基于信息化時(shí)代的自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)路徑選擇

鄒柏莉

摘 要：自然資源檔案中記錄了大量有利用價(jià)值的自然資源數(shù)據(jù)信息，對自然資源管理工作起著參考與借鑒作用。信息化時(shí)代，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，準(zhǔn)確選擇建設(shè)路徑，明確檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范，打造一體化檔案管理系統(tǒng)，對檔案管理工作中的信息收集、整理加工、歸檔存儲、開發(fā)利用進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，以及要完善數(shù)字資源建設(shè)，以夯實(shí)數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案資源高度共享，為自然資源檔案開發(fā)利用做好準(zhǔn)備。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;自然資源檔案;數(shù)字化建設(shè)

為了全面提升自然資源檔案管理成效，在信息化時(shí)代，需要提高重視程度，加強(qiáng)自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)，以滿足信息化時(shí)代對自然資源檔案管理的需求。由于在檔案數(shù)字化建設(shè)中存在著重視程度不夠、技術(shù)水平有限，以及檔案工作本身存在著不足等問題，影響到檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)展，不利于檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化管理工作的推進(jìn)，導(dǎo)致檔案利用率不高，降低了檔案管理的價(jià)值，迫切需要及時(shí)改善這一現(xiàn)狀。

一、信息化時(shí)代自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的作用

1.提高信息共享程度

信息化時(shí)代改變了傳統(tǒng)自然資源檔案的管理模式，由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)管理，轉(zhuǎn)向現(xiàn)階段的數(shù)字化管理，管理工作的內(nèi)容與方法都發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化。自然資源檔案以電子版的形式進(jìn)行管理與保管，方便人們檢索和查閱檔案，檔案使用者在任何位置、時(shí)間都可通過提供的網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案的查閱與利用，信息共享程度非常高。

2.提高檔案利用率

在自然資源檔案未進(jìn)行信息化管理之前，檔案利用率一直較低，而通過檔案數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)了自然資源檔案利用率的提升，數(shù)字化建設(shè)改變了檔案文字內(nèi)容的載體，以電子形式存儲在服務(wù)器中，檢索和利用非常簡單，只需將電子檔案放置在服務(wù)平臺中，通過網(wǎng)絡(luò)就可實(shí)現(xiàn)檔案的利用，促進(jìn)了自然資源檔案利用率的提高。

3.有助于檔案保護(hù)工作

紙質(zhì)檔案在保管中具有一定的局限性，對溫度、濕度、防火、防蟲等都有著一定的要求，而且在實(shí)際使用中，無論是檔案管理人員的查找、復(fù)制，還是使用者的翻閱等，在一定程度上都會對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生影響，造成紙質(zhì)檔案的破損。在數(shù)字化建設(shè)之后，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?，以?shù)字形式存儲在服務(wù)器中，并可進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，保證了電子檔案保管的安全性。在管理與利用檔案時(shí)，通過計(jì)算機(jī)直接從服務(wù)器中選擇檔案即可，在這一過程中不會對電子檔案造成任何損壞，有助于檔案的保護(hù)工作。但是，需要做好網(wǎng)絡(luò)安全工作，以避免網(wǎng)絡(luò)不安全因素造成檔案數(shù)據(jù)信息泄露或被盜的損失。

二、信息化時(shí)代自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

1.檔案管理人員數(shù)字化意識與認(rèn)識不足

在長期的運(yùn)行過程中，檔案管理人員已經(jīng)形成了固有的檔案管理思維和管理模式，對自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)存在著意識和認(rèn)識不足的問題，進(jìn)而形成對檔案數(shù)字化建設(shè)的阻礙。在意識不足方面，主要是因?yàn)槲瘁槍n案數(shù)字化建設(shè)制定相應(yīng)的管理制度，在績效考核中也未明確相應(yīng)的考評指標(biāo)，致使檔案管理人員對數(shù)字化建設(shè)意識不足。

2.技術(shù)水平有限

自然資源檔案已經(jīng)完成了信息化建設(shè)，但是共享程度較低，或者說僅限于內(nèi)部共享，對外開放水平較低。自然資源檔案管理整體的信息化技術(shù)水平有限，再加上人員信息素養(yǎng)上的不足，進(jìn)而影響到數(shù)字化建設(shè)的成效。此外，數(shù)字化建設(shè)起步較晚，檔案管理模式、管理制度、管理內(nèi)容等也未完成及時(shí)轉(zhuǎn)變，使自然資源檔案數(shù)字化管理進(jìn)展緩慢。

3.檔案工作存在不足

自然資源檔案在數(shù)字化建設(shè)之后，更新是檔案日常工作的重點(diǎn)，但是在實(shí)際工作中，由于檔案管理人員認(rèn)識與意識的不足，未充分重視自然資源電子檔案的日常維護(hù)與更新，影響到檔案信息的時(shí)效性，不利于檔案的開發(fā)與利用工作。同時(shí)，數(shù)字化檔案平臺基于網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)不安全因素威脅著電子檔案的安全，網(wǎng)絡(luò)安全管理存在漏洞，增加了檔案信息失真、丟失、被篡改的發(fā)生概率，對于檔案數(shù)字化建設(shè)影響極大。

三、信息化時(shí)代自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇

1.健全標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系

健全自然資源檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系，對于數(shù)字化建設(shè)有著積極的影響。第一，依據(jù)國家現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際情況，對原有的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行完善，制定檔案管理系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并在檔案管理涉及的部門與機(jī)構(gòu)中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一，主要內(nèi)容有系統(tǒng)功能設(shè)定、數(shù)據(jù)接口、系統(tǒng)實(shí)施細(xì)則等，以便于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)區(qū)域內(nèi)的統(tǒng)一。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如命名規(guī)范，主要有圖表、函數(shù)、存儲，以及數(shù)據(jù)庫安全管理要求等，屬于數(shù)據(jù)庫建設(shè)的指導(dǎo)性規(guī)范。第三，元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，針對電子文件管理全過程進(jìn)行元數(shù)據(jù)的設(shè)定，元數(shù)據(jù)的類型需涉及所有的自然資源檔案類別。第四，檔案數(shù)字化加工，根據(jù)需要數(shù)字化加工文件的類型，如圖片文件、視頻資料等都要設(shè)定與之配套的技術(shù)規(guī)范和管理流程，包括檔案管理的所有內(nèi)容，如出庫入庫、文件整理與圖像處理標(biāo)準(zhǔn)、整理加工考核等，需對檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)做出明確細(xì)致的規(guī)定，以實(shí)現(xiàn)自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。第五，完善共享規(guī)范建設(shè)，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案共享平臺建設(shè)，全面覆蓋管理區(qū)域，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)信息共享，提高信息交互的質(zhì)量，為檔案利用提供保障。

2.打造檔案一體化管理模式

為了提高檔案數(shù)字化建設(shè)成效，需建立一體化管理系統(tǒng)，從檔案最初的信息收集工作開始，直至檔案利用的最終環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理與控制，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作的不足。采用模塊化開發(fā)策略，從檔案工作的收集、整理、加工、保存、利用等方面入手，每個(gè)環(huán)節(jié)依據(jù)其管理的實(shí)際需求設(shè)置相應(yīng)的管理模塊，構(gòu)建可延伸擴(kuò)展的一體化管理系統(tǒng)，以滿足檔案未來數(shù)字化管理的需求。第一，構(gòu)建收集中心，面向收集對象開放數(shù)據(jù)端口，與其管理系統(tǒng)進(jìn)行對接，自動進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)收集，并將收集到的信息進(jìn)行預(yù)歸檔。第二，構(gòu)建管理中心，主要功能是分類管理檔案，依據(jù)自然資源檔案的類型，劃分成多個(gè)子模塊，文書類、不動產(chǎn)登記類、建設(shè)用地類等，可管理多種檔案類型，自動生成檔案號、目錄等。第三，保存中心，主要功能是保存，可自動生成檔案號與自動歸檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案分類存儲。第四，利用中心，主要是檢索、查閱功能，可進(jìn)行多樣化的檔案檢索，根據(jù)用戶的實(shí)際需求，靈活選擇檢索方式，以提高檔案利用效率。

3.構(gòu)建多元化檢索方式

自然資源檔案數(shù)量大且類型多，所以數(shù)字化建設(shè)較為復(fù)雜。以礦業(yè)權(quán)檔案為例，其實(shí)際用途非常廣泛，可作為礦產(chǎn)開發(fā)利用的參考，或者是礦產(chǎn)資源勘查的依據(jù)等。建設(shè)用地檔案，則在征地、劃撥工作中利用較多，其完整真實(shí)地記錄了土地利用過往與現(xiàn)狀，有利于土地管理各項(xiàng)工作的開展。因此，需依據(jù)自然資源檔案利用的實(shí)際情況，構(gòu)建多元化檢索方式，提高檢索精確度，為檔案的良好利用提供助力。首先，依據(jù)使用權(quán)限，合理設(shè)置檢索方式，滿足用戶的檢索需求;其次，構(gòu)建多元化檢索方式，可通過單個(gè)或多個(gè)關(guān)鍵詞檢索，也可全文檢索、模糊查詢，依據(jù)關(guān)鍵詞可檢索到檔案中的內(nèi)容，以及運(yùn)用高級檢索模式，使用全文、目錄進(jìn)行檔案的查找，以提高檢索的準(zhǔn)確度，提升用戶的檢索體驗(yàn)。

4.加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)

數(shù)字資源是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，需要在數(shù)字化建設(shè)中將館藏的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，在完成紙質(zhì)檔案電子化轉(zhuǎn)變后，建立檔案目錄，存儲至檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案利用打好資源基礎(chǔ)。首先，在數(shù)字資源建設(shè)中，應(yīng)注重檔案管理的多樣化，將圖像、音頻、視頻等檔案也要納入其中，以豐富檔案的內(nèi)容與形式;其次，電子檔案文件格式需統(tǒng)一，為了保證電子檔案的質(zhì)量，需要對其進(jìn)行全面的質(zhì)量清查，清理無效與沒有利用價(jià)值的檔案;再次，電子檔案的存儲位置，要與總目錄一一對應(yīng);最后，建設(shè)用地檔案在系統(tǒng)中完成審批后，需要與紙質(zhì)檔案進(jìn)行比對，進(jìn)行兩個(gè)版本檔案的數(shù)據(jù)補(bǔ)充后，才可進(jìn)行相應(yīng)的保管工作。

5.構(gòu)建完善的安全保障機(jī)制

自然資源檔案需要絕對安全保管，應(yīng)完善安全保障機(jī)制的建設(shè)，實(shí)行嚴(yán)格的備份制度，以保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。備份面向所有的檔案管理工作，甚至包含日志文件的備份。使用的備份設(shè)備主要是服務(wù)器，采用雙機(jī)運(yùn)行方案，實(shí)時(shí)備份檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息。運(yùn)用雙機(jī)備份可以在其中一臺服務(wù)器出現(xiàn)故障的情況下，另一臺服務(wù)器接替工作，如果其中一臺服務(wù)器系統(tǒng)崩潰、信息數(shù)據(jù)丟失，可以使用另一臺服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)與系統(tǒng)的恢復(fù)工作，避免檔案信息丟失的問題，保證檔案管理系統(tǒng)高效運(yùn)行。

6.注重檔案資源多樣化建設(shè)

自然資源檔案的形式多樣，包括了紙質(zhì)文件資料、聲像檔案等，需對這些文件資料進(jìn)行分門別類管理，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理功能的擴(kuò)展，如管理系統(tǒng)中的門類擴(kuò)展、分類管理擴(kuò)展等，構(gòu)建自然資源檔案的多門類管理模式，分布式存儲電子檔案，以便于各個(gè)專業(yè)部門方便快捷地獲取各自所需的文件資料，多門類管理的類別可包括土地利用規(guī)劃、文書檔案、采礦權(quán)審批等。

四、加強(qiáng)自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)管理的措施

1.加強(qiáng)軟硬件管理

軟硬件是自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，由于檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，并且處于動態(tài)化建設(shè)過程中，需要通過加強(qiáng)軟硬件設(shè)備的管理，定期進(jìn)行軟件與硬件的升級，才可使檔案管理系統(tǒng)跟隨信息技術(shù)的發(fā)展而升級，以維持檔案管理系統(tǒng)良好的運(yùn)行狀態(tài)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，先要做好硬件建設(shè)，依據(jù)自然資源檔案數(shù)字化發(fā)展的實(shí)際情況，明確硬件性能，配置出可滿足檔案管理系統(tǒng)高效運(yùn)行的硬件設(shè)備，為檔案數(shù)字化管理提供有力支撐。 在軟件方面，可與軟件開發(fā)公司建立合作，依據(jù)檔案數(shù)字化管理的實(shí)際需求定制軟件，還要與軟件公司簽訂后續(xù)的軟件維護(hù)合同，由軟件公司負(fù)責(zé)日常維護(hù)，修補(bǔ)軟件運(yùn)行中出現(xiàn)的缺陷，以及定期進(jìn)行軟件的升級，不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的功能，進(jìn)而發(fā)揮出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，保證自然資源檔案管理的實(shí)效性、完整性與準(zhǔn)確性。

2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的制度建設(shè)

健全的制度是管理的前提，制度本身具有規(guī)范與約束工作行為的作用，可保障管理各項(xiàng)工作措施的順利落實(shí)，所以在自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要完善管理制度建設(shè)，以促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的有序推進(jìn)。第一，制度完善建設(shè)需從檔案數(shù)字化建設(shè)本身入手，結(jié)合其數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容，針對性完善各項(xiàng)制度。例如，檔案立卷歸檔，需要制定相應(yīng)的規(guī)范與細(xì)則，針對檔案保管期限，需要明確不同類型自然資源檔案的保管時(shí)間，并給出保管到期后的處理要求，以避免檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)不足，影響檔案的利用價(jià)值;第二，在檔案數(shù)字化管理中，需重新梳理電子檔案的管理流程，包括歸檔制度、移交制度、接收制度、查閱制度等，針對電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，都需設(shè)立相應(yīng)的管理制度，以保證檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化;第三，檔案管理人員作為數(shù)字化檔案建設(shè)中的關(guān)鍵一環(huán)，需要激發(fā)其工作的積極主動性，可建立完善的績效考核制度，對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，針對表現(xiàn)不佳的人員則進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P。還需建立檔案管理責(zé)任制，依據(jù)檔案管理的不同崗位，明確檔案管理人員的各項(xiàng)工作責(zé)任，以確保檔案數(shù)字化建設(shè)各項(xiàng)工作的落實(shí)到位。

3.擴(kuò)充服務(wù)范圍

檔案數(shù)字化建設(shè)的目的是實(shí)現(xiàn)自然資源檔案的最大化利用，自然資源檔案的內(nèi)容與類型非常豐富，并具有極大的利用價(jià)值。比如，土地方面的檔案包括國土空間規(guī)劃、不動產(chǎn)登記、耕地保護(hù)等檔案，這些檔案可用于林地保護(hù)或是審核建設(shè)用地等工作，還可作為法律憑證，當(dāng)出現(xiàn)權(quán)屬糾紛時(shí)，可以通過查閱檔案，明確實(shí)際的產(chǎn)權(quán)人。因此，為了更好實(shí)現(xiàn)自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值，需要擴(kuò)充自然資源檔案的服務(wù)范圍，為檔案利用提供便利。第一，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動式服務(wù)模式，服務(wù)需要積極主動，以不斷提高檔案的利用率?？赏ㄟ^廣泛宣傳方式，讓社會大眾了解和認(rèn)識自然資源檔案，如建立自然資源檔案的官方平臺，在上面發(fā)布有關(guān)自然資源檔案的各種信息，以及詳細(xì)介紹檔案的服務(wù)內(nèi)容，或者是積極宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，引導(dǎo)社會大眾使用數(shù)字化檔案館，為社會大眾提供實(shí)時(shí)的檔案服務(wù);第二，延伸檔案服務(wù)范圍，檔案數(shù)字化建設(shè)為檔案的利用提供了極大支撐，通過建立數(shù)字化檔案館，探索更多的檔案服務(wù)內(nèi)容，延伸檔案服務(wù)領(lǐng)域，以滿足社會大眾檔案利用的實(shí)際需求，為社會大眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的最大價(jià)值。

4.強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理培訓(xùn)力度

檔案數(shù)字化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式與方法，對檔案管理人員的信息素養(yǎng)有著一定要求，由于檔案管理人員已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)工作內(nèi)容，在實(shí)行檔案數(shù)字化管理之后，檔案管理人員信息技術(shù)上的不足則被凸顯出來。因此，檔案管理部門要強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理培訓(xùn)力度，提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的信息技術(shù)水平，不但要進(jìn)行檔案數(shù)字化管理培訓(xùn)，還需深入分析檔案管理隊(duì)伍信息技術(shù)、專業(yè)性上的不足，并制訂針對性的培訓(xùn)計(jì)劃，豐富培訓(xùn)的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的系統(tǒng)性培訓(xùn)，強(qiáng)化其檔案管理系統(tǒng)的實(shí)踐操作能力，提高其檔案管理的專業(yè)性。

五、結(jié)語

在自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)中，需以現(xiàn)有的檔案資源為基礎(chǔ)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，打造切合自然資源檔案管理實(shí)際需求的一體化檔案管理系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行全流程的信息化、數(shù)字化管理，以解決傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)水平有限、工作存在不足的問題，提高自然資源檔案管理的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的最大價(jià)值。

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