國有企業(yè)文秘工作發(fā)揮參謀作用的實(shí)踐路徑研究

[ 作者簡介 ]

馬會會，女，山東菏澤人，中鐵城建集團(tuán)第一工程有限公司，中級經(jīng)濟(jì)師，碩士，研究方向：辦公室工作。

[ 摘要 ]

文秘人員是現(xiàn)階段企業(yè)上下級領(lǐng)導(dǎo)與部門相互聯(lián)系的紐帶，其工作效率與效果亦將間接與國有企業(yè)發(fā)展效率掛鉤，影響企業(yè)持續(xù)長遠(yuǎn)的發(fā)展。文章對國有企業(yè)文秘人員的從業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行分析，并深入探究國有企業(yè)文秘人員如何提升各項(xiàng)能力而有效的發(fā)揮參謀助手的作用。

[ 關(guān)鍵詞 ]

國有企業(yè);文秘工作;作用

國有企業(yè)的管理發(fā)展，歷來對文秘人員的專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)有較高的要求。隨著市場環(huán)境多變，文秘人員在完成每日工作的同時，不斷學(xué)習(xí)提升知識技能至關(guān)重要。具有良好的政治思想覺悟、熟練掌握文秘專業(yè)相關(guān)理論知識、具備過硬的書面表達(dá)水平、具有處變不驚的精神面貌與冷靜應(yīng)對的處事能力都是國有企業(yè)文秘工作人員所需要的重要品質(zhì)與技能。

1 文秘人員的從業(yè)特性簡析

1.1 窗口性

文秘人員作為整個國有企業(yè)對外交流的“窗口”之一，具有較為特殊的外聯(lián)性。企業(yè)外的人員快速明了的通過文秘人員的儀容儀表、工作習(xí)慣、工作能力等方面，認(rèn)識整個企業(yè)的基本調(diào)性與形象。一位優(yōu)秀的國有企業(yè)文秘人員，應(yīng)當(dāng)著裝得體、文明禮貌、做事干練、行動迅速，并將樹立良好的企業(yè)形象作為工作中的重點(diǎn)之一加以實(shí)踐，同時待人接物要一視同仁。

1.2 超前性

優(yōu)秀秘書不僅要將領(lǐng)導(dǎo)交代的事情辦好，還要學(xué)會把領(lǐng)導(dǎo)沒有交代的事情做好。國有企業(yè)秘書在日常的積累中能夠準(zhǔn)確捕捉到最為嚴(yán)峻的問題，并且及時開展研究，積極主動為領(lǐng)導(dǎo)解決困難。急領(lǐng)導(dǎo)之所急，憂領(lǐng)導(dǎo)之所憂，以預(yù)見性的眼光，率先熟悉領(lǐng)導(dǎo)要求的內(nèi)容。

1. 3 協(xié)作性

對于國有企業(yè)的文秘人員，協(xié)作性是工作中較為重要的一項(xiàng)側(cè)重點(diǎn)。在日常的實(shí)際工作中，不可只顧自我的利益所得，需要與其他多部門的員工傾力合作，將企業(yè)的利益作為所有利益的根本，才能出色有效的完成屬于自己的工作。國有企業(yè)通常規(guī)模較大，內(nèi)部包含多個部門、項(xiàng)目組等，員工數(shù)量亦較多，因此，國有企業(yè)的文秘人員在進(jìn)行工作時，需要具備與其他部門、員工相互交流與合作的能力，同時，其對文秘人員的協(xié)調(diào)能力亦有較高要求。各部門在工作上，?？赡軙霈F(xiàn)各類矛盾或需要協(xié)調(diào)的內(nèi)容，這就要求文秘人員在最短時間內(nèi)，了解各部門與員工的合理需求，并加以整合，提出相應(yīng)的改善方案與條件，以此達(dá)到協(xié)調(diào)工作開展的效果。此外，文秘人員內(nèi)部亦需要有較強(qiáng)的交流與聯(lián)系，通過此種方式，將各部門與項(xiàng)目組相互聯(lián)系，使國有企業(yè)內(nèi)部具有更強(qiáng)的協(xié)作性與緊密性，提升整個企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

1.4 主動性

主動性是國有企業(yè)文秘人員較為重要的一項(xiàng)職業(yè)素養(yǎng)，也是其區(qū)別于一般文秘人員的特點(diǎn)。文秘人員通常直接與企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行對接，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作安排完成自己的工作內(nèi)容，而在國有企業(yè)中，由于企業(yè)規(guī)模較大，工作涉及范圍較廣，可能領(lǐng)導(dǎo)無法為文秘的工作進(jìn)行較為詳細(xì)的安排。因此需要文秘人員發(fā)揮自己的主動性，合理有效的根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排的大致工作方向，完成自己工作范圍內(nèi)的工作，并且積極思考，盡量完善后續(xù)可能出現(xiàn)的工作內(nèi)容，以達(dá)到提高整體工作效果的目的。同時，國有企業(yè)文秘人員，一般需要盡可能保持其工作時間與領(lǐng)導(dǎo)相符合，以達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)需要文秘人員時快速相應(yīng)的效果。

2 國有企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

現(xiàn)階段，我國國有企業(yè)正處于全面深化改革的大背景中，充分理解與認(rèn)識國有企業(yè)文秘工作人員的工作內(nèi)容，提高對文秘工作重要性的認(rèn)識，對于提高文秘工作效率有較為重要的意義。習(xí)近平總書記在《秘書工作的風(fēng)范———與地縣辦公室干部談心》一文中提出，“辦公室工作任務(wù)概括起來有三個：一個是決策的參謀、智囊作用;一個是對上對下的服務(wù);一個是機(jī)要、保密工作。這幾項(xiàng)任務(wù)都很重要。”具體來說，重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面作用：

2.1 助手作用——參謀、智囊

在國有企業(yè)中，辦公室文秘工作人員一般直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀，起著助手作用，可以比喻為管理人員“手的延長”。從文秘工作人員的工作內(nèi)容來看，國有企業(yè)的文秘人員主要負(fù)責(zé)公司相關(guān)會議報告的起草、公司經(jīng)營經(jīng)濟(jì)工作報告的撰寫、領(lǐng)導(dǎo)參加會議發(fā)言稿的擬定等內(nèi)容，同時，還可能需要文秘人員進(jìn)行基層工作的調(diào)研，保證基層工作合理有效的開展，并對現(xiàn)有行業(yè)政策進(jìn)行研究，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)決策提供必要的資料依據(jù)，甚至可能需要結(jié)合現(xiàn)有行業(yè)狀況、企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，向領(lǐng)導(dǎo)層提出相應(yīng)的工作建議與決策方案，幫助領(lǐng)導(dǎo)可快速有效的進(jìn)行決策，制定相應(yīng)工作計(jì)劃等。

2.2 樞紐作用——對上對下

國有企業(yè)文秘人員在國有企業(yè)架構(gòu)中，發(fā)揮著較為重要的樞紐作用，主要體現(xiàn)為對上傳達(dá)企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作的現(xiàn)狀、相關(guān)行業(yè)政策的變化以及整體運(yùn)作環(huán)境的變化等信息，對下及時有效，準(zhǔn)確無誤的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)對于相關(guān)工作內(nèi)容的安排以及工作計(jì)劃的制定。同時，由于領(lǐng)導(dǎo)層面工作內(nèi)容涉及較廣，無法將每一項(xiàng)工作安排至基層第一線的實(shí)際操作上，需要國有企業(yè)的文秘工作人員，總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的意思，并整理制定的工作內(nèi)容大方向，利用各類討論會議與傳達(dá)會議，將上層的意思傳達(dá)至基層工作人員，以便企業(yè)的整體運(yùn)作方向在上層領(lǐng)導(dǎo)的掌握下，合理有效的經(jīng)營。此外，還需要利用輿論宣傳、發(fā)布制度等方法，使國有企業(yè)各層級的員工，快速清晰的了解領(lǐng)導(dǎo)層面所作的決議內(nèi)容以及具體的部署安排，盡快縮短決策發(fā)布至實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)的時間，提高企業(yè)對于各種情況的應(yīng)變能力與速度，提高企業(yè)發(fā)展速率。

2.3 機(jī)要保密作用

國有企業(yè)文秘人員通常直接與上層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通交流，其在實(shí)際工作中可能涉及到部分行業(yè)內(nèi)部機(jī)密或信息，因此其應(yīng)當(dāng)具有機(jī)要保密的作用。為幫助領(lǐng)導(dǎo)快速整理經(jīng)手信息，文秘人員在工作中可能會接觸到很多的企業(yè)經(jīng)營情況、發(fā)展情況以及商業(yè)機(jī)密等，而此類信息若暴露于公眾或讓其他企業(yè)知曉此類信息，將不利于國有企業(yè)的健康發(fā)展與運(yùn)轉(zhuǎn)，從而要求國有企業(yè)的文秘人員，應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)職業(yè)道德規(guī)范，具有較強(qiáng)的保密意識，不該接觸的企業(yè)機(jī)密絕不接觸，不該說的企業(yè)信息絕對不外傳，以此保證國有企業(yè)的正常發(fā)展與經(jīng)營。

3 提升國企文秘人員職業(yè)素養(yǎng)及能力以發(fā)揮參謀作用的路徑

實(shí)際工作中，國有企業(yè)文秘人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自我職業(yè)素養(yǎng)，提高相關(guān)職業(yè)技能，以此應(yīng)對不斷變化的企業(yè)生存環(huán)境以及工作要求，由此才能充當(dāng)智囊參謀的角色，更好地為企業(yè)做好服務(wù)。

3.1 強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)能力

加強(qiáng)文秘人員的理論學(xué)習(xí)培訓(xùn)是做好辦公室文秘工作的重點(diǎn)工作之一。首先，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持我國的政治理論學(xué)習(xí)，現(xiàn)階段我國正處于中國特色社會主義的重要發(fā)展進(jìn)程中，積極跟隨黨的領(lǐng)導(dǎo)，遵守黨的教育，聽從黨的建議，配合黨的安排，都將是國有企業(yè)健康快速發(fā)展的重要前提。不斷學(xué)習(xí)黨的理論與思想，活學(xué)活用，將其與實(shí)際文秘工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，在提高自我專業(yè)知識的同時，提升作為領(lǐng)導(dǎo)助手的作用。其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文秘工作專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，現(xiàn)階段文秘工作人員已經(jīng)逐漸向多功能人才發(fā)展，不僅需要掌握傳統(tǒng)的書面工作，還應(yīng)當(dāng)全方面發(fā)展，學(xué)習(xí)管理學(xué)、辦公自動化、政治學(xué)、人際關(guān)系學(xué)等專業(yè)知識，學(xué)以致用，提高工作效率的同時，進(jìn)一步提升工作質(zhì)量，并出色有效的完成自我的工作。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對國有企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)情況的監(jiān)督，合理利用各部門提供的相關(guān)報表，了解目前國有企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，并將其簡單總結(jié)上報領(lǐng)導(dǎo)，提升領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，簡化其作出決策的資料需求，加強(qiáng)企業(yè)對各種情況的應(yīng)變能力。最后，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持對工作內(nèi)容相關(guān)進(jìn)行調(diào)查研究，基層調(diào)查將是國有企業(yè)文秘人員的另一項(xiàng)工作重點(diǎn)。其需要著眼于現(xiàn)狀，積極了解現(xiàn)有工作的開展情況，并提升對各項(xiàng)內(nèi)容的了解程度，總結(jié)歸納調(diào)查結(jié)果，從而為領(lǐng)導(dǎo)層面提供更為簡潔有效的資料。

3.2 強(qiáng)化信息整合及處理能力

信息收集能力是進(jìn)行相關(guān)處理的前提，國有企業(yè)的文秘人員，應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的信息收集能力，通過資料查詢快速有效的掌握黨的相關(guān)理論、行業(yè)內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向、政治政策調(diào)整，并不止于國內(nèi)信息的收集，更要覆蓋至國際上相關(guān)行業(yè)的政治經(jīng)濟(jì)形勢，以及其可能對國內(nèi)對應(yīng)政策的影響。同時，需要快速熟悉本企業(yè)內(nèi)部的戰(zhàn)略發(fā)展方向、經(jīng)營運(yùn)作制度與政策，掌握管理、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面的專業(yè)知識，為領(lǐng)導(dǎo)作出相關(guān)決策提供思路與資料。同時，在信息收集時應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的篩選能力，盡量只選取對企業(yè)發(fā)展有利的信息，避免由于信息資料過于復(fù)雜，影響領(lǐng)導(dǎo)對決策的思考以及決策下達(dá)的準(zhǔn)確性。

其次即是加強(qiáng)對于信息的處理能力，由于國有企業(yè)涉及工作范圍較廣，各部門、項(xiàng)目組較多，因此每日文秘人員經(jīng)手的信息較多且雜，加強(qiáng)信息處理能力將是國有企業(yè)文秘人員提高工作效率，提升工作質(zhì)量的重要技能。快速收集信息后，文秘人員應(yīng)當(dāng)勤于思考、善于發(fā)現(xiàn)，快速有效的抓取到眾多信息中有利于相關(guān)工作內(nèi)容安排、工作制度制定的信息，并充分挖掘眾多信息中，對于企業(yè)發(fā)展有正向影響的關(guān)鍵信息，提升各類信息的利用能力，同時，需要掌握各類現(xiàn)代化的信息處理工具，將信息進(jìn)行合理有效分類，提升信息處理的效率與能力。除了對信息的提取，總結(jié)、歸納信息，亦是較為重要的能力，快速抓住信息重點(diǎn)，提煉中心，并將信息簡化處理，將有利于上層對企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)情況進(jìn)行快速掌握，并提高各類政策的制定速率。

3.3 多個方面提升公文寫作能力

3.3.1 學(xué)習(xí)“內(nèi)業(yè)”知識，熟悉業(yè)態(tài)

為提升公文寫作能力，加強(qiáng)對各行業(yè)內(nèi)部知識的學(xué)習(xí)，熟悉行業(yè)生態(tài)是較為重要的。首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對現(xiàn)有國有企業(yè)的過去、現(xiàn)在以及未來的了解，熟悉現(xiàn)有國有企業(yè)的主要經(jīng)營業(yè)務(wù)方向，各項(xiàng)目組的進(jìn)展情況，并且了解相關(guān)經(jīng)營業(yè)務(wù)的合同簽訂情況，以此增加自我對行業(yè)內(nèi)部的了解程度。同時，需要增加專業(yè)書籍的閱讀量，學(xué)習(xí)各類專業(yè)術(shù)語，進(jìn)一步提升在專業(yè)公文方面的寫作能力。

3.3.2 多與領(lǐng)導(dǎo)溝通，深入了解上意

公文寫作并不是單獨(dú)完成的，其所表達(dá)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)由文秘人員與領(lǐng)導(dǎo)層面進(jìn)行充分溝通后進(jìn)行表達(dá)。國有企業(yè)文秘人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通與交流，了解其對于各項(xiàng)內(nèi)容的理解與思考，并掌握領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)想法，以此指導(dǎo)后續(xù)公文寫作的文章中心，同時，在進(jìn)行公文撰寫時，需要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)思想與相關(guān)文件材料，選取準(zhǔn)確有效的詞匯進(jìn)行意思表達(dá)，避免模糊不清的文字，從而影響整篇公文的表達(dá)效果。

3.3.3 重實(shí)際，保障內(nèi)容質(zhì)量可靠

文秘工作人員應(yīng)當(dāng)具備短、實(shí)、新的文章寫作特點(diǎn)，簡單明了的表達(dá)需要表達(dá)的內(nèi)容，并避免用詞重復(fù)繁雜，影響文章意義的表達(dá)，同時，結(jié)合日常工作生活的詞語，盡可能準(zhǔn)確有效的完成意思的表達(dá)，使公文閱讀者能夠快速理解文章表達(dá)意義，避免用詞過于書面化，增加文章閱讀難度。此外，公文書寫應(yīng)樹立相關(guān)創(chuàng)新意識。

3.4 提升綜合職業(yè)能力

首先應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的溝通交流技巧，在國有企業(yè)實(shí)際工作中，文秘人員因與領(lǐng)導(dǎo)層面、基層工作者層面，均有日常的溝通交流，加強(qiáng)溝通交流技巧則較為重要。通過加強(qiáng)相關(guān)技巧，可使溝通更為有效快速的進(jìn)行，縮短雙方在表達(dá)自我意思的時間，提高溝通交流的效率，從而迅速有效的抓住交流對象的內(nèi)心所想。對上可更為有效的貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示與安排、對下可更為充分的了解到基層工作人員的想法與需求。同時，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與國有企業(yè)各部門、組織的交流與溝通，積極協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作開展過程中的各種問題，并將信息總結(jié)上報，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行下一步指示提供資料與思路，提高整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。其次，則應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)實(shí)際工作中的臨時應(yīng)變能力。通常情況，文秘人員可能會在日常工作中遇到緊急情況，這需要文秘人員快速反應(yīng)，積極應(yīng)對，適時的完成相關(guān)工作內(nèi)容，而對于國有企業(yè)的文秘人員，此類緊急情況的發(fā)生幾率可能更高，因此加強(qiáng)文秘人員的臨時應(yīng)變能力，將有效提高工作人員對于此種情形的處理效率，快速有效的作出相應(yīng)的反應(yīng)，完成工作的處理。最后，即是戰(zhàn)略思維能力的培養(yǎng)。國有企業(yè)文秘人員涉及的工作范圍較為廣泛，其需要放寬眼界，樹立較為全面有效的全局思維，并學(xué)習(xí)站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，面對問題時當(dāng)首先進(jìn)行全面考慮，將解決方案的提出放在大局考慮的前提下，以此提升其所提供的參考的意義與價值。此外，積極學(xué)習(xí)相關(guān)管理專業(yè)知識，在日常的企業(yè)管理經(jīng)營中，進(jìn)行不斷地實(shí)踐，提高對企業(yè)重點(diǎn)工作的認(rèn)識程度，從管理層面進(jìn)行企業(yè)日常發(fā)展的把控，以此為領(lǐng)導(dǎo)作出相關(guān)政策與指示提供資料。

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