劉卓 肖雪嬌
摘 要:隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高,民眾對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)療水平、服務(wù)效率提出了更高要求,醫(yī)院的管理工作迎來(lái)了嚴(yán)峻的新挑戰(zhàn)。在醫(yī)院管理中,醫(yī)院的人事檔案管理水平直接影響著醫(yī)院的運(yùn)行效率,將精細(xì)化的管理模式應(yīng)用到醫(yī)院的人事檔案管理工作中,是醫(yī)院檔案管理人員要不斷探索的新模式,以提高醫(yī)院的人事檔案管理水平,推動(dòng)醫(yī)院更穩(wěn)定發(fā)展,提高運(yùn)行效率。本文對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性進(jìn)行了探討,分析了以精細(xì)化管理模式提升醫(yī)院人事檔案管理水平的實(shí)施路徑。
關(guān)鍵詞:精細(xì)化;管理模式;醫(yī)院;人事檔案;管理
醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展在醫(yī)療事業(yè)不斷創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型的背景下,迎來(lái)了更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),內(nèi)部管理工作的復(fù)雜程度也有所增加,管理內(nèi)容多、難度大。根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀和人事檔案管理工作目前存在的問(wèn)題,要及時(shí)改進(jìn)其中的不足,結(jié)合精細(xì)化的管理理念、管理模式,利用人事檔案的內(nèi)在價(jià)值,提高人事檔案利用率,在精細(xì)化模式和理念下維護(hù)醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn),提高醫(yī)院的管理工作水平和成效。
一、醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性
醫(yī)院人事檔案管理工作內(nèi)容主要是將工作人員的德能勤績(jī)、個(gè)人經(jīng)歷等工作表現(xiàn)詳細(xì)記錄下來(lái),是組織用人和了解員工的依據(jù),人事檔案將個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷真實(shí)體現(xiàn)出來(lái),對(duì)一個(gè)人的綜合能力水平能夠形成一定程度的了解,其中還體現(xiàn)了員工的工資狀況、獎(jiǎng)懲情況等,與組織關(guān)系和工資待遇、個(gè)人職稱(chēng)晉升之間有著密切關(guān)系。作為記錄人生軌跡的憑證,值得醫(yī)院的檔案管理人員加強(qiáng)管控力度,創(chuàng)新管理觀念,提高人事檔案管理工作的創(chuàng)造力,融入精細(xì)化管理理念,有利于推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè),提高醫(yī)院管理水平,保證人事檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求,提高醫(yī)院的運(yùn)行效率。在精細(xì)化管理理念下,覆蓋到醫(yī)院管理的多個(gè)層面,制訂完善的人事檔案管理措施,將精細(xì)化的管理理念融入其中,防止出現(xiàn)資源浪費(fèi)問(wèn)題,節(jié)約管理成本。從根本上來(lái)看,精細(xì)化管理模式是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)化社會(huì)分工、提高服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化水平的一種新理念。在具體的實(shí)施過(guò)程中,精細(xì)化管理模式要求醫(yī)院的人事檔案管理工作實(shí)施要落實(shí)責(zé)任制,所有工作人員都要將自身的職能履行到位,向著精益求精的方向追求更高效、細(xì)致的管理,對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理工作中存在的職責(zé)劃分不明確等問(wèn)題要進(jìn)行改善,真正使每一名參與者都能夠擔(dān)負(fù)起一定的管理職責(zé),提高整個(gè)人事檔案管理工作的水平與效率。精細(xì)化管理模式下,醫(yī)院人事檔案管理工作的嚴(yán)密性更高、精細(xì)化水平有所提升,采取科學(xué)管理方式,及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題,并在不斷創(chuàng)新和協(xié)調(diào)發(fā)展中,推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)程。醫(yī)院人事檔案管理工作在信息化管理模式的應(yīng)用中,要強(qiáng)調(diào)較強(qiáng)的執(zhí)行力,逐步完善管理體系,每個(gè)精細(xì)化人事檔案管理工作崗位上的人員,都需要結(jié)合自身的工作職責(zé)、范圍、內(nèi)容,明確工作使命,強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),分配工作任務(wù),真正在各個(gè)環(huán)節(jié)貫穿和落實(shí)人事檔案管理目標(biāo),形成更加科學(xué)、系統(tǒng)的人事檔案管理體系,提高人事檔案管理工作效率,強(qiáng)化人事檔案的價(jià)值。由此可見(jiàn),將精細(xì)化管理模式應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中有著積極作用,提高了人事檔案使用效率,合理分配資源,有利于促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。
1.提高了人事檔案使用效率
人事檔案使用率在精細(xì)化管理模式的融入中有所提高,實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化模式創(chuàng)新和理念創(chuàng)新,要求檔案管理人員在檔案的使用中要采取專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)形式,不再受到紙質(zhì)檔案查找等功能的局限,而是要用更加創(chuàng)新有效的人事檔案管理方式,在人事檔案管理工作的觀念、具體實(shí)踐方法等各個(gè)方面進(jìn)行革新,促進(jìn)人事檔案管理工作水平的提高。在信息化時(shí)代,緊跟時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì),融入精細(xì)化管理模式,完善人事檔案管理工作體系,增強(qiáng)人事檔案使用效率。將信息技術(shù)、電子技術(shù)引進(jìn)其中形成電子文件,提高了人事檔案資源的使用效率,節(jié)約了大量人力資源投入,不需要付出過(guò)多的時(shí)間成本、人力成本,就可以提高人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率,人事檔案資源的使用率大大提高,有效避免了人事檔案資源使用過(guò)程中不必要的失誤風(fēng)險(xiǎn)。
2.優(yōu)化了資源分配
醫(yī)院人事檔案管理在精細(xì)化管理模式的融合中,對(duì)資源進(jìn)行了有效分配和合理應(yīng)用。過(guò)去的一段時(shí)間,人事檔案管理的傳統(tǒng)模式限制了人事檔案管理工作的實(shí)施,圍繞著歷史資料的記錄為主要工作內(nèi)容,對(duì)于工作人員的表現(xiàn)和最新資料難以反映出來(lái),更新資料速度慢,對(duì)工作人員近期情況掌握不足,現(xiàn)實(shí)性缺失。精細(xì)化管理理念下的醫(yī)院人事檔案管理工作則推翻了這一模式,目標(biāo)性更強(qiáng),能夠有效地分配資源,合理利用資源,準(zhǔn)確及時(shí)更新人事檔案資料,強(qiáng)調(diào)其全面性和及時(shí)性,適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需求。特別是部分醫(yī)院存在嚴(yán)重的人才流失情況,醫(yī)院之間的交流愈發(fā)頻繁,人事管理的方式要積極適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要,做好保密工作,提高人事檔案的使用率,同時(shí)保證人事檔案資料的安全性。我國(guó)醫(yī)療體系愈發(fā)完善,醫(yī)院對(duì)人事檔案資料的合理利用,能夠逐步提高醫(yī)院的管理水平、服務(wù)效率,更進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè),提高整體的醫(yī)院管理水平、管理效果,促進(jìn)醫(yī)院之間的溝通交流,擴(kuò)大人事檔案的使用范圍,完善醫(yī)療體系功能,為醫(yī)院未來(lái)的長(zhǎng)足穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
二、以精細(xì)化管理模式提升醫(yī)院人事檔案管理水平的實(shí)施路徑
1.完善制度體系
人事檔案管理工作的實(shí)施在精細(xì)化管理模式的融入下,有必要在制度體系的建設(shè)方面更進(jìn)一步完善,在人事檔案管理工作的制度上進(jìn)行完善,填充制度內(nèi)容,立足于工作實(shí)際,發(fā)揮出制度的支持作用,提高工作水平,結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行情況、發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展方向,建立健全人事檔案管理制度。首先,要確定人事檔案工作范圍。通常情況下,人事檔案管理工作要結(jié)合醫(yī)院工作者的信息、勞動(dòng)合同等各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行有針對(duì)性的管理,并且在人事檔案的歸檔中,將紙質(zhì)化檔案和電子文檔均作為人事檔案管理工作的重要內(nèi)容,保證電子文件的正規(guī)性、合理性,針對(duì)人事檔案的實(shí)際情況,要做好檔案的維護(hù)、保管,提高歸檔處理水平,以公開(kāi)形式進(jìn)行檔案的管理工作,保證人事檔案能夠得到有效利用,提高人事檔案的利用率,強(qiáng)化人事檔案管理工作的有效性,提高人事檔案管理工作的精細(xì)化水平。人事檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的有效維護(hù),逐步完善安全管理制度的條款和內(nèi)容,相關(guān)人員要對(duì)系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行管理,避免無(wú)關(guān)人員隨意使用人事檔案的系統(tǒng)設(shè)備,做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作,避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案被竊取的問(wèn)題,加強(qiáng)防火措施的全面覆蓋,為紙質(zhì)檔案的安全性提供保障。建立健全檔案銷(xiāo)毀制度,完善檔案銷(xiāo)毀安全措施,對(duì)于需要銷(xiāo)毀的檔案要通過(guò)先報(bào)告上級(jí),得到上級(jí)準(zhǔn)許后,才能進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。完善制度內(nèi)容,將人事檔案的管理制度職責(zé)落實(shí)到個(gè)人,保證人事檔案資源信息的安全性,提高利用率,為醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行和高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供切實(shí)的保障和依據(jù),強(qiáng)化醫(yī)院的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力。
2.創(chuàng)新人事檔案管理模式
醫(yī)院的人事檔案管理工作要積極革新,向著精細(xì)化管理模式轉(zhuǎn)型,深入了解醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀,摒棄傳統(tǒng)人事檔案管理模式,提高人事檔案利用率和檔案管理效率,將人事檔案管理工作的模式革新,融入創(chuàng)新的精細(xì)化管理觀念,形成完善的服務(wù)理念,提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性。人事檔案管理人員在查詢(xún)檔案信息時(shí),要以提高工作效率為目標(biāo),借助數(shù)字化、信息化技術(shù),逐步構(gòu)建起更加完善、合理的人事檔案管理體系,加強(qiáng)研究人事檔案的信息來(lái)源,提高保存人事檔案信息的合理性,革新人事檔案管理模式。例如,在整理和保存紙質(zhì)檔案方面面臨著一定問(wèn)題,這給人事檔案的管理工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn),有必要立足于醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行現(xiàn)狀,妥善規(guī)劃人事檔案管理工作,推進(jìn)人事檔案管理工作改革,引進(jìn)智能管理、自動(dòng)管理理念和設(shè)備設(shè)施,提高檔案服務(wù)質(zhì)量,強(qiáng)化人員的服務(wù)意識(shí),真正提高檔案信息的利用率,發(fā)揮出人事檔案管理的內(nèi)在價(jià)值,為醫(yī)院的發(fā)展提供參考依據(jù)。強(qiáng)調(diào)動(dòng)態(tài)化的管理模式,融入精細(xì)化的管理理念,定期對(duì)新的檔案材料內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充收集,做好檔案資料的及時(shí)歸檔工作,在精細(xì)化模式下,以動(dòng)態(tài)化管理的觀念,結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況及時(shí)收集、完善檔案材料,保證人事檔案的科學(xué)性、完整性,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并修正問(wèn)題。
3.加強(qiáng)信息化建設(shè)
醫(yī)院的人事檔案管理工作在精細(xì)化模式下,要借助先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)建精細(xì)化水平較高的信息數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái),特別是國(guó)內(nèi)的醫(yī)療體系逐步完善,醫(yī)院的檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn),檔案的規(guī)模、數(shù)量越來(lái)越多,種類(lèi)也愈發(fā)豐富,不同的檔案需要在各個(gè)科室中分配,管理難度較大,很有可能出現(xiàn)信息孤島的問(wèn)題。結(jié)合醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀以及精細(xì)化管理模式,突破傳統(tǒng)觀念,融入精細(xì)化模式和觀念,創(chuàng)新精細(xì)化管理新模式,強(qiáng)化人事檔案工作效率,提高精細(xì)化管理水平,加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),逐步完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容,統(tǒng)一管理人事檔案信息。在進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中,要對(duì)人事檔案的級(jí)別、格式進(jìn)行區(qū)分,建立相對(duì)應(yīng)的分區(qū),并且有針對(duì)性地按照人事檔案的不同種類(lèi)進(jìn)行合理的儲(chǔ)存和保管工作,加強(qiáng)人事檔案的安全管控,在信息數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)上設(shè)立模糊搜索功能,更加便捷、方便地進(jìn)行人事檔案資料的查詢(xún)和使用,提高醫(yī)院人事檔案的應(yīng)用效率,發(fā)揮出人事檔案信息的價(jià)值,為醫(yī)院的運(yùn)行和管理活動(dòng)開(kāi)展創(chuàng)建便捷條件。
4.加強(qiáng)人才建設(shè)
醫(yī)院的人事檔案管理工作要配備專(zhuān)業(yè)人才,加大人才的支持和保障力度,通過(guò)完善的人才培訓(xùn)機(jī)制,培養(yǎng)出符合醫(yī)院檔案管理工作需求的專(zhuān)業(yè)型檔案管理人才,在人事檔案管理工作的實(shí)施中,結(jié)合精細(xì)化管理理念,配置專(zhuān)業(yè)型人員,提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合水平。在系統(tǒng)的培訓(xùn)和再教育中,調(diào)動(dòng)人事檔案管理人員的積極性,加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)和再教育實(shí)踐力度,結(jié)合業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能指導(dǎo)、行業(yè)內(nèi)的專(zhuān)家講座等,不斷提高自我。對(duì)于其他醫(yī)院的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)要進(jìn)行學(xué)習(xí),掌握醫(yī)院人事檔案管理工作的先進(jìn)觀念、先進(jìn)方法,也可前往其他醫(yī)院參觀或進(jìn)修學(xué)習(xí)。對(duì)于新的法規(guī)政策要積極進(jìn)行探究,全面了解法律法規(guī)政策,合理運(yùn)用檔案管理方式,加強(qiáng)人事檔案管理工作的規(guī)范性建設(shè)。強(qiáng)化人員的創(chuàng)新意識(shí),提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和人事檔案管理工作效率,定期檢查人事檔案的質(zhì)控情況,積極推進(jìn)人事檔案管理工作模式的精細(xì)化創(chuàng)新。配置專(zhuān)職的人事檔案管理人員,督促其積極參與到業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識(shí)技能的再教育活動(dòng)中,利用品管圈、PDCA法則,提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作模式的創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理人員要積極提升自我,強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí),不斷發(fā)展自我,學(xué)習(xí)先進(jìn)的軟件知識(shí),熟練操作信息化平臺(tái)。在精細(xì)化模式下,強(qiáng)化人事檔案管理工作的綜合效率,組建起一支專(zhuān)業(yè)型的人事檔案管理隊(duì)伍。
5.細(xì)化管理流程
人事檔案管理工作作為一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工作,要將精細(xì)化的管理模式和管理理念融入其中,重視對(duì)細(xì)節(jié)的嚴(yán)格管控,細(xì)化人事檔案管理工作內(nèi)容。同時(shí),劃分管理環(huán)節(jié),針對(duì)人事檔案管理中的薄弱之處和重點(diǎn)環(huán)節(jié)加強(qiáng)管控力度,提高人事檔案管理工作水平和效率。在管理流程方面要進(jìn)行細(xì)化,規(guī)范人事檔案的管理流程,保證人事檔案管理人員能夠?qū)ψ约核?fù)責(zé)的工作任務(wù)全面了解和掌握。還要監(jiān)管人事檔案管理工作,防止發(fā)生工作失誤等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題,保證檔案信息的準(zhǔn)確性,嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度,有效執(zhí)行人事檔案管理工作的相關(guān)措施,向著規(guī)范化、現(xiàn)代化方向不斷轉(zhuǎn)型,促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。另外,嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制,細(xì)分人事檔案管理的職責(zé)范圍,提高人事檔案的管理水平,將本職工作落實(shí)的同時(shí),還要注重對(duì)細(xì)節(jié)的管理,強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),明確工作態(tài)度,提高人事檔案管理的工作效率。例如,有人員要使用檔案時(shí),檔案管理人員要合理解答,幫助其搜索檔案、了解檔案的分類(lèi)方法,掌握搜索人事檔案的方式,并且要共同落實(shí)對(duì)人事檔案的維護(hù)工作。再如,使用管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)時(shí),充分體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值,完善人事檔案內(nèi)容,將人事檔案的價(jià)值利用起來(lái),提高醫(yī)院的管理水平、管理效率,發(fā)揮出人事檔案的積極作用,為醫(yī)院的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展中,愈發(fā)重視對(duì)人事檔案管理工作的精細(xì)化管理創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型,展開(kāi)人事檔案管理工作時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新觀念,運(yùn)用精細(xì)化模式,強(qiáng)化檔案價(jià)值,將精細(xì)化理念融入其中,實(shí)現(xiàn)精細(xì)化模式的逐步完善,將其應(yīng)用到人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié),不斷提高醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率。積極革新檔案管理觀念,優(yōu)化管理方式,逐漸建立完善的人事檔案管理制度,加強(qiáng)人才建設(shè),將檔案管理的積極作用發(fā)揮出來(lái),為醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行和發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ),提高醫(yī)院的醫(yī)療水平、服務(wù)效率,滿(mǎn)足民眾的醫(yī)療需求。
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(作者單位:山東省淄博市第一醫(yī)院)
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