國內(nèi)外檔案數(shù)據(jù)治理研究綜述

周林興 謝林蓉

摘 要：通過文本內(nèi)容分析法對檔案數(shù)據(jù)治理主體、質(zhì)量治理、安全治理、開發(fā)治理、共享治理、治理體系、治理策略等7個(gè)主題進(jìn)行解析，歸納國內(nèi)外檔案數(shù)據(jù)治理研究現(xiàn)狀和進(jìn)展?？偨Y(jié)發(fā)現(xiàn)國內(nèi)外檔案數(shù)據(jù)治理研究總體處于起步階段，因此從研究方向、研究視角、研究對象、研究框架、研究性能等方面對各主題薄弱之處提出完善思路，做出深化檔案數(shù)據(jù)治理研究內(nèi)容、豐富檔案數(shù)據(jù)治理研究方法以及強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)治理對實(shí)踐的指導(dǎo)性等未來研究展望，以期為檔案數(shù)據(jù)治理研究成果和實(shí)踐發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案數(shù)據(jù)；檔案數(shù)據(jù)治理

分類號：G270.7

A Review of Archival Data Governance at Home and Abroad

Zhou Linxing， Xie Linrong

（ School of Cultural Heritage and Information Management of Shanghai University， Shanghai 200444 ）

Abstract： Through text content analysis， this paper analyzes the seven subjects of archival data governance， including the main body of archival data governance， quality governance， security governance， development governance， shared governance， governance system and governance strategy， and summarizes the research status and progress of archival data governance at home and abroad. It is concluded that research on archival data governance at home and abroad is generally in its infancy. Therefore， suggestions are put forward to improve the weaknesses of each subject from the aspects of research direction， research perspective， research object， research framework and research performance. In order to provide reference for research results and practice development of archival data governance， the paper puts forward future research prospects such as deepening the research content， enriching research methods and strengthening the guidance of archival data governance to practice.

Keywords： Archive； Archival Data； Archival Data Governance

1 引 言

數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展日新月異，數(shù)據(jù)價(jià)值愈加凸顯，為充分釋放數(shù)據(jù)價(jià)值，各國陸續(xù)展開數(shù)據(jù)治理行動(dòng)。檔案事業(yè)作為國家治理體系的重要組成部分，必須順應(yīng)這一趨勢，做出新的布局規(guī)劃，以檔案數(shù)據(jù)治理全面推動(dòng)檔案治理體系、資源體系、利用體系和安全體系的建設(shè)。[1]

為更全面地了解國內(nèi)外檔案數(shù)據(jù)治理研究情況，采用 SU=（（“檔案數(shù)據(jù)”+“治理”）OR（“檔案數(shù)據(jù)治理”））OR FT=（“檔案數(shù)據(jù)治理”）、主題：（（“檔案數(shù)據(jù)”）and（“治理”））or（“檔案數(shù)據(jù)治理”）（萬方），并將“file data”或“record data”或“archiv* data”與“governance”組合，作為主題詞或標(biāo)題詞，對中國知網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫（CNKI）、萬方數(shù)據(jù)知識服務(wù)平臺(tái)、Web of Science、Springer LINK、Wiley 等數(shù)據(jù)庫進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源調(diào)查。起始時(shí)間不限，截至2021年11月10日，共獲得50篇有效中文文獻(xiàn)，32篇外文文獻(xiàn)。所獲文獻(xiàn)主要集中在主體、質(zhì)量、安全、開發(fā)、共享、體系、策略等7個(gè)方面，因此文章選取這些主題進(jìn)行分析，以總結(jié)檔案數(shù)據(jù)治理經(jīng)驗(yàn)。

2 檔案數(shù)據(jù)治理研究主題分析

2.1 檔案數(shù)據(jù)治理主體

該主題研究重點(diǎn)關(guān)注治理主體的權(quán)責(zé)重構(gòu)和各類檔案數(shù)據(jù)主體的協(xié)調(diào)治理舉措。在互聯(lián)網(wǎng)用戶擁有溝通和決策參與權(quán)、海量數(shù)據(jù)沖擊以及治理格局形成的情境下，主體多元化特征凸顯。[2]檔案部門承擔(dān)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)分權(quán)的職責(zé)，[3]應(yīng)該分權(quán)、賦權(quán)，主動(dòng)建立數(shù)據(jù)治理格局中多主體協(xié)同關(guān)系。[4]各數(shù)據(jù)治理主體之間應(yīng)強(qiáng)化協(xié)調(diào)效應(yīng)，通過現(xiàn)象驅(qū)動(dòng)方法構(gòu)建主體數(shù)據(jù)訪問關(guān)系，[5]聚焦核心主體，協(xié)調(diào)其在采集、評估和研究過程中的職責(zé)關(guān)系，[6]統(tǒng)籌決策者、管理者、使用者和志愿者的數(shù)據(jù)需求，[7]建立區(qū)域聯(lián)盟發(fā)展模式，[8]努力強(qiáng)化踐行共同體理念。[9]

可見，檔案治理主體正在積極順應(yīng)數(shù)字化和數(shù)據(jù)化的主流發(fā)展趨勢，不斷將檔案治理納入國家治理大格局、大體系和大框架之中，明確各方參與主體，樹立多元協(xié)同理念，并從決策、管理、實(shí)施、協(xié)調(diào)、利用等層面入手，進(jìn)行了主體權(quán)力責(zé)任和職能的分工。

2.2 檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量治理

該主題研究主要涉及治理內(nèi)容、各維度治理建議與各類檔案數(shù)據(jù)治理重點(diǎn)。在治理內(nèi)容方面，提出了真實(shí)全面、安全可靠、系統(tǒng)可用等性能指標(biāo)以及從生成到利用的過程質(zhì)量。[10]在治理層次方面，上層建筑維度亟待建立能夠包容多源異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的工作機(jī)制，制定相關(guān)制度規(guī)范，確立評估標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定技術(shù)保障系統(tǒng)；[11]基礎(chǔ)設(shè)施維度需要融合人工智能，運(yùn)用模式識別、機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處理等技術(shù)，[12]把控過程質(zhì)量。[13]在各類檔案數(shù)據(jù)治理重點(diǎn)方面，針對電子健康檔案數(shù)據(jù)，將完整性、正確性、一致性、合理性、時(shí)效性[14]、可獲得性、合理性[15]納入了評估框架；針對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)可能存在的冗余等問題，[16]提出需構(gòu)建整體性檢測框架，進(jìn)行階段性分析和管控。[17]

可見，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量治理依然基于傳統(tǒng)宏觀視角，以制度、機(jī)制、規(guī)范和技術(shù)等為切入點(diǎn)。未來可以從政府、企業(yè)、醫(yī)療、教育領(lǐng)域汲取經(jīng)驗(yàn)，綜合考慮機(jī)構(gòu)、平臺(tái)和用戶需求，劃定系統(tǒng)全面的質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，選定智能技術(shù)并建立數(shù)據(jù)試驗(yàn)?zāi)Ｐ汀?/p>

2.3 檔案數(shù)據(jù)安全治理

該主題研究主要圍繞概念界定、現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用、重點(diǎn)工作環(huán)節(jié)以及各類檔案數(shù)據(jù)安全治理實(shí)踐。在概念解讀方面，檔案數(shù)據(jù)安全治理是指檔案機(jī)構(gòu)對檔案數(shù)據(jù)實(shí)施專業(yè)管控，維護(hù)其靜態(tài)和動(dòng)態(tài)安全，有效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值。[18]在新技術(shù)融合方面，智能技術(shù)和手段的應(yīng)用存在數(shù)據(jù)獲取缺乏身份認(rèn)證和監(jiān)審等問題，[19]為此可以設(shè)計(jì)加密系統(tǒng)，做好用戶審計(jì)和追蹤，簡化和精確元信息導(dǎo)入，利用密文檢索和調(diào)閱等技術(shù)。[20]在重點(diǎn)工作環(huán)節(jié)方面，有學(xué)者提出要改善備份機(jī)構(gòu)的層級設(shè)立，深化備份業(yè)務(wù)；[21]還可以引入能力成熟度模型，不斷提升檔案數(shù)據(jù)安全治理標(biāo)準(zhǔn)和能力。[22]在各類檔案數(shù)據(jù)安全治理實(shí)踐方面，有學(xué)者研究電子郵件檔案數(shù)據(jù)賬戶行為模型和挖掘分析系統(tǒng)；[23]還有學(xué)者研究制造數(shù)據(jù)讀取器的測試結(jié)果，利用波長技術(shù)重組數(shù)據(jù)集，創(chuàng)造安全加密、數(shù)據(jù)壓縮和簡單恢復(fù)功能等。[24]

可見，汲取計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科經(jīng)驗(yàn)，有針對性地設(shè)計(jì)研究方案和模型，對于改善檔案數(shù)據(jù)安全治理成效具有很大價(jià)值。未來研究需繼續(xù)緊跟數(shù)字化和智能化研究導(dǎo)向，并逐步提高與實(shí)踐項(xiàng)目的聯(lián)系緊密性和治理戰(zhàn)略的普適性。

2.4 檔案數(shù)據(jù)開發(fā)治理

該主題研究主要涉及意義、理念方向、開發(fā)模式和方案制定。在開發(fā)意義方面，研究指出檔案數(shù)據(jù)開發(fā)能夠幫助國家和組織應(yīng)對信息技術(shù)革命對政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)等各方面帶來的影響。[25]在理念方向上，指出必須樹立主動(dòng)輸出檔案數(shù)據(jù)的開放理念、注重挖掘整合的檔案理念以及關(guān)注價(jià)值開發(fā)的服務(wù)理念。[26]明確創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、個(gè)性開發(fā)治理方向，強(qiáng)化隊(duì)伍、館藏、建筑和技術(shù)的開發(fā)利用。[27]在開發(fā)模式方面，提出需要探索新型模式，建立開發(fā)者之間的協(xié)同信任，創(chuàng)造多元治理結(jié)構(gòu)，并強(qiáng)化利益平衡和成果融合。[28]在開發(fā)方案上，提出應(yīng)結(jié)合文檔檢索和分類方法、[29]企業(yè)模式和技術(shù)創(chuàng)新[30]等領(lǐng)域研究成果，更進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)開發(fā)價(jià)值和效益。

可見，現(xiàn)有研究對檔案數(shù)據(jù)開發(fā)意義的揭示更多停留在信息社會(huì)大背景層面，尚未能細(xì)化開發(fā)價(jià)值，同時(shí)開發(fā)模型的建立缺乏與新技術(shù)的深度融合。

2.5 檔案數(shù)據(jù)共享治理

該主題研究主要基于數(shù)字記憶、區(qū)塊鏈技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)三個(gè)視角，認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)是數(shù)字化形態(tài)的新型檔案資源，[31]既參與功能記憶的構(gòu)建，又是存儲(chǔ)記憶的構(gòu)成。[32]意識到區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化、共識機(jī)制、多鏈配合等功能契合檔案數(shù)據(jù)共享需求，[33]能有效應(yīng)用于公共服務(wù)領(lǐng)域檔案治理。[34]此外，有學(xué)者以英國NHS健康檔案數(shù)據(jù)為例解析了政府行政檔案數(shù)據(jù)共享中的信任平衡抽象系統(tǒng)，指出了公眾信任建立方法，[35]從需求導(dǎo)向、技術(shù)采納和群體合作三方面構(gòu)建了共享實(shí)施方案。[36]

可見，檔案數(shù)據(jù)共享治理研究既涉及學(xué)科前沿理論視域，又兼顧國家和社會(huì)有關(guān)實(shí)踐探索。但各視角下的文獻(xiàn)數(shù)量較少，內(nèi)容比較單一，需加強(qiáng)現(xiàn)有研究深度，結(jié)合相關(guān)學(xué)科理論，尋找共享治理新視域。

2.6 檔案數(shù)據(jù)治理體系

該主題研究主要涵蓋治理體系建設(shè)的必要性、能力體系的構(gòu)建和全局思維的培養(yǎng)。在體系建立必要性方面，提出有利于協(xié)調(diào)治理要素，明確目標(biāo)導(dǎo)向、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、范式機(jī)制和服務(wù)模式。[37]在能力體系構(gòu)建方面，提出可以分解治理能力因素，構(gòu)建宏觀和微觀能力結(jié)構(gòu)體系，提升統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)、組織管理以及開放處置等治理能力。[38]在全局思維培養(yǎng)方面，提出需統(tǒng)籌兼顧國家數(shù)據(jù)資源體系構(gòu)建和文化強(qiáng)國建設(shè)需求。[39]同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)治理應(yīng)構(gòu)建“生態(tài)層-基礎(chǔ)層-數(shù)據(jù)層-應(yīng)用層”體系，[40]設(shè)計(jì)存檔收集、[41]聚合評估[42]等系統(tǒng)框架，形成完整的治理體系。

可見，檔案數(shù)據(jù)治理體系研究邏輯清晰，從上層機(jī)制出發(fā)，逐步聚焦數(shù)據(jù)處理流程。但普適架構(gòu)研究數(shù)量較少，研究方向較為局限。未來可從數(shù)據(jù)源管控和數(shù)據(jù)長期保管需求出發(fā)，進(jìn)一步深化理論探索。

2.7 檔案數(shù)據(jù)治理策略

該主題研究主要從加強(qiáng)法治化、制度化、科學(xué)化、專業(yè)化與協(xié)同化五個(gè)方向出發(fā)提出對應(yīng)策略。首先，要強(qiáng)化法治建設(shè)。做好戰(zhàn)略規(guī)劃和布局，制定法律法規(guī)，及時(shí)補(bǔ)充、更新、細(xì)化有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和工作實(shí)施條例。[43]其次，要建立制度模式。規(guī)制清單制度，序化職能制度。[44]再次，要優(yōu)化環(huán)節(jié)治理。利用人工智能技術(shù)記錄和識別數(shù)據(jù)并應(yīng)用于服務(wù)模塊和接口。[45]此外，要?jiǎng)?chuàng)新平臺(tái)設(shè)計(jì)。以提高工作效率，降低協(xié)作難度，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)保障、提升用戶體驗(yàn)為目標(biāo)，突出重要節(jié)點(diǎn)，制定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模板，選擇適用技術(shù)。[46]最后，要重視建設(shè)治理隊(duì)伍。明確治理人員梯隊(duì)及其職能分工，形成協(xié)同規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)治理組織格局。[47]

可見，檔案數(shù)據(jù)治理策略研究內(nèi)容較為集中，大多以頂層-中層-基層為線索分析可行路徑。未來有必要繼續(xù)以相關(guān)主體和全局過程為對象進(jìn)行策略研究，形成高包容性、高借鑒性和高規(guī)范性的研究成果。

3 研究展望

3.1 深化檔案數(shù)據(jù)治理研究內(nèi)容

檔案數(shù)據(jù)治理研究起步時(shí)間較晚，成果并不成熟，需要進(jìn)一步深化研究內(nèi)容。同時(shí)，提升理論研究層次，融合國內(nèi)外治理戰(zhàn)略和實(shí)踐特色，準(zhǔn)確闡釋內(nèi)涵、目標(biāo)、價(jià)值、特征等基礎(chǔ)概念，深化體制機(jī)制和模式體系的制定和設(shè)計(jì)研究。此外，還要在適度借鑒國外經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身國家制度和治理實(shí)踐的特征需求，平衡研究方向。

3.2 豐富檔案數(shù)據(jù)治理研究方法

現(xiàn)有成果所用研究方法比較單一，需要豐富和加強(qiáng)研究方法的選擇和運(yùn)用。首先，定性研究需明晰治理體制、治理模式、實(shí)現(xiàn)機(jī)制、建設(shè)體系和提升路徑間的關(guān)系，建立完整的檔案數(shù)據(jù)治理框架。其次，需增加定量研究方法的使用，提高研究成果的可靠性和科學(xué)性。最后，需擴(kuò)展運(yùn)用比較研究法。對比分析不同國家、不同領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)治理現(xiàn)狀，總結(jié)優(yōu)勢和經(jīng)驗(yàn)，充實(shí)研究成果。

3.3 強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)治理研究指導(dǎo)性

檔案數(shù)據(jù)治理研究的重要目標(biāo)之一是服務(wù)檔案數(shù)據(jù)治理實(shí)踐，因此必須強(qiáng)化研究對實(shí)踐的指導(dǎo)作用。首先，要充分發(fā)揮實(shí)證案例的經(jīng)驗(yàn)價(jià)值。研究相關(guān)機(jī)構(gòu)和地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)目錄、數(shù)據(jù)中心、數(shù)據(jù)共享利用系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)情況，實(shí)現(xiàn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)成果化。其次，要契合國家治理理念和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。進(jìn)一步做好頂層設(shè)計(jì)研究，規(guī)范法律法規(guī)和政策制度，制定合理科學(xué)的組織方案。最后，要突破新型基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)的應(yīng)用瓶頸。密切關(guān)注新技術(shù)的變革，尋找其與檔案數(shù)據(jù)治理的契合點(diǎn)，使研究成果可以更好地轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)應(yīng)用，以提升檔案數(shù)據(jù)開發(fā)、共享和利用水平。

*本文系國家社科基金一般項(xiàng)目“國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略背景下檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量優(yōu)化控制研究”（項(xiàng)目編號：21BTQ016）階段性研究成果。

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