基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)若干問題探析

摘 要：在信息時代，檔案信息化建設(shè)大勢所趨。檔案信息化建設(shè)不僅有助于提升基層事業(yè)單位檔案管理水平，也有助于解決當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中遇到的各種棘手難題。本文結(jié)合基層事業(yè)單位檔案管理實際，探討如何構(gòu)建完善的檔案信息化體系——從宏觀層面對檔案信息化建設(shè)進行頂層設(shè)計，在微觀層面給予檔案信息化建設(shè)足夠的政策支持、資金支持和人員支持。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;事業(yè)單位;若干問題;探析

當(dāng)前，信息技術(shù)的應(yīng)用與普及深刻地改變了基層事業(yè)單位的檔案管理模式，如果依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，不僅會浪費大量的人力、物力和財力，還會造成檔案丟失、老化等一系列問題。因此，有必要將檔案信息化建設(shè)作為當(dāng)前檔案規(guī)范化管理工作的主要方面，并堅持問題導(dǎo)向，厘清檔案信息化建設(shè)思路，給予檔案信息化建設(shè)足夠的支持，推進檔案信息化建設(shè)步入正軌，為事業(yè)單位各項工作開展提供強有力的檔案支持[1 ]。

1 基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義

新時代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)支撐，同時也提升了事業(yè)單位檔案管理水平。推動事業(yè)單位檔案信息化是事業(yè)單位檔案管理適應(yīng)新形勢的現(xiàn)實訴求，也是檔案管理部門更好地服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展，服務(wù)人民群眾的重要舉措。新泰市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心作為重要的人力資源管理部門，承擔(dān)著重要的人事檔案管理工作，因此有必要將檔案信息化建設(shè)作為重要方向，更好地服務(wù)人才管理工作。

1.1 推動事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有助于提升事業(yè)單位檔案管理水平

當(dāng)前部分事業(yè)單位在檔案管理工作中依然沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，面對大量的檔案信息資源，勢必會影響管理效果和管理水平。新泰市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心每年會接收大量人事檔案，如果這些檔案沿用傳統(tǒng)管理模式，會占用大量的人力、物力和財力。而隨著事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的不斷推進，可以將人事檔案進行掃描等操作，將其轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，并存儲到人才管理系統(tǒng)，不僅會節(jié)省大量的紙質(zhì)檔案存儲空間，在管理方面也能夠運用檔案管理信息系統(tǒng)及先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實現(xiàn)對人事檔案的快速分類、快速整合、快速搜索利用，大幅度提升事業(yè)單位檔案管理水平和效率。同時也可以結(jié)合相關(guān)部門和廣大人民群眾對事業(yè)單位檔案的多樣化需求，為其提供有針對性的檔案信息服務(wù)，進一步拓展事業(yè)單位檔案服務(wù)范圍，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

1.2 推動事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有助于更好地挖掘檔案信息資源價值

基層事業(yè)單位有很多檔案具有重要的信息開發(fā)價值。通過事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，可以將大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能技術(shù)融入到事業(yè)單位檔案管理之中，進而為檔案信息資源開發(fā)和利用提供更為完善的技術(shù)支撐。一方面，事業(yè)單位可以結(jié)合人才管理的具體需要，對事業(yè)單位所掌握的人才檔案信息進行整合匯總，形成人才管理階段性成果，為政府人力資源管理和人才引進提供檔案信息，進一步提升政府人才引進政策及方案制定的科學(xué)性和針對性。另一方面，事業(yè)單位也可以結(jié)合檔案管理的現(xiàn)實需要，對事業(yè)單位檔案信息資源進行開發(fā)和利用，主動地利用事業(yè)單位信息化建設(shè)的有利契機，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，并形成不同門類的檔案管理制度機制，為檔案信息資源開發(fā)奠定扎實的制度保障。

1.3 推動事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有助于實現(xiàn)檔案信息資源共享共用

新形勢下，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)加強與政府其他部門和企業(yè)、社會組織的聯(lián)系互動，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息資源更大范圍的利用和開發(fā)。一方面，應(yīng)充分利用事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有利契機，使事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)與政府相關(guān)部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)相銜接，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，為相關(guān)部門開展人力資源管理工作和人才引進工作提供系統(tǒng)的檔案信息支持。另一方面，在檔案信息化建設(shè)及信息資源共享共用方面也可以相互借鑒，取長補短，進一步提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平，為實現(xiàn)檔案信息資源共享共用提供扎實的系統(tǒng)保障和組織保障。

1.4 推動事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)能夠為事業(yè)單位決策和發(fā)展提供現(xiàn)實檔案依據(jù)

事業(yè)單位在發(fā)展過程中應(yīng)結(jié)合國家政策要求，制定未來發(fā)展規(guī)劃，也需要對事業(yè)單位之前的工作成績和經(jīng)驗進行總結(jié)，才能進一步提升規(guī)劃制定的針對性、有效性和科學(xué)性。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)能夠?qū)κ聵I(yè)單位之前各項工作開展的具體情況以數(shù)據(jù)形式存儲于數(shù)據(jù)庫之中，結(jié)合事業(yè)單位規(guī)劃制定的具體訴求，可以運用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)進行挖掘和整合，使相關(guān)人員從這些寶貴的檔案數(shù)據(jù)中真實客觀地看到之前事業(yè)單位的奮斗過程和某項工作開展的具體情況，在此基礎(chǔ)上制定事業(yè)單位決策和發(fā)展規(guī)劃，更能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位政策規(guī)劃的一致性和連續(xù)性，有助于推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

檔案信息化建設(shè)的問題主要集中在思想重視程度不足、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完備、人才梯隊建設(shè)缺乏、相應(yīng)制度機制不完善、檔案信息資源安全保障不足等方面。

2.1 對檔案信息化建設(shè)的重視程度不足

部分基層單位在檔案管理工作中習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理思路和辦法，對檔案信息化建設(shè)重視不足。雖然也有部分單位安裝了檔案信息化管理系統(tǒng)，也對紙質(zhì)檔案信息進行了數(shù)字化，但是由于缺少整體思路，只是在局部開展了檔案信息化建設(shè)工作，難以發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的全部效能。同時，部分檔案管理人員對檔案信息化認(rèn)知存在偏差，只是簡單地將檔案信息化等同于檔案內(nèi)容的數(shù)字化。由于對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識存在誤區(qū)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)程度較低。此外，還有部分檔案管理人員受到傳統(tǒng)檔案管理思路影響，在意識形態(tài)和知識水平方面始終沒有得到應(yīng)有的進步，加之檔案工作枯燥乏味，導(dǎo)致部分檔案管理人員安于現(xiàn)狀，對新技術(shù)、新趨勢缺乏主動學(xué)習(xí)的熱情，直接影響了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的正常推進。

2.2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展日新月異，如果長期沒有對檔案信息化硬件基礎(chǔ)設(shè)施進行更新，很容易落后于時代發(fā)展，也很難對檔案信息資源進行系統(tǒng)的開發(fā)利用，難以為單位提供檔案決策支撐。檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，既需要事業(yè)單位重視完善頂層設(shè)計，同時還需要較大的資金投入，完善相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)技術(shù)設(shè)施。但當(dāng)前部分事業(yè)單位沒有對檔案信息化軟硬件設(shè)施相關(guān)問題進行系統(tǒng)研究，也沒有安排專門資金支持檔案信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)缺乏基礎(chǔ)設(shè)施保障。個別單位的負(fù)責(zé)同志也忽略了檔案信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和資金投入，導(dǎo)致進展較慢。此外，部分基層單位在檔案信息化建設(shè)過程中還缺少專業(yè)人才，沒有將專業(yè)人才作為推進檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)?，F(xiàn)有檔案管理人員并不具備網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)素養(yǎng)，在檔案信息化建設(shè)過程中對相關(guān)計算機系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)掌握得并不熟練，難以按照檔案信息化建設(shè)的要求完成相關(guān)工作。

2.3 檔案信息化建設(shè)制度機制亟待更新

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)也應(yīng)與時俱進，更好地適應(yīng)時代變化。但當(dāng)前部分事業(yè)單位對檔案信息化制度機制建設(shè)重視不足，使某些方面工作無章可循。一方面，隨著時代的發(fā)展，部分事業(yè)單位并沒有對原有的制度機制及時進行調(diào)整，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作的推進缺少相應(yīng)的制度依據(jù)，影響了檔案信息化建設(shè)的推進。另一方面，由于沒有建立起相對科學(xué)、系統(tǒng)、完善的管理體制和機制，導(dǎo)致在具體的檔案管理中很多工作仍然按照原來的步驟和程序推進，無法體現(xiàn)出檔案信息化管理的優(yōu)勢和特點。此外，在檔案信息化建設(shè)過程中缺乏科學(xué)的激勵機制，也會挫傷檔案管理人員工作的積極性和主動性[2 ]。

2.4 檔案信息化安全問題始終存在

近年來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件，但相應(yīng)地也帶來了一系列安全問題。部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過程中只看到了檔案信息化建設(shè)對于提升檔案管理的積極作用，并沒有足夠重視檔案的安全問題。在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一旦存儲檔案信息的系統(tǒng)遭到病毒攻擊或系統(tǒng)自身出現(xiàn)漏洞，可能會造成檔案信息泄密或是被不法分子所利用而謀取私利，進而影響事業(yè)單位檔案工作的健康發(fā)展。此外，部分事業(yè)單位在推動檔案信息化過程中只注重前期投入，沒有持續(xù)的資金支持，導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)長期沒有得到更新，自身的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)不支持檔案信息新的安全標(biāo)準(zhǔn)，而且系統(tǒng)在正常運行過程中也會出現(xiàn)安全漏洞和安全風(fēng)險，一旦檔案系統(tǒng)崩潰或損壞，會導(dǎo)致檔案信息泄露或損毀，給事業(yè)單位檔案管理工作造成嚴(yán)重影響。

3 新時代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的發(fā)展路徑

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，基層單位檔案信息化建設(shè)既是提升檔案管理能力和水平的現(xiàn)實措施，也能為基層事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供更為多元化的支持。為此，應(yīng)該將推進基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)作為重要工作方向，采取有效的措施，積極加以推進。

3.1 充分重視檔案信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，既需要領(lǐng)導(dǎo)的宏觀政策制定和工作推進，也需要相關(guān)部門的密切配合，大力協(xié)助，這樣檔案信息化建設(shè)才能取得實效。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的支持力度，引導(dǎo)干部職工增強檔案信息化建設(shè)的使命感和責(zé)任感，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思路，學(xué)習(xí)新知識，改變舊觀念，推動新進展。在具體實施過程中，應(yīng)明確基層單位檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，并結(jié)合工作實際，提前規(guī)劃研究，有序加以推進。應(yīng)加大對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，提高檔案意識。要在不同場合、不同會議對檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義進行宣傳，讓各個部門、單位真正了解檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義和作用，并給予檔案信息化建設(shè)足夠的配合和支持。同時應(yīng)對檔案信息化建設(shè)過程中遇到的難題進行系統(tǒng)研究，拿出具體解決方案。

3.2 強化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

從檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)角度看，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)的實際情況，給予必要的資金支持。應(yīng)從當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的具體情況入手，購置一批較為先進的技術(shù)設(shè)備，采用政企學(xué)合作的方法，開發(fā)檔案信息管理軟件。與此同時，應(yīng)充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的技術(shù)特征，將人才引進和培養(yǎng)作為檔案信息化建設(shè)的重要方面，采取措施加以落實。一是契合當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的實際需要，引進信息技術(shù)領(lǐng)域人才，進一步提升事業(yè)單位檔案管理部門的信息處理能力;二是引進檔案專業(yè)人員并對現(xiàn)有的檔案人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，將大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等方面的信息技術(shù)作為培訓(xùn)重點，進一步提升事業(yè)單位檔案管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng);三是引導(dǎo)檔案管理人員強化學(xué)習(xí)意識，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展具體情況，通過遠程教育、專業(yè)培訓(xùn)等途徑，學(xué)習(xí)先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識，進一步豐富自身的檔案管理理論及實踐水平，將自身打造成為復(fù)合型檔案管理人才，為檔案信息化建設(shè)提供扎實的人才保障[3 ]。

3.3 完善檔案信息化制度機制

一方面，建立完備的檔案信息化管理制度。在推進檔案信息化建設(shè)過程中，必然會出現(xiàn)各種新問題、新情況，在研究解決這些新問題、新情況時，應(yīng)將相應(yīng)解決辦法上升到制度層面，通過制度固化為未來相關(guān)問題解決提供制度思路。另一方面，依據(jù)制度規(guī)定，結(jié)合檔案信息化建設(shè)的實際需要，制訂和完善相應(yīng)的工作計劃和實施方案，為檔案信息化建設(shè)明確方向和思路。同時按照實施方案對檔案信息化資源進行有效整合，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案信息資源的數(shù)字轉(zhuǎn)化，確保檔案信息資源符合相關(guān)規(guī)范，內(nèi)容清晰、完整、準(zhǔn)確。

3.4 加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

一是對檔案信息管理系統(tǒng)進行優(yōu)化和完善，不定期地對檔案信息管理系統(tǒng)相關(guān)軟硬件設(shè)備進行升級更新，確保檔案信息安全。對于傳輸?shù)闹匾獧n案文件，應(yīng)進行物理隔離，并在不同地方進行多重備份，防止因工作人員的疏忽而造成檔案信息資源丟失或損毀。二是應(yīng)加大檔案管理人員的思想教育培訓(xùn)及法律素養(yǎng)培訓(xùn)，進一步提升檔案管理人員信息安全防范意識，杜絕檔案信息泄密問題。三是各事業(yè)單位應(yīng)與機要保密部門保持聯(lián)系，邀請相關(guān)專業(yè)人員對事業(yè)單位日常辦公網(wǎng)絡(luò)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)進行排查，找到可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險點，及時消除網(wǎng)絡(luò)信息安全隱患。

新時代，基層事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要作用，轉(zhuǎn)換思想觀念，緊跟時代步伐，給予檔案信息化建設(shè)足夠的政策支持和資金保障，強化檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，完善檔案信息化建設(shè)制度機制，針對檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)的各項問題提出具體解決思路，全面提升檔案信息化建設(shè)水平。

參考文獻：

[1]顧珂.大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設(shè)探析[J].檔案管理，2019（02）：86—87.

[2]張波.新時代流動人員人事檔案信息化建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：157—158.

[3]姚珂.關(guān)于人事檔案管理信息化建設(shè)探析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（17）：62.

作者簡介：楊洪俏（1986— ），碩士研究生學(xué)歷，山東省新泰市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化等。

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