信息化時代醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作中的問題和對策

摘 要：信息技術(shù)已然融入人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷妫餍袠I(yè)領(lǐng)域也正努力緊跟時代發(fā)展的腳步，通過進(jìn)一步深入運(yùn)用信息技術(shù)來加速發(fā)展。醫(yī)院檔案管理和建設(shè)工作在信息技術(shù)的應(yīng)用下也發(fā)生了巨大的變化。本文分析了信息化時代醫(yī)院電子檔案管理的態(tài)勢，闡述了電子檔案建設(shè)的意義并指出其存在的問題。同時，針對存在的問題提出相關(guān)解決對策，以期推動醫(yī)院電子檔案信息化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：信息化時代;電子檔案建設(shè);檔案管理

醫(yī)院是關(guān)乎群眾健康的重要場所，信息化時代背景下信息技術(shù)在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，一方面幫助醫(yī)院為患者提供了更加優(yōu)質(zhì)和高效的醫(yī)療服務(wù)，另一方面也促進(jìn)了醫(yī)院本身的發(fā)展。就醫(yī)患者需要對其基本資料和治療情況進(jìn)行記錄，醫(yī)院自身發(fā)展過程中形成的文件也需要有效保存和分析，這就使醫(yī)院形成了數(shù)量龐大、形式多樣的檔案文件，如何管理這些文件是醫(yī)院檔案管理工作中需要面對和解決的問題之一。在信息化程度不斷加深的時代背景下，積極推進(jìn)醫(yī)院檔案電子化建設(shè)和管理，對提高醫(yī)院診療效率和運(yùn)行效率意義重大。通過系統(tǒng)分析電子檔案進(jìn)而獲得大數(shù)據(jù)信息，也有助于提高醫(yī)院決策的客觀性、針對性和科學(xué)性，整體上實(shí)現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的全面提高。本文總結(jié)了當(dāng)前信息化時代醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作中凸顯的問題，并針對性地提出解決對策。

一、信息化時代醫(yī)院電子檔案建設(shè)的意義

1.提高醫(yī)院檔案的管理能力

借助信息科學(xué)技術(shù)，對于一些較為重要的憑證或者具有深刻意義的資料在形成電子檔案時，醫(yī)院可從文件的檔案收集、整理、統(tǒng)計、歸檔等形成環(huán)節(jié)和運(yùn)用環(huán)節(jié)進(jìn)行持續(xù)管理和監(jiān)控。醫(yī)院形成的電子檔案形式種類較多，包括數(shù)據(jù)、視頻、圖形、文字、多媒體以及計算機(jī)程序等多種形式。對于形式不同的文件，可以選擇對應(yīng)的管理方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理能力的提升。

2.保證靈活、高效地管理檔案

電子檔案使用者可通過電腦軟件隨時對文檔進(jìn)行查閱，并在查閱過程中對文檔存在的問題進(jìn)行糾正，這一過程消除了紙質(zhì)文檔的限制，更加靈活和方便。應(yīng)用U盤、光盤、移動硬盤等便攜式存儲產(chǎn)品和網(wǎng)絡(luò)硬盤等在線存儲設(shè)備，還可實(shí)現(xiàn)電子文檔的快速轉(zhuǎn)移和分享，讓管理者可及時方便地獲取電子檔案及相關(guān)信息，再通過整理匯總實(shí)現(xiàn)提高電子檔案管理的效率。

3.有助于更好實(shí)現(xiàn)醫(yī)院服務(wù)功能

無論是醫(yī)務(wù)工作者還是患者，為了獲取相關(guān)信息都需要借助于檔案，為此醫(yī)院檔案管理工作同樣是醫(yī)院的服務(wù)窗口。隨著信息化的逐漸完善以及大數(shù)據(jù)的飛速發(fā)展，檔案管理也迎來了新的工作思路和模式，信息化處理技術(shù)手段的不斷更新，使得人們在查詢、保存以及管理檔案的過程和方式變得更加簡單和快捷，服務(wù)質(zhì)量也有所提升，醫(yī)院的服務(wù)功能得到更好實(shí)現(xiàn)。

4.有助于完善建設(shè)信息化醫(yī)院

電子檔案在醫(yī)院檔案管理中的重要性越來越明顯，若要全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化建設(shè)，需要投入更多的人力和物力，建立和完善相應(yīng)的信息化平臺，促進(jìn)醫(yī)院電子檔案的建設(shè)。這些變化和更新能夠讓醫(yī)院對相關(guān)信息和電子檔案工作進(jìn)行合理安排，對各部門之間的管理進(jìn)行協(xié)調(diào)，進(jìn)而提升醫(yī)院整體運(yùn)行效率，更好地推進(jìn)醫(yī)院電子檔案在醫(yī)院建設(shè)中的應(yīng)用。推進(jìn)醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作也有利于識別醫(yī)院信息化建設(shè)中已經(jīng)存在和潛在的問題，并促進(jìn)這些問題的修正和預(yù)防，進(jìn)一步完善醫(yī)院的信息化建設(shè)。

5.實(shí)現(xiàn)信息共享，提高醫(yī)院服務(wù)效率

既往醫(yī)院在實(shí)施人工管理與操作時，大量文件資料信息被閑置在文件柜中，一旦出現(xiàn)對此類信息的需求時，管理人員往往需要花費(fèi)大量的時間進(jìn)行文件查閱，費(fèi)時費(fèi)力。隨著信息化時代計算機(jī)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，各類檔案的管理提升至文件級，整個管理過程更加體系化與規(guī)范化，根據(jù)文件內(nèi)容與目錄屬性可以進(jìn)行對應(yīng)地歸納整理，調(diào)閱文件資料時可直接搜索目錄與相應(yīng)的關(guān)鍵詞，極大程度縮短了查閱時間，提高了查閱準(zhǔn)確率。另外，醫(yī)院電子檔案建設(shè)還能保證各類信息在醫(yī)院各部門的及時共享，提高信息的傳輸效率，為醫(yī)院建設(shè)、臨床診斷、治療的相關(guān)決策提供充分的數(shù)據(jù)支持。醫(yī)院電子檔案建設(shè)與利用較大程度提升了醫(yī)院信息服務(wù)與檢索的準(zhǔn)確性。例如，近年的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，由于以往檔案資料保存及時、妥善，信息錄入準(zhǔn)確，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對突發(fā)事件的應(yīng)對與決策提供了完整、科學(xué)的數(shù)據(jù)參考，高效完成了防控工作。

二、信息化時代醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作中的問題

1.缺乏對電子檔案管理重要性的認(rèn)識

新時代下醫(yī)院在管理信息檔案時有著與以往不同的特點(diǎn)，盡管這些變化給檔案管理工作帶來機(jī)會，但是問題也依然存在，最主要的問題表現(xiàn)在對電子檔案管理缺乏足夠的重視。一是醫(yī)院對電子檔案建設(shè)和管理的宣傳不足;二是未對信息化時代電子檔案管理投入充足的資金，導(dǎo)致硬件和軟件設(shè)施不足;三是沒有形成完善的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。

2.缺少信息化管理制度

為更好地實(shí)施電子檔案的建設(shè)和管理，需要有完善的管理制度作為保證，但當(dāng)前不少醫(yī)院并沒有為其制定專業(yè)的管理制度，導(dǎo)致醫(yī)院在管理電子檔案時沒有一定的規(guī)章制度可以遵循，缺乏了相應(yīng)的法律依據(jù)，延緩了電子檔案的建設(shè)工作和檔案管理信息化進(jìn)程。

3.缺乏有效的安全保障

醫(yī)院的電子檔案在安全保障方面存在不少問題。第一，防火墻訪問缺乏健全的防范措施。許多醫(yī)院沒有認(rèn)識到防火墻建設(shè)的重要意義，工作人員在工作的電腦上安裝的是免費(fèi)防火墻軟件，有的甚至沒有安裝防火墻，使醫(yī)院電子檔案的安全直接暴露于網(wǎng)絡(luò)威脅中。第二，電子檔案使用過程中存在安全漏洞。電子檔案可以實(shí)現(xiàn)資源共享，方便需要的人員及時獲取到相關(guān)信息，但能夠接觸電子檔案的人員越多，其面臨的安全風(fēng)險也越高。第三，文件存儲缺乏一定的規(guī)范，歸檔整理不及時引起電子檔案的安全性問題。

4.在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案影響下可信度不足

近年來隨著我國各類認(rèn)證方式的日益成熟，電子簽名、電子蓋章、電子指紋等技術(shù)也開始在醫(yī)院檔案簽署中廣泛應(yīng)用，但上述的多類認(rèn)證方式還未得到法律的認(rèn)可，以致目前電子公文的權(quán)威性和公信度普遍不高，尤其是作為法律、法規(guī)、政策依據(jù)提供時其得到認(rèn)定的難度較大。在醫(yī)院對檔案管理的實(shí)際工作中，電子文檔與網(wǎng)絡(luò)文件的傳輸、調(diào)閱、歸檔、立卷雖然已經(jīng)逐漸開始廣泛使用，但部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)仍舊對紙質(zhì)文件持更高的信任度，因此實(shí)際建設(shè)與推廣還存在較大的困難。

5.缺乏專業(yè)的信息化人才

檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理質(zhì)量的影響非常明顯，當(dāng)前醫(yī)院電子檔案工作者相對來說比較缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，技術(shù)能力有所欠缺。不少醫(yī)院并沒有意識到電子檔案建設(shè)工作對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的推動作用，管理人員在電子檔案建設(shè)和管理方面也缺乏專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)，對檔案信息化建設(shè)了解不深入，工作能力不足，阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)和管理工作的推進(jìn)。

6.醫(yī)院檔案管理工作的復(fù)雜性更高

當(dāng)前，我國醫(yī)院均基本建成和設(shè)立了綜合檔案管理部門，但很少是醫(yī)院核心的管理部門，且類似部門的管理工作具有更多的類別，該管理部門不僅負(fù)責(zé)文書檔案的管理，還需要管理其他的醫(yī)療檔案、病理切片治療、X線膠片檔案資料以及其他各類檢查圖文資料等。此外，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)還設(shè)立了科研、會計、設(shè)備、基建等資料的綜合檔案管理部門，類別較多，單個醫(yī)院檔案管理部門工作復(fù)雜度較高，雖然近年來隨著我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)階段所使用的微機(jī)存儲性能已經(jīng)有了較大程度的提升，但諸多類型的檔案資料仍舊給管理者造成較大的挑戰(zhàn)，若檔案管理出現(xiàn)差錯，則可能對檔案使用率、檔案質(zhì)量造成不可估量的影響，同時還可能影響醫(yī)院工作的正常開展。

三、信息化時代醫(yī)院電子檔案工作的建議和策略

1.充分認(rèn)識醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作重要性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)思想認(rèn)識，提升對電子檔案建設(shè)工作的重視程度。首先，需要在醫(yī)院對醫(yī)務(wù)人員和管理者進(jìn)行電子檔案知識培訓(xùn)，讓全體人員加深對電子檔案建設(shè)進(jìn)度和管理的了解，明白其重要性?？赏ㄟ^舉辦培訓(xùn)會議和講座、發(fā)放宣傳頁、播放視頻等方式讓電子檔案管理深入人心。尤其是作為醫(yī)院管理人員更要強(qiáng)化對電子檔案建設(shè)工作的認(rèn)識，制定相應(yīng)的制度并落實(shí)到實(shí)際工作中。其次，醫(yī)院需要為電子檔案建設(shè)提供資金、軟硬件設(shè)備和平臺，以科學(xué)、穩(wěn)定、高效的管理信息系統(tǒng)為醫(yī)院電子檔案建設(shè)和管理提供保證。

2.健全電子檔案的管理制度

醫(yī)院實(shí)施電子檔案的信息化管理，從根本上講，就是對管理中的每一個環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行信息化發(fā)展，從而全面實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。為滿足信息化時代醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需求，醫(yī)院要制定專門針對電子檔案建設(shè)的規(guī)章制度，讓電子檔案的建設(shè)和管理朝著高效、安全的方向發(fā)展。制定相關(guān)規(guī)章制度是為了讓醫(yī)院員工在建立、管理電子檔案時有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)遵照執(zhí)行，保證電子檔案建設(shè)過程中所有信息的真實(shí)性、完整性和有效性。

3.加強(qiáng)電子檔案信息的安全管理

（1）對危險類別與威脅程度進(jìn)行評估。（2）明確資源保護(hù)的重要程度。（3）信息安全需要達(dá)到預(yù)設(shè)目標(biāo)，解決目前存在的許多問題，如信息的完整性、保險性、可用性及可控性等。（4）選擇安全原則。（5）估算安全受到損傷時可能付出的代價，并盡力將其降至最低。首先，根據(jù)檔案資料的重要性設(shè)立不同的安全等級，針對醫(yī)院工作情況與科室情況設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，同時設(shè)立對應(yīng)的管理人員。增強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的防火墻設(shè)置，購置專業(yè)的防火墻軟件。軟硬件設(shè)施及程序必須是獨(dú)立的，各模塊功能權(quán)限劃分明確，使用便捷，能夠?qū)π畔⑾到y(tǒng)進(jìn)行長時間的保護(hù)，能夠全方位地對全部系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)測，并且具備實(shí)時警報功能，能夠自動升級，以便應(yīng)付不同的安全問題。其次，需要加強(qiáng)對電子檔案管理人員的信息安全教育培訓(xùn)工作，使其在使用和管理過程中嚴(yán)格遵守規(guī)定，以減少人員操作帶來的安全故障。除此之外，也可根據(jù)醫(yī)院的具體情況制定相應(yīng)的電子檔案建設(shè)安全機(jī)制，賦予相關(guān)工作以法律效力及合理性，保證電子檔案使用以及存儲的安全。

4.培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案建設(shè)和管理人才

檔案管理人員素質(zhì)的高低對醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作的效果有著非常顯著的影響，因此需要培養(yǎng)更多的專業(yè)人才，使其在素質(zhì)、業(yè)務(wù)以及技術(shù)能力上都能夠勝任信息時代下醫(yī)院對電子檔案管理人員的要求。當(dāng)前各級醫(yī)院正在積極推行電子檔案建設(shè)和信息化管理，信息技術(shù)的運(yùn)用范圍也不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案管理人員的任務(wù)也更加繁雜和沉重，除了檔案管理之外還需要應(yīng)用好檔案資料，正確引導(dǎo)信息的傳播。醫(yī)院應(yīng)該重視對電子檔案的建設(shè)，加強(qiáng)對管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，提高其知識儲備水平，定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)，拓寬信息化時代下電子檔案建設(shè)和管理知識面，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)和管理技能的提升，培養(yǎng)出既了解醫(yī)療工作內(nèi)容和流程，又對醫(yī)院信息化建設(shè)有深刻認(rèn)識的綜合性檔案管理人才，方便醫(yī)院電子檔案建設(shè)和管理工作的開展。

此外，需要檔案管理人員嚴(yán)格審核和查對進(jìn)入檔案庫的相關(guān)資料，制定相應(yīng)制度規(guī)范不同的檔案管理人員管理不同類別的檔案資料，保證電子檔案的質(zhì)量和安全。

四、小結(jié)

信息化時代需要醫(yī)院實(shí)施電子檔案信息化管理，需要工作人員在管理檔案上有著更強(qiáng)的能力，提高檔案的靈活性和實(shí)效性，便于更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)職能，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)和加強(qiáng)醫(yī)院的信息化建設(shè)進(jìn)程。然而，這一過程中也面臨著諸多的問題，由于醫(yī)院重視程度不夠?qū)е氯狈ο鄳?yīng)的電子檔案建設(shè)和管理機(jī)制，由于人員素質(zhì)參差不齊導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案建設(shè)和管理缺乏高質(zhì)量人才。因此，為了醫(yī)院更好地推進(jìn)電子檔案的建設(shè)工作，需要醫(yī)院所有人員不斷加強(qiáng)思想認(rèn)識，健全相關(guān)制度，加強(qiáng)安全保障措施，培養(yǎng)更多的專業(yè)性綜合人才，以滿足醫(yī)院在信息化時代下電子檔案建設(shè)的高要求。

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（作者單位：郯城縣第一人民醫(yī)院 醫(yī)院辦公室）

作者簡介：徐耕（1977—），男，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案管理。