摘要:不動產(chǎn)登記信息量大面廣,涉及個人隱私和商業(yè)秘密,關(guān)系百姓的切身利益。隨著全國各地不動產(chǎn)統(tǒng)一登記職責(zé)機構(gòu)整合工作的推進(jìn)和開展,不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)整合、移交、查詢、信息系統(tǒng)改造等工作陸續(xù)展開,信息安全問題成為亟待解決的問題。針對不動產(chǎn)登記檔案管理的現(xiàn)狀和如何提高不動產(chǎn)登記檔案管理信息安全進(jìn)行論述和分析,以期為不動產(chǎn)登記檔案信息實現(xiàn)安全管理提供思路和建議。
關(guān)鍵詞:不動產(chǎn)登記檔案;信息安全;管理
中圖分類號:F293 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1001-9138-(2022)04-0075-03 收稿日期:2022-03-18
作者簡介:葉長如,秦皇島市不動產(chǎn)登記中心。
不動產(chǎn)登記工作是關(guān)乎民生、惠及百姓的大事。近年來,隨著我國不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)數(shù)量的激增和社會的不斷發(fā)展,不動產(chǎn)登記檔案管理工作也顯得越來越重要。在不動產(chǎn)登記檔案管理工作過程中,有許多問題需要解決,其中,如何實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案管理的信息安全尤為重要。而不動產(chǎn)登記檔案管理中在信息安全方面存在哪些問題,如何做到不動產(chǎn)登記檔案最大程度實現(xiàn)信息安全管理都是亟待解決和落地的問題。
1 不動產(chǎn)登記檔案管理現(xiàn)狀
1.1 不動產(chǎn)登記檔案管理軟件不完善
全國各地自不動產(chǎn)登記制度實施以來,各地不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)基本都是邊運行邊完善,如出現(xiàn)問題再針對性地進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化或者升級改造,這無形中給不動產(chǎn)登記檔案信息安全存儲、管理、利用等增加了管理難度,所以,加強不動產(chǎn)登記檔案管理已經(jīng)成為推動我國經(jīng)濟發(fā)展的重要任務(wù),同時對于不動產(chǎn)登記檔案實現(xiàn)信息安全管理來說是一種巨大的挑戰(zhàn)。
1.2 未實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理過渡
紙質(zhì)檔案作為一種傳統(tǒng)的檔案記錄形式,由于紙質(zhì)檔案的保存對環(huán)境的溫度、濕度等要求較高,需要提供特定場所和環(huán)境進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保存和留檔。而由于紙質(zhì)檔案的信息承載量有限,記錄、存儲、管理和再次查詢時會消耗極大的人力、物力、財力資源。由于不動產(chǎn)登記檔案的管理范圍涉及范圍廣,包括房屋、土地、以及海域、林地等定著物,檔案保有量急劇增加。隨著房地產(chǎn)市場經(jīng)濟的快速發(fā)展,如果未實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理過渡,隨著紙質(zhì)檔案年份的增加,不動產(chǎn)紙質(zhì)檔案的管理和維護(hù)的成本及難度也必然會隨著年份逐年增加。
1.3 系統(tǒng)權(quán)限配置不合理
部分地區(qū)不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)由于功能設(shè)計并不十分完善,系統(tǒng)操作權(quán)限基本按照業(yè)務(wù)崗位進(jìn)行分配,并未等級分明地將權(quán)限劃分(如登錄管理、歷史登錄、查詢、歷史查詢、打印和共享等)。這種顆粒度不夠細(xì)化的系統(tǒng)權(quán)限配置功能存在著很多安全隱患,給不動產(chǎn)登記檔案信息外流無形中提供了可能性。簡言之,系統(tǒng)權(quán)限配置的不合理導(dǎo)致不動產(chǎn)登記檔案存在信息泄漏的可能性。
1.4 紙質(zhì)(原始)檔案管理不科學(xué)
紙質(zhì)(原始)檔案最基本的用處就在于作為原始證據(jù)和法律論證,具有唯一真實的原始性、無法替代的憑證性、內(nèi)容材料的隱私性、持久穩(wěn)定的安全性、提取利用的直接性以及記錄修改的留痕性、信息查詢的共享性等特征,這些特征都決定了紙質(zhì)(原始)檔案無法撼動的地位。而目前,由于缺失規(guī)范化的法律規(guī)范和科學(xué)的管理方式,檔案管理人員并未真正做到對紙質(zhì)(原始)檔案進(jìn)行有效管理,檔案利用部門也并未對紙質(zhì)(原始)檔案信息的使用建立明確的制度規(guī)范,因此,不動產(chǎn)登記紙質(zhì)(原始)檔案保存、管理和信息共享和再次使用都存在著諸多管理問題和安全隱患。
1.5 紙質(zhì)(原始)檔案移交缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性
紙質(zhì)(原始)檔案移交是檔案管理科目中一個極其重要且必不可缺的環(huán)節(jié)。但是由于目前檔案管理工作人員流動性較大、管理人員檔案管理知識匱乏,且由于檔案管理發(fā)展起步晚,忽視了檔案管理人員的成長和管理。以上種種都導(dǎo)致不動產(chǎn)紙質(zhì)(原始)檔案缺乏專業(yè)的檔案管理知識作為依靠,導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案在移交(交接)過程中造成紙質(zhì)檔案移交不及時、不規(guī)范,移交過程中責(zé)任人不清晰的情況時有發(fā)生,甚至在移交過程中出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案資料遺失情況。
2 不動產(chǎn)登記檔案在管理中如何保證信息安全
2.1 高度重視,建立健全信息化檔案管理規(guī)范
隨著不動產(chǎn)登記檔案管理的信息化應(yīng)用,不動產(chǎn)登記檔案存儲方式、展現(xiàn)方式和存儲媒介都有了根本性的改變,這無形中在一定程度上改變了不動產(chǎn)登記檔案管理的思維方式、管理模式和管理手段。而迫在眉睫亟待解決的就是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息安全管理規(guī)范和制度已不能完全適用于不動產(chǎn)登記檔案信息化管理。因此,制定信息化檔案管理制度是建立健全不動產(chǎn)登記檔案信息化管理,防止不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)丟失、泄露等信息安全問題產(chǎn)生和發(fā)生的重要手段。
2.2 加強信息化培訓(xùn),提升檔案管理隊伍建設(shè)
由于不動產(chǎn)登記檔案的準(zhǔn)確性影響范圍較大,且不動產(chǎn)登記檔案信息化管理形式上的根本改變,對檔案管理人員的知識儲備結(jié)構(gòu)和技能提出了更高的要求。不僅要求檔案管理人員了解和掌握檔案管理的基礎(chǔ)管理知識,還要具備一定程度的信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)操作的技能。因此,強化和提升檔案管理隊伍的建設(shè),進(jìn)行專業(yè)檔案管理和信息管理技術(shù)的操作培訓(xùn),使其能夠與時俱進(jìn)的學(xué)習(xí)和掌握新的理論知識和實踐技能,是做好不動產(chǎn)登記檔案管理的關(guān)鍵。
2.3 重視信息安全規(guī)劃,建立信息安全體系
進(jìn)行信息安全規(guī)劃的目的就是對不動產(chǎn)登記檔案信息安全問題有一個全面地思考,并且要進(jìn)行認(rèn)真的設(shè)計、規(guī)劃和執(zhí)行。因此,首先要構(gòu)建一個安全系數(shù)極高的信息安全管理體系。只有合理的規(guī)劃和建立一個科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩w系,不斷完善管理行為,形成一個不動產(chǎn)登記檔案動態(tài)的監(jiān)管過程,才能將隱藏在角落中的安全隱患摒棄在“圍墻”之外。
2.4 建立不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)共享機制
通過借助信息化手段,建立與住房公積金管理、建設(shè)規(guī)劃、住房管理、民政管理和司法管理等部門的不動產(chǎn)登記檔案共享機制。統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),編制不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)共享實施和管理辦法,明確在數(shù)據(jù)共享中各職能部門應(yīng)履行的責(zé)任和義務(wù),簽訂信息安全保密條款,以確保不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)在各方職能部門共享使用過程中做到安全與可靠。
2.5 借助區(qū)塊鏈等新技術(shù)手段,提高不動產(chǎn)登記檔案信息安全
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,越來越多的信息化手段應(yīng)用到了不動產(chǎn)登記檔案管理中,如“互聯(lián)網(wǎng)+”和區(qū)塊鏈技術(shù)。依托于區(qū)塊鏈的去中心化、去信任化、可擴展、匿名化和安全可靠等特點,使得檔案管理的每個操作環(huán)節(jié)都能記錄和存儲到鏈上及數(shù)據(jù)庫中。而由于區(qū)塊鏈技術(shù)和電子檔案在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和功能方面相同點較多,使得不動產(chǎn)登記檔案在存儲、修改和記錄方面都得到更加完善的保障,這對于不動產(chǎn)登記檔案的信息安全管理有著標(biāo)志性的指導(dǎo)意義。
2.6 規(guī)范檔案移交(接收),提高工作效率
要建立檔案接收措施,加強檔案移交管理工作,明確檔案移交權(quán)責(zé)。在人員管理上要加大對檔案管理的重視和相關(guān)工作指導(dǎo),制定規(guī)范化的檔案移交(接收)管理制度,組織檔案管理的相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文件和規(guī)范規(guī)定,避免出現(xiàn)“先上崗后培訓(xùn)”的情況發(fā)生,以最大程度提升檔案管理工作人員的管理知識和能力,提高工作效率和工作質(zhì)量。
3 結(jié)論
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,基礎(chǔ)信息的使用和利用率也在不斷增加,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變也是毋庸置疑的。與此同時,不動產(chǎn)登記檔案管理工作也必須要根據(jù)房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展現(xiàn)狀和新技術(shù)形式和形態(tài)的變化而改變,形成不動產(chǎn)登記檔案動態(tài)管理新局面。不管是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還是信息化檔案管理都需要做到風(fēng)險防范,正視不動產(chǎn)登記檔案管理信息現(xiàn)狀和問題,并且針對性地給出相應(yīng)的有效手段和措施,真正提升不動產(chǎn)登記檔案管理的安全性,實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案信息安全管理。
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