開展檔案規(guī)范化管理認證與提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平研究

譚鴻玲

摘 要：在我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展過程當中，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理有著非常重要的作用，不僅可以對一些經(jīng)典的病情病例進行記錄，從而為新入門的醫(yī)護人員提供寶貴的經(jīng)驗，更能夠為我國醫(yī)學學術(shù)領(lǐng)域的發(fā)展提供充足的動力。而在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的過程當中，開展檔案規(guī)范化認證能夠幫助檔案管理工作更好地進行，從而使我國的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的水平得到提高。

關(guān)鍵詞：檔案規(guī)范化;醫(yī)療衛(wèi)生;檔案管理

在我國，檔案工作規(guī)范化管理認證是一種符合科學發(fā)展觀與《中華人民共和國檔案法》要求的，有助于提升檔案管理水平的方式。目前，我國許多醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)都未能重視檔案管理工作的重要性，而這也對我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展帶來了一定的影響。

1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理簡述

在醫(yī)療機構(gòu)中，醫(yī)生將從事醫(yī)療衛(wèi)生各項事宜進行詳細的記錄，進而形成醫(yī)療衛(wèi)生檔案。醫(yī)療衛(wèi)生檔案不僅能夠記錄醫(yī)療單位對患者疾病的治療詳情與各類發(fā)展經(jīng)營事件，更是記錄了各類新興技術(shù)與全新醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)療過程當中的運用狀況與運用經(jīng)驗，對于醫(yī)療機構(gòu)具有重要作用。醫(yī)療事業(yè)本質(zhì)上屬于民心工程。醫(yī)療機構(gòu)開展醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作，一方面能夠借助檔案的借閱與分享促進各類疾病的治療經(jīng)驗與治療方法的傳播與各類新興醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療設(shè)備的應(yīng)用方式的共享，從而使我國醫(yī)療衛(wèi)生水平得到明顯提升，更能夠使我國各個地區(qū)的民眾都能夠享受到平等的醫(yī)療衛(wèi)生權(quán)利，對于我國社會與民生問題的影響十分巨大。

2 提高檔案管理機制的完善程度

對于醫(yī)療衛(wèi)生單位而言，建立完善的檔案管理機制對于加強單位內(nèi)部的檔案工作的管理有著非常重要的作用，醫(yī)療衛(wèi)生單位必須要建立健全的檔案管理責任制度，維護醫(yī)療衛(wèi)生檔案的完整性、規(guī)范性與安全性，才能使本單位的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平得到提升。而在醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理機制完善的過程當中，需要對以下的幾條措施格外注意：

2.1 建立規(guī)范化的檔案管理認證領(lǐng)導小組

目前，在我國的一些大城市的醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)對檔案管理工作非常重視，他們的檔案管理是有著專門的領(lǐng)導小組負責的，但在一些次一級的城市或鄉(xiāng)村地區(qū)的醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)，相對就不那么重視醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理工作，也沒有相應(yīng)的領(lǐng)導小組對醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理工作進行負責，這對于提高醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理水平而言有著非常大的影響?！吨腥A人民共和國檔案法》第一章第四條明確規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，只有提高對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的認知，建立專門負責醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的領(lǐng)導小組，對醫(yī)療衛(wèi)生檔案工作進行分級管理，才能保持醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的順利進行，提升醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理工作的水平。

2.2 建立專業(yè)化的檔案管理工作隊伍

明確規(guī)定在我國一些大城市的醫(yī)療機構(gòu)當中，通常都具備一支專業(yè)化的檔案管理工作隊伍，這使得這些醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作具備高度的規(guī)范性，但在一些次一級的城市或鄉(xiāng)村地區(qū)的醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)就沒有這樣的檔案管理工作隊伍，導致檔案管理工作不規(guī)范，甚至是無人管理。在檔案管理工作當中，建立一支專業(yè)化的檔案管理工作隊伍是非常重要的，只有具備一支專業(yè)化的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作隊伍，才能使醫(yī)療機構(gòu)能夠順利開展醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理工作，并且將檔案管理工作進行完善的責任劃分，以此保證檔案管理工作的規(guī)范性[1 ]。

2.3 加強檔案管理工作人員的學習培訓

在醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理工作當中，除了需要具備一支專業(yè)的檔案管理工作隊伍之外，還需要對參與檔案管理工作的工作人員進行強化培訓，幫助工作人員提升自身在檔案管理方面的知識與技能?！吨腥A人民共和國檔案法》第二章第十一條明確規(guī)定：檔案工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識與技能。在我國一些大城市的醫(yī)療機構(gòu)當中，從事檔案管理工作的工作人員很少會進行更換，除了醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)需要保持檔案管理人員的穩(wěn)定之外，還有就是檔案管理的工作人員會定期參與醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理相關(guān)的培訓課程，以此提升自身在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作方面的專業(yè)知識與管理技能，從而使醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作能夠更加順利地開展。

2.4 完善檔案管理工作中的獎懲制度

除了以上完善醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作機制的方法之外，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作當中的獎懲機制的完善對于醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作機制也有著非常重要的作用。在我國許多的醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作當中，由于缺乏相應(yīng)的獎懲制度，容易導致檔案管理工作人員缺乏工作的熱情，從而在檔案管理工作當中出現(xiàn)失誤，或是應(yīng)付差事，進而導致醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理工作水平下降。完善檔案管理工作當中的獎懲制度，對在檔案管理工作當中作出突出貢獻的檔案管理人員進行獎勵，對工作疏忽大意或未完成工作目標的檔案管理人員進行處罰，可以提升檔案管理工作人員對檔案管理工作的熱情與重視程度，從而能夠使醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理工作水平得到整體的提高。

3 提升檔案管理設(shè)施的建設(shè)程度

在我國醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理認證工作當中，檔案管理相關(guān)的設(shè)施建設(shè)是做好檔案管理認證工作的基礎(chǔ)，只有提升檔案管理設(shè)施的建設(shè)程度，才能促進醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理水平提高?！吨腥A人民共和國檔案法》第三章第十九條明確規(guī)定：機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定配置是以檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全。而在醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理設(shè)施的建設(shè)過程當中，需要從以下幾個方面進行展開：

3.1 加強醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理的資金投入

在我國，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理設(shè)施建設(shè)水平相對較差，而這主要是因為醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)在檔案管理方面的資金投入相對較少。正所謂經(jīng)濟基礎(chǔ)決定上層建筑，缺乏經(jīng)濟基礎(chǔ)的支撐，使得我國許多醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)都難以開展檔案管理設(shè)施的建設(shè)工作。因此，要想提升醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理設(shè)施的建設(shè)程度，加強檔案管理認證工作的效果，就必須讓醫(yī)療機構(gòu)增加對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方面的資金投入。

3.2 建立專業(yè)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理室

上文提到過，我國許多醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理方面的資金投入較少，這使得醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)只能在盡可能節(jié)約經(jīng)費的情況下開展醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的工作，其中最主要的節(jié)省項目就是對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作場地的節(jié)省，許多的醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)在資金不足的情況下，都是直接將醫(yī)療衛(wèi)生檔案進行歸納整理之后與其他雜物一同放入倉庫。一般來說，倉庫的環(huán)境都是相對陰冷潮濕的，不僅不利于醫(yī)療衛(wèi)生檔案的保存，而且由于倉庫儲存物品相對較多，人員進出更加復(fù)雜，這就有可能導致醫(yī)療衛(wèi)生檔案的丟失或損壞等狀況的發(fā)生。因此，當醫(yī)療部門加大對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方面的投資之后，首先要做的就是建立一個專業(yè)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理室，并以此為基礎(chǔ)開展檔案管理工作，才能保證醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理認證工作的水平得到提升。

3.3 配置檔案管理工作必需的各類設(shè)備

在專業(yè)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理室建設(shè)完成之后，就需要為檔案管理室配置檔案管理工作所需的各類設(shè)備了。除去管理室內(nèi)部必備的家具之外，還包含有空調(diào)、計算機、除濕器、裝訂工具與溫濕度表等多種設(shè)備。其中，空調(diào)、除濕器、溫濕度表可以用來控制室內(nèi)溫度與濕度，保證室內(nèi)環(huán)境最適合進行醫(yī)療衛(wèi)生檔案的存放;而裝訂工具可以用來進行醫(yī)療衛(wèi)生檔案的整理裝訂，方便進行醫(yī)療衛(wèi)生檔案的保存。而隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，計算機也成為了檔案管理工作當中必需的設(shè)備，《中華人民共和國檔案法》第五章第三十六條明確規(guī)定：機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)。在檔案管理工作當中，工作人員不僅能夠借助計算機進行檔案的管理與檢索，還能夠借助計算機的存儲功能實現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的信息化，對醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理認證工作的開展有著非常大的幫助。

4 推動檔案管理業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)開展

4.1 嚴格執(zhí)行檔案管理制度

在檔案管理業(yè)務(wù)的開展過程當中，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)應(yīng)當制定完善的檔案管理制度，并且將檔案管理制度進行嚴格施行?！吨腥A人民共和國檔案法》第三章第十二條明確規(guī)定：機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。在執(zhí)行檔案管理制度的過程當中，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)需要注意對檔案的真實性與規(guī)范性進行嚴格管理，確保醫(yī)療衛(wèi)生檔案當中的數(shù)據(jù)真實可靠，內(nèi)容信息規(guī)范，并以此為基礎(chǔ)加強對檔案保管、保密、鑒定等各項程序的管理，才能使檔案管理業(yè)務(wù)能夠順利開展[2 ]。

4.2 認真進行檔案分類工作

在檔案管理業(yè)務(wù)開展的過程當中，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)需要加強對檔案材料的分類整理工作，因為檔案材料的類別與編號工作是直接推動醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理工作規(guī)范化與標準化的前提。在醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的經(jīng)營服務(wù)過程當中，所產(chǎn)生的能夠用于歸檔的材料往往是由許多不同的信息載體，如文字、圖片、表格、視頻等方式進行記錄的，如果檔案的分類工作做得不到位，不僅會導致醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的工作人員在需要查詢檔案的時候出現(xiàn)混亂，而且還會影響到醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理工作的規(guī)范化。因此，認真進行檔案分類工作，是我國醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)開展檔案管理業(yè)務(wù)，提高檔案管理水平的關(guān)鍵。

4.3 完成檔案收集歸檔任務(wù)

對于醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)在檔案管理業(yè)務(wù)當中的檔案收集歸檔任務(wù)，在《中華人民共和國檔案法》第三章第十三條明確規(guī)定：反映機關(guān)、團體組織沿革和主要職能活動的材料與反映社會服務(wù)機構(gòu)主要研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和服務(wù)活動的材料應(yīng)當納入歸檔范圍;《中華人民共和國檔案法》第三章第十四條明確規(guī)定：應(yīng)當歸檔的材料，安照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。由于醫(yī)療衛(wèi)生檔案涉及到疾病的防治與衛(wèi)生的監(jiān)督，因此對于醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)而言有著相當大的收集與歸檔的價值，因此，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)需要加強整個機構(gòu)的工作人員對檔案重要性的認知，引導工作人員配合檔案管理人員的材料收集歸檔工作，才能確保檔案管理業(yè)務(wù)的順利開展。

5 加強對醫(yī)療衛(wèi)生檔案的開發(fā)與利用

5.1 立足實際工作需求，轉(zhuǎn)變檔案工作模式

在醫(yī)療機構(gòu)進行檔案規(guī)范化管理認證，推動檔案管理業(yè)務(wù)開展的過程當中，需要根據(jù)工作人員的實際工作需求來轉(zhuǎn)變檔案的工作模式，將檔案工作由傳統(tǒng)的管理型轉(zhuǎn)變?yōu)殚_發(fā)與服務(wù)型，從而把原本的“死檔案”變成“活檔案”，提升檔案在醫(yī)療機構(gòu)工作當中的運用。在我國，醫(yī)療機構(gòu)在以往的運營過程當中的檔案工作比較死板，只有在醫(yī)護工作人員有查閱檔案的需求的情況下前往檔案管理部門請求查閱檔案時，檔案管理部門才會通過一套比較復(fù)雜的檔案管理登記手續(xù)將檔案借出，且檔案管理部門只會將醫(yī)護工作人員需要的檔案進行外借，而不會主動將與醫(yī)護人員需求相關(guān)的檔案外借，這就導致我國醫(yī)護人員在檔案使用的過程當中出現(xiàn)了比較嚴重的局限性。因此，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)當立足于醫(yī)護工作人員的實際工作需求，轉(zhuǎn)變檔案工作人員的服務(wù)態(tài)度，將館內(nèi)檔案進行定期整理并印發(fā)目錄，以此為醫(yī)護工作人員的檔案查詢提供便利。除此之外，醫(yī)療機構(gòu)還應(yīng)當發(fā)揮出機構(gòu)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)的作用，開放檔案工作的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，通過“檔案在線調(diào)閱”與“案卷送貨上門”的方式來簡化醫(yī)護工作人員調(diào)閱檔案的方式，以此為醫(yī)療機構(gòu)的醫(yī)護工作人員提供更加快捷與人性化的服務(wù)。

5.2 編制檔案檢索工具，提升檔案應(yīng)用效率

在醫(yī)療機構(gòu)進行檔案規(guī)范化管理認證，推動檔案管理業(yè)務(wù)開展的過程當中，不僅要加強檔案工作模式的轉(zhuǎn)變，還需要提升醫(yī)護工作人員與檔案管理人員的檔案應(yīng)用效率，而編制相應(yīng)的檔案檢索工具就是提升檔案應(yīng)用效率這一工作當中最為重要的部分。在我國醫(yī)療機構(gòu)以往的檔案管理過程當中，對檔案的分類與檢索工作的設(shè)置并不詳細，大多數(shù)檔案工作人員只會根據(jù)檔案來源與檔案整理歸檔日期將檔案進行輕度的分類，這就導致了檔案工作人員與醫(yī)護工作人員在查閱檔案時遇到了巨大的不便。因此，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)當加強對檔案的管理與分類，針對檔案的內(nèi)容編制多樣化的檢索工具，例如制作出檔案的全引目錄、專題目錄、底圖目錄、文號索引、上級文件目錄、專題檢索卡片等多種檢索工具，以此在提升醫(yī)護工作人員的檔案查閱的便捷性的同時，加強檔案管理部門對檔案的管理工作。此外，檔案工作人員還需要加強對醫(yī)療衛(wèi)生檔案應(yīng)用效果的追查與管理，結(jié)合實際工作情況來調(diào)整醫(yī)療衛(wèi)生檔案檢索工作，促進檔案在醫(yī)療機構(gòu)的工作當中能夠得到更好的使用，以此推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進一步發(fā)展。

結(jié)束語：

綜上，對于醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)而言，開展檔案規(guī)范化管理認證工作有著非常重要的意義，不僅能夠促進醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理環(huán)境的改善，提升檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)，更能夠使醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理工作遵照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定進行發(fā)展，從而為我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展帶來良好的推動效果。

參考文獻：

[1]劉佳.醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平的提升對策[J].科學咨詢（科技·管理），2021（01）：18—19.

[2]尹岳偉.基層公共衛(wèi)生檔案管理工作創(chuàng)新策略[J].黑龍江檔案，2020（04）：108.

（作者單位：吉林省靖宇縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心）

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