水利科技檔案智慧化管理初探

摘 要：水利科技檔案實(shí)現(xiàn)信息化、智慧化管理，是水利檔案工作的重點(diǎn)，要想實(shí)現(xiàn)水利檔案管理智慧化，同時(shí)，更好地滿足實(shí)際應(yīng)用的需求，檔案管理工作人員應(yīng)從管理的理念、機(jī)制等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變，在本文中，筆者淺析了水利科技檔案智慧化管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題及我們應(yīng)該如何有效地解決這些問(wèn)題，以更好地推動(dòng)水利檔案管理工作的穩(wěn)健開展。

關(guān)鍵詞：水利科技;檔案;智慧化;管理;

水利科技檔案管理智慧化，是水利檔案管理工作的發(fā)展大方向，對(duì)整個(gè)水利事業(yè)的發(fā)展有非常積極且重要的作用，但是，在開展水利科技檔案智慧化管理工作時(shí)，也會(huì)遇到非常多的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，鑒于此，筆者總結(jié)本文。

1.水利科技檔案智慧化管理中遇到的問(wèn)題

1.1存在一定的安全性問(wèn)題

在開展檔案智慧化的時(shí)候，水利科技檔案涉及到的信息非常多，除了海量地理信息，還有很多保密性要求很高的信息，這些信息的安全性，是水利科技檔案開發(fā)、使用、管理的工作難點(diǎn)，具體包括電子檔案的安全和紙質(zhì)檔案的安全，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行人工整理、存儲(chǔ)的時(shí)候，會(huì)面臨火災(zāi)、蟲害等危害，同時(shí)，還會(huì)有一些人為破壞的情況。對(duì)一些數(shù)字檔案進(jìn)行加工的時(shí)候，在裝訂、掃描等工作中，可能會(huì)損壞檔案，有時(shí)候還可能會(huì)存在檔案丟失的情況，這些情況的存在，極易導(dǎo)致信息泄露。另外，在調(diào)用電子信息時(shí)，還有遭受電子病毒竊取的風(fēng)險(xiǎn)。保存數(shù)字檔案信息時(shí)，對(duì)載體壽命的依賴太大，如果介質(zhì)的性能不穩(wěn)或是遭受損壞，比如說(shuō)電腦系統(tǒng)升級(jí)、光盤磁消等狀況，會(huì)對(duì)信息的使用率產(chǎn)生極大的影響，更有甚者會(huì)遺失數(shù)據(jù)，上述這些危害因素，均會(huì)對(duì)檔案智慧化管理的安全產(chǎn)生極大的威脅。

1.2對(duì)需求單位信息化建設(shè)能力有著一定的要求

一是，結(jié)合檔案智慧化在人、物等方面的具體要求，就需求單位而言，需要有一定的承受能力，另外，如果實(shí)體檔案的數(shù)量非常大，那么我們?cè)谝?guī)劃智慧化流程的時(shí)候，一定要有預(yù)判力;二是，檔案智慧化管理之后，需求單位要有一整套健全的檔案管理系統(tǒng)，借助電子審批、電子申請(qǐng)等過(guò)程，實(shí)現(xiàn)檔案智慧化管理，因此，需求單位應(yīng)該積極營(yíng)造和智慧化加工相匹配的條件和環(huán)境，配齊協(xié)調(diào)、高效的信息管理體系，，這些也是檔案智慧化建設(shè)的工作重點(diǎn)。

1.3水利科技檔案智慧化建設(shè)質(zhì)量有待進(jìn)一步提升

現(xiàn)在，各水利科技檔案管理單位均在積極實(shí)施檔案智慧化建設(shè)，但是，這一工作并不是一天兩天就能見(jiàn)效的，需要我們有持之以恒的態(tài)度。一是，檔案智慧化成果質(zhì)量是整個(gè)智慧化建設(shè)工作的重點(diǎn)，主要包括：檔案是不是完整且清晰，是不是滿足了使用的要求，假設(shè)檔案成果的質(zhì)量沒(méi)有達(dá)到要求，那么整個(gè)檔案智慧化工作就根基不穩(wěn)。水利科技檔案涉及的信息非常豐富，涉及的范圍也很廣泛，不但涉及水利工程設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、水利工程建設(shè)所用的技術(shù)，還囊括了海量的圖紙，工程工期非常長(zhǎng)，涉及的單位也非常多，因此，水利科技檔案的周期也相對(duì)較長(zhǎng)。所以，在實(shí)施水利科技檔案智慧化管理的時(shí)候，要求也是更高。實(shí)施水利科技檔案智慧化建設(shè)和管理，需有一個(gè)長(zhǎng)期的、有效的方案，一些水利科技檔案管理單位就是因?yàn)橥度氩蛔悖率箼n案管理不夠精細(xì)，也就難以滿足檔案管理的基本需求，到最后，使得檔案管理的質(zhì)量難以保證。

2.水利科技檔案智慧化管理途徑

2.1做好水利科技檔案的保密工作，確保檔案的安全性

水利科技檔案保密工作，是水利檔案智慧化建設(shè)的核心和重點(diǎn)，在管理工作人員方面，必須要充分做好和保密相關(guān)的宣傳工作，定期組織檔案管理人員進(jìn)行安全教育，涉密人員務(wù)必要獲得相應(yīng)的證件才能上崗工作，借助多方面、多形式、多內(nèi)容的涉密教育，切實(shí)提高檔案管理工作人員的思想意識(shí)。在對(duì)檔案進(jìn)行智慧化加工的時(shí)候，高度重視智慧化加工的軟硬件設(shè)施完善工作，力爭(zhēng)做到物理防護(hù)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)相結(jié)合，涉密數(shù)據(jù)必須要用涉密電腦進(jìn)行處理，嚴(yán)禁復(fù)制涉密數(shù)據(jù)。再就是要嚴(yán)密監(jiān)控檔案智慧化加工的現(xiàn)場(chǎng)，絕對(duì)不可以把涉密的設(shè)備、紙張等物料帶離加工現(xiàn)場(chǎng)，加工現(xiàn)場(chǎng)派有專人值班，以第一時(shí)間解決遇到的問(wèn)題，與此同時(shí)，必須要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，在使用這些智慧化的檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候，必須要對(duì)數(shù)據(jù)使用人講解涉密數(shù)據(jù)的使用流程及在使用過(guò)程中應(yīng)該注意什么問(wèn)題，同時(shí)，要簽署保密協(xié)議書和承諾書，這樣可以明確責(zé)任。

2.2積極建設(shè)配套設(shè)施，完善相應(yīng)制度

為更有力地推動(dòng)檔案智慧化建設(shè)工作的開展，切實(shí)提升檔案數(shù)據(jù)的使用率，檔案管理職能部門要積極配置與管理工作相關(guān)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)，結(jié)合智慧化工作的具體特征，配齊相應(yīng)的硬件、軟件，讓檔案開發(fā)成果得到更好地保障。針對(duì)檔案管理系統(tǒng)選用工作軟件的時(shí)候，要優(yōu)選穩(wěn)定性的軟件，從而能夠更加快速地查找想要的數(shù)據(jù)，更好地實(shí)現(xiàn)多用戶數(shù)據(jù)掛接。積極使用能夠按照不同的要求統(tǒng)計(jì)圖像、目錄的多功能檔案管理軟件，這對(duì)于檔案智慧化建設(shè)及建設(shè)成果的高效運(yùn)用，都是非常重要的。

2.3重視建設(shè)智慧化檔案室，以讓檔案智慧化成果的質(zhì)量得到切實(shí)提高

檔案智慧化工作實(shí)踐中，應(yīng)充分結(jié)合每個(gè)檔案室的實(shí)際情況，對(duì)智慧化檔案室進(jìn)行合理規(guī)劃，切實(shí)增加人力、物力等方面的投入。參照建設(shè)智慧化檔案室的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化配置，借助使用涉密數(shù)據(jù)儲(chǔ)存器、高清掃描設(shè)備等先進(jìn)的設(shè)備，確保智慧化成果能夠及時(shí)轉(zhuǎn)化。明確檔案智慧化成果驗(yàn)收工作的具體標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)工作人員必須要結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格驗(yàn)收智慧化成果的數(shù)量和質(zhì)量，認(rèn)真檢查實(shí)物檔案的內(nèi)容和數(shù)量、成果轉(zhuǎn)化是否清晰，數(shù)據(jù)是不是完整等，若轉(zhuǎn)化成果不合格，必須要及時(shí)返修，直至驗(yàn)收合格，方可進(jìn)行交接。因?yàn)樵嫉膶?shí)物檔案，質(zhì)量相差很大，且使用的紙張也相對(duì)較脆，有些還存在字跡模糊的狀況，鑒于此，在掃描原件后應(yīng)進(jìn)行細(xì)致的加工和處理，把每個(gè)細(xì)節(jié)都細(xì)化，把影響降至最低，以讓檔案智慧化成果的質(zhì)量得到切實(shí)提升。

3.總結(jié)

水利科技檔案涉及的內(nèi)容很多，具體包含水利數(shù)據(jù)、地理數(shù)據(jù)、建設(shè)經(jīng)驗(yàn)等等，水利科技檔案智慧化管理，可節(jié)省人力、物力和存儲(chǔ)空間，還可切實(shí)提高水利檔案數(shù)字化管理的實(shí)效性和整體水平，這對(duì)于更好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享是非常有利的，也可同時(shí)提升水利科技檔案的管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：徐蓉? 性別：女? 民族：漢? 學(xué)歷：研究生? 職稱：工程師? 研究方向：水利工程? 單位及郵編：昌樂(lè)縣水利事業(yè)發(fā)展中心262400