提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑

文/周鋒華

提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑

文/周鋒華

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和和諧社會的構(gòu)建，我國的電氣企業(yè)得到了飛速的發(fā)展，辦公室是電力企業(yè)處理日常事務(wù)的中心，辦公室的文秘人員每天需要處理各種事務(wù)，因此，提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平有十分重要的作用。辦公室是處理日常事務(wù)的中心，在企業(yè)經(jīng)營管理中，辦公室承擔著審核把關(guān)、協(xié)調(diào)調(diào)度、監(jiān)督檢查等重任，隨著電力企業(yè)的快速發(fā)展，電力企業(yè)對辦公室文秘工作的要求也越來越高，為保證電力企業(yè)辦公室的穩(wěn)定運行，電力企業(yè)要不斷提高辦公室文秘工作水平。

一、辦公室文秘工作的重要性

辦公室文秘很多工作都是在為領(lǐng)導服務(wù)的，例如領(lǐng)導在開會前，需要文秘人員進行會前準備、會議記錄、會后整理，領(lǐng)導在審批文件前，需要文秘人員進行文件處理擬辦等，文秘人員的工作效率對領(lǐng)導的工作進展有很大的影響。辦公室文秘工作不僅是領(lǐng)導工作的基礎(chǔ)，還是領(lǐng)導工作的延伸，例如當領(lǐng)導作出決策后，需要辦公室文秘人員進行具體的文件起草，并下發(fā)到各個單位；當領(lǐng)導出差回來后，文秘人員要將領(lǐng)導帶回來的相關(guān)材料整理好，因此，做好辦公室文秘工作有十分重要的意義。

二、電力企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題

（一）辦公室文秘人員解決問題能力差。由于辦公室的日常工作比較繁忙，導致文秘人員忙于處理日常事務(wù)，在工作過程中，沒有掌握到工作的重點，導致文秘人員解決實際問題的能力比較差，不能和上下級進行有效地溝通，在起草文件的過程中，思路不清晰，很難幫助領(lǐng)導進行日常事務(wù)處理。

（二）辦公室文秘人員少，工作量大。目前，電力企業(yè)辦公室文秘人員比較少，加上辦公室的日常工作比較繁重，導致文秘人員忙里忙外，甚至還需要加班加點，文秘人員少，工作量大直接導致工作效率低、工作質(zhì)量差，這對辦公室工作的進行造成很大的影響。

（三）辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)差。隨著科技的快速發(fā)展，電力企業(yè)對辦公室工作的要求越來越高，導致文秘人員現(xiàn)有的專業(yè)知識已經(jīng)不能滿足辦公室對文秘人員的要求。目前，很多電力企業(yè)的辦公室文秘人員沒有學過專業(yè)的文秘知識，在工作中不能順利地完成工作任務(wù)；受工作性質(zhì)的影響，辦公室文秘人員很少出去學習培訓，這導致文秘人員的知識更新比較慢，不能滿足辦公室工作的需求；有的文秘人員服務(wù)意識比較差，工作責任心不強，工作散懶，這極大地影響了辦公室文秘人員的工作效率。

三、提升辦公室文秘工作水平的措施

（一）提高服務(wù)意識。電力企業(yè)辦公室的主要職責就是為領(lǐng)導、部門及基層工作人員服務(wù)，因此，辦公室文秘人員要樹立良好的服務(wù)理念，堅持做到熱情服務(wù)、真誠服務(wù)，辦公室文秘人員要不斷提高自身的服務(wù)意識，積極完成領(lǐng)導和其他部門交辦的事情，辦公室文秘人員要發(fā)揮好辦公室的協(xié)調(diào)作用，這樣不僅能協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部關(guān)系，還能為企業(yè)樹立良好的形象。

（二）提高辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)。電力企業(yè)要根據(jù)辦公室文秘人員的實際工作水平，制定合理的培訓內(nèi)容，定期對文秘人員進行培訓，從而不斷提高辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)。電力企業(yè)要擴展文秘人員獲取知識的渠道，為文秘人員創(chuàng)建一個良好的學習環(huán)境，鼓勵文秘人員積極進行自主學習，電力企業(yè)要注重文秘人員的思想教育，強化文秘人員的工作責任心，從而不斷提高辦公室文秘人員解決問題的能力。由于電力企業(yè)缺乏專業(yè)的辦公室文秘人員，因此，電力企業(yè)要積極引進專業(yè)的人員，避免辦公室文秘人員少的現(xiàn)象。

（三）改進工作方法。辦公室的工作比較繁雜，并且每一項工作都對全局有一定的影響，因此，電力企業(yè)的辦公室文秘人員要不斷改進自己的工作方法，從而有效地提高工作效率。文秘人員在工作過程中，要分清工作的主次，做到忙而不亂，文秘人員要不斷摸索辦公室工作的規(guī)律，并掌握這種規(guī)律，從而有效地提高辦公室文秘工作水平。由于辦公室文秘人員的自由支配時間比較少，因此，文秘人員要協(xié)調(diào)好自身的心態(tài)，在工作中不斷充實自己。

（四）注重細節(jié)管理。辦公室的工作面比較廣，文秘人員在工作過程中要特別注意細節(jié)工作的處理，要用謙虛謹慎的工作態(tài)度進行工作，加強全局意識，潛心工作，正確對待領(lǐng)導交給自己的工作，并用實際行動來帶動身邊的同事，這樣才能為辦公室工作的順利進行提供保障。

（五）抓住重點工作。辦公室文秘人員的工作重點是做好文件整理工作，并準確、及時地向上下級傳遞信息，例如領(lǐng)導在開會時，文秘人員要根據(jù)領(lǐng)導的意見，起草好領(lǐng)導的演講稿，并做好重要信息記錄、文件傳達等工作。信息傳達是辦公室的重要工作內(nèi)容之一，文秘人員在向領(lǐng)導傳遞信息前，首先要確定信息的準確性，并對信息進行認真分析，了解成績背后隱藏的問題，提醒領(lǐng)導注意這些問題，為領(lǐng)導的決策提供科學依據(jù)。

辦公室文秘工作對電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有十分重要的意義，因此，電力企業(yè)辦公室文秘人員要提高服務(wù)意識，改進工作方法，注重細節(jié)管理，抓住重點工作，不斷提高辦公室文秘工作水平，從而為電力企業(yè)辦公室工作的順利進行提供保障。

（作者單位：廣東電網(wǎng)公司陽江供電局）