新時代高校房產檔案科學化管理路徑探究

羅麗婷

新時代高校房產檔案科學化管理路徑探究

羅麗婷

[天津大學國有資產處]

當前，高?；鶎又卫砟芰γ媾R著新挑戰(zhàn)與機遇，做好諸如容易被忽略的高校房產檔案管理這類基礎性工作，無疑會完善學校后勤管理制度與機制，也是構建高校房產檔案管理模式，適從社會治理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。本文結合高校房產檔案管理實際情況，對房產檔案管理工作意義、存在問題進行分析研究，并提出具有可操作性的工作路徑圖，有助于推進高校房產檔案科學化管理。

高校；房產檔案；科學化管理

一、高校房產檔案管理的概念與意義

（一）高校房產檔案管理的概念

高校房產檔案管理，是高校直接對其房產實體檔案和電子檔案進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。

本文所稱高校房產檔案，是指高校過去和現(xiàn)在涉及房屋資產的建設、登記、交易等一系列經濟活動直接形成的對本校教職工乃至國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的記錄文件。

（二）房產檔案管理在高校建設發(fā)展中的意義

第一，房產檔案管理對學校房屋產權歸屬的重要作用。高校應按照《中華人民共和國民法典》（物權編）要求確認國家對國有資產的所有權和高校對國有資產的占有、使用權進行國有資產登記。房產是高校國有資產重要組成部分，占固定資產比重較大。房產檔案是學校房產的基礎依據(jù)文件，是辦理產權登記必須的支撐材料。房產檔案在管理中收集是否完整、記錄是否準確、保管是否得當都將會對高校房屋產權歸屬產生重大影響。

第二，房產檔案管理可為學校重要決策提供依據(jù)。高校房產的合理利用有益于高校事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，對房產的優(yōu)化配置都要建立在房產檔案整理和分析的基礎上，房產檔案管理可以為學校建設和發(fā)展提供最為原始的依據(jù)。加強房產檔案管理水平可以為高校相關政策的貫徹落實提供基礎和保證，有助于計劃與決策的科學化。

第三，提高房產檔案管理水平有利于提高房產管理的工作質量和工作效率。由于房產管理大都是建立在原有管理工作基礎上進行的，房產檔案作為房產管理實踐的重要工具之一，充分發(fā)揮檔案作用有利于提高房產管理工作效率和水平。

第四，加強房產檔案管理可為解決房產糾紛提供原始依據(jù)。許多高校建校較早，經歷了建國前后，計劃經濟到市場經濟等社會變革，無論是公用房屋管理還是教職工住宅管理都發(fā)生了翻天覆地般的變化。隨之出現(xiàn)的房產糾紛矛盾增多，而且大多需要訴諸法律進行裁決，而房產檔案尤其是房屋產權檔案成為司法部門對房產進行公正裁決的唯一性標準與依據(jù)。

（三）高校房產檔案管理的現(xiàn)況

當前高校房產主要包含教學科研及行政辦公用房，食堂、學生公寓、商業(yè)等生活服務用房，周轉公寓與住宅等教職工住房……這些房產從立項建設到交付使用，再到處置交易時間跨度長，許多建筑物經歷過更名、改擴建，教職工住宅經歷了福利型低租金的實物分配向住房貨幣化、商品化的轉變[1]，每一個環(huán)節(jié)都會形成與之相對應的檔案，導致房產檔案數(shù)量巨大、種類繁多。絕大部分高校并未設立房產檔案管理專員，多由房產管理人員兼職。不同歷史時期房產檔案構成要件與要求并無不同，管理人員只是在基建部門提出檔案移交時簡單接收，存放在業(yè)務科室內，使得檔案歸檔滯后、標準不統(tǒng)一，甚至出現(xiàn)部分檔案未歸檔現(xiàn)象。雖然一些高校通過房產管理系統(tǒng)部分實現(xiàn)了房屋檔案信息化管理，但并不普遍。

二、高校房產檔案管理工作現(xiàn)存的問題

（一）房產檔案管理機制體制建設不完全

高校對房產檔案只是簡單的保管，幾乎沒有成型的房產檔案管理制度。房產檔案包括房屋建設資料、政策文件、維修資料、變更信息、合同協(xié)議等，這些檔案多由基建部門、房產管理部門、后勤保障部門、校檔案館等多部門各自管理，保存相對分散。對于房產管理部門應保存房產檔案的種類、數(shù)量、保存期限等沒有要求。隨著時間的推移，房產管理人員變動，缺少統(tǒng)一的工作程序與操作規(guī)范，難免有些重要資料流失，造成學校需要房產檔案作重要依據(jù)時卻查閱不到有價值資料，進而使學校利益受損，給整體工作推進造成困難。

曾有案例，當學校房產糾紛需要提請司法仲裁時，由于房產歸屬檔案不完整，無法向司法部門提交有效權屬證明材料，結果造成學校利益受損。再如，一些高校中建筑物經過多次改建、擴建等，一旦建筑物需要新的維修，若改擴建相關檔案缺失或不連續(xù)，則無法進行精準施工；甚至出現(xiàn)多次修補也不能解決根本問題的事例，建筑物隱患就會越積越多，導致學校不得不投入更多資本對建筑物進行大修。

（二）房產檔案管理抗風險能力較低

高校房產檔案管理形式較為單一。這種模式多以文字、圖表、圖紙等紙質介質為主要管理對象，對保存場所的防蟲、防潮要求較高，若遇重大災害，將會對紙質檔案造成巨大損失，甚至是永久性缺失，為后期的房產管理工作帶來重大隱患。同時，紙質檔案查閱有效信息的效率較低，房產檔案的傳統(tǒng)管理模式存在較大的局限性和風險性。不少高校利用現(xiàn)代化的技術手段，對房產檔案進行電子化處理。雖較傳統(tǒng)管理模式提高了使用效率，但在檔案的信息采集、分析整理、借閱查詢等環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)高校房產信息泄露、被盜取等安全隱患。電子詐騙案件時有發(fā)生、檔案保密事故頻發(fā)，對學校利益和保密事項、教職工個人隱私，乃至校園安全帶來不可估量的負面影響。

（三）房產檔案管理人員業(yè)務能力亟待提升

高?？陀^存在“重建設、輕檔案”的現(xiàn)象。房產檔案管理人員多為房產管理員工兼職，也未配有房產檔案存放場所，而是將房產檔案存放在業(yè)務科室文件柜或計算機內，便利其隨時利用。相關人員檔案管理意識薄弱，管理方式墨守成規(guī)，著重紙質管理，很少從互聯(lián)網+的角度思考提升檔案管理質量。在專業(yè)技能上，管理人員多未經受專業(yè)培訓，對房產檔案的收集、分類、整理、立卷、研編等一系列標準化、規(guī)范化的管理工作力不從心，造成“人在資料在，人換資料失”的現(xiàn)象，致使房產檔案不完整、不連續(xù)，喪失了其應有的作用和價值。[2]

三、高校房產檔案科學化管理的路徑探析

高校房產檔案科學化是指綜合運用現(xiàn)代管理理論、技術和方法，對房產檔案管理進行全時段、全方位的科學管理。要解決上述問題必須在程序化建設、規(guī)范化管理與有序體制的建立上下功夫，高度體現(xiàn)管理的現(xiàn)實適應性，即使無法設立專門檔案管理科室，也應從制度上做到如下幾方面。

（一）科學化管理，首先是加強程序化管理，讓房產檔案管理有“法”可依

高校房管部門應堅持依法依規(guī)、效益優(yōu)先、技術融合和安全保障的基本原則，依照《檔案法》《中央國家機關房地產檔案管理辦法》（國管房地[2007]24號）的精神與規(guī)定，在遵循房產檔案管理活動規(guī)律的基礎上，積極制定房產檔案管理的規(guī)章制度，完善管理流程。

科學化的房產檔案管理在于專業(yè)化、標準化和實用性強。如圖1所示，這是作者結合工作實踐提出的房產檔案收集、歸檔、保管利用等管理流程圖。

圖1 房產檔案管理流程簡圖

保持機制順暢是確保檔案的可靠性、安全性和永久性的基礎。在實際操作過程中還應注意以下幾點。

一是檔案的收集環(huán)節(jié)。對新建成的房產應按照“需求—整理—建檔”的思路進行檔案收集；對已使用的房產應按照“需求—查閱—復印—重新建檔”的思路進行檔案收集，逐步補充現(xiàn)有房產檔案。

二是檔案歸檔環(huán)節(jié)。面對房產檔案數(shù)量激增、形式豐富、門類不斷增加的情況，細化房產檔案歸檔類別勢在必行。試如表1所示將檔案按照檔案類型依據(jù)地域、年度對檔案進行整理分類，排列后如圖2方式將檔案按房產所處地域進行編號。[3]這樣兼顧標準化與實用性，即使房產檔案存在不同部門或同一部門的不同科室，只要做好記錄也能在滿足檢索檔案要求的同時，滿足日常工作中利用檔案的需要。

表1 房產檔案分類

圖2 按房產所處地域對檔案進行編號

三是保管利用環(huán)節(jié)。應充分利用現(xiàn)代化電子信息技術，努力構建房產檔案信息化系統(tǒng)，提高檔案的利用率。同時房產檔案管理人員要履職盡責，確保檔案在保管利用過程中的完整性與安全性。

（二）科學化管理，必須強化規(guī)范管理，提高房產檔案的抗風險能力

無論是實體檔案還是電子檔案，在進行檔案收集、整理、保管、利用等工作環(huán)節(jié)都面臨著自然風險與人為風險。[4]針對可能出現(xiàn)的風險可以從如下兩方面入手，規(guī)范房產檔案管理工作。

一是嚴格執(zhí)行學校房產檔案管理的相關規(guī)定與工作流程，定期對房產檔案及其管理過程進行清查與監(jiān)督。房產檔案管理不同工作人員間要互相配合、互相監(jiān)督，確保學校房產檔案管理工作的科學性和嚴謹性。[5]

二是根據(jù)檔案載體的不同有針對性地采取安全管理措施。對于實體檔案，確保歸檔的及時性、檔案的準確性與連續(xù)性、存檔環(huán)境的安全性，每年對檔案進行一次清理與核對，做到分類存放、規(guī)范保存與利用；對于電子檔案，確保檔案信息的真實性、可用性、可控性、機密性和抗抵賴性，在此基礎上提升房產檔案管理工作水平與工作效率，充分發(fā)揮房產檔案的價值。[6]

（三）科學化管理，需要形成房產管理的有序體制，體現(xiàn)管理者的責權一體

應明確房產檔案管理工作崗位職責，形成一個責權明晰的有序體制。房產檔案管理人員是房產檔案管理的主體。有責，驅使其以負責任的法治理念進行管理，促進管理者責任意識的理性提高。有權，促使其能夠有效地進行管理，通過權力的作用控制管理的實際行動，有效進行管理的實施。[7]在新的房產檔案管理模式下，房產管理部門的檔案管理者應該按照如下要求進行工作。

一是歸檔工作。在房產管理過程中產生的資料均要按照統(tǒng)一標準及時歸檔。歸檔范圍：凡是反映學校房產管理沿革和主要職能活動的，反映房產使用、經營、服務等活動并維護學校權益和教職工權益的法律、行政法規(guī)規(guī)定應當歸檔的，且具有保存價值的實體及電子資料。

二是檔案保管工作。做好房產檔案的安全、防火、防盜、防霉、防蛀、防磁、防震等工作，確保房產檔案的安全和完整無缺；重要房產檔案，房產管理部門應定期將歸檔的房產檔案編制移交清冊，一式兩份，連同房產檔案集中向學校檔案館辦理移交手續(xù)，移交清冊雙方各持一份；磁性介質的房產檔案應定期按時進行異地備份和異地轉儲；房產檔案保管期限為永久。

三是檔案利用。建立健全房產檔案查閱、復本使用登記制度；查閱已移交學校檔案館的房產檔案，需由房產部門工作人員持查閱說明到檔案館查閱；磁性介質的房產檔案調出、轉存、傳輸?shù)裙ぷ鲬煞慨a管理部門工作人員完成，其他人員未經許可不得將電子檔案提供給他人。房產檔案原則上不得借出，如有特殊需要，未移交檔案館的房產檔案借出，需經房產部門主要負責人批準，已移交檔案館的房產檔案借出，需檔案館按照檔案管理的相關規(guī)定進行審批；已經立卷歸檔的房產檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，確需拆封重新整理的，檔案館應當按照相關的檔案管理規(guī)定會同房產管理部門和經辦人員共同拆封整理，分清責任。除此之外，還應對房產檔案管理人員進行定期培訓，提升專業(yè)素養(yǎng)、提高職業(yè)素質。

只有加強房產檔案程序化與規(guī)范化管理，形成有序的管理模式和工作路徑圖，才能提高管理水平，最大限度的發(fā)揮房產檔案效能，為高校房產管理健康發(fā)展夯實基礎，促進高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

[1]陳變珍,殷雪松,趙悅.新形勢下深化高校住房制度改革措施探究[J].經濟師,2018(05):14-16.

[2]鐘霞軍.淺談高?；n案的歸檔與管理[J].廣西中醫(yī)學院學報,2004(03):147-148.

[3]常連福,趙艷華.房地產產權產籍檔案分類方法的比較與選擇[J].檔案學研究,1998(02):45-47.

[4]肖哲.確認電子檔案法律效力對房產檔案工作的意義[J].城建檔案,2021(08):97-98.

[5]城市房地產權屬檔案管理辦法[J].中華人民共和國國務院公報,2002(20):34-36.

[6]黃麗華.檔案保護技術標準體系構建與發(fā)展研究[J].檔案學研究,2018(06):40-43.DOI:10. 16065/j.cnki.issn1002-1620.2018.06.007.

[7]倪曉春.中國檔案管理標準體系建設與發(fā)展研究[J].檔案學通訊,2016(04):84-88.DOI:10. 16113/j.cnki.daxtx.2016.04.018.

（責任編輯：楊書元）