醫(yī)院文書檔案信息化管理中OA辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用分析

陳佳強

摘要：在醫(yī)院管理中引入OA辦公自動化系統(tǒng)可以顯著提升醫(yī)院文書檔案的管理質(zhì)量，改變傳統(tǒng)管理中醫(yī)院檔案管理存在的詬病，提升信息化管理水平。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，OA辦公系統(tǒng)將會不斷完善，為單位管理提供有效的途徑。通過研究醫(yī)院信息化管理中的OA系統(tǒng)，闡述OA辦公自動化系統(tǒng)特征、運用。

關(guān)鍵詞：OA自動化;醫(yī)院;信息化管理;辦公自動化

Office Automation通過結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代辦公形式整合成新型而高效的辦公方式，辦公自動化將是未來辦公發(fā)展的重要趨勢。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷改革，使用OA辦公能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部的交流，整合醫(yī)院內(nèi)部信息，及時溝通，實現(xiàn)信息采集、處理等從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)內(nèi)部信息的自動化處理，將辦公從傳統(tǒng)模式向無紙辦公化發(fā)展，形成靈活、集成的電子化辦公，更好處理日常工作事宜。

1.OA系統(tǒng)在醫(yī)院管理中發(fā)揮的作用

在當前醫(yī)院檔案管理也在不斷創(chuàng)新，已經(jīng)成為醫(yī)院文書檔案管理效率提升的有效手段。OA系統(tǒng)的實際使用帶來的不僅僅是辦公效率的提升，還促進醫(yī)院檔案管理朝著更規(guī)范、更制度的方向發(fā)展，醫(yī)院檔案信息管理效率也顯著提升。在醫(yī)院的發(fā)展中醫(yī)院檔案管理、行政理念也產(chǎn)生了變革。在醫(yī)院的運用中OA系統(tǒng)的發(fā)展運用主要分為三個階段，第一個階段是數(shù)據(jù)信息處理階段，在這個階段以數(shù)據(jù)處理、計算數(shù)據(jù)為主的任務(wù)與能力， 對特定辦公事務(wù)進行處理的過程，主要集中在行政辦公的最初階段。其次是日常檔案處理工程流程、日常文書信息化處理、滿足內(nèi)部業(yè)務(wù)處理辦公需要，因此第二階段的運用主要集中在辦公和業(yè)務(wù)處理方面。對于辦公和業(yè)務(wù)處理來講主要是通過系統(tǒng)協(xié)作、規(guī)范化的過程，能在一定程度上提高系統(tǒng)處理效率，降低系統(tǒng)辦公的成本。第三階段是對特定檔案的管理、辦公系統(tǒng)的協(xié)同運用，逐漸實現(xiàn)兩者的結(jié)合從而為文書檔案管理提供了有效的交流渠道，實現(xiàn)信息共享。醫(yī)院負責(zé)文書檔案管理工作的員工要運用各種手段學(xué)習(xí)潛在知識，避免出現(xiàn)重復(fù)性的勞動錯誤情況，將更系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識運用在管理與服務(wù)當中[1]。

醫(yī)院是多部門組成的特殊服務(wù)機構(gòu)，內(nèi)部部門多而且管理難度比較高，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足當前發(fā)展的需要，尤其是檔案管理落后限制了醫(yī)療科研進展，限制了資源共享，OA系統(tǒng)的運用可以提升檔案資源的流通速度，當上級下發(fā)重要任務(wù)與文件之后，下級部門收到與執(zhí)行，實現(xiàn)業(yè)務(wù)開展的優(yōu)化管理，提升辦公流程的規(guī)范性和準確性。

2.檔案管理的意義

2.1提升管理能力

檔案信息化是現(xiàn)代背景下醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，計算機信息技術(shù)能夠為醫(yī)院工作提供重要的技術(shù)支持，同時在現(xiàn)代技術(shù)的支持下創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)工作，為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好的服務(wù)平臺。在現(xiàn)代技術(shù)支持下實現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約掛號、網(wǎng)上繳費、醫(yī)院信息管理等，為患者提供更方便服務(wù)。檔案信息化建設(shè)促進內(nèi)部部門的交流，提高信息的傳輸效率、數(shù)據(jù)共享，保證部門的信息獲取更方便，從而提高醫(yī)院的管理能力。

2.2對珍貴文件的管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理占據(jù)較大空間，消耗大量時間與人力，而管理比較困難。在長時間的影響下文書檔案的管理質(zhì)量很難得到保障。為提高保管質(zhì)量，做好更全面的管理，工作人員需要消耗大量時間進行資料修編、整理，而這個過程也存在操作失誤、資料丟失的現(xiàn)象。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案的信息化管理不僅省略了傳統(tǒng)檔案占據(jù)空間的成本，減輕人力壓力，提高了檔案管理的有效性和準確性，保證檔案管理工作效率與質(zhì)量。

2.3檢索更快

傳統(tǒng)的人力管理方式很容易造成人力、財力等的浪費，而且利用效率不高，無法充分發(fā)揮資料的價值。在信息化背景下管理效率提升。另外借助辦公系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料共享，方便科室快速查找和運用，實現(xiàn)信息化管理，提高文書檔案管理效率[2]。

3.醫(yī)院文書檔案信息化管理中OA辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用分析

3.1采集數(shù)據(jù)信息化

醫(yī)院文書檔案管理是臨床實踐管理中逐漸形成的具備參考價值的原始資料的記錄與保存，以及實現(xiàn)有效的分類管理。醫(yī)院文書檔案記錄下所有業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，在計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)支持下，將業(yè)務(wù)活動開展形成的數(shù)據(jù)信息集聚到平臺上以互聯(lián)網(wǎng)的形式實現(xiàn)共享。使用掃描設(shè)備、儀器來識別信息，將文件、檔案以數(shù)字化形式按照統(tǒng)一規(guī)范的格式錄入到計算機設(shè)備方便數(shù)據(jù)信息的處理。

3.2業(yè)務(wù)流程

在業(yè)務(wù)開展方面通過對業(yè)務(wù)開展進行分析，根據(jù)現(xiàn)實業(yè)務(wù)情況使用信息化技術(shù)來對文件檔案管理集中分類，搜索系統(tǒng)內(nèi)檔案對應(yīng)應(yīng)用，可開發(fā)系統(tǒng)軟件，對文書檔案進行歸檔、編目、檢索、排序等高效處理和分析，將業(yè)務(wù)落實到不同崗位上，明確權(quán)責(zé)與標準，減少不必要的人為破壞現(xiàn)象。另一方面醫(yī)院的自動化系統(tǒng)要與檔案管理做好兼容適配的調(diào)整，保證文件檔案管理的一致性。

3.3信息檢索

醫(yī)院的文書檔案進行數(shù)字化管理、歸檔之后，在逐漸龐大的數(shù)據(jù)庫中搜索關(guān)鍵詞，找到需要的文件檔案來使用。而這個過程中辦公自動化還需要開發(fā)搜索程序，適配對應(yīng)文件檢索、搜索需要。在這個過程中通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的連接來實現(xiàn)信息共享[3]。

3.4辦公信息化的輸入

OA系統(tǒng)在檔案管理中的運用要建立檔案的數(shù)字輸入、存儲管理，保證檔案管理的時效性，保證系統(tǒng)具備兼容性，能夠及時更新。首先將檔案輸入納入到億元的日常管理中，通過OA系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)系建立起集中處理的關(guān)系，實現(xiàn)系統(tǒng)的分類與管理，最終進行集中的處理、存儲。

結(jié)語：

綜上，OA系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的運用價值極為突出，能提高醫(yī)院管理效率提升信息化處理水平。通過醫(yī)院檔案管理水平的提升，借助信息化技術(shù)加強檔案信息化與OA系統(tǒng)的結(jié)合，對醫(yī)院管理效率、業(yè)務(wù)開展有極大地促進效果。

參考文獻：

[1]曾霞. OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的應(yīng)用[J]. 2021（2015-2）：90-90.

[2]王磊. 分析OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用[J]. 電腦編程技巧與維護， 2020， 000（002）：61-63.

[3]張明軒. OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用[J]. 信息與電腦， 2019， 425（07）：69-70.