如何科學(xué)管理混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案的探討

顏曉燕 沈必文

【摘要】文章對(duì)如何科學(xué)管理混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案進(jìn)行分析與探討，首先對(duì)混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案的作用進(jìn)行研究，然后對(duì)混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案管理的重要意義進(jìn)行剖析，最后從多個(gè)方面入手，探討混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案管理的關(guān)鍵措施與內(nèi)容，希望能夠引起業(yè)內(nèi)人士的關(guān)注與重視。

【關(guān)鍵詞】混凝土企業(yè);試驗(yàn)室;技術(shù)檔案

混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案是指在混凝土生產(chǎn)期間所形成的一系列原始記錄以及技術(shù)總結(jié)。一般情況下，混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案資料包括進(jìn)場(chǎng)原料檢測(cè)記錄文件、配合比設(shè)計(jì)方案、試驗(yàn)記錄數(shù)據(jù)、出廠混凝土質(zhì)量記錄文件、以及現(xiàn)場(chǎng)澆筑記錄的文件等在內(nèi)，所有資料均需要在相關(guān)責(zé)任人簽字核對(duì)的基礎(chǔ)之上方可納入檔案管理范疇，作為本單位在生產(chǎn)過(guò)程中對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的原始記錄，混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案充分反映了生產(chǎn)過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)所涉及到的真實(shí)性數(shù)據(jù)，具備原始性、可追溯性的特點(diǎn)。與混凝土性能相關(guān)的試驗(yàn)室技術(shù)檔案資料具備驗(yàn)證分析以及事故查究的功能，同時(shí)也能夠作為生產(chǎn)質(zhì)量事故分析判斷的重要依據(jù)。由此可見這部分技術(shù)檔案管理對(duì)混凝土企業(yè)的重要意義。但通過(guò)走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)混凝土企業(yè)對(duì)試驗(yàn)室技術(shù)檔案的重視度不足，存在資料雜亂、缺乏整理，甚至瞎編胡造等一系列問(wèn)題。如何預(yù)防上述問(wèn)題，提升試驗(yàn)室技術(shù)檔案的管理質(zhì)量與水平，成為業(yè)內(nèi)人士當(dāng)前格外關(guān)注的一項(xiàng)課題。

1 混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案管理意義

混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案資料是商品混凝土企業(yè)技術(shù)核心內(nèi)容的直觀反映，針對(duì)這部分技術(shù)檔案資料收集不及時(shí)、不全面，可能會(huì)對(duì)后續(xù)混凝土商品質(zhì)量穩(wěn)定性產(chǎn)生非常不良的影響，在產(chǎn)品發(fā)生質(zhì)量糾紛的時(shí)候就會(huì)失去原本應(yīng)有的有利證據(jù)。在技術(shù)檔案資料的長(zhǎng)期積累過(guò)程中，可能因第一手資料的大量缺失，而對(duì)整個(gè)企業(yè)的技術(shù)發(fā)展與進(jìn)步產(chǎn)生影響。在實(shí)際調(diào)查走訪過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在發(fā)現(xiàn)資料缺失后第一時(shí)間大多會(huì)采取補(bǔ)資料的處理方案。作為科技檔案的基礎(chǔ)性工作之一，技術(shù)資料的收集對(duì)后續(xù)生產(chǎn)工作的開展以及質(zhì)量追溯無(wú)疑有著非常重要的意義，否則所形成的信息資料會(huì)無(wú)利用價(jià)值。

以“湖南拓宇混凝土有限公司生產(chǎn)、銷售偽劣產(chǎn)品”案件為例，拓宇公司實(shí)驗(yàn)室主任，沒(méi)有按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)開展原材料檢測(cè)和產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)，僅憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)調(diào)整生產(chǎn)配比，并在未進(jìn)行試塊和原材料檢測(cè)的情況下，于混凝土抗壓強(qiáng)度檢驗(yàn)報(bào)告上編寫合格數(shù)據(jù)，向湘榮公司銷售混凝土用于新城國(guó)際花都五期三標(biāo)C10棟建設(shè)項(xiàng)目。通過(guò)多輪檢測(cè)，鑒定該項(xiàng)目C10棟12層以上部分混凝土構(gòu)件強(qiáng)度未達(dá)設(shè)計(jì)要求。被告人湖南拓宇混凝土有限公司法人代表被判有期徒刑九年;被告人實(shí)驗(yàn)室主任判處有期徒刑七年。

結(jié)合該案件，相關(guān)工作人員必須充分認(rèn)識(shí)到，在混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案管理工作的開展過(guò)程當(dāng)中，資料收集是否完整，是否及時(shí)，是否真實(shí)，對(duì)技術(shù)檔案質(zhì)量保障有相當(dāng)重要的影響，技術(shù)資料的質(zhì)量更是企業(yè)管理、技術(shù)水平的重要反映，公司經(jīng)營(yíng)管理人員應(yīng)當(dāng)予以高度重視，落實(shí)一套健全且有效的管理制度，明確技術(shù)資料檔案管理任務(wù)指標(biāo)，將責(zé)任落實(shí)到人，以確保技術(shù)檔案的完善性與準(zhǔn)確性。

2混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案分類

混凝土企業(yè)技術(shù)檔案根據(jù)生產(chǎn)過(guò)程可以分為試驗(yàn)室儀器設(shè)備檢測(cè)、校驗(yàn)記錄，混凝土原材料檢測(cè)，混凝土配合比設(shè)計(jì)，混凝土生產(chǎn)過(guò)程，混凝土現(xiàn)場(chǎng)澆筑，混凝土質(zhì)量回訪，混凝土質(zhì)量缺陷處理，內(nèi)部管理文件以及外來(lái)的法律法規(guī)、期刊，科研項(xiàng)目檔案等等。

3 混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案管理要點(diǎn)

1）混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案管理內(nèi)容。為確?；炷疗髽I(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案管理的整體質(zhì)量與水平，需要結(jié)合本部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，構(gòu)建一套針對(duì)性的技術(shù)檔案管理工作制度，在制度體系中明確技術(shù)資料收集內(nèi)容以及收集要求，并對(duì)需要進(jìn)行歸檔整理的技術(shù)資料進(jìn)行系統(tǒng)分類、審查、整理、編號(hào)以及立卷，納入歸檔范疇中的技術(shù)資料應(yīng)具備保管、借閱以及利用等一系列功能，形成技術(shù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系。檔案管理工作人員需要協(xié)助技術(shù)部門做好對(duì)技術(shù)檔案的形成與日常積累工作，以此種方式確保試驗(yàn)室技術(shù)檔案管理的集中性、科學(xué)性以及統(tǒng)一性。

2）試驗(yàn)室技術(shù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化管理的核心是指結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展需求，以一定模式為依據(jù)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行系統(tǒng)管理，避免管理工作中出現(xiàn)隨意或者盲目的問(wèn)題，標(biāo)準(zhǔn)化的核心內(nèi)容包括兩個(gè)方面，第一是對(duì)所采集信息的標(biāo)準(zhǔn)化處理，第二是對(duì)文檔資料組織立卷的標(biāo)準(zhǔn)化處理。混凝土企業(yè)試驗(yàn)室的一大工作內(nèi)容就是對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)日常所需原材料進(jìn)行性能檢測(cè)，這部分工作量巨大，有關(guān)原材料的性能試驗(yàn)數(shù)據(jù)經(jīng)記錄后編號(hào)立卷并形成檔案，在歸檔過(guò)程中可以采用字母、數(shù)字混合編制的方式將檔案號(hào)、檢測(cè)內(nèi)容、檢測(cè)記錄、年份、以及卷號(hào)表述出來(lái)。還需要注意的一點(diǎn)是，混凝土企業(yè)所訂閱技術(shù)期刊一般情況下推薦以年代為依據(jù)進(jìn)行保管存檔，也可在特定情況下以內(nèi)容為依據(jù)編制檢索目錄，并制作卡片，方便后續(xù)查找，除此以外也可制定專門的書刊出借制度，預(yù)防文檔資料發(fā)生流失。

3）混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案保存時(shí)間。一般情況下，企業(yè)需要根據(jù)所歸檔資料的重要程度，規(guī)定保管期限為永久和定期，定期又可分為30年，10年，確定不同類別檔案所對(duì)應(yīng)的保存時(shí)間，到保存期需要進(jìn)行集中銷毀的文檔中資料應(yīng)當(dāng)在經(jīng)過(guò)試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人鑒定，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)入銷毀流程，意見表上應(yīng)當(dāng)詳細(xì)列出銷毀文件名稱、數(shù)量，并經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可，銷毀意見表需編號(hào)以備保存。

4）加強(qiáng)試驗(yàn)室技術(shù)檔案數(shù)字化管理，應(yīng)檔案館“雙套制”管理要求，只是做好試驗(yàn)室技術(shù)紙質(zhì)檔案管理工作是不夠的，需要加強(qiáng)對(duì)技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，這樣才能跟上時(shí)代發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)對(duì)技術(shù)檔案內(nèi)容的合理應(yīng)用。在實(shí)際數(shù)字化管理中，需要相關(guān)工作人員能夠及時(shí)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，可以專門創(chuàng)建一個(gè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案內(nèi)容記錄到其中，實(shí)現(xiàn)對(duì)技術(shù)檔案的有效保存。該種保存方式不僅可以避免紙質(zhì)檔案受潮、遺失、損毀等情況出現(xiàn)，而且可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的永久保存，也方便查詢、利用。在這一過(guò)程中，要做好試驗(yàn)室技術(shù)檔案?jìng)浞?，防止意外因素影響?dǎo)致檔案內(nèi)容丟失。除此之外，要對(duì)檔案內(nèi)容獲取設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，不同等級(jí)工作人員設(shè)置不同權(quán)限，這樣可以在一定程度上避免檔案內(nèi)容被篡改等情況出現(xiàn)。如果某等級(jí)工作人員想要獲取自身權(quán)限外的檔案信息內(nèi)容，需要向檔案管理部門申請(qǐng)，申請(qǐng)通過(guò)后才能對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢，使得檔案資料安全性得到保障，提升檔案利用率，為混凝土企業(yè)相關(guān)工作展開打下良好基礎(chǔ)。

5）歸檔文件的嚴(yán)格整理與審查。建立一套適合部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)的技術(shù)檔案管理制度;確定技術(shù)資料收集的內(nèi)容和質(zhì)量要求;對(duì)需歸檔的技術(shù)資料分類、審查、整理、編號(hào)、立卷，對(duì)歸檔技術(shù)資料進(jìn)行保管、借閱、利用，形成技術(shù)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。專職和兼職檔案管理人員要協(xié)助相關(guān)人員做好技術(shù)檔案的形成、積累工作，確保技術(shù)檔案管理的集中，統(tǒng)一和科學(xué)。

6）建設(shè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案信息管理軟硬件環(huán)境，強(qiáng)化工作人員綜合能力。

利用信息技術(shù)管理企業(yè)技術(shù)檔案信息。需要打造軟硬件的環(huán)境，如暢通的網(wǎng)絡(luò)、分層的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，相關(guān)的硬件共享設(shè)備，如打印機(jī)、傳真機(jī)、服務(wù)器端等等。同時(shí)，在軟件方面，可以使用高效的管理系統(tǒng)軟件，為技術(shù)檔案管理工作提供多項(xiàng)服務(wù)。技術(shù)檔案管理人員需要掌握基本的信息技術(shù)，做到熟練的操作檔案軟件管理系統(tǒng)，以此提高工作效率。

對(duì)保管技術(shù)檔案的相關(guān)管理人員，由于其所承擔(dān)的任務(wù)比較艱巨，因此，從事技術(shù)檔案保管的管理人員應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，具備高度的保密意識(shí)和較強(qiáng)的責(zé)任心，同時(shí)具有積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，在技術(shù)檔案保管過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定將技術(shù)檔案進(jìn)行電子化處理。在檔案原檔進(jìn)行調(diào)閱前，必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批，認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)。在技術(shù)檔案使用歸還后，應(yīng)及時(shí)清對(duì)檢查。

4 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前技術(shù)條件支持下，絕大部分混凝土企業(yè)試驗(yàn)室已經(jīng)組建了專門的技術(shù)檔案資料室，安排專人負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)文檔資料數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理，并在此基礎(chǔ)之上編號(hào)立卷保存。在這一背景下，針對(duì)技術(shù)檔案的管理不再局限于某個(gè)特定部門或某個(gè)具體責(zé)任人員，而是與企業(yè)整體技術(shù)進(jìn)步、管理效率、事業(yè)發(fā)展密切相關(guān)的重大內(nèi)容。從企業(yè)管理層的角度上來(lái)說(shuō)，必須高度重視混凝土企業(yè)試驗(yàn)室技術(shù)檔案管理工作的開展，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展規(guī)模以及發(fā)展層次的飛躍。

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