從工程檔案到城建檔案在城市建設(shè)中的作用

摘 要：隨著我國不斷提高城市化建設(shè)速度，有關(guān)城市建設(shè)檔案資料所發(fā)揮的作用越來越明顯。工程檔案能詳細記錄建筑工程的整個過程，匯總、整合與管理工程檔案、綜合分析工程檔案是一項基礎(chǔ)性的城建檔案管理工作內(nèi)容。因此，在城市建設(shè)中，有關(guān)城建管理部門必須強化對城建檔案管理并展開深入綜合分析，從而通過城建檔案的高效利用為城市化建設(shè)提供更好服務(wù)。文章將著眼工程、城建檔案的價值作用，重點分析如何切實提高其利用水平，促進城市建設(shè)的相關(guān)路徑。

關(guān)鍵詞：城建檔案;工程檔案;城市建設(shè);作用分析

近些年，我國的社會經(jīng)濟獲得突飛猛進的發(fā)展，同時也對城市建設(shè)提出更為嚴格的要求，逐步加快了城市化進程。實際上，在城市發(fā)展中的有關(guān)檔案資料是支持其總體向前發(fā)展的重點資源，在城市化建設(shè)方面起到關(guān)鍵作用。在城市建設(shè)中不能忽視城建檔案管理的作用，其不僅能提供各方面基礎(chǔ)資料，還是城市化建設(shè)的關(guān)鍵理論依據(jù)，屬于城市建設(shè)中不可或缺的資源。因為城建檔案是將工程檔案作為基礎(chǔ)展開管理的，所以，無論是工程檔案還是城建檔案，均是城市建設(shè)不能離開的支撐要素。

一、簡析城市建設(shè)中城建檔案的作用

城建檔案屬于城市建設(shè)中的重要依據(jù)性檔案，主要存在以下作用：

第一，是城市未來建設(shè)與改造的信息基礎(chǔ)。伴隨不斷發(fā)展與進步的社會，一切事物均在循序漸進地改革、更新與升級，其中也包括城市建設(shè)。在城市化發(fā)展過程中城建檔案能為其提供相應(yīng)的參考資料，有助于人們及時了解與充分掌握整體的城市發(fā)展走向。借助城建檔案有關(guān)資料，科學(xué)規(guī)劃城市未來建設(shè)改造的宏偉藍圖，而且緊密結(jié)合實際城市發(fā)展，重點研究與全面分析城市未來建設(shè)能做出的貢獻與可行性程度。由此可見，城建檔案為城市后續(xù)建設(shè)改造升級提供相應(yīng)的信息基礎(chǔ)，有關(guān)部門一定要強化管理城建檔案，正確認識到城建檔案針對城市管理、建設(shè)起到的重要作用，通過城建檔案有關(guān)信息資源更好地服務(wù)城市建設(shè)，由此推動社會及經(jīng)濟發(fā)展。

第二，是加快城市化進程的有效管理方法與重要依據(jù)?；谏鐣咚侔l(fā)展對城市化建設(shè)所提出的高要求，在一定程度上導(dǎo)致原有城市建設(shè)難以滿足人們的實際需要，所以城市化進程的提速迫在眉睫。加快城市化進程應(yīng)進行科學(xué)的城市管理，針對城市的所有內(nèi)容實現(xiàn)全覆蓋，因此其所涉及的內(nèi)容相對復(fù)雜，擁有龐大的管理工作量，但是通過城建檔案可以降低城市管理工作量與復(fù)雜程度，屬于有效的城市管理方式。比如，在對城市重新進行規(guī)劃分析、勘察測量城市數(shù)據(jù)、重新擬定使用的施工技術(shù)時，如果沒有做到科學(xué)管理城建檔案資料，就會在規(guī)劃過程中花費過多時間，加之需要進行建筑施工，自然會成倍延長城市建設(shè)周期，對城市建設(shè)造成嚴重影響。因此，城建檔案是加快城市化進程的關(guān)鍵依據(jù)與有效管理方式，對城市建設(shè)具有重大的現(xiàn)實意義。

另外，工程檔案作為一項國家及相關(guān)企業(yè)的重要技術(shù)，還能轉(zhuǎn)換成生產(chǎn)力。經(jīng)過利用工程檔案可轉(zhuǎn)換成物化生產(chǎn)力，在具體工程建設(shè)過程中成為一項關(guān)鍵的經(jīng)濟資源。將工程檔案有效應(yīng)用在工程建筑工作中，可以確保工程施工與設(shè)計工作的科學(xué)性，提高項目經(jīng)費應(yīng)用的合理性，從而減少人工、物資的浪費。科學(xué)、合理利用工程檔案，有助于推動城市建設(shè)的有效發(fā)展。

二、簡析城市建設(shè)中工程檔案的作用

所謂的工程檔案，具體指的是從工程項目提出至立項、審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)與管理環(huán)節(jié)的全過程記錄，并且通過圖紙、聲像、表格、文字等形式展開整合、歸檔與儲存工作，從而形成的各種載體資料。在城市建設(shè)中，工程檔案屬于不可缺少的主要組成部分之一，能夠為城市規(guī)劃、城市交通帶來關(guān)鍵的參考資料與依據(jù)，屬于城建檔案中的基礎(chǔ)性內(nèi)容。同樣，工程檔案也是保障城市化進程能夠持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)保障。通常情況下，其作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，是提升經(jīng)濟成效的優(yōu)勢路徑，是擴建、改建與維護交通及城市建筑設(shè)施的依據(jù)。例如，針對大橋由于變形而涉及改造設(shè)計環(huán)節(jié)等，若想就該大橋?qū)嶋H情況做出正確且有效的評估報告，只有將大橋初期建設(shè)與各階段維護工程檔案作為基礎(chǔ)依據(jù)，認真查閱有關(guān)測量檔案、最初設(shè)計，得到完工的原始觀測點、高程值、維修資料等，形成準確、科學(xué)的評估報告。如果由于各種原因，主管單位未能妥善管理大橋檔案，導(dǎo)致檔案無從查起、丟失或者保存檔案不完整等，就可能在一定程度上對工作人員分析、判斷大橋變形原因造成影響，在具體的維護改造工作方面起到負面作用。因此，城建檔案的全面收錄、科學(xué)整理、妥善保存，能夠切實保障城市建設(shè)及管理的科學(xué)性，防止盲目性。

第二，城市建設(shè)與改造屬于科學(xué)、綜合且長遠的預(yù)測及設(shè)想，根據(jù)現(xiàn)階段城市現(xiàn)狀、基礎(chǔ)建筑設(shè)施以及特色等相關(guān)因素，加以科學(xué)的理論驗證，形成規(guī)劃方案并進行施工。如果缺少勘測檔案、工程檔案等，就等于失去城市規(guī)劃的主要抓手。

三、工程檔案、城建檔案應(yīng)用中存在的問題分析

首先，缺少檔案利用意識。工程、城建檔案在城市建設(shè)與管理過程中所發(fā)揮的作用是其他類型檔案難以替代的，這是由于工程、城建檔案是隨著社會進步、城市發(fā)展而同步形成的。檔案信息價值主要是在具體利用中實現(xiàn)的，如果在社會上能形成較強的檔案意識，那么就會有更多人懂得利用城建檔案信息。相反，要是社會上缺少對檔案的認識，不清楚工程、城建檔案的利用價值，自然不會尋找具體利用方式。因此，人們對其了解不夠且整體認識水平偏低，往往將其束之高閣。存在這樣的情況，無疑在客觀上對城市建設(shè)與科學(xué)管理造成影響，不利于城市檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。對于城市建設(shè)而言，其屬于一項系統(tǒng)性、社會性工程，一方面包含有關(guān)規(guī)劃、設(shè)計、勘測及施工等研究活動，另一方面還涉及水電供應(yīng)、道路交通、供暖供氣、城市綠化等與城市人們?nèi)粘Ｉ罹o密聯(lián)系的市政設(shè)施等相關(guān)管理工作。工程、城建檔案是實現(xiàn)城市現(xiàn)代化建設(shè)、改造與管理的重要依據(jù)和主要憑證。有關(guān)城市建設(shè)活動所涵蓋的每項工程項目均是在進行認真查考、規(guī)劃才得以產(chǎn)生的，而且在這些科研活動過程中形成與產(chǎn)生以文字、圖表為主的材料，如工程項目設(shè)計圖紙、規(guī)劃用地管理文件等。通過規(guī)范系統(tǒng)化管理上述檔案材料，方便在未來城市擴建、管理與改造中提供相應(yīng)的參考憑證。因此，具有檔案意識可以說是對城市建設(shè)有關(guān)參與者的一項關(guān)鍵素質(zhì)要求，不管是形成檔案過程中的意識，或是檔案利用過程中的意識，均可在一定程度上降低工作當(dāng)中的失誤和不必要的重復(fù)性勞動，能夠為該工程項目的改造、維護提供必要的證據(jù)資料。反之，如果缺少檔案意識，在城市建設(shè)前后不知道考察相關(guān)檔案，就一定會造成時間、資金的浪費。

其次，檔案法律意識缺少普及力度。有關(guān)工程、城建檔案產(chǎn)生部門管理者與相關(guān)人員沒有形成較強的檔案法律意識，沒有將相關(guān)檔案工作提升至法律層面，自認為檔案的作用無足輕重，沒有做到對檔案進行集中統(tǒng)一管理，往往存在各自為政問題。當(dāng)中有些工程建設(shè)項目沒有指定專人管理工程檔案，在實際過程中沒有依據(jù)國家規(guī)定進行編制、審核等環(huán)節(jié)，致使在工程結(jié)束后發(fā)生檔案散失問題;有的工程在竣工之后部分項目，未能依據(jù)規(guī)定邀請檔案接收單位參與到竣工驗收與檔案驗收工作中，造成檔案資料丟失、不全或是損壞，難以歸檔;還有極少數(shù)建設(shè)單位將工程檔案作為單位獨有財產(chǎn)，出于維護自身利益而沒有向城建檔案館進行檔案資料的移交，對工程擴建、項目改造等造成負面影響，帶來難以預(yù)估的損失。

最后，有關(guān)工作人員綜合素質(zhì)偏低，服務(wù)方式落后。以城建檔案工作人員為例，其是城建檔案使用者和檔案館之間的重要橋梁，相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)與提供服務(wù)的方式，已經(jīng)成為城建檔案工作質(zhì)量的重要衡量指標。因此，需要從事城建檔案工作的有關(guān)人員進一步提升個人素質(zhì)，在態(tài)度及服務(wù)質(zhì)量方面下足功夫。現(xiàn)階段，社會生活節(jié)奏持續(xù)加快，檔案使用者不會一直滿足于傳統(tǒng)的服務(wù)態(tài)度和方式，更希望得到更加熱情、便捷、專業(yè)、簡單的服務(wù)態(tài)度和方式。所以，檔案工作人員應(yīng)該清楚知道館藏卷宗具體情況并充分使用。但是，實際上目前我國提供城建檔案的方式依舊相對單一。一是以文獻服務(wù)提供作為重點方式，主要是一次文獻，幾乎不會提供二次或者是三次文獻服務(wù)。有關(guān)智能化咨詢和服務(wù)方面較為滯緩;二是在城建檔案有關(guān)服務(wù)中，依然是以被動式提供應(yīng)用為主，未能深入研究檔案應(yīng)用人員的需求情況，沒有積極開展城建檔案宣傳、報告會、展覽等相關(guān)活動，而且編研成果也不豐富;三是有關(guān)保密保護政策，以館內(nèi)利用作為城建檔案提供使用的主要模式，幾乎不會提供公開出版編研材料服務(wù)，從某種角度來講這是對共享檔案資源的限制。

四、提升工程、城建檔案應(yīng)用水平，促進城市發(fā)展建立相關(guān)路徑分析

第一，加大宣傳力度，提高全民檔案意識。有關(guān)檔案意識全民性提高，先要讓群眾充分了解在社會生活中城建檔案、工程檔案起到的重要作用，提高其在社會上形成的影響力。因此，相關(guān)部分應(yīng)通過針對性的宣傳方式讓更多群眾感受到城建檔案的意義，在此基礎(chǔ)上自覺提高人們的檔案意識。對此，建議從以下幾方面入手：一是優(yōu)化檔案法規(guī)建設(shè)，依法治檔。工程檔案、城建檔案具備巨大的戰(zhàn)略與經(jīng)濟價值，所以從某種角度來講人們是否具有檔案意識也能清楚體現(xiàn)其法制意識的高低，每個人都有必要將檔案意識提升到法律意識高度，檔案要依法使用，并且保護檔案更是作為公民的義務(wù)與權(quán)利。現(xiàn)階段，我國在檔案法規(guī)方面的建設(shè)仍有很大提高空間，有些方面依然要進一步細化，所以應(yīng)該在當(dāng)前的法規(guī)基礎(chǔ)上制訂更具系統(tǒng)化的法規(guī)體系，從而形成真正的“依法治檔”環(huán)境;二是以社會需要為基礎(chǔ)，合理開發(fā)高效利用檔案資源。工程、城建檔案普及度的高低關(guān)鍵在于檔案信息自身的實用性。相關(guān)部門應(yīng)深入挖掘工程、城建檔案內(nèi)在價值，依托原件提供、編研檔案等方式為目標用戶提供更好的服務(wù)，將工程、城建檔案價值充分發(fā)揮出來，從而擴大受惠人群范圍，這能夠在根本上切實提升全民檔案意識，引導(dǎo)人們主動使用工程、城建檔案;三是進一步擴大社會影響力。當(dāng)具備法律保證與相應(yīng)的群眾基礎(chǔ)后，則需通過多元化的宣傳手段加大宣傳力度，一方面應(yīng)報道正確使用工程、城建檔案之后所獲得的綜合效益，另一方面需要報道由于城建檔案的“無效使用”而在物力、人力及財力方面所造成的巨大損失。比對正反兩種實例，針對工程檔案、城建檔案價值作用生動化宣傳，從而形成理想的社會影響力。

第二，應(yīng)及時、全面掌握城市建設(shè)動態(tài)。應(yīng)清楚城建檔案是伴隨項目建設(shè)而產(chǎn)生的，對此需要清楚掌握施工所有步驟及相應(yīng)工序，清楚何時形成何種文件，可以歸檔的文件有哪些，及時和施工單位進行有效溝通，及時了解實際工程施工進度。部分文件能歸檔應(yīng)及時進行歸檔，不要在工程竣工后才去歸檔，確保城建檔案不會無故流失;有的文件是歸檔于工程竣工之后，應(yīng)在施工結(jié)束的第一時間合理歸檔，與此同時還需認真對待鑒定檔案的工作，確保檔案的完整性、準確性。社會經(jīng)濟的發(fā)展使城市建設(shè)日新月異，對于檔案館而言也需及時了解城市工程建設(shè)實際動態(tài)。服務(wù)于一線，從根本抓起，走進基層，著手于形成、收集檔案。整合與保存原始檔案指導(dǎo)有關(guān)單位保證工作程序的完整性、系統(tǒng)性，由此保證工程、城建檔案的準確和完整性。

第三，城建檔案館應(yīng)盡快實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。數(shù)字化城建檔案館需及時轉(zhuǎn)變以往理念，朝著檔案智能化管理模式轉(zhuǎn)變。出于滿足新的經(jīng)濟發(fā)展與城市建設(shè)形勢要求，電子化工程、城建檔案是時代發(fā)展要求。一是對現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫進行不斷完善與補充。在此基礎(chǔ)上對中心數(shù)據(jù)庫進一步擴展，將相關(guān)資源庫依據(jù)數(shù)字化檔案館系統(tǒng)要求展開加工，借助網(wǎng)絡(luò)平臺為用戶提供聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，使工程、城建檔案不再是封閉的信息孤島，而是更具實效性，充分應(yīng)用在各個城建環(huán)節(jié)中。通過實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)可以突破館舍之間的空間束縛，能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案館之間的信息數(shù)據(jù)互通互聯(lián)，進而推廣為全國范圍的信息數(shù)據(jù)互聯(lián)，實現(xiàn)有條件地共享不同領(lǐng)域信息;二是針對原有館藏檔案開展數(shù)字化建設(shè)。在整合與分類館藏資料后有序進行數(shù)字化，一方面有助于延長館藏檔案資料壽命，另一方面還能提高利用的便捷程度。以互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息資源的輕松共享;三是城建檔案電子化收集、應(yīng)用及管理。在逐步接收電子檔案的基礎(chǔ)上，通過先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子檔案進行集中管理，可以在電子化環(huán)節(jié)中完成檔案相關(guān)工作，如形成檔案、接收檔案、管理檔案等。同時，還應(yīng)加大形成和收集電子工程、城建檔案力度，完善信息化檔案業(yè)務(wù)流程，升級館內(nèi)無紙化辦公系統(tǒng)，加強業(yè)務(wù)管理的自動化建設(shè)。

五、結(jié)束語

通過本文的簡要分析清楚看到，在城市建設(shè)過程中工程檔案、城建檔案所發(fā)揮的關(guān)鍵作用。出于滿足社會發(fā)展以及我國城市建設(shè)提出的具體要求，應(yīng)在城市建設(shè)過程中提高檔案管理的數(shù)字化、信息化水平。唯有如此，才可以為城市建設(shè)提供更好的服務(wù)，為其提供所需的信息資源，從而推動城市建設(shè)實現(xiàn)持續(xù)性發(fā)展。

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（作者單位：開遠市工程質(zhì)量監(jiān)督站）

作者簡介：李虹瑩（1981-），女，漢族，湖北興山人，本科，館員，研究方向：工程檔案管理和城建檔案作用方面。