新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)思考

【摘要】目的：探討新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作中開展信息化管理的有效性。方法：對(duì)本轄區(qū)某醫(yī)院從2020年7月至2020年12月進(jìn)行人事檔案信息化管理，2020年1月至2020年6月采取常規(guī)管理，對(duì)比信息化管理建設(shè)前后該醫(yī)院的人事檔案管理效果。結(jié)果：信息化管理建設(shè)實(shí)施后，該醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)評(píng)分為（88.63±4.25）分，明顯優(yōu)于管理前的（72.65±4.12）分，P<0.05;信息化管理后，該醫(yī)院檔案管理不良事件發(fā)生率為1.56%，低于管理前的7.81%，P<0.05。結(jié)論：新時(shí)期醫(yī)院人事檔案工作中開展信息化管理建設(shè)能夠提高醫(yī)院整體醫(yī)療管理服務(wù)水平，同時(shí)有助于改善人事檔案管理人員綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平，減少檔案管理不良事件，應(yīng)用效果良好。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;信息化建設(shè);管理效果

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2026-5328（2022）02--02

前言

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各行各業(yè)開始持續(xù)開展信息化改革和創(chuàng)新，醫(yī)院各部門也不同程度地引入了信息化技術(shù)[1]。醫(yī)院人事檔案管理作為醫(yī)院管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，涉及到的人員數(shù)量眾多，且管理工作內(nèi)容十分復(fù)雜，工作難度大[2]。現(xiàn)階段，還有少部分醫(yī)院人事檔案管理工作中仍存在管理效率偏低的問題，管理工作質(zhì)量有待提高。因此，對(duì)本轄區(qū)某醫(yī)院從2020年7月起實(shí)施人事檔案信息化管理技術(shù)，并對(duì)比該年度內(nèi)信息化管理建設(shè)實(shí)施前后的人事檔案管理效果，進(jìn)一步探討信息化管理建設(shè)的作用，現(xiàn)將詳細(xì)過程呈現(xiàn)如下。

1. 資料與方法

1.1一般資料

本轄區(qū)某醫(yī)院從2020年7月至2020年12月對(duì)人事檔案開展信息化管理，2020年1月至2020年6月對(duì)人事檔案采取常規(guī)管理。信息化管理建設(shè)實(shí)施前后負(fù)責(zé)該院人事檔案管理的人員為同一批工作人員，共計(jì)10人，其中男性6名，女性4名。隨機(jī)抽取2020年1月至2020年6月（管理前）本院128份人事檔案進(jìn)行研究，其中男性68人，女性60人;年齡24歲至55歲，平均年齡（35.65±5.02）歲;職務(wù)類型：醫(yī)生45人，護(hù)理人員50人，其他衛(wèi)生人員33人。另外，隨機(jī)抽取2020年7月至2020年12月（管理后）該院128份人事檔案進(jìn)行研究，其中男性70人，女性58人;年齡23歲至55歲，平均年齡（34.80±4.98）歲;職務(wù)類型：醫(yī)生42人，護(hù)理人員52人，其他衛(wèi)生人員34人。兩組檔案信息資料對(duì)比無統(tǒng)計(jì)學(xué)意義，P>0.05。

1.2方法

信息化管理前，對(duì)醫(yī)院人事檔案采用常規(guī)管理方式，主要通過紙質(zhì)管理的方式對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行保存、借閱。由醫(yī)院人事檔案管理人員負(fù)責(zé)針對(duì)醫(yī)院員工個(gè)人信息資料（花名冊(cè)）、非在編人員勞動(dòng)合同、工資及其他薪酬相關(guān)資料、招聘表格、員工個(gè)人行評(píng)以及醫(yī)德考核等相關(guān)文件和資料進(jìn)行收集和整理，做好歸檔工作，并將紙質(zhì)檔案存放于人事科檔案室，根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行保管和使用。

信息化管理后，對(duì)人員人事檔案開展信息化管理建設(shè)，具體做法為：①加強(qiáng)培訓(xùn)：醫(yī)院應(yīng)提高對(duì)人事檔案信息化管理建設(shè)的重視度，投入足夠的資金購買相關(guān)信息化設(shè)備，并爭取引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)信息化管理人才。定期組織醫(yī)院檔案管理工作人員參加信息化檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，詳細(xì)介紹檔案信息化管理的目的、方法、操作流程、優(yōu)勢等內(nèi)容，增進(jìn)其對(duì)相關(guān)內(nèi)容和知識(shí)的了解，幫助其樹立起良好的信息化管理意識(shí)，提高其學(xué)習(xí)主動(dòng)性和積極性。在培訓(xùn)過程中，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)工作人員信息化設(shè)備操作技能的培訓(xùn)，提高設(shè)備操作技能，促進(jìn)其檔案信息化管理業(yè)務(wù)水平的提升。完成培訓(xùn)工作后對(duì)工作人員的信息化檔案管理理論知識(shí)水平及實(shí)踐操作技能水平實(shí)施考核，確保工作人員通過考核后方能上崗，若未能符合考核標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)重新加強(qiáng)培訓(xùn)，直到考核通過方能上崗。②完善制度：醫(yī)院開展信息化人事檔案管理時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)據(jù)處理方面的優(yōu)勢，對(duì)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行具體分析，并根據(jù)醫(yī)院發(fā)展實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理改進(jìn)計(jì)劃，完善相關(guān)管理制度。進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并制定相應(yīng)的信息化管理制度，幫助醫(yī)院人事檔案管理逐步從人工化階段順利過渡至信息化管理階段。完善人事檔案管理人員激勵(lì)制度，將信息化檔案管理工作與員工績效考核掛鉤，對(duì)于信息化管理工作表現(xiàn)突出者給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于表現(xiàn)不佳的人員應(yīng)及時(shí)指出并合理進(jìn)行懲罰，發(fā)揮良好的人員激勵(lì)作用，提高人事檔案信息化管理工作質(zhì)量。此外，不斷完善醫(yī)院信息數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中分設(shè)人事檔案資料錄入、資料歸檔、資料分類、績效考核、人員培訓(xùn)、薪資審批以及職稱晉升等多個(gè)人事管理子系統(tǒng)，方便針對(duì)醫(yī)院人事檔案實(shí)施整理和分類。具體分析不同科室的業(yè)務(wù)范圍，對(duì)其數(shù)據(jù)庫訪問及管理權(quán)限進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，注意做好檔案資料保密工作。③管理創(chuàng)新：針對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理中的人事檔案數(shù)據(jù)輸入功能進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，盡可能提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性，減少隱患。不斷創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案信息化管理模式，采用網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)的方式對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)一步提高檔案信息資料管理的安全性，盡可能避免檔案丟失或被竊取的現(xiàn)象，減少篡改檔案信息的事件發(fā)生。

1.3觀察指標(biāo)

①業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)評(píng)分：針對(duì)信息化管理前后檔案管理人員的工作態(tài)度、信息化管理技能等實(shí)施評(píng)估，以100分為滿分，評(píng)分越高意味著員工業(yè)務(wù)能力越強(qiáng)。②管理有效性：對(duì)信息化管理前后醫(yī)院人事檔案丟失及管理錯(cuò)誤的事件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)比其檔案管理不良事件發(fā)生情況，不良事件發(fā)生率為檔案丟失率和管理錯(cuò)誤率的和，不良事件發(fā)生率越低，表示管理有效性越高。

1.4統(tǒng)計(jì)學(xué)分析

采用SPSS23.0數(shù)據(jù)軟件包對(duì)信息化管理前后本院相關(guān)數(shù)據(jù)資料開展統(tǒng)計(jì)學(xué)分析和處理，計(jì)數(shù)、計(jì)量資料分別通過n（%）、（x±s）表示，并分別采用X2檢驗(yàn)和T檢驗(yàn)，以P<0.05為數(shù)據(jù)對(duì)比差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2. 結(jié)果

2.1信息化管理前后人員業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)評(píng)分

信息化管理建設(shè)實(shí)施后，該院人事檔案管理人員業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)評(píng)分優(yōu)于管理前，P<0.05，如表1。

2.2信息化管理前后的檔案管理不良事件發(fā)生率

信息化管理后，該院檔案管理不良事件發(fā)生率低于管理前，P<0.05，具體見表2。

3. 討論

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，隨著醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作人員人數(shù)不斷增加，人事檔案管理面臨的工作壓力也越來越大，工作難度逐步增加[3]。過去，醫(yī)院多采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理方式，雖然這種管理方式具有較好的原始性、包容性以及不可復(fù)制性，但是也存在易損壞、共享性差、歸檔困難、保存難度大等缺陷，不利于提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量[4]?，F(xiàn)階段，醫(yī)院人事檔案管理工作中仍存在以下問題：①重視度不足。目前，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理工作的重視度仍待提高，部分領(lǐng)導(dǎo)將注意力更多的放在醫(yī)療設(shè)備以及醫(yī)療環(huán)境等方面，對(duì)于人事檔案信息化管理的關(guān)注度較低。由于醫(yī)院接診患者人數(shù)眾多，相當(dāng)一部分工作人員被優(yōu)先安排到其他部門工作，人事檔案管理工作人員不足，且部分人員未接受過專業(yè)、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，信息化管理專業(yè)水平偏低，檔案管理工作相對(duì)較隨意，阻礙了新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量的提升。②制度待完善。醫(yī)院在招聘人事檔案管理工作人員時(shí)，未能對(duì)其專業(yè)素質(zhì)、綜合素質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，人員招聘錄用制度存在缺陷，導(dǎo)致人事檔案人員在專業(yè)素質(zhì)及專業(yè)技能水平等仍偏低，難以完全滿足人事檔案信息化管理工作的需求[5]。醫(yī)院對(duì)于人事檔案信息缺乏完善的管理制度，未能針對(duì)檔案信息缺失、歸檔不及時(shí)等問題制定相應(yīng)的解決辦法和管理制度，導(dǎo)致檔案管理不良事件仍時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理缺乏完善的人員激勵(lì)制度，不利于激發(fā)員工的工作主動(dòng)性和積極性。③創(chuàng)新性不足。目前，醫(yī)院人事檔案信息化管理中仍存在創(chuàng)新性不足的問題，管理人員缺乏良好的計(jì)算機(jī)水平，信息化管理專業(yè)技能待提升，管理中仍會(huì)出現(xiàn)分類錯(cuò)誤或保存錯(cuò)誤等問題。此外，人事檔案信息存儲(chǔ)中由于存儲(chǔ)方式的不足，出現(xiàn)檔案丟失或被竊取的現(xiàn)象，不利于提高人事檔案信息的安全性。

近年來，信息化技術(shù)持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)難以滿足醫(yī)院在檔案管理工作方面的需求，信息化管理開始被引入到檔案管理工作中，并發(fā)揮十分重要的作用。大量研究證實(shí)，通過信息化管理醫(yī)院人事檔案，能夠提高醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量，并減少人員消耗，有利于降低管理工作成本[6-7]。本次研究發(fā)現(xiàn)，信息化管理建設(shè)實(shí)施后，醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)評(píng)分為（88.63±4.25）分，明顯優(yōu)于管理前的（72.65±4.12）分，P<0.05;信息化管理后，醫(yī)院檔案管理不良事件發(fā)生率為1.56%，低于管理前的7.81%，P<0.05。這說明，在醫(yī)院檔案管理中實(shí)施信息化管理建設(shè)，能夠促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，有利于提升醫(yī)院整體管理質(zhì)量，并減少檔案管理不良事件，提高管理有效性。究其原因，主要是因?yàn)椋畔⒒芾硪筢槍?duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)分，對(duì)具體工作任務(wù)進(jìn)行明確，并設(shè)定清晰的檔案管理目標(biāo)，通過各種先進(jìn)的數(shù)字化管理方法和信息管理技術(shù)，能夠確保檔案資料的安全性，避免出現(xiàn)檔案缺失，同時(shí)可提高檔案資料管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享[8]。通過科學(xué)的信息化管理培訓(xùn)，能夠幫助檔案管理人員樹立良好的信息化管理理念，并增進(jìn)其對(duì)人事檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)，使其熟練掌握各種信息化管理操作方法和技巧，提升員工業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)水平。通過不斷完善醫(yī)院人事檔案信息化管理制度，創(chuàng)新相關(guān)信息化管理方法和模式，能夠幫助醫(yī)院人事檔案管理工作逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理順利過渡到信息化管理，并實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及流程化，讓工作人員更加清晰地了解檔案管理收集、整理、歸檔及使用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，明確自己的工作職責(zé)，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

結(jié)語

總而言之，當(dāng)下仍有部分醫(yī)院人事檔案管理工作中仍存在重視度不足、制度不完善以及創(chuàng)新性不足等問題。信息化管理建設(shè)要求提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的重視度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷完善相關(guān)管理制度，并對(duì)信息化管理方法及模式進(jìn)行創(chuàng)新，能夠促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理人員綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平的提高，減少檔案管理不良事件，有利于提升醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量，應(yīng)用效果良好。

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作者簡介：? 周麗萍（1980.10），女，漢族，廣西蒙山，主管護(hù)師，本科， 研究方向：衛(wèi)生管理