招投標檔案數字化管理模式初探

蔡卓君 王瑞鏞 鞠正峰 洪志剛

【摘要】近年來，隨著信息技術的快速發(fā)展，招投標數字化發(fā)展迅猛，在給招投標各方當事人帶來極大便利的同時，也產生了眾多的電子招投標文件及信息數據。本文分析了招投標檔案數字化管理的價值，總結了傳統(tǒng)招投標檔案管理的工作經驗，并對招投標檔案數字化管理工作提出了新的設想。

【關鍵詞】招投標；數字化；檔案管理

《檔案法》規(guī)定，檔案是指過去和現在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。而招投標檔案，就是在招投標過程中形成的具有保存和參考價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄。

招投標檔案的重要性

招投標檔案是招投標全過程的真實記錄，能夠輔助行政監(jiān)督部門對招標代理機構的服務質量進行評估，為招投標過程的復盤、取證提供依據。具體來說，招投標檔案的重要性可歸納成三方面。

招標單位歷史沿革的見證

檔案具有原始記錄性，是記錄招投標活動重要的信息資源。招標活動的開展往往與招標單位的建設、發(fā)展息息相關。在招標活動中形成的檔案是招標活動最原始的記錄，招標檔案充分展示了招標單位的發(fā)展史，是招標單位歷史沿革的見證者。

數據資源開發(fā)的基礎

招投標檔案包含豐富的數據資源。全面收集、整理檔案中的數據信息，并加以清洗、分析、利用，可以形成豐富的數據資產，充分了解不同供應商的價格水平、中標區(qū)間、變化趨勢、資質信息等，為后續(xù)招投標工作提供數據支持。

防范招標風險、杜絕腐敗的重要保證

詳細記錄招投標過程中的相關文檔，能夠對招投標過程實現全流程跟蹤記錄，倒逼招標活動按照《招標投標法》《政府采購法》等相關法律法規(guī)有效進行，成為防范招標風險、杜絕腐敗的重要憑證。

招投標檔案傳統(tǒng)管理模式

招投標檔案的類型

傳統(tǒng)的招投標檔案多為紙質文件，隨著信息化的發(fā)展，電子招標不斷進步，電子招標平臺中也會保存電子數據，這些都是檔案管理中不可缺少的組成部分。

招投標檔案按照招投標的進程，可分為前期準備文件、發(fā)標階段文件、開標階段文件、評標階段文件。具體來說，在前期準備階段，會產生項目批復文件、代理委托協(xié)議、采購方案等。發(fā)標階段，有招標公告、招標文件，與之相關的還有澄清文件、購買記錄、踏勘答疑記錄等。目前電子招標發(fā)展迅猛，這些文件會隨著招標項目的開展，最先發(fā)布在招標機構的招標采購平臺上，而投標文件一般需要供應商另外購買紙質版，所以在這個階段，電子文件和紙質文件并存。開標階段，通常會產生投標文件接收記錄、投標人簽到表、報價表、唱價記錄、投標文件等。最后，到了評標定標階，會有評委簽到表、評標報告及附件、中標候選人公示、中標通知書、異議或投訴處理記錄等檔案文件。

招投標檔案的管理模式

當前，全國范圍內對招投標檔案重視程度不同，檔案管理沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，不同招標代理機構的管理水平也參差不齊。一般情況下，招投標檔案都是一式三份，分別在招標代理機構、公共資源交易中心和招標人處。檔案原件蓋章后才有效，若三方均持有相關文件，復制件通過審查后，要注明“已核實復印件與原件一致”，如果發(fā)生文件缺失的情況，則要求招標代理機構補充完整。

招投標檔案中包含企業(yè)商業(yè)機密，因此傳統(tǒng)的招投標檔案管理制度中也規(guī)定了保密制度。在招投標工作開始之前，一般會要求經手方簽訂保密協(xié)議，在項目確保驗收完成之前，相關的信息不得泄露，如果因為信息泄密導致招投標項目出現問題，招標代理機構的負責人要承擔相應的法律責任。鑒于此，文件檔案的保密工作需與之相適應，借閱時也要出示招標代理機構的介紹信。但是，傳統(tǒng)的紙質文件保密，對于電子招標時代來說，需要進一步完善。

面對數字化招投標活動的開展和要求，相關部門將招投標文件進行數字化掃描，并用專用U盤存儲文件，但是實踐中也會遇到直接用網絡進行傳輸的活動。從風險管理的角度來看，U盤保管不當會使得檔案內容完整性受到破壞，網絡傳輸則存在安全隱患。

招投標檔案數字化管理模式構建

如上文所述，電子招投標平臺的建立意味著招投標活動朝著數字化方向轉變，但是招投標檔案卻并未實現數字化管理模式轉變。

招投標檔案數字化管理模式構建的原則

招投標檔案的數字化管理模式的構建要遵循文檔一體化、檔案雙套制管理的全流程管理原則。文檔一體化，就是要求檔案管理貫穿招投標活動的全流程，從前期準備階段開始，檔案工作人員要追蹤文件的形成過程，使得文件與招投標活動一一對應，而數字化階段，追蹤活動也要在招投標平臺中設置相應的端口。

檔案雙套制管理，就是要求文件的紙質版本與電子版均需要保存。隨著國家法制的不斷完善，電子文件的憑證作用得以確定，且逐漸發(fā)揮著與紙質文件相同的作用。雙套制管理可以突破利用的場景限制，工作人員和單位可以隨時隨地通過審批查看到文件。同時也為后續(xù)的檔案數據分析積累了最初的元數據，實現物資精準預測、多維分析預警及反饋。

優(yōu)化招投標檔案數字化管理模式的設想

為了與電子招標方式相匹配，更好地發(fā)揮檔案的作用，筆者從平臺建設、制度完善、人才培養(yǎng)三個方面進行闡述。

檔案信息化平臺建設

關于招投標檔案的數字化轉型，首先要完善平臺建設。目前，許多政府和大型企業(yè)都已經建立了自己的招投標管理系統(tǒng)，例如中國石油就建立了電子招投標輔助管理信息系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)完成了招投標全流程管理，即實現了委任計劃管理、自動編號、招標文件管理、項目信息管理，既能實現基礎的招標文件管理，也實現了歷史招投標情況分析、評審專家管理和投標人資信管理等功能。但是這些相對較晚出現的招投標信息管理系統(tǒng)，也未能與檔案管理系統(tǒng)建立相對應的聯系，這也是檔案界普遍存在的問題，即數據與檔案未實現統(tǒng)一管理。

面對這種情況，檔案管理部門要利用“互聯網+”“大數據”“云服務”等先進技術，實現檔案管理與數據管理兼容。在數字經濟時代，檔案管理的主要對象是數據。如果沒有端口，檔案部門管理的內容會與數據部門管理的內容重復，由于數據管理的相關工作人員缺乏檔案知識，也會破壞檔案完整性。這就要求檔案信息化平臺在建設過程中融入數據管理的思想，承擔數據管理的功能，同時進行科學備份。可在目前招投標管理的系統(tǒng)上為檔案工作人員開辟權限，全程跟蹤文件、數據歸檔，建立電子招投標系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的端口鏈接，并設置安全防火墻。辦結完畢、內容完整的文件、影像、圖片等數據直接歸入檔案管理系統(tǒng)中。

檔案管理與電子招投標系統(tǒng)建立端口鏈接的過程中要做好以下幾個方面的工作：首先，明確檔案部門與數據管理部門的權責，避免重復管理，區(qū)分職權范圍，完善合作機制；其次，處理好檔案管理部門與用戶之間的關系，這就要求建立的檔案管理端口是用戶友好型的，更方便用戶使用，且明確界定內外網使用權限；最后，要完善安全保密功能，能夠基于大數據實現在線數字化監(jiān)管。

檔案管理制度建設

招投標檔案管理制度建設要統(tǒng)籌三個方面：檔案管理、數據管理和招投標工作。我國招標工作以2000年為分水嶺，2000年之前，招標工作完全是紙質化階段，而到了2000年，逐漸發(fā)展全流程的數字化，但是各地發(fā)展的水平不同，有些機構部分數字化，而有些機構已經進入數智化階段。因此，應根據各機構招投標代理數字化水平的不同、檔案管理工作的差異，以及對數據需求的不同，設計定制化檔案管理方案，建立檔案管理制度。

檔案管理制度建設，首先要完善組織制度建設，明確主管領導，將檔案管理的主管領導與數據管理的主管領導統(tǒng)一，方便同步管理。還要設置檔案管理機構和專兼職檔案管理員，明確其工作職責和范圍。

其次，要完善標準體系建設，編制《檔案工作基本章程》《檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案檢查辦法》等文件，梳理本機構檔案工作實際情況，編制《檔案管理作業(yè)指導書》，使檔案工作制度明確、標準清晰、流程簡易。

再次，要完善檔案服務和信息化流程，隨著招投標工作數字化程度的不斷加深，檔案管理工作要與之相適應。在制度建設時，要明確數字化的技術方案和元數據收集范圍，在平臺和內容上滿足數字化建設的可觀需要。明確服務體系，此處的服務體系指的是除了日常查閱活動以外的檔案提供利用活動。比如數據開發(fā)制度、檔案產品呈現制度等。

最后，要完善保密制度。招投標檔案相比于普通的文書檔案來說，對保密程度的要求更高，這就要求在檔案管理制度建設時對其作出明確規(guī)定，一方面規(guī)定紙質檔案管理的保密制度，另一方面也要明確電子檔案和數據的保密制度，杜絕違法腐敗行為。

檔案數字化人才培養(yǎng)

正如上文陳述，我國招投標活動數字化發(fā)展已經經歷了20多年，各機構中不乏數字化人才，但是這些人才更多是著眼于計算機技術層面，欠缺檔案管理知識，在檔案數字化建設中，很難理解檔案語言。因此，檔案管理部門要培養(yǎng)數字化人才。一方面，要充分了解檔案管理知識，能夠獨自完成檔案管理工作；另一方面也要具備計算機技能，熟練操作檔案管理平臺，并根據檔案數字化的需要向技術部門提出平臺建設需求。在檔案管理人員入職前，要針對檔案管理技能和計算機技術進行培訓，保證其熟練掌握檔案整理規(guī)范和系統(tǒng)操作規(guī)范；在檔案人員培養(yǎng)的過程中，要側重增加計算機技能的提升，使檔案人員成為檔案部門和技術部門的連接人，能夠及時將檔案部門關于系統(tǒng)和數據的需求反饋給技術人員；檔案人員還應定期輪崗學習，了解整個招投標活動的流程和數字化需求，提升管理水平。

結語

數字經濟時代，各行各業(yè)都在醞釀著技術和管理模式的變革，招投標工作也不例外。招標人、招標代理機構要緊跟變革的腳步，全流程服務數字化建設，既要發(fā)揮好檔案的留史、咨政作用，更要利用大數據手段，不斷挖掘檔案的實體價值和數據價值，為企業(yè)和招投標行業(yè)的發(fā)展提供數據信息支撐。

（作者單位：江蘇啟越工程管理有限公司）

參考文獻：

[1]喬園.高校招標檔案信息化管理模式構建研究[D].鄭州：鄭州大學，2016.

[2]劉永金.招標代理機構采購檔案信息化管理方案[J].招標采購管理，2020（12）：34-36.

[3]王萱凝，楊鋒，王秀云，陳學方.招標業(yè)務數字化轉型在油田公司的實踐及應用[J].中國招標，2020（12）：93-95.

（責編：高楊）