楊靜 穆氏建筑設(shè)計(jì)(上海)有限公司北京分公司
我國(guó)建筑企業(yè)內(nèi)部控制起步較晚,經(jīng)過(guò)這些年的摸索和學(xué)習(xí),雖然取得了一定的成績(jī),但于發(fā)達(dá)國(guó)家相比還是有著明顯差距的。許多建筑企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)就是企業(yè)規(guī)章制度,只要制定好規(guī)章制度,嚴(yán)格管理就是有效的內(nèi)部控制。其實(shí)內(nèi)部控制的范圍很廣,意義也非常深遠(yuǎn),內(nèi)部控制的意義在于保證國(guó)家法律法規(guī)能在企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行,保證企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)可靠,信息準(zhǔn)確實(shí)用,并可幫助企業(yè)識(shí)別規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
建筑業(yè)是我國(guó)GDP的四大支柱行業(yè)之一,在市場(chǎng)中占有重要的經(jīng)濟(jì)地位,建筑行業(yè)的發(fā)展間接引導(dǎo)著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。近年來(lái)我國(guó)建筑行業(yè)發(fā)展越來(lái)越艱難,原因是多方面的:國(guó)際建筑企業(yè)紛紛進(jìn)駐中國(guó)市場(chǎng),它們帶來(lái)了先進(jìn)的技術(shù)和管理理念,使行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈;人口集中城市建筑行業(yè)發(fā)展迅猛,行業(yè)集中化,規(guī)?;厔?shì)明顯,偏遠(yuǎn)山區(qū)發(fā)展力量明顯不足;建筑企業(yè)時(shí)有財(cái)務(wù)舞弊、合同糾紛、資金鏈斷裂等問(wèn)題出現(xiàn),嚴(yán)重影響了我國(guó)建筑行業(yè)的發(fā)展。內(nèi)部控制與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān),內(nèi)部控制是在一定的環(huán)境下,為使企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)效率,達(dá)到戰(zhàn)略目標(biāo),平衡使用各種資源而制定實(shí)施的一種程序和方法。成功的內(nèi)部控制可以為企業(yè)提供正確可靠的會(huì)計(jì)信息,幫助企業(yè)管理者制定正確的發(fā)展戰(zhàn)略,保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全。我國(guó)建筑企業(yè)的內(nèi)部控制中普遍存在著控制體系不完善,內(nèi)部控制環(huán)境不理想,內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)不到位,績(jī)效考核缺失,風(fēng)險(xiǎn)管理水平有待提高等問(wèn)題,本文從建筑企業(yè)所面臨的問(wèn)題入手,對(duì)如何提高建筑行業(yè)內(nèi)部控制管理效果進(jìn)行了探討,針對(duì)建筑設(shè)計(jì)行業(yè)容易出現(xiàn)的問(wèn)題,提出了幾點(diǎn)建議。
內(nèi)部控制是企業(yè)現(xiàn)代管理的重要手段,涉及企業(yè)未來(lái)的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)策略,其目標(biāo)是使企業(yè)在合法合規(guī)的經(jīng)營(yíng)管理中保護(hù)資產(chǎn)的安全,財(cái)務(wù)信息及數(shù)據(jù)的真實(shí)完整,提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率和效果,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。財(cái)務(wù)控制是內(nèi)部控制組織架構(gòu)里的非常重要的一環(huán),與其他部門(mén)的連接相對(duì)緊密,財(cái)務(wù)部門(mén)提供的信息數(shù)據(jù)可以幫助企業(yè)其他部門(mén)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策,企業(yè)經(jīng)理應(yīng)該賦予財(cái)務(wù)部門(mén)參與相關(guān)決策的權(quán)利,以保證財(cái)務(wù)部門(mén)可以在企業(yè)內(nèi)部控制中完全發(fā)揮作用。所謂沒(méi)有規(guī)矩不成方圓,任何一個(gè)公司的發(fā)展經(jīng)營(yíng),都離不開(kāi)內(nèi)部制度的管理,通過(guò)制定執(zhí)行內(nèi)部控制制度,使企業(yè)各職能部門(mén)明確職責(zé)分工,各司其職,有效地完成工作內(nèi)容,保證資金和生產(chǎn)的安全,保證產(chǎn)品的質(zhì)量,同時(shí)對(duì)生產(chǎn)環(huán)境提供保護(hù),負(fù)擔(dān)起對(duì)整個(gè)社會(huì)的社會(huì)責(zé)任,樹(shù)立起良好的企業(yè)形象。
首先是建筑企業(yè)內(nèi)部控制缺少全面性,內(nèi)部控制應(yīng)該覆蓋企業(yè)的全體員工,企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全過(guò)程,可有些企業(yè)在財(cái)務(wù)預(yù)算管理中,只針對(duì)企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)成本,而忽略企業(yè)日常管理費(fèi)用的控制,有些企業(yè)的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)都是給基層員工定的,管理層被排除在制度之外,使財(cái)務(wù)內(nèi)控制度不能在企業(yè)中全面實(shí)施,影響內(nèi)控發(fā)揮作用,影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次是缺少制衡性,建筑企業(yè)還存在工程項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)在項(xiàng)目中一人獨(dú)大的情形,采購(gòu)和審批的權(quán)力集于一身,工程預(yù)算說(shuō)改就改,缺少嚴(yán)肅性,更有徇私舞弊,貪污腐化的事情發(fā)生,項(xiàng)目完工超預(yù)算,不能按時(shí)完工,資金成本加大,直接影響利潤(rùn)水平。最后是建筑企業(yè)的適應(yīng)性不夠,有些小型的建筑企業(yè)從包工隊(duì)起家,財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)常年外包,但隨著企業(yè)發(fā)展壯大,有些建筑企業(yè)年?duì)I業(yè)額破億,卻仍將財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)外包,使財(cái)務(wù)管理控制同企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策相分離,失去意義。
近年來(lái),隨著人民生活水平的不斷提高,建筑設(shè)計(jì)從空間功能的實(shí)現(xiàn)向以人為核心,美學(xué),智能,品質(zhì),環(huán)保的和諧統(tǒng)一發(fā)展,對(duì)建筑設(shè)計(jì)公司的要求越來(lái)越全面,但設(shè)計(jì)者很難將美觀舒適,綠色環(huán)保,節(jié)能降耗和成本控制很好地結(jié)合,難以達(dá)到高質(zhì)量的客戶需求,迫不得已將核心設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)外包。其次許多員工只專注于自己的某一工作領(lǐng)域,不能將設(shè)計(jì)、出圖、建模等工作流程完整結(jié)合在一起,各部門(mén)之間銜接不暢,出現(xiàn)問(wèn)題不能及時(shí)解決,互相推諉致使工作進(jìn)度緩慢,人工成本迅速上升。再次是工程施工人員對(duì)施工安全重視不夠,不能?chē)?yán)格遵守安全施工制度,安全防護(hù)不到位,造成施工安全隱患,甚至影響工程進(jìn)度,給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。
內(nèi)部環(huán)境是內(nèi)部控制的基礎(chǔ),很多企業(yè)負(fù)責(zé)人只重視企業(yè)經(jīng)營(yíng)中可以帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益的環(huán)節(jié),卻不重視成本控制,人才管理和其他輔助環(huán)節(jié),導(dǎo)致企業(yè)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不均衡,部門(mén)與部門(mén)之間不能相互配合,反而互相掣肘。首先,建筑企業(yè)的發(fā)展隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展逐步走向集團(tuán)化,國(guó)際化,多元化,規(guī)模的龐大,地理位置的差異,政策法規(guī)的不同,甚至是多種經(jīng)營(yíng)并存的模式,都給企業(yè)內(nèi)部控制帶來(lái)了新的困難,企業(yè)內(nèi)部控制制度貫徹不到最基層,基層員工對(duì)內(nèi)部控制不理解,不支持,不執(zhí)行。其次,企業(yè)缺少內(nèi)部審計(jì)機(jī)制,或者內(nèi)部審計(jì)隸屬于財(cái)務(wù)部,缺少獨(dú)立性,礙于人情世故,導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)工作敷衍了事,審計(jì)內(nèi)容缺乏真實(shí)性和有用性。
建筑設(shè)計(jì)公司中風(fēng)險(xiǎn)的管控應(yīng)該是重中之重。建筑企業(yè)中經(jīng)常出現(xiàn)工程招標(biāo)暗箱操作,施工材料以次充好,施工驗(yàn)收不嚴(yán),施工期間安全檢查不到位,工程造價(jià)信息不對(duì),工程款結(jié)算困難稱等問(wèn)題發(fā)生,造成工程質(zhì)量質(zhì)次價(jià)高,完工后達(dá)不到監(jiān)理公司要求,安全防護(hù)用具沒(méi)有定期更新檢查,應(yīng)收賬款陡增,這些隱患輕則增加企業(yè)成本,嚴(yán)重的會(huì)讓企業(yè)面臨停業(yè)整頓的風(fēng)險(xiǎn),甚至降低施工企業(yè)資質(zhì),影響企業(yè)未來(lái)發(fā)展。
財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)是指一系列前后關(guān)聯(lián)的財(cái)務(wù)控制程序。財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)是財(cái)務(wù)控制的核心問(wèn)題。沒(méi)有一個(gè)完整有效的財(cái)務(wù)控制系統(tǒng),財(cái)務(wù)控制的作用就形同虛設(shè)。要防止企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)控制制度流于形式必須切實(shí)執(zhí)行內(nèi)部的財(cái)務(wù)控制制度,使之融入企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過(guò)程。
隨著財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的發(fā)展和國(guó)家稅務(wù)等機(jī)關(guān)的管控力度增強(qiáng),現(xiàn)代企業(yè)幾乎都可以做到正確編制會(huì)計(jì)憑證,保證會(huì)計(jì)賬簿的完整,定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),做到賬證相符,賬實(shí)相符。但這些其實(shí)都是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后的一種記錄,真正的財(cái)務(wù)控制應(yīng)該是從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生前就開(kāi)始的。常言道,凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢,全面預(yù)算管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的重要管理模式。預(yù)算管理說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單,實(shí)則關(guān)系到企業(yè)的方方面面,銷售部門(mén)有銷售預(yù)算,采購(gòu)部門(mén)有采購(gòu)預(yù)算,生產(chǎn)部門(mén)有生產(chǎn)預(yù)算,對(duì)于重大的不經(jīng)常發(fā)生的項(xiàng)目有專門(mén)決策預(yù)算,財(cái)務(wù)部還有資金收支預(yù)算等等,一個(gè)部門(mén)的預(yù)算出了問(wèn)題,都會(huì)影響其他部門(mén)工作的順利進(jìn)行,所謂牽一發(fā)而動(dòng)全身,所以企業(yè)管理者必須認(rèn)識(shí)預(yù)算管理的重要性,從而嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理制度,把工作標(biāo)準(zhǔn)以直觀的數(shù)量化的形式表現(xiàn)出來(lái),使資源在企業(yè)內(nèi)部合理分配,實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。并且預(yù)算制度應(yīng)剛?cè)岵?jì),既要維護(hù)常規(guī)預(yù)算的剛性,又要兼顧因突發(fā)事件,環(huán)境或技術(shù)轉(zhuǎn)變等帶來(lái)的預(yù)算調(diào)整。
企業(yè)應(yīng)設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)企業(yè)的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督考核,并賦予該部門(mén)相應(yīng)的權(quán)力,內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)獨(dú)立于財(cái)務(wù)部門(mén)之外,內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)根據(jù)控制報(bào)告和預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)比情況,找到差異及產(chǎn)生差異的原因。以便責(zé)任人采取措施,及時(shí)修訂財(cái)務(wù)預(yù)算和標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)承擔(dān)起日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督的責(zé)任,發(fā)現(xiàn)并揭示內(nèi)部控制的缺陷,同時(shí)建立內(nèi)部控制的改進(jìn)機(jī)制,使內(nèi)部控制在設(shè)計(jì)和運(yùn)行方面都可以有效的順利進(jìn)行。
人力資源的控制作為企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分,和財(cái)務(wù)控制相互配合,相得益彰。企業(yè)的人力資源控制不應(yīng)只停留在確定人員需求方面,應(yīng)做出長(zhǎng)遠(yuǎn)性,全局性的規(guī)劃控制。企業(yè)應(yīng)建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制,加強(qiáng)后備人才的儲(chǔ)備,促進(jìn)員工知識(shí),技能持續(xù)更新,不斷提升員工的服務(wù)效能。
優(yōu)秀的設(shè)計(jì)人才,是建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的靈魂,對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)為員工培訓(xùn)產(chǎn)生的支出并不是一種純粹的費(fèi)用支出,它其實(shí)是一種人力資本的投資。企業(yè)對(duì)員工的培訓(xùn)應(yīng)該是多方面多角度的,不應(yīng)局限于內(nèi)部制度,專業(yè)知識(shí),還應(yīng)兼顧法律法規(guī),職業(yè)道德,能力態(tài)度等方面,員工能力素質(zhì)的提高可以為企業(yè)節(jié)約成本,更好地滿足客戶需要,提升企業(yè)的社會(huì)價(jià)值,創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。此外,企業(yè)還應(yīng)建立績(jī)效考核與薪酬激勵(lì)的整體思想,用績(jī)效考核的方式檢查員工培訓(xùn)結(jié)果,將職工薪酬與工程完工情況掛鉤,加大薪酬考核和獎(jiǎng)懲力度,更好的激發(fā)員工潛力。
建筑企業(yè)要根據(jù)自己的實(shí)際情況制定適合公司發(fā)展的內(nèi)部控制管理制度,就先要改善內(nèi)部環(huán)境。企業(yè)的中高層管理者要以身作則,加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度的指導(dǎo)和宣傳工作,塑造企業(yè)文化氛圍,增強(qiáng)每一位員工的內(nèi)控意識(shí),使企業(yè)的內(nèi)控工作成為一個(gè)有機(jī)整體。企業(yè)必須把組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化作為企業(yè)內(nèi)部控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié),并通過(guò)一種有效的方式來(lái)不斷調(diào)整和完善,使企業(yè)已有的組織架構(gòu)適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化,把企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)降到最低。從目前我國(guó)的建筑設(shè)計(jì)市場(chǎng)來(lái)看除少數(shù)幾家處于行業(yè)領(lǐng)先地位的大公司之外,大多數(shù)都是中小型企業(yè),其組織結(jié)構(gòu)存在著中小企業(yè)的共性問(wèn)題,針對(duì)這一問(wèn)題可以從三個(gè)方面著手:首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視財(cái)務(wù)管理,建立健全自己的財(cái)務(wù)部門(mén),財(cái)務(wù)工作的定位不僅是事后憑證的歸集整理,數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)輸出,財(cái)務(wù)工作的重心和發(fā)展方向更多的應(yīng)是協(xié)助企業(yè)做出正確的經(jīng)營(yíng)決策。其次,財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制要求根據(jù)內(nèi)部控制的制衡性原則,使完成某項(xiàng)工作的人員必須隸屬于兩個(gè)或兩個(gè)以上的崗位和環(huán)節(jié),比如我們熟知的會(huì)計(jì)和出納不能是同一人,切實(shí)做到不相容職務(wù)分離控制。再次,企業(yè)應(yīng)提供人員的定期培訓(xùn),加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)國(guó)家、稅務(wù)、銀行、法律等相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)。
內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理是企業(yè)管理的兩大工具,二者相互結(jié)合滲透,內(nèi)部控制有效實(shí)施是風(fēng)險(xiǎn)管理“落地”的有力支撐,風(fēng)險(xiǎn)管理的技術(shù)方法也拓展了內(nèi)部控制的外延和內(nèi)涵。企業(yè)應(yīng)該兩手一起抓,兩手都要硬,把內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理有機(jī)地結(jié)合在一起,做到1+1>2的效果。
建筑企業(yè)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控應(yīng)主要注意安全問(wèn)題。首先是工程本身的安全,控制工程設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、工程施工風(fēng)險(xiǎn),是工程項(xiàng)目本身安全的基本保證。企業(yè)應(yīng)保證工程設(shè)計(jì)合理合規(guī),經(jīng)得起有關(guān)部門(mén)的檢查檢驗(yàn),維系企業(yè)在該領(lǐng)域的建筑設(shè)計(jì)資質(zhì),避免因違規(guī)操作被迫停工的風(fēng)險(xiǎn)。其次是資金的安全,除了保證資金的調(diào)度和良性循環(huán)以外,由于建筑設(shè)計(jì)行業(yè)的特殊性,企業(yè)的客戶群體相對(duì)廣泛,客戶的信譽(yù)參差不齊,客戶基本信息的調(diào)查工作是企業(yè)能否收到工程款項(xiàng)的基本保證。企業(yè)應(yīng)同時(shí)監(jiān)控應(yīng)收賬款的增長(zhǎng),應(yīng)收賬款的管理是企業(yè)的一把雙刃劍,應(yīng)收賬款管理的好可以降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本,管理不好也可以拖垮整個(gè)企業(yè)。又由于建筑施工企業(yè)的工期較長(zhǎng),一般還會(huì)留有完工后一到三年的尾款作為質(zhì)保金,所以對(duì)工程尾款的回收工作容易被企業(yè)忽視,影響企業(yè)資金的營(yíng)運(yùn)效率。再次是信息系統(tǒng)的安全。隨著網(wǎng)絡(luò)化信息時(shí)代的來(lái)臨以及財(cái)務(wù)共享服務(wù)的普及,各行各業(yè)都在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)協(xié)助辦公,建筑企業(yè)也不例外。很多有條件的設(shè)計(jì)建筑企業(yè),已經(jīng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)資料的上傳,網(wǎng)批,信息共享,這些都給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了便利,同時(shí)也給企業(yè)帶來(lái)了新的風(fēng)險(xiǎn),建筑企業(yè)應(yīng)建立與自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)相適應(yīng)的信息系統(tǒng),為信息的使用者提供完整準(zhǔn)確的信息,企業(yè)利用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞,資源共享的同時(shí)也要保證信息系統(tǒng)的安全。企業(yè)可以通過(guò)限制訪問(wèn),限制下載,限制外接設(shè)備等手段進(jìn)行控制,維護(hù)信息系統(tǒng)安全,及時(shí)做好信息備份,避免信息泄露或損毀,給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失,保證企業(yè)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。
近兩年隨著全球金融危機(jī)和新冠肺炎疫情帶來(lái)的沖擊,全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展放緩,國(guó)際金融市場(chǎng)陷入了蕭條,建筑企業(yè)要想在這樣一個(gè)低迷的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中站穩(wěn)腳跟,獲取持續(xù)的利潤(rùn)增長(zhǎng),實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展,就需要企業(yè)的管理者對(duì)內(nèi)部控制制度的問(wèn)題進(jìn)行深入的思考和研究,找到問(wèn)題的根源更好地為公司的發(fā)展提供有效的保障。在復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境中內(nèi)部控制是一種增強(qiáng)公司適應(yīng)能力、提高公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的有效手段。我國(guó)的建筑設(shè)計(jì)領(lǐng)域還有很大的發(fā)展空間,建筑設(shè)計(jì)公司應(yīng)找到適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化的內(nèi)部控制手段,根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略,不斷加強(qiáng)和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,通過(guò)完善內(nèi)部控制合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),使企業(yè)適應(yīng)行業(yè)和市場(chǎng)發(fā)展的變化及需求,逐漸縮小管理期望價(jià)值和市場(chǎng)預(yù)期價(jià)值之間的差距。