大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化策略

摘 要：當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，對社會(huì)產(chǎn)生巨大影響，波及多個(gè)領(lǐng)域，改變?nèi)藗兊墓ぷ骱蜕?。與此同時(shí)，在各個(gè)領(lǐng)域中數(shù)據(jù)成為重要因素，這也表明大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨。作為高校管理決策工作順利開展的支撐力量，檔案管理滿足人們獲取檔案資源的實(shí)際需要。大數(shù)據(jù)時(shí)代為高校的檔案管理模式帶來多重挑戰(zhàn)，原有模式已經(jīng)無法滿足時(shí)代需求，基于此，對大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的高校檔案管理模式的優(yōu)化策略展開探討是很有必要的。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;高校;檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，多個(gè)領(lǐng)域都將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入了自身的發(fā)展中，為社會(huì)的發(fā)展和人民的生活帶來翻天覆地的變化。檔案管理工作是高校提升發(fā)展水平的支撐力量，但就目前我國高校的檔案管理工作而言，現(xiàn)有的檔案管理模式還存在一定的缺陷，已經(jīng)與高校發(fā)展的實(shí)際需求不相符。因此，就要針對現(xiàn)存的問題展開討論，以此研究出一套可以切實(shí)改變現(xiàn)狀的優(yōu)化策略，幫助高校在后續(xù)的發(fā)展中建立出可行的檔案管理模式，提高管理效率。

一、當(dāng)前高校檔案管理模式存在的問題

1.不能有效利用檔案資源

之所以要進(jìn)行檔案管理工作，是因?yàn)樗梢詫n案信息進(jìn)行開發(fā)再利用，將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝９芾砉ぷ髦械挠行畔?，幫助高校順利展開一系列的管理工作。目前，高校檔案管理模式對于檔案信息的合理整合和二次開發(fā)利用的能力仍舊不強(qiáng)。同時(shí)，隨著時(shí)間推移，高校內(nèi)的數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)日益增加的發(fā)展趨勢，如果無法將這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合理整合，無法從中開發(fā)有效價(jià)值，這些數(shù)據(jù)信息就會(huì)成為無用信息，不能在高校的管理中發(fā)揮其本來的作用。造成這一現(xiàn)象的原因主要是以下兩個(gè)方面：首先，從事檔案管理的工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)和相應(yīng)技術(shù)，以及缺少可以用于檔案管理工作的設(shè)備;其次，高校檔案管理工作的觀念老化，造成一些有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息沒有被高效利用。

2.檔案資源的接收以被動(dòng)為主

如果想建立健全一套完善的檔案管理模式，檔案資源的接收方式是其中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，高校的各個(gè)職能部門將其檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理之后，可以轉(zhuǎn)化為電子形式，再將其上交給高校專業(yè)的檔案管理部門，實(shí)行統(tǒng)一整合。但是，這種方式會(huì)產(chǎn)生一個(gè)很大的缺陷，具體來說，檔案管理部門在接受檔案資源的方式上，處在被動(dòng)狀態(tài)，為檔案管理工作造成了一定的局限性。為了改變這一現(xiàn)狀，從事檔案管理的工作人員可以變被動(dòng)為主動(dòng)，深入高校內(nèi)部的其他職能部門，主動(dòng)搜集一些檔案數(shù)據(jù)信息，在整理檔案資源時(shí)，管理人員還應(yīng)當(dāng)摒棄一些陳舊的思想觀念，更好地發(fā)揮自身在檔案管理工作中的作用。

3.檔案資源的保管以實(shí)物為主

很長一段時(shí)間以來，在高校的檔案管理模式中，對于檔案數(shù)據(jù)信息的儲(chǔ)存方式，都是依靠實(shí)物進(jìn)行的，通俗地說，也就是利用紙質(zhì)材料對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行原始記錄。隨著時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)材料越來越無法滿足檔案管理工作的需要。

首先，隨著時(shí)間推移，高校的檔案數(shù)據(jù)信息只會(huì)越來越多，利用紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且占用的空間較多。其次，為了更好地完善高校檔案管理工作體系，還要對過去的實(shí)物檔案資源進(jìn)行電子化處理。由于以往存在著數(shù)量龐大的實(shí)物檔案資源，在將這些實(shí)物轉(zhuǎn)化為電子形式的過程中，需要耗費(fèi)的時(shí)間過長，相關(guān)工作人員處理起來也較為費(fèi)力，工作進(jìn)程相對緩慢，還存在許多紙質(zhì)檔案資源沒有轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问降默F(xiàn)象，為優(yōu)化檔案管理模式帶來阻礙。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理理念提出的挑戰(zhàn)

以往的高校檔案管理模式中，在具體開展檔案管理工作時(shí)，主要是遵循較為死板的流程工序，一般來說，傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)踐工作要按照數(shù)據(jù)信息收集、中間階段的合理整合與歸納、對處理完畢的信息進(jìn)行存儲(chǔ)與備份，以及后續(xù)的查找與使用這四個(gè)階段的順序。同時(shí)，還要注意的是，在檔案管理工作中對于檔案資源的重要程度不同，對其管理周期的時(shí)間長度就不同。這是以往的檔案管理理念，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息化技術(shù)處理手段和管理理念的革新，為高校傳統(tǒng)的檔案管理理念帶來一定的挑戰(zhàn)。信息化時(shí)代的來臨，幫助高校在其檔案管理模式中融入計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)用主要體現(xiàn)在檔案信息存儲(chǔ)和傳遞方面，并且已經(jīng)徹底替代了實(shí)物檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)方式，對傳統(tǒng)的檔案管理理念產(chǎn)生了沖擊。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理技術(shù)提出的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)的高校檔案管理模式中，檔案管理技術(shù)基本以人力管理模式為主要形式。在工作過程中，通常是將紙質(zhì)檔案以一定的標(biāo)準(zhǔn)劃分后，再進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)的方式往往是將其放置在學(xué)校內(nèi)部的檔案室中。一些專業(yè)人士認(rèn)為，這種檔案管理技術(shù)屬于粗放型。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，這種方式顯然無法滿足檔案管理模式發(fā)展的需求，運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理技術(shù)才是新型檔案管理模式的重點(diǎn)。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理技術(shù)提出了挑戰(zhàn)。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案數(shù)據(jù)安全提出的挑戰(zhàn)

以往的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案資源是檔案數(shù)據(jù)信息的主要存在形式。因此，對檔案數(shù)據(jù)信息安全的管理工作側(cè)重點(diǎn)在實(shí)物上，只要保證檔案信息不會(huì)受到火災(zāi)、潮濕、偷盜以及老鼠或蟲子的叮咬等外在因素的損害，檔案數(shù)據(jù)信息的安全就得到有效保障。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案資源儲(chǔ)存形式都趨于電子化，在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間中實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)與傳輸，就容易受到網(wǎng)絡(luò)崩潰、黑客襲擊以及存儲(chǔ)設(shè)備的軟硬件損壞等因素影響，引發(fā)檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，為檔案數(shù)據(jù)信息的安全性帶來了挑戰(zhàn)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下優(yōu)化高校檔案管理措施的策略

1.建立現(xiàn)代化的檔案管理觀念

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨為各種自動(dòng)化程序以及智能設(shè)備在各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)。目前，在各行各業(yè)中新型的現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用，通過這些技術(shù)加快各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展速度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的變革，檔案管理工作自然也不例外。在時(shí)代發(fā)展的浪潮中，高校檔案管理模式應(yīng)當(dāng)沿著現(xiàn)代化發(fā)展的腳步，優(yōu)化自身的管理模式，轉(zhuǎn)變以往老舊的管理觀念，建立起現(xiàn)代化的檔案管理觀念，幫助高校融入現(xiàn)代化發(fā)展浪潮，實(shí)現(xiàn)高校的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。B2846C56-CE5B-46B5-952C-4E3F85D413CD

為了在高校的檔案管理模式中切實(shí)建立起一套現(xiàn)代化的檔案管理觀念，可以從以下幾方面入手：第一，要對建立起的新型檔案管理觀念進(jìn)行有效宣傳，讓這種觀念在高校中的多個(gè)群體之間實(shí)現(xiàn)推廣，促使人們意識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的科技發(fā)展為高校檔案管理模式帶來何種助力，檔案管理模式依托大數(shù)據(jù)時(shí)代背景發(fā)生怎樣的轉(zhuǎn)變;第二，要讓檔案管理工作的作用向多元化轉(zhuǎn)變，使其不僅具備原本單一的檔案存儲(chǔ)功能，還可以為高校的管理與發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);第三，豐富檔案管理功能，具體表現(xiàn)為檔案管理工作由傳統(tǒng)的檔案歸檔和查詢功能轉(zhuǎn)變成為高校的每個(gè)學(xué)生以及每個(gè)部門提供相關(guān)的數(shù)據(jù)信息作為發(fā)展依據(jù)。

2.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展，越來越多的行業(yè)融入了信息化發(fā)展的浪潮，許多領(lǐng)域進(jìn)行自我革新的首要目的就是實(shí)現(xiàn)信息化。在發(fā)展過程中，高校的檔案管理工作也在逐漸向信息化邁進(jìn)，不斷優(yōu)化自身的檔案管理模式，以期借助良好的檔案管理模式來提升檔案管理水平。實(shí)際上，這種做法的最終目的是為其整體的管理水平提供助益，因此在革新的過程中實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的信息化是很有必要的。

首先，應(yīng)當(dāng)對高校檔案管理工作中所用到的一系列設(shè)備、相關(guān)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化?？萍嫉娘w速發(fā)展為一些設(shè)備的使用帶來挑戰(zhàn)，許多設(shè)備的功能往往跟不上時(shí)代發(fā)展的速度，無法滿足人們的實(shí)際需求。因此，在時(shí)代發(fā)展的浪潮中輕易被淘汰。基于上述情況，高校應(yīng)當(dāng)在其運(yùn)行過程中，預(yù)留出一部分資金，用于升級(jí)檔案管理工作的設(shè)備以及相關(guān)軟件功能，增加對基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)力度。

其次，在檔案數(shù)據(jù)管理方面，高校管理部門應(yīng)當(dāng)加快對數(shù)字化建設(shè)的速度。高校內(nèi)部的每一個(gè)相關(guān)職能部門都是數(shù)據(jù)信息的來源，這些數(shù)據(jù)信息構(gòu)成了高校內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)信息。相對而言，由于這些檔案數(shù)據(jù)信息的來源較為繁雜，數(shù)量也較多，因此要對這些檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)行數(shù)字化管理，加快建設(shè)自動(dòng)化數(shù)據(jù)管理體系的步伐。必要時(shí)，可以聘請一些檔案管理方面的高級(jí)人才參與其中，提升數(shù)字化建設(shè)水平。

最后，一些軟件或硬件可以幫助高校在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下優(yōu)化檔案管理模式，因此要加強(qiáng)對這些軟件及硬件的研發(fā)力度，增強(qiáng)它在檔案管理工作中發(fā)揮的作用。需要注意的是，檔案管理工作很依賴軟硬件設(shè)備的性能，如在實(shí)際工作中，可以通過光盤、掃描、微縮技術(shù)等手段逐漸增強(qiáng)高校檔案管理的服務(wù)水平，同時(shí)還可以增強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)信息的深度挖掘力度，促使其可以被二次利用。

3.推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校為了在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就要在建立檔案管理模式的過程中做到標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。標(biāo)準(zhǔn)化的含義是指在檔案管理工作進(jìn)行過程中，制定相關(guān)的制度以及標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要做到有針對性、有目的、有計(jì)劃。這種方式可以避免在檔案管理的工作中出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息混亂，或者是檔案數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且可以提高整個(gè)檔案管理的工作效率。在實(shí)際工作中，可以借助計(jì)算機(jī)設(shè)備，運(yùn)用其強(qiáng)大的功能，將收集到的所有檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，主要是借助微縮技術(shù)、光盤掃描技術(shù)等將其存儲(chǔ)為電子化形式。除此之外，檔案管理的工作人員是檔案管理工作的實(shí)際操作者，因此還要提升檔案管理工作人員的知識(shí)水平，向其普及相關(guān)的專業(yè)技能，且隨著需求的變化進(jìn)行知識(shí)儲(chǔ)備的豐富與更新，為推進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)信息的安全是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對于檔案數(shù)據(jù)信息的安全保障工作主要是針對紙質(zhì)檔案的防火、防潮、防鼠蟲以及防偷盜等方面所展開。但在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校的檔案數(shù)據(jù)信息都已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)中的電子化形式，這為檔案管理工作的數(shù)據(jù)信息安全帶來一定的難度。

（1）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全

在科學(xué)技術(shù)水平飛速發(fā)展的今天，高校檔案管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢。為保障檔案管理的安全，高校檔案管理部門需要在工作中引入專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，為檔案管理工作以及檔案數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)陌踩蕴峁┍Ｕ?。同時(shí)，還要對其進(jìn)行及時(shí)更新、升級(jí)，在應(yīng)用過程中，對軟件的性能進(jìn)行合理維護(hù)，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全性。

（2）檔案服務(wù)客戶端的網(wǎng)絡(luò)安全

在高校的檔案管理模式運(yùn)行中，對于應(yīng)用到檔案管理工作中的服務(wù)客戶端，高校相關(guān)管理部門要將其進(jìn)行及時(shí)更新?lián)Q代，以滿足發(fā)展需求，維護(hù)服務(wù)客戶端的網(wǎng)絡(luò)安全。對于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保障工作，高校要在其中傾注較多的關(guān)注度，并使用專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，聘請專業(yè)的管理人員對客戶端進(jìn)行專業(yè)運(yùn)行與維護(hù)，保障檔案服務(wù)客戶端的網(wǎng)絡(luò)安全。

5.加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

基于大數(shù)據(jù)背景的高校檔案管理模式在開展工作過程中，較為依賴網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)。而作為檔案管理工作的實(shí)際操作者，相關(guān)檔案管理工作人員的能力也就成為檔案管理工作質(zhì)量的決定性因素。當(dāng)前的檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)之一，是缺乏可以滿足現(xiàn)代化檔案管理模式要求的工作人員。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下建立的檔案管理模式，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，以往運(yùn)用到檔案管理工作中的方法已經(jīng)無法滿足新的工作要求。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，工作人員具備高水平的專業(yè)性是必要前提。

基于此，高校在招聘檔案管理工作人員時(shí)，要對其信息技術(shù)的應(yīng)用處理能力進(jìn)行審查，盡可能吸納一些專業(yè)性的技術(shù)人員。另外，還要對檔案管理部門現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，向其普及檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)，豐富其知識(shí)儲(chǔ)備，促使現(xiàn)有人員提升自身的技術(shù)水平。要著重增強(qiáng)工作人員的全方位技能，如果一個(gè)技術(shù)人才具備多方面的能力，就可以提升檔案管理工作的效率，在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，可以妥善處理。

6.完善檔案管理服務(wù)體系

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人們對于檔案數(shù)據(jù)信息的需求逐漸增多，為了滿足人們的需求，高校應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大檔案資源的開放程度，提高檔案資源的開放速度。當(dāng)今社會(huì)瞬息萬變，與以往相比已經(jīng)產(chǎn)生了許多新的變革，促使人們想要從眾多的檔案數(shù)據(jù)中獲取更多有價(jià)值的信息，因此開始要求信息的公開化。高校的檔案管理部門要在工作中不斷優(yōu)化檔案管理模式，構(gòu)建一個(gè)完善的檔案管理服務(wù)體系，以滿足人們對檔案數(shù)據(jù)信息日益增長的需求。

四、總結(jié)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作已經(jīng)成為高校內(nèi)部所有管理工作的一項(xiàng)重要組成部分，檔案管理工作的順利開展，是高校各項(xiàng)管理性工作得以正常開展的基本前提。但在實(shí)際的檔案管理工作中，由于多種條件制約，在我國的許多高校中，還沒有建立起一個(gè)完善的檔案管理模式，或者是現(xiàn)存的檔案管理模式無法與大數(shù)據(jù)時(shí)代提出的管理要求相契合，因此高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，通過信息技術(shù)整合、維護(hù)、管理檔案數(shù)據(jù)信息，保證高校檔案管理模式的優(yōu)化，促進(jìn)檔案資源的高效利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭 穎.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].信息記錄材料，2021

[2]劉 燦.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的創(chuàng)新研究[J].資源信息與工程，2019

[3]張 頎，馬曉芳.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2019

[4]韋相立.大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].城建檔案，2018

[5]張 銳.探索大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].黑龍江檔案，2021

（作者單位：上海工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院）

作者簡介：李晶（1990—），女，漢族，黑龍江綏化人，碩士，助理館員，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、高校檔案管理。B2846C56-CE5B-46B5-952C-4E3F85D413CD