試論高職院校教學秘書工作

摘要：教學秘書崗位是高職院校教學管理的重要組成部分，對維護高職院校教學秩序的建立與運行起著不可或缺的重要作用，其工作能力和工作質(zhì)量將直接影響著學校的教學質(zhì)量，甚至影響著人才培養(yǎng)水平。本文針對高職院校教學秘書具體工作能力及要求進行分析，指出存在的問題，分析存在的原因，提出指導性建議。

關(guān)鍵詞：高職院校; 教學秘書;工作

教學秘書作為高職院校教學管理中的基層執(zhí)行者和管理者，在實際工作的過程中，必須要明確自身的崗位職責，具備良好的素質(zhì)能力，才能夠真正地推動高職院校發(fā)展，讓教學質(zhì)量、教學秩序得到保障。

一、高職院校教學秘書崗位職責

（一）教學服務(wù)管理方面

教務(wù)處作為一個學校主管教學的部門，教學秘書與之聯(lián)系尤其密切。教學秘書應(yīng)協(xié)助教務(wù)實訓處做好教學管理工作：根據(jù)教務(wù)處要求，協(xié)助學院領(lǐng)導和各專業(yè)負責人完成人才培養(yǎng)計劃編制，根據(jù)教學計劃合理安排教學任務(wù)及編排課表;協(xié)助做好學生選課工作并處理選課遺留問題;檢查收集任課教師的授課計劃、實驗計劃、期末試卷上交教務(wù)處;協(xié)助教務(wù)做好教材征訂及發(fā)放工作;根據(jù)教務(wù)通知及時安排學生補考、重修學習及重修考試等工作;協(xié)助做好學生轉(zhuǎn)專業(yè)工作、組織學院學生參加教務(wù)處學生座談會;按照要求在規(guī)定時間組織好學生英語等級考試報名等工作，同時還要認真做好和及時傳達教務(wù)通知和其他工作。

（二）教學監(jiān)督管理工作

教學秘書在協(xié)調(diào)各部、系領(lǐng)導開展教學工作的過程中，還要定期對教學秩序、教學進度、教學質(zhì)量進行檢查、監(jiān)督，保證教學計劃可以得到穩(wěn)定執(zhí)行。在監(jiān)督管理的過程中，教學秘書要將其中存在的問題匯總起來，根據(jù)領(lǐng)導給出意見，形成具體整改對策，同時跟蹤整改情況。主要的監(jiān)督方式有聽課、評課、評教、教學比賽等，通過多元化的監(jiān)督活動，保證教學質(zhì)量，提高教學效果。

（三）日常工作

教學秘書的工作，除了教務(wù)和督導的常規(guī)工作外，也要做好辦公室的日常工作。做好日常教學文件材料的整理歸檔、檢查收集教師工作手冊、教案、教研室材料等日常教學材料、為教師的正常教學工作做好服務(wù)工作。同時，完成領(lǐng)導交辦的相關(guān)事宜，協(xié)助領(lǐng)導處理一些突發(fā)的教學事件等，及時準確傳達給領(lǐng)導和教師相關(guān)通知，做好傳達者的工作。

二、高職院校教學秘書的能力要求

第一，思想道德素質(zhì)。教學秘書的崗位職責雖然基礎(chǔ)，但是十分重要，關(guān)系到一個院校的教學工作是否可以正常穩(wěn)定的運轉(zhuǎn)。面對復雜、繁多的工作內(nèi)容，教學秘書要付出大量的精力和時間，只有由內(nèi)而外地熱愛這項工作，擁有較強的敬業(yè)奉獻精神，才能認真仔細地對待每一個工作細節(jié)。第二，綜合知識素質(zhì)。教學秘書的工作內(nèi)容較多，涉及教學管理、教學服務(wù)、專業(yè)建設(shè)等多方面領(lǐng)域，只有具備較高的學科專業(yè)知識和教學理論知識，才能對教學工作做出正確 的記錄和評價，才能保證課程設(shè)計、課時分配的科學合理。不僅如此，教學秘書還要熟悉人才培養(yǎng)、師資配備、課程設(shè)置、實訓環(huán)節(jié)等方面的知識，以此保證工作質(zhì)量和工作效率得到提升。第三，多元化能力素質(zhì)。作為教學秘書除了上述兩方面能力，還要具備信息處理能力、統(tǒng)籌規(guī)劃能力、溝通協(xié)調(diào)能力、語言表能力，這些能力都可以幫助教學秘書更好地完成教學管理活動，提高工作效率，實現(xiàn)高校辦公自動化，保證教學任務(wù)可以清晰明確的傳導。

三、高職院校教學秘書工作存在的問題

（一）綜合素質(zhì)較差

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分教學秘書的學歷較低、職稱較低、教學能力較弱、科研能力較差，這是因為很多高職院校沒有對這一崗位形成正確的認識，在這樣的情況下，工作人員自身也缺少積極的工作態(tài)度，最終導致教學秘書的作用無法完全發(fā)揮。

（二）缺少職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展

教學秘書在維護教學秩序穩(wěn)定方面承擔著至關(guān)重要的作用，隨著高等教育的蓬勃發(fā)展，教學秘書工作也在不斷的發(fā)展，但是很多工作人員缺少明確的職業(yè)規(guī)劃，對繼續(xù)教育、培訓工作存在抵觸心理，從而導致管理能力無法實現(xiàn)與時俱進。

（三）缺少創(chuàng)新意識

根據(jù)教學 秘書工作性質(zhì)和工作特點上看，教學秘書的工作強度較大，工作任務(wù)較重，這樣的情況下，教學秘書真正可以利用的時間較少，創(chuàng)新意識的培養(yǎng)也會受到一定的影響。但是隨著高職院校不斷發(fā)展，教學秘書必須要進行創(chuàng)新，以此滿足院校發(fā)展的實際需求，提高教學管理工作的質(zhì)量和檔次。

四、高職院校教學秘書工作改進策略

（一）高職院校教學秘書必須加強自我提升

隨著高等職業(yè)教育的快速發(fā)展，當前高職教學改革工作不斷深入，學校的每一個教學崗位都不斷的發(fā)展，吸收全新的教學理念，教學秘書崗位也不例外。教學秘書本身具有較強的專業(yè)性，想要高效率、高質(zhì)量地完成工作，就必須要形成良好的學習意識，積極投入到繼續(xù)教育中，不斷提升自身學習能力。比如針對教學秘書這一崗位制定專項培訓計劃，通過培訓制度、考核制度、績效激勵制度，鼓勵崗位員工主動投入到培訓活動中，學習和教學管理有關(guān)系的知識內(nèi)容，同時收集、了解最新的教師評定、畢業(yè)生就業(yè)政策等方面信息，為全校師生帶來良好且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）高職院校教學秘書必須重視工作創(chuàng)新

教學秘書的工作內(nèi)容較為特殊，在實際工作中，教學秘書可以接收到來自教師、學生等多方面反饋回來的信息，這些信息對教學服務(wù)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展有著積極的推動作用。教學秘書必須要正確看待這些信息，有針對性對教學管理服務(wù)工作進行創(chuàng)新改革發(fā)展，同時聯(lián)合院、系各部門，對改革對策的可行性進行分析，保證改革對策得到真正的落實，為教師、學生創(chuàng)造出良好的教學環(huán)境。教學秘書要定期對工作進行總結(jié)反饋，并且將總結(jié)情況上報給上級管理部門，讓高層管理人員對院系各方面的發(fā)展狀況形成全面的了解，同時還要給高層管理人員提供一定的創(chuàng)意建議，輔助院系管理人員對教學工作作出正確創(chuàng)新決策。

參考文獻：

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作者簡介：宋玲（1983.11—）女，民族：漢，陜西漢中人，重慶交通職業(yè)學院副教授，碩士，研究方向：當代大學生思想品德教育研究