試論如何加強(qiáng)文秘人員職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)

郭文娟 王 雷

長慶油田分公司第三采油廠 寧夏銀川 750006

試論如何加強(qiáng)文秘人員職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)

郭文娟 王 雷

長慶油田分公司第三采油廠 寧夏銀川 750006

文秘是一個(gè)企業(yè)不可或缺的重要職位。文秘人員的主要職責(zé)是待人接物，協(xié)調(diào)部門，輔助決策，傳達(dá)決定，組織會(huì)議，記錄會(huì)議，文件起草，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)等。文秘人員為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為部門服務(wù)，為職工服務(wù)的職責(zé)要求他們必須正確認(rèn)識(shí)自身所處的位置，不斷提高自己的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，改善自身形象，加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)和交流溝通能力，努力成為一個(gè)業(yè)務(wù)素質(zhì)高，綜合協(xié)調(diào)、管理創(chuàng)新能力強(qiáng)，既有秘書才能，又有領(lǐng)導(dǎo)才能的復(fù)合型、高素質(zhì)人才，為企業(yè)更好更快地發(fā)展獻(xiàn)出自己的一份力量。所以需要加強(qiáng)文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)，培養(yǎng)更多的合格的專業(yè)文秘人員。

加強(qiáng)；文秘人員；職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)

一、文秘人員目前存在的主要問題

（一）沒有正確認(rèn)識(shí)自身職位要求

部分文秘人員片面的理解文秘人員就是跑腿打雜，上轉(zhuǎn)下達(dá)，轉(zhuǎn)接電話，從而導(dǎo)致他們不求上進(jìn)，不能發(fā)揮文秘人員的出謀劃策，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的作用。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，文秘人員早已由傳統(tǒng)觀念中的跑腿打雜，接聽電話，起草文件的文員角色轉(zhuǎn)變?yōu)檩o助決策，參與管理的綜合素質(zhì)人才。新時(shí)代的發(fā)展要求，不論是民企國企外企，還是政府部門，都或多或少的需要文秘人員存在，并且他們都起著舉足輕重的作用，不可或缺。

（二）業(yè)務(wù)能力不足

絕大部分文秘人員沒有接受過專業(yè)而系統(tǒng)的職業(yè)培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的文秘專業(yè)知識(shí)。知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，能力素質(zhì)低，文字綜合能力欠缺，不能熟練使用現(xiàn)代化的辦公軟件。同時(shí)文秘人員會(huì)有大量起草文件，擬發(fā)言稿的工作，但是部分文秘人員文化素養(yǎng)不足，寫出的材料內(nèi)容膚淺，缺乏創(chuàng)新不說，甚至偏離主題，文辭冗長。大部分文秘人員未經(jīng)崗前培訓(xùn)就直接工作，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐能力，久而久之，會(huì)跟不上企業(yè)和政府對(duì)他們的職位的要求，為自身和企業(yè)或政府都帶來不小的困擾。

（三）工作積極性低

目前部分文秘人員的工作積極性低，而造成這一局面的主要有三個(gè)原因。第一，現(xiàn)有的機(jī)制規(guī)章不能很好地激發(fā)文秘人員的工作積極性，沒有嚴(yán)格的評(píng)據(jù)依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。一面要求文秘人員在工作中任勞任怨，挑起協(xié)調(diào)各部門的重任，另一方面在評(píng)績效時(shí)卻往往忽視了文秘人員的隱形付出。付出與回報(bào)得不到正比，往往會(huì)極大地打擊文秘人員的工作積極性。第二，部分領(lǐng)導(dǎo)沒有正確認(rèn)識(shí)新時(shí)代文秘人員的工作特性，還用傳統(tǒng)的眼光看待文秘人員。這些領(lǐng)導(dǎo)把文秘人員看作文件材料的代筆人，接打電話，端茶倒水的打雜人員。文秘人員長期得不到應(yīng)有的尊重和重視，既制約了文秘人員的長遠(yuǎn)發(fā)展，又降低了文秘工作的吸引力，很大程度地流失了文秘人才。第三，部分文秘人員自身職業(yè)素質(zhì)低，不求上進(jìn)，安于現(xiàn)狀，工作時(shí)插科打諢，缺乏勇于創(chuàng)新，精益求精的敬業(yè)精神。

二、文秘人員必備的職業(yè)素養(yǎng)

（一）健康的身體素質(zhì)和良好的心理?xiàng)l件

文秘的工作是枯燥且繁重的，加班熬夜更是常事。文秘的工作性質(zhì)決定了文秘人員的工作時(shí)間可能是不規(guī)律的。另外，由于起著領(lǐng)導(dǎo)與各部門，領(lǐng)導(dǎo)與職員，以及各部門之間的溝通樞紐的作用，自身承擔(dān)著巨大的工作壓力，一個(gè)良好的心理素質(zhì)也是文秘人員所必需的。每天要長久的坐在電腦前，對(duì)自身健康也是極為不利的，為了更長久的擔(dān)任文秘的工作，文秘人員往往需要一個(gè)強(qiáng)健的身體。

(二) 扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力

對(duì)于一個(gè)企業(yè)或政府部門來說，一個(gè)員工最重要的還是他的業(yè)務(wù)能力。對(duì)于文秘人員來說，一則需要有較高的業(yè)務(wù)政策水平，深度掌握本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的政策法規(guī)，以及本單位的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，真正了解單位基層員工所需，部門所需，領(lǐng)導(dǎo)所想。二則文秘人員需要有扎實(shí)的辦公軟件的駕馭能力以及掌控網(wǎng)絡(luò)的能力。三則作為一名文秘人員，需要有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。

（三) 保密能力

文秘人員需要日日接觸單位領(lǐng)導(dǎo)，久而久之便會(huì)了解領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和工作方式。同時(shí)，單位的一些重大決定或機(jī)密事件也會(huì)有所了解。作為一名專業(yè)負(fù)責(zé)的文秘人員，要保證對(duì)單位的高度忠誠，絕不對(duì)外透露單位和領(lǐng)導(dǎo)的任何機(jī)密。

三、加強(qiáng)文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)的意見

（一）崗前培訓(xùn)與后續(xù)教育并重

為了使每位文秘人員都具備必須的職業(yè)素養(yǎng)，單位需保證每位文秘人員就職前接受正規(guī)有效的崗前培訓(xùn)，接受專業(yè)而系統(tǒng)的職業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。就職后，為了跟上時(shí)代發(fā)展的要求，單位需定期組織文秘人員進(jìn)行進(jìn)修，不斷地學(xué)習(xí)新的知識(shí)，完善自身職業(yè)素養(yǎng)，從而更好地領(lǐng)導(dǎo)和職員服務(wù)。

（二）建立合理的激勵(lì)機(jī)制

單位需要充分調(diào)動(dòng)文秘人員的工作積極性，使文秘人員充分發(fā)揮自身潛力，就需要建立合理的激勵(lì)機(jī)制。首先要構(gòu)造一個(gè)溫暖包容的人文格局，在精神上鼓勵(lì)文秘人員，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的人文關(guān)懷。其次要構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己酥贫龋瑢?duì)文秘人員的各項(xiàng)工作進(jìn)行具體且公平的考核，并將考核結(jié)果與工資獎(jiǎng)金，選拔任用相結(jié)合，從而激發(fā)文秘人員的工作熱情。最后需要有必要的問責(zé)規(guī)章，把工作中的失誤問責(zé)到人，起到一定的威懾作用，避免了部分文秘人員消極工作，插科打諢。

（三）文秘人員的自身提高

除了外界力量來提高文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)文秘人員自己也需積極行動(dòng)，提高自身素養(yǎng)。盡量在繁忙的工作之余自學(xué)專業(yè)理論知識(shí)，提高自身專業(yè)知識(shí)，廣泛收集信息，充分了解單位相關(guān)情況。另外，學(xué)會(huì)放松自己，減輕心理壓力，保證工作時(shí)是愉快輕松的。并定時(shí)進(jìn)行體育鍛煉，保證健康的身體素質(zhì)，才能更好的工作。

四、結(jié)語

總之，加強(qiáng)文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的管理和發(fā)展具有重要的意義，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)文秘人員職業(yè)素養(yǎng)的重要性，認(rèn)真分析其中存在的問題并積極解決，從而不斷提升文秘人員職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的管理和發(fā)展。

[1]黃金風(fēng).如何加強(qiáng)文秘人員職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)；現(xiàn)代教育教學(xué)探索學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集,2015(7).

[2]鄭雅君,寧永紅.高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究.河北科技師范學(xué)院,2014.