫徹到企業(yè)內(nèi)的每一個(gè)部分。

4.3?在企業(yè)內(nèi)樹立榜樣

樹立榜樣可以增加被表?yè)P(yáng)者的社會(huì)榮譽(yù)感，并且可以加快企業(yè)內(nèi)部其余員工的清單學(xué)習(xí)速度，但是在企業(yè)內(nèi)部樹立榜樣絕非推崇個(gè)人英雄主義，兩者有實(shí)質(zhì)性的差別，個(gè)人英雄主義更加推崇一人解決問(wèn)題，而樹立榜樣是將公司內(nèi)貫徹清單制度較好的員工的經(jīng)驗(yàn)介紹于他人學(xué)習(xí)，后者是建立在團(tuán)隊(duì)合作之上的，因?yàn)楝F(xiàn)如今的知識(shí)、環(huán)境等因素的復(fù)雜性，僅靠一人是無(wú)法全然掌握的。

例如曾經(jīng)的建筑業(yè)只需找到某個(gè)建筑專家就能指揮工人建設(shè)，而現(xiàn)如今的建筑建設(shè)包含水、管道、結(jié)構(gòu)、電路等多方面知識(shí)，很難找到懂得所有知識(shí)的專家。在其他行業(yè)都是如此，更加強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作，并且如果是新合作的團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)在執(zhí)行工作之前需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的自我介紹，需要每個(gè)人都能熟悉對(duì)方，因?yàn)樵谛聢F(tuán)隊(duì)遇見(jiàn)問(wèn)題時(shí)，常常有不敢說(shuō)和管理者不讓說(shuō)的現(xiàn)象存在，在正式工作之前增加團(tuán)隊(duì)的交流次數(shù)，清楚每一位成員的工作經(jīng)歷與優(yōu)勢(shì)所在是很有必要的。

5?總結(jié)

清單可以減少工作的失誤，為客戶帶來(lái)更好的服務(wù)，并且清單思想是適合各行各業(yè)的，利用此方法改善現(xiàn)有的工作狀況，提高員工工作效率，減少失誤，從而提高公司的整體經(jīng)營(yíng)水平。

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[作者簡(jiǎn)介]常明珠（2001—），女，陜西商洛人，延安大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院，研究方向：會(huì)計(jì)學(xué);張斐然（2000—），男，上海人，上海第二工業(yè)大學(xué)智能制造與控制工程學(xué)院，研究方向：機(jī)械電子工程;惠超博（2002—），男，陜西渭南人，延安大學(xué)化學(xué)與化工學(xué)院，研究方向：應(yīng)用化學(xué);信世豪（2001—），男，山東淄博人，寶雞文理學(xué)院電子電氣工程學(xué)院，研究方向：電氣工程及其自動(dòng)化;陳芝棋（2001—），男，安徽安慶人，寶雞文理學(xué)院政法學(xué)院，研究方向：思想政治教育。