提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

范敏

[摘 要]在事業(yè)單位的檔案管理中強化信息化手段的應用，對于提高檔案管理的質(zhì)量效率、促進事業(yè)單位檔案工作的長遠持續(xù)發(fā)展至關重要。本文首先簡要介紹了事業(yè)單位檔案管理以及檔案信息化的概念特點，并分析了當前事業(yè)單位檔案信息化管理方面所遇到的問題，并就加強事業(yè)單位檔案信息化管理提出了建議措施。

[關鍵詞]檔案信息化；系統(tǒng)平臺；檔案資料

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）09-0073-03

檔案管理在事業(yè)單位的內(nèi)部管理中具有非常重要的作用，隨著信息技術和智能技術的快速發(fā)展，尤其是隨著大數(shù)據(jù)技術和云計算技術的廣泛應用，為事業(yè)單位檔案信息化管理提供了新的機遇。對于事業(yè)單位來說，在內(nèi)部管理過程中應該充分認識檔案管理以及檔案信息化建設的重要性，按照信息化管理要求，推進檔案管理工作模式的轉變，這對于提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率，更好地服務事業(yè)單位各項工作的順利開展實施具有重要意義[1]。

事業(yè)單位內(nèi)部檔案種類較多，在檔案管理工作內(nèi)容上主要是將單位內(nèi)部分散在各個業(yè)務部門的檔案資料等歸集到檔案管理部門，并進行檔案的分類、編目、掃描、裝訂、入庫等，對檔案資料進行日常的保護，以確保檔案資料處于安全完整的狀態(tài)，并為檔案利用者提供檔案查閱使用等各項服務管理工作。檔案管理信息化建設，則主要是指在單位內(nèi)部的檔案管理過程中，改變以往傳統(tǒng)的人工管理方式，以信息化智能化的手段，通過構建檔案管理信息系統(tǒng)平臺，進行檔案的歸集整理以及保管利用[2]。具體分析事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢主要有以下幾個方面。

首先，可以促進檔案管理模式的創(chuàng)新，推動檔案管理信息化建設，能夠充分利用各種信息技術建設檔案數(shù)據(jù)庫平臺，推動檔案載體的數(shù)字化建設，實現(xiàn)檔案整體管理模式的革新升級，并促進單位內(nèi)部檔案管理工作和業(yè)務工作的深度融合，推動單位檔案管理模式和水平的提升[3]。

其次，可以促進提高單位檔案管理效率。檔案管理工作是一項較為系統(tǒng)繁雜的工作，僅僅依靠傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，不僅效率較低，也容易造成檔案資料歸集整理的不全面，影響檔案工作質(zhì)量，通過信息化的手段，將以往的檔案工作流程融入到信息系統(tǒng)之中，不僅可以促進檔案管理效率的提高，也可以確保檔案資料收集整理的系統(tǒng)全面[4]。

第三，可以提高單位檔案資料的利用水平，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料管理模式下，檔案資料的查閱利用非常煩瑣，通過信息化的手段可以對單位的檔案資料信息進行及時的查閱使用，尤其是可以通過網(wǎng)絡手段來進行檔案資料資源的檢索，進一步提高檔案資料的共享利用效率，實現(xiàn)檔案資料內(nèi)在價值的高效利用。

此外，可以實現(xiàn)檔案資源的永久性保存。在以往傳統(tǒng)的檔案管理方式下，各種紙質(zhì)的檔案資料容易受到外部環(huán)境的影響，尤其是濕度或者溫度等環(huán)境因素的影響，會出現(xiàn)檔案資料的損壞，甚至由于保管不當?shù)瘸霈F(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象。完善檔案管理信息化，則可以將各種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉換為數(shù)字檔案資料，進而有效防止檔案損壞問題的出現(xiàn)。

（一）事業(yè)單位檔案管理工作理念滯后

一些事業(yè)單位對于單位內(nèi)部檔案管理工作的重要性還沒有足夠的認識，認為檔案管理工作只是單位內(nèi)部的一項輔助性工作，檔案管理工作理念仍停留在傳統(tǒng)的歸檔保管方面，對于檔案信息化還沒有系統(tǒng)科學的理解，對于檔案管理信息化工作流程以及具體要求等還沒有明確的認識，由于重視不夠，不少單位缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員，從事檔案管理的人員缺乏專業(yè)的知識技能，因而導致檔案管理信息化在事業(yè)單位內(nèi)部推進應用實施不力[5]。

（二）事業(yè)單位檔案信息化基礎設施不夠完善

完善的軟硬件設施是事業(yè)單位檔案管理信息化順利推進的重要基礎，但是當前一些事業(yè)單位對于檔案管理不夠重視，在檔案信息化方面的投入力度不足，檔案信息化管理的各項基礎設施不夠完備，尤其是檔案管理信息系統(tǒng)還沒有被引進和使用，在檔案管理具體開展實施過程中，難以通過信息化手段對各類的檔案資料進行系統(tǒng)整合，導致事業(yè)單位檔案管理信息化的整體工作基礎較為薄弱[6]。

（三）事業(yè)單位檔案管理信息化組織體系不完善

檔案管理工作是一項系統(tǒng)性較強的工作，在單位內(nèi)部檔案管理工作開展過程中，除了需要檔案工作部門的主導外，還需要單位內(nèi)部各個業(yè)務部門的共同配合參與，但是當前一些事業(yè)單位沒有針對檔案管理以及檔案信息化應用相應的組織體系，有的甚至沒有設置專門的檔案工作機構，檔案管理主要由單位內(nèi)部的綜合性部門承擔，對于檔案信息化過程中的檔案資料歸集鑒定、整理歸檔等沒有落實工作責任，影響了檔案管理工作的規(guī)范化開展實施。

（四）事業(yè)單位檔案管理信息化制度不夠完善

確保事業(yè)單位檔案管理信息化的規(guī)范化開展實施，應該結合檔案信息化的要求以及事業(yè)單位檔案工作特點，建立完善的檔案信息化管理制度，但是當前一些事業(yè)單位的檔案管理信息化制度機制不夠健全，不僅對事業(yè)單位檔案管理的歸集歸檔等各個環(huán)節(jié)未能形成有效的約束，對于檔案資料的信息化存儲以及管理等也難以進行有效的約束和指導，因而影響了檔案管理信息化的實際效果。

（五）事業(yè)單位檔案資料的開發(fā)利用程度不足

檔案管理信息化為事業(yè)單位檔案資料的開發(fā)利用提供了良好的條件，但是當前一些事業(yè)單位的檔案管理工作人員對于檔案管理信息化理解和掌握、應用能力不足，有的甚至缺乏專業(yè)的檔案工作知識，檔案管理信息系統(tǒng)的功能也不夠完備，導致事業(yè)單位的檔案資料得不到有效的開發(fā)利用，檔案資料的內(nèi)在價值得不到深度的挖掘和使用。

對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設實施來說，應該結合事業(yè)單位的屬性以及檔案管理特點，強化檔案管理工作制度機制，改進檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理工作方式，以提高檔案管理效率，具體應該從以下幾個方面來完善。

（一）強化事業(yè)單位檔案管理信息化工作基礎

確保事業(yè)單位檔案管理信息化工作的高效有序開展實施，單位的領導層應該充分認識到檔案管理以及檔案信息化對于單位發(fā)展管理的重要性，積極支持事業(yè)單位檔案管理信息化工作的推進實施。首先，應該完善事業(yè)單位檔案信息化管理組織體系，結合單位的人員規(guī)模以及職能特點，設立完善的檔案管理工作機構，明確檔案管理工作職責以及人員配備，結合單位檔案信息化管理的實際需要來制定完善的事業(yè)單位檔案管理信息細化工作制度，對事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的建設使用、電子檔案資料的收集、整理以及保存、利用等各個環(huán)節(jié)明確具體的工作標準和要求，提高檔案信息化管理的規(guī)范化系統(tǒng)化水平。其次，應該注重強化檔案信息化管理方面的工作投入，可以綜合采取自籌資金或者是爭取財政撥款等多種形式加強事業(yè)單位檔案信息化工作的資金保證，配備必要的軟硬件設施，尤其是檔案管理信息系統(tǒng)、檔案掃描錄入設備、傳真復印等基礎設施，確保檔案信息化工作的順利推進實施。

（二）優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)平臺的設計應用

對于事業(yè)單位檔案管理信息化的應用推進，關鍵應該完善檔案管理信息系統(tǒng)平臺的設計，在信息系統(tǒng)平臺的具體功能配備方面，應該注重綜合采取多樣的檔案信息資料數(shù)據(jù)采集工具，及時將單位內(nèi)部各類業(yè)務系統(tǒng)中預歸檔的資料數(shù)據(jù)進行捕獲，將單位內(nèi)部檔案資料的收集、利用、鑒定等各類工作環(huán)節(jié)融入到信息化系統(tǒng)平臺之中，以提高檔案資料的管理效率。具體來說，應該突出以下幾方面：在電子檔案文件資料的形成階段，聯(lián)接檔案資料文件的起草流程、流轉流程，通過系統(tǒng)平臺的檔案接口與采集引擎對接，按照檔案資料的歸檔要求進行預歸檔。在檔案管理流程方面，按照檔案管理信息化的相關標準要求，對檔案資料的采集收集、分類管理、檢索查詢、使用利用、鑒定統(tǒng)計、專題編沿等流程進行系統(tǒng)的整合優(yōu)化；在檔案資料的長期管理方面，重點結合事業(yè)單位檔案管理的需要，對數(shù)據(jù)管理、長期存儲、數(shù)據(jù)防偽以及開放鑒定等相應內(nèi)容進行完善。通過重點打造功能完備的檔案管理平臺，實現(xiàn)單位內(nèi)部各類檔案資料的集中管理，最大程度地減少檔案遺失問題，促進全面提升檔案歸集整理、開發(fā)利用的規(guī)范化高效化。

（三）提升檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平

確保事業(yè)單位檔案管理信息化的順利推進實施，還應該注重強化對檔案管理工作人員的培訓教育，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)能力水平。重點應該結合事業(yè)單位檔案管理信息化的實際需要，建立完善的檔案職業(yè)培訓內(nèi)容體系，即應該注重加強對檔案工作理論基礎知識的教育培訓，確保檔案管理工作人員能夠熟知檔案管理內(nèi)容以及檔案工作具體要求，熟悉檔案管理相關法律法規(guī)方面的知識，提高檔案工作意識，也應該注重強化檔案管理業(yè)務技能方面的培訓教育，確保檔案管理工作人員熟悉檔案管理工作的接收、管理、存儲以及利用等業(yè)務流程，增強檔案管理工作人員的專業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)。此外，還應該結合檔案管理信息化的實際需要加強對檔案信息管理系統(tǒng)平臺的操作使用、數(shù)字檔案管理等一系列內(nèi)容的培訓教育，綜合采取專題培訓、專家講座等多種靈活形式，組織檔案工作人員以及業(yè)務部門工作人員共同參與，協(xié)同做好檔案管理工作，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理整體水平的提升。

（四）強化事業(yè)單位檔案信息化管理的標準化安全化

在事業(yè)單位檔案標準化管理方面，應該結合事業(yè)單位的實際情況來制定檔案信息化標準體系，對事業(yè)單位檔案的分類、格式、編目、歸集、整理等進行統(tǒng)一，確保電子檔案元數(shù)據(jù)的標準規(guī)范和安全可靠。在檔案信息化安全管理過程中，事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料內(nèi)容較為煩瑣復雜，應該突出加強檔案信息的安全管理。在事業(yè)單位檔案信息采集階段，應該對檔案資料內(nèi)容進行區(qū)分，尤其是要做好對于涉密檔案資料的審查分析，嚴格按照保密規(guī)定進行檔案資料信息的采集以及檔案載體的轉換工作，確保檔案資料的安全可靠。在單位檔案資料信息化收集階段，應該規(guī)范事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料的制作收發(fā)、復制傳遞、保存使用等各個環(huán)節(jié)的流程規(guī)定，對于涉密的電子設備應該嚴格執(zhí)行保密規(guī)定要求，嚴格避免檔案資料可能出現(xiàn)的失、泄密風險問題。此外，還應該做好檔案管理信息系統(tǒng)軟硬件設備的定期維護工作，以及檔案資料數(shù)據(jù)的備份工作，尤其是針對重要的檔案資料做好數(shù)據(jù)的信息備份，確保檔案資料的安全可靠，對于單位內(nèi)部檔案資料的銷毀，應該嚴格按照電子檔案管理相關規(guī)定要求，通過專業(yè)程序以及正規(guī)手段進行檔案資料的銷毀，避免出現(xiàn)檔案管理風險問題。

（五）健全完善事業(yè)單位檔案管理信息化工作流程

在事業(yè)單位檔案管理工作具體開展實施方面，還應該注重對單位檔案管理工作流程進行系統(tǒng)的優(yōu)化完善，重點應該突出以下方面：在檔案的接收方面，應該確?？梢詫崿F(xiàn)檔案在線以及離線模式下的批量接收以及處理，并對電子檔案資料的完整性以及規(guī)范性進行監(jiān)督檢查，對檔案資料的內(nèi)容以及有效性等進行驗證；在檔案的整理方面，重點強化對檔案資料自動歸類自動排序的管理，并完善信息環(huán)境下電子檔案資料的著錄和標引等功能，整理的電子檔案符合國家以及行業(yè)相關標準要求，強化不同檔案資料數(shù)據(jù)信息以及檔案之間的關聯(lián)功能；在檔案的保存方面，重點應該確保各類電子檔案資料存儲介質(zhì)的穩(wěn)定以及存儲空間的充足，定期對檔案資料的真實性、完整性、安全性、可用性等進行監(jiān)督檢查；在檔案的利用環(huán)節(jié)，應該確?？梢詫崿F(xiàn)電子檔案資料的檢索篩選以及輸出，尤其是可以實現(xiàn)跨全總、門類以及遞進檢索，優(yōu)化完善檔案資料的在線借閱以及授權下載等，并完善檔案資料的編研以及成果利用，提高檔案資料的利用效率；在檔案資料的鑒定和處置方面，明確電子檔案資料的鑒定以及處置標準，尤其是針對強化密級以及價值、開放等相應工作的鑒定處理，按照不同檔案資料的不同性質(zhì)和管理要求細化具體管理措施，促進提高檔案資料的標準化規(guī)范化水平。

對于事業(yè)單位檔案管理來說，應該適應信息化管理應用的發(fā)展趨勢，高度重視檔案信息化的重要作用，建立完善信息化下的檔案管理工作體系，完善單位的檔案管理信息系統(tǒng)平臺建設，健全系統(tǒng)平臺功能設置，做好檔案信息系統(tǒng)平臺的安全控制，提高檔案管理工作人員的整體水平，進而促進事業(yè)單位檔案管理的整體改進提升。

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