關于采購管理“精準模式”的探索

姜曉宇

【摘要】當前，合肥卷煙廠將采購管理“精準模式”的目標設定為“嚴、精、準、細”，四個子系統(tǒng)目標都已完成。其依托互聯(lián)網(wǎng)+，積極構建精準采購體系（規(guī)范采購、精細采購、 JIT采購、高質量采購），四個子系統(tǒng)相互促進、相互融合，形成了一個有機的整體。通過該項研究，在國有企業(yè)中打造可復制可推廣的高質量發(fā)展樣板。

【關鍵詞】國有企業(yè)；采購管理；精準模式

近年來，國有企業(yè)對采購管理工作的要求站位更高、導向更明確、重點更突出、內涵更深刻。合肥卷煙廠采購管理“精準模式”，以“目標、問題、結果”為導向，運用精益管理的方法，明確了嚴、精、準、細四個特點，將規(guī)范、質量、精準、效率融入采購管理工作中，推動國企采購管理高質量發(fā)展。

開展情況

明確主體責任，梳理“精準模式”輸入

隨著國有企業(yè)對采購管理的要求不斷提升，現(xiàn)有職責內容和作業(yè)標準需要重新界定，業(yè)務流程需要重新梳理，采購管理重點也由規(guī)范采購向精準采購轉變。合肥卷煙廠在基于主體責任的基礎上，系統(tǒng)梳理了采購管理中的四類問題。

聚焦“嚴”。近幾年采購專項檢查越來越多，國有企業(yè)對檢查反饋的問題高度重視，不僅要立行立改，更要長期堅持。采購相關規(guī)范文件較多，需運用系統(tǒng)思維系統(tǒng)整合企業(yè)采購方面的規(guī)范文件，實現(xiàn)采購管理的貫通與融合。國有企業(yè)對于采購規(guī)范性風險意識較為薄弱，事前風險管理的水平較低，更要嚴管。

聚焦“精”。采購文件的編制質量不高，往往一份文件需要多次修改；采購實施與監(jiān)督的聯(lián)結力不強，協(xié)同集智的作用未得到有效發(fā)揮。

聚焦“準”。要高度重視采購計劃執(zhí)行的精準性，均衡化采購，防止連續(xù)性項目合同的斷檔。由于國有企業(yè)職能部門的差別，采購關注點不同，“以文件傳達、宣貫文件”的培訓模式已經不適用于國有企業(yè)指導實施部門開展采購活動，采購培訓在提高精準力與針對性方面有待加強。

聚焦“細”。采購文件、方法、防控、流程、文件、模板等需要系統(tǒng)化清單化，提高采購管理效率。

定位精準采購，構建“進準模式”基礎框架

以上述四類問題為輸入點，把采購管理與政治建設、規(guī)范管理深入融合，以精準采購為目標，構建精準采購模式。該模式分四個子系統(tǒng)，即規(guī)范采購、精細采購、JIT采購（準時化采購）、高質量采購，四個采購子系統(tǒng)相互影響、相互促進、相互融合，形成一個有機整體。其中，規(guī)范采購是基礎，高質量采購是目標，JIT采購是保證，精細采購是條件。

在規(guī)范采購方面“嚴”要求，嚴格規(guī)范。突出RG-PDCA重點性，嚴防在標采購各種專項檢查中發(fā)現(xiàn)的問題整改不到位、邊改邊犯、改了又犯等問題。梳理下發(fā)重點事宜風險防范要求，強化風險防控。

在高質量采購方面“精”要求，精益求精。以高質量發(fā)展為核心做好采購進度安排，防止項目合同斷檔，確保采購各節(jié)點的無縫銜接；采購監(jiān)督部門發(fā)揮好管理的合力，狠抓招標采購突出問題和關鍵環(huán)節(jié)監(jiān)管，確保精益采購高效推進。

在JIT采購方面“準”要求，準確準時。充分利用互聯(lián)網(wǎng)+采購管理，推動采購管理的數(shù)據(jù)化轉型，分類指導、準時啟動、準確填報、通力協(xié)作，通過信息化管理進一步壓低自由裁量空間，實現(xiàn)采購規(guī)范、質量與效率深度融合。

在精細采購方面“細”要求，細致嚴謹。通過強化制度建設、標準化管理方法、系統(tǒng)模板推行做到招標采購每一個環(huán)節(jié)操作到位，每一處細節(jié)問題及時解決。

采用組合創(chuàng)新，推進精準采購的新模式

以底線思維防風險，提升風險管理的質量。針對招標采購中各種專項檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，梳理風險防控點，從事后的監(jiān)督轉為事前與事中的風險控制，提高精準采購的風險管理水平。同時，把風險管理作為采購管理的關鍵環(huán)節(jié)。

以法治思維塑秩序，實現(xiàn)體系文件的融合。以采購法律法規(guī)制度文件為輸入，結合國有企業(yè)采購運行實際情況，以精準采購為目標，力求規(guī)范、質量、效率，按照“主體責任+操作程序+工作標準”三位一體原則打造具有企業(yè)特色的采購體系文件。體系文件全面整合優(yōu)化采購操作規(guī)程，流程清晰、覆蓋全面、相互銜接、環(huán)環(huán)相扣，化繁為簡，操作便捷，同時把實體性規(guī)定與程序性規(guī)則統(tǒng)一到企業(yè)采購運作流程中。

以系統(tǒng)思維聚合力，編制精準采購的手冊。企業(yè)緊扣精準采購目標，評估采購管理系統(tǒng)運行情況，分析精準采購推進中的難點與痛點，開展靶向聚焦，編制下發(fā)《精準采購工作手冊》，突出嚴格規(guī)范、細致嚴謹，將每種采購方式、每一操作步驟固化，將采購流程、工作標準、任務清單、體系文件、管理模式、風險防控六方面系統(tǒng)聯(lián)結，既為精準采購的推進確立了標準，也為規(guī)范管理的操作提供了指導。

以歷史思維強復盤，實現(xiàn)采購模板的建庫。運用復盤式工作方法（回顧目標、評估結果、分析原因、固化經驗），在積累實踐經驗的基礎上，依據(jù)相關法律制度制定下發(fā)采購文件系列模板，解決采購文件編制不規(guī)范等問題，實現(xiàn)企業(yè)采購文件編制的規(guī)范化、標準化、精準化。采購文件系列模板涉及公開招標、競爭性談判、單一來源談判、詢價采購、庫內比質比價等多種采購方式。系列模板在內容上面面俱到，小到采購文件的字體、版式，大到通用條款設置標準、采購年限、合同主要條款等，都作出了詳細的規(guī)定。各采購文件模板相互獨立，內容都是根據(jù)不同采購方式以及操作過程中的特點而設定，涵蓋談判須知、資格要求、響應文件編制要求等方面。

以創(chuàng)新思維提活力，構建采購聯(lián)結新模式。構建“精準采購聯(lián)結力”機制，強化聯(lián)結機制，在運行機制方面，以問題為導向，以創(chuàng)新為驅動，全員參與，提升國有企業(yè)精益改善的項目數(shù)量與質量。在培訓內容方面，嚴格按照“干什么、學什么”和“缺什么、補什么”的原則，積極探索菜單式培訓模式；在充分收集、分析培訓需求的基礎上，系統(tǒng)編制專題培訓“菜單”，進行精準采購培訓。

以辯證思維解難題，突破采購實操瓶頸。一是用好用順互聯(lián)網(wǎng)+采購，以流程驅動為核心，探索采購管理系統(tǒng)的搭建。緊扣“精準采購”管理目標，細化采購管理信息模塊的價值與作用。配套各模塊操作手冊，指導實施部門各類型采購在采購管理系統(tǒng)中如何精準操作，提升數(shù)據(jù)治理能力。二是對企業(yè)評標成員庫進行精細化的分類，實現(xiàn)企業(yè)公開招標項目從線下抽選到采購管理系統(tǒng)線上一次性抽選的平穩(wěn)過渡，創(chuàng)新評標專家的二分法，實現(xiàn)流動式PDCA持續(xù)改進。

結語

“精準模式”通過系統(tǒng)規(guī)劃、謀劃精準采購路徑和辦法，分階段分步驟的精準實施，重點突破，進一步強化操作手冊、管理標準、文件模板之間的對接與融合，使“管理創(chuàng)新引領-采購體系搭建-精準目標落地”的邏輯關系更加順暢。通過“聚焦、融合、簡化”，努力打造卓有成效的國有企業(yè)采購管理“精準模式”。

（作者單位：安徽中煙工業(yè)有限責任公司合肥卷煙廠）

參考文獻：

[1]邱昭良.復盤[M].機械工業(yè)出版社，2018.

[2]陳崇萍，陳志祥.不可靠供應下JIT生產雙源采購決策[M].知識產權出版社，2018.

（責編：梁晉）