新形勢下醫(yī)院檔案管理的新思路

韓冰

摘要：對醫(yī)院而言，檔案是其寶貴的財富。新形勢下醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)積極創(chuàng)新，探索適合時代發(fā)展之路，健全現(xiàn)有的檔案管理制度，獲得各個科室地配合，增強(qiáng)醫(yī)院職工檔案管理工作的基本意識。當(dāng)前背景下醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)緊跟時代步伐，但仍需量力而行，避免出現(xiàn)急于求成的問題，合理利用檔案，發(fā)揮其價值，助力醫(yī)院的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;制度;信息化;培養(yǎng)

前言：檔案管理工作是醫(yī)院工作中十分重要的組成部分，為各個部門工作的順利進(jìn)行提供有效的參考和支撐。在新的形勢下，為更好地推進(jìn)醫(yī)療體系的改革，醫(yī)院檔案管理需要迎頭趕上，適應(yīng)改革的需要，對于檔案中存在的問題進(jìn)行整治和改進(jìn)，使其得到合理化、科學(xué)化的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作整體水平的提升。

1、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1缺乏明確的管理

制度現(xiàn)階段，檔案管理工作的開展沒有進(jìn)行相關(guān)的規(guī)范，在檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的失誤沒有相應(yīng)是懲罰措施，一定程度上助長了不良風(fēng)氣。由于沒有明確的管理制度，檔案管理人員在進(jìn)行工作時沒有全身心的投入，致使檔案問題多發(fā)，形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)對醫(yī)院的檔案管理工作來講有著重要作用。整個醫(yī)院體系普遍存在有檔案管理工作疏于管理的明顯問題，醫(yī)院檔案管理缺乏必要的管理體制機(jī)制，加之醫(yī)院檔案門類眾多而又復(fù)雜，出現(xiàn)檔案管理的隨意性較大。

1.2檔案信息化水平偏低

信息技術(shù)快速發(fā)展背景下信息化管理以其低成本和高效率得到廣泛推廣，且在各行各業(yè)都得到廣泛運(yùn)用。文字是醫(yī)院檔案信息主要形式，資料多且占據(jù)較大的空間，整理難度較大，近年來越來越多的企業(yè)積極將其應(yīng)用于檔案管理。但當(dāng)前階段我國不少醫(yī)院檔案信息化管理水平不高，且檔案信息化發(fā)展的過程中存在各種問題，比如不注重醫(yī)院檔案管理研發(fā)方面的資金投入，所用的檔案管理軟件比較落后，無法跟上新形勢的需要，除操作復(fù)雜之外對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響，不利于信息管理工作的開展。

1.3重管理輕使用

檔案管理工作中比較常見的問題就是重管理輕用的問題。目前仍有不少醫(yī)院檔案管理人員收集和整理檔案后將其束之高閣，對檔案的利用重視不足，更不注重開發(fā)檔案的信息資源，尤其是有意義的檔案，導(dǎo)致不少珍貴的檔案無法發(fā)揮其價值，長期下去就會讓檔案管理流于形式，阻礙檔案管理工作的發(fā)展。且傳統(tǒng)檔案管理中無論信息不全還是查找不便等一定程度上可能與重管輕用等有關(guān)，這些問題都影響到醫(yī)院檔案管理水平的提升，阻礙醫(yī)院檔案管理工作的正常發(fā)展，醫(yī)院檔案與時代發(fā)展的腳步日行漸遠(yuǎn)，這也是新形勢下醫(yī)院檔案工作亟需轉(zhuǎn)變提升的關(guān)鍵方面。

2、新形勢下醫(yī)院檔案管理策略

2.1完善醫(yī)院檔案管理制度，規(guī)范管理模式

完善醫(yī)院檔案管理制度，建立檔案保管利用制度，建立檔案保管范圍、期限等相關(guān)規(guī)定，并將這些規(guī)定和制度納入管理評價醫(yī)院，制定相關(guān)評價機(jī)制。獎懲措施促進(jìn)規(guī)章制度的順利實(shí)施，并能充分調(diào)動檔案管理者和部門的積極性。標(biāo)準(zhǔn)和制度的完善要立足醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，充分吸收各個部門相關(guān)人員參與，以檔案人員作為核心，充分征求和吸收相關(guān)部門工作人員的意見或意見，研究各部門對檔案管理的實(shí)際需求，并結(jié)合集團(tuán)內(nèi)豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，制定一套適合實(shí)際需要的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理從以下方面的轉(zhuǎn)變沒有按章辦事的依據(jù)管理體制的改造，形成了規(guī)范的管理，檔案的完整性和連續(xù)性得到了保證。

2.2開展檔案培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識

檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)對于醫(yī)院實(shí)施優(yōu)化管理來說十分關(guān)鍵。檔案管理工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)劃分較細(xì)，各門類的檔案整理和管理要求各不相同，并不是想象中的文件材料收集和隨意堆積這么簡單，它的業(yè)務(wù)性和系統(tǒng)性需要體現(xiàn)在工作中的嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致和專業(yè)之中，并且要求檔案管理人員要有很強(qiáng)的專業(yè)能力和素養(yǎng)。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理人才專業(yè)化水平不高，能力普遍欠缺，提升管理意識，進(jìn)行人員培訓(xùn)顯得十分緊迫。對于醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)能力與素質(zhì)的提升，要把對檔案人員的培養(yǎng)歸入單位的人才培養(yǎng)計劃，尤其要注重培養(yǎng)全方位的人才。采取持續(xù)教育、專業(yè)培養(yǎng)等方式，全面提升他們的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)。并且也要如醫(yī)院的其他部門，引入晉升、考核制度，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。此外，要在醫(yī)院范圍內(nèi)提升所有人員的檔案管理意識，也應(yīng)該讓醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)全力支持這項工作，通過領(lǐng)導(dǎo)突擊檢查、開會強(qiáng)調(diào)等方式，使得醫(yī)院所有人員都增強(qiáng)了檔案管理的積極性，并且通過持續(xù)性的制度約束，將檔案規(guī)范化管理變?yōu)槌B(tài)化工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)發(fā)展進(jìn)步。檔案管理人員要從維護(hù)檔案的安全與完整角度出發(fā)，要強(qiáng)化法制觀念，要完善與優(yōu)化"檔案法"為檔案管理模式。

2.3運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案

檔案管理需要現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，在醫(yī)院的檔案管理中采用計算機(jī)來實(shí)施檔案管理能有效地節(jié)省其存儲空間，降低了財力、物力、人力的成本投入，保管簡便快捷，管理質(zhì)量效率明顯提高，在醫(yī)院其他業(yè)務(wù)信息化應(yīng)用程度較高的環(huán)境下，運(yùn)用電腦管理檔案可以說是緊跟時代前進(jìn)的步伐。

2.3.1多樣化存儲方式

傳統(tǒng)的管理檔案年代，檔案都是采取紙質(zhì)的方式來存儲的，由于占據(jù)空間太大，使得查找十分繁瑣，加之共享性差、不能長久保存，給檔案管理帶來的諸多不便。隨著信息技術(shù)的普及和發(fā)展，為高效的管理檔案帶來了契機(jī)，檔案的多樣化存儲方式得以實(shí)現(xiàn)，不但有紙質(zhì)文本，還有其他音像類、網(wǎng)頁媒體類以及眾多的電子文件產(chǎn)生。新形式的數(shù)據(jù)存儲方式，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案的存放模式，可以節(jié)省更多的檔案存放空間資源，將更多內(nèi)容的檔案信息存儲其中，使其更有共享功能，增加了檔案壽命。新的存儲技術(shù)還沒有做到全部替代傳統(tǒng)的存儲方式，還需要采取兩種方式的有機(jī)結(jié)合，依據(jù)檔案自身特點(diǎn)，選擇合理的存儲方式。

2.3.2電子管理網(wǎng)絡(luò)的建立

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理隨著信息技術(shù)在檔案中的應(yīng)用成為今后檔案管理發(fā)展的方向和重點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式由于人的主觀意識作用，檔案管理的質(zhì)量和效果均不理想，采取電腦軟件為主的管理模式能彌補(bǔ)人工的缺陷，有效地提升檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院檔案管理正逐漸向著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，以下幾個方面是重點(diǎn)內(nèi)容，分別是：病歷檔案與病人之間的網(wǎng)絡(luò)化信息傳輸、人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管、文書管理的全院網(wǎng)絡(luò)化收集。當(dāng)然，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理要想成功的實(shí)施還需要解決一些問題。其一，關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，各個部門、科室沒有通過協(xié)調(diào)達(dá)成一致，致使難以制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理方式;其二，醫(yī)院封閉的各個部門的辦公環(huán)境限制了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，因?yàn)闆]有協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，工作效率實(shí)難以提升;其三，一些地方的醫(yī)院沒有有效的解決技術(shù)性問題，讓檔案管理發(fā)展成為難以突破的瓶頸，同時檔案信息因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)病毒或黑客攻擊，很有可能出現(xiàn)損毀與泄露，出現(xiàn)后果嚴(yán)重的問題。由此可見，盡管開展網(wǎng)絡(luò)化檔案管理是適應(yīng)社會的發(fā)展必然選擇，而醫(yī)院要按照實(shí)際工作情況穩(wěn)妥推進(jìn)，適合自身的才是最好的，不要過于激進(jìn)，以免出現(xiàn)損失或浪費(fèi)。

2.4檔案服務(wù)領(lǐng)域拓展

檔案管理的最終目標(biāo)是更好的使用，充分發(fā)揮其隱性的經(jīng)濟(jì)和社會效益，所以檔案管理者可以實(shí)施編研工作、編制多樣檢索工具、增強(qiáng)醫(yī)院各級之間的橫向信息聯(lián)系、主動提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用最大化。此外，還要多多舉行醫(yī)學(xué)相關(guān)的檔案信息講座，對照各個時期對醫(yī)院檔案的不一樣的需求，用新的思路進(jìn)行拓展科研的選題，力爭為醫(yī)院的科研、臨床以及教學(xué)提供更好的服務(wù)。

結(jié)束語：實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性及科學(xué)性，需順應(yīng)目前醫(yī)療行業(yè)的改革方向，針對已經(jīng)存在的問題，注重制度的建立及完善，注重管理人員的培養(yǎng)及提升，注重管理方法的創(chuàng)新，立足醫(yī)院實(shí)際情況及需要，加大檔案管理的力度，提升檔案管理工作水平，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平再上新臺階，為醫(yī)院未來持續(xù)向好發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

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