淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

彭欽欽

摘要：新時(shí)期下的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)隨著時(shí)代的發(fā)展不斷地增多，而企業(yè)的檔案資料等信息也隨著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而不斷增加。檔案資料不僅為企業(yè)發(fā)展提供重要信息支撐，更能提供正確的戰(zhàn)略方向。對(duì)現(xiàn)有的企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理能夠更加快速的獲取所需信息。因此在企業(yè)的生存和發(fā)展中盡快地完成企業(yè)的檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前的重要工作內(nèi)容。本篇文章以大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)為框架，分別從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)以及大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息建設(shè)的具體措施兩個(gè)方面進(jìn)行深入研究，希望能夠幫助企業(yè)思維檔案完成信息化建設(shè)，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向奠定良好的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);具體措施

引言：

二十一世紀(jì)是以信息化建設(shè)為標(biāo)志的全新時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于國(guó)家各個(gè)領(lǐng)域的生產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)中，給我國(guó)各行各業(yè)均帶來(lái)了空前絕后的改革發(fā)展。在企業(yè)的檔案管理工作中，應(yīng)用信息化技術(shù)能夠提升檔案管理工作的工作效率。從目前情況來(lái)看，融合式、一體化的發(fā)展趨勢(shì)是當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的標(biāo)志，換而言之，就是社會(huì)中的各個(gè)行業(yè)和各個(gè)領(lǐng)域之間均有著密切的聯(lián)系，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中信息的高效性是企業(yè)占領(lǐng)市場(chǎng)的重要手段，基于此，企業(yè)的檔案管理工作需要將信息化技術(shù)引入到工作之中，優(yōu)化當(dāng)前的管理程序化，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)的信息共享性和工作高效性。

一、檔案以及企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)重要性

1、檔案管理

檔案是指企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中對(duì)于企業(yè)的人力資源、物力資源和財(cái)力資源等各種形式進(jìn)行原始的記錄所形成的材料。通常表現(xiàn)為文字、圖片、音頻等形式。換而言之，檔案就是對(duì)當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況做以及時(shí)準(zhǔn)確的記錄。

2、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)重要性

從當(dāng)前的發(fā)展來(lái)看，傳統(tǒng)的手工管理模式隨著時(shí)代的變化和信息化辦公的持續(xù)推進(jìn)顯然已經(jīng)無(wú)法滿足于當(dāng)前工作的新要求和新標(biāo)準(zhǔn)。

第一，做好檔案管理工作能夠有助于國(guó)家、企業(yè)、單位以及部門(mén)的發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。在此筆者以檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展影響為例，企業(yè)想要在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中占有一席之地謀取更好的發(fā)展空間，那么通過(guò)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)增大企業(yè)的經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)，壯大企業(yè)的規(guī)模從而增強(qiáng)自身實(shí)力是謀求發(fā)展的首要條件[1]。

第二，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)作為先進(jìn)的競(jìng)爭(zhēng)工具，為企業(yè)的發(fā)展和規(guī)劃起到了非常重要的作用，因此加快企業(yè)的信息化建設(shè)，尤其是完善企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)能夠有效的幫助企業(yè)結(jié)合自身的實(shí)際情況，組織和開(kāi)展更多的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

第三，通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠提升檔案信息資源處理、管理的工作效率并且提升企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量。除此之外信息化的企業(yè)檔案建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享，從而降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息建設(shè)的具體措施

1、增強(qiáng)企業(yè)電子檔案信息的安全性

《關(guān)于修改〈中華人民共和國(guó)檔案法〉的決定》修正）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的，違法行為輕微并及時(shí)糾正。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，企業(yè)的電子檔案信息安全性是社會(huì)共同關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，因此增強(qiáng)企業(yè)電子檔案信息的安全性是十分重要的核心工作內(nèi)容。第一，加大宣傳力度，使企業(yè)的全體員工都能夠積極的參與到電子文件保存的學(xué)習(xí)之中。第二，掌握動(dòng)態(tài)密碼的設(shè)置方法。比如說(shuō)，企業(yè)檔案信息管理者將和企業(yè)有關(guān)的電子文件上傳至企業(yè)公眾平臺(tái)上，其他部門(mén)的人員需要調(diào)閱資料時(shí)需要向檔案管理部門(mén)的工作人員申請(qǐng)動(dòng)態(tài)密碼，直接登錄文件存儲(chǔ)平臺(tái)即可。通過(guò)使用動(dòng)態(tài)密碼一方面降低了文件傳輸過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)性，另一方面還能夠極大程度的降低密碼外泄的可能性。第三，對(duì)于企業(yè)的機(jī)密文件或是加密文件，相關(guān)檔案管理工作人員需要做好資料的備份并且設(shè)備專業(yè)的密碼，有兩個(gè)以上的部門(mén)共同保管密碼，從而降低機(jī)密文件丟失或者外泄的風(fēng)險(xiǎn)[2]。

2、對(duì)庫(kù)藏檔案數(shù)字化過(guò)程中的信息進(jìn)行嚴(yán)格管理

庫(kù)藏檔案是指具有特殊性的檔案。綜上所述，對(duì)于企業(yè)的現(xiàn)今和未來(lái)發(fā)展而言，做好企業(yè)檔案管理工作是非常重要的。企業(yè)檔案不僅是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，更是真實(shí)的記錄了企業(yè)的發(fā)展道路，因此必須采取嚴(yán)格的措施進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?。將?kù)藏檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理一方面是為了提升企業(yè)當(dāng)前的檔案管理手段另一方面對(duì)企業(yè)檔案信息的全面改革起到了一定的推進(jìn)作用。企業(yè)在進(jìn)行庫(kù)藏檔案信息化數(shù)字化管理時(shí)需要根據(jù)不同的檔案類型制定出針對(duì)性的管理方法。比如說(shuō)針對(duì)具有收藏價(jià)值的檔案可以通過(guò)掃描、加工等方式實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，這對(duì)檔案管理的保密安全提供了保障，同時(shí)制定嚴(yán)格的庫(kù)藏管理工作計(jì)劃，使工作始終圍繞“統(tǒng)一”的管理方針而順利進(jìn)行。除此之外，對(duì)于庫(kù)藏檔案的崗位工作人員，需要簽訂保密協(xié)議等特殊文件[3]。

3、健全企業(yè)檔案信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

第一，企業(yè)的檔案管理部門(mén)需要建立統(tǒng)一的電子文件格式、傳輸平臺(tái)和存儲(chǔ)平臺(tái)等。這是因?yàn)楦袷降炔煌膫鬏斊脚_(tái)會(huì)增加接受工作的難度，從而降低工作質(zhì)量和工作效率。第二，相關(guān)部門(mén)需要建立統(tǒng)一的電子文件編號(hào)，以便于在使用或者調(diào)閱時(shí)能顧準(zhǔn)確、及時(shí)的找到資料，統(tǒng)一的電子文件編號(hào)也起到了查找資料的定位作用。第三，統(tǒng)一的文件收發(fā)制度，從實(shí)際的工作情況來(lái)看，在發(fā)送文件的過(guò)程中，對(duì)方是否已經(jīng)準(zhǔn)確的接收到文件這是很難判斷的，我們需要打電話聯(lián)系部門(mén)進(jìn)行確認(rèn)，這樣既增大了工作壓力又增加了工作程序，因此應(yīng)該建立健全企業(yè)檔案信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以提升工作的正確性和高效性。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，對(duì)于企業(yè)的現(xiàn)今和未來(lái)發(fā)展而言，做好企業(yè)檔案管理工作是非常重要的。企業(yè)檔案不僅是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，更是真實(shí)的記錄了企業(yè)的發(fā)展道路，因此必須采取嚴(yán)格的措施進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?。除了筆者在上文中提到的增強(qiáng)企業(yè)電子檔案信息的安全性、增強(qiáng)企業(yè)電子檔案信息的管理等途徑之外，企業(yè)還需要結(jié)合自己的實(shí)際情況，比如說(shuō)正式組建和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)、加大資金投入促進(jìn)檔案信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)利用等均是提升大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息建設(shè)的途徑。

參考文獻(xiàn)

[1]李銀峰. 淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案工作[J]. 中國(guó)房地產(chǎn)業(yè)， 2018， 000（016）：P.254-254.

[2]邢鳳娟. 淺談數(shù)字化時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J]. 科研， 2016， 000（002）：00132-00132.

[3]劉霞. 淺談數(shù)字化時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J]. 山東廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)， 2015， 000（003）：87-88.