文/陰丹丹(中鐵六局集團(tuán)有限公司)
在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展下,建筑企業(yè)得到越來越多的發(fā)展機(jī)遇,使得內(nèi)部市場競爭也日趨激烈。因而,為提高建筑企業(yè)的市場競爭優(yōu)勢,企業(yè)就務(wù)必要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作,財(cái)務(wù)管理工作的效率很大程度上決定著企業(yè)市場競爭優(yōu)勢,所以,建筑企業(yè)應(yīng)在財(cái)務(wù)管理模式上順應(yīng)技術(shù)發(fā)展,工作模式要向共享模式轉(zhuǎn)變,建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來進(jìn)行財(cái)務(wù)集中化管理,并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的共享。
作為一個(gè)高效的服務(wù)系統(tǒng),財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)模塊提供信息共享服務(wù),面對企業(yè)內(nèi)部的各部門,將財(cái)務(wù)人員集中化辦公并且資源集中化管理,并依據(jù)市場經(jīng)濟(jì)體制進(jìn)行各財(cái)務(wù)信息的歸納和統(tǒng)一規(guī)范化管理,再實(shí)現(xiàn)在企業(yè)間、部門間的信息集成化共享,以有限的成本為企業(yè)未來發(fā)展提供推動(dòng)力。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施能夠有效提高財(cái)務(wù)工作效率、節(jié)約運(yùn)營成本、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理,最終有助于提高企業(yè)的價(jià)值,幫助企業(yè)財(cái)務(wù)進(jìn)行智能化轉(zhuǎn)型。
建筑企業(yè)傳統(tǒng)模式下的財(cái)務(wù)處理工作,業(yè)務(wù)量龐大且各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)重復(fù)性高,眾多施工項(xiàng)目具有生產(chǎn)流動(dòng)性的特點(diǎn),有的集體企業(yè)分布在不同地區(qū),下屬的分公司規(guī)模龐大、流動(dòng)性強(qiáng)、整體難分決定了建筑企業(yè)的財(cái)務(wù)處理工作需要建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來提高其財(cái)務(wù)管理能力。建筑企業(yè)內(nèi)部建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,不僅具有精準(zhǔn)數(shù)據(jù)分析,還有著智能化的特點(diǎn),處理相關(guān)財(cái)務(wù)信息既快捷又準(zhǔn)確,還有預(yù)測分析的功能,因此某種程度上可以提高財(cái)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)把企業(yè)內(nèi)部所有財(cái)務(wù)信息整合起來,接著進(jìn)行統(tǒng)一處理,包括財(cái)務(wù)處理流程、核算標(biāo)準(zhǔn)以及各部門的信息等等,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)高度融合。相關(guān)負(fù)責(zé)人在工作中能夠擁有一套規(guī)范化的工作標(biāo)準(zhǔn)體系,有助于提高財(cái)務(wù)管理能力和財(cái)務(wù)信息效果。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的有效利用,是通過對各部門各業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行整合、匯總、處理、加工、再結(jié)構(gòu)化生成的具備可視化特點(diǎn)信息的過程,能夠有力地提高財(cái)務(wù)工作效率,也能被工作人員更加便捷有效地利用,智能化的系統(tǒng)處理信息的速度和效率非常高,提高了財(cái)務(wù)信息處理的準(zhǔn)確性。例如內(nèi)部工作人員利用線上審批來進(jìn)行財(cái)務(wù)的集中化核算,利用共享電子檔案實(shí)現(xiàn)無紙化辦公,財(cái)務(wù)人員集中化辦公實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)工作的智能化,進(jìn)而也降低了很多的人力物力成本,從而有效節(jié)約了企業(yè)的運(yùn)營成本。
在建筑企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過程中,發(fā)現(xiàn)有很多工作人員對服務(wù)中心的認(rèn)知不夠,更多的還沉湎在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式中,這無益于高效的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作用的發(fā)揮,也不利于企業(yè)的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展。首先,傳統(tǒng)財(cái)務(wù)思維和固定工作模式的束縛,使得建筑企業(yè)的很多員工對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的認(rèn)知不到位,對信息化建設(shè)重視遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,有的企業(yè)很多管理人員甚至都對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心沒有一個(gè)全面且深入的了解,無法有效發(fā)揮出管理人員的引導(dǎo)作用,致使員工也缺乏對其應(yīng)有的重視,而現(xiàn)階段最重要的是需要全員重視財(cái)務(wù)共享中心。其次,企業(yè)中的部分工作人員如經(jīng)辦人員或者是業(yè)務(wù)發(fā)起人員,因個(gè)人技能和專業(yè)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)不夠深入而對系統(tǒng)不熟悉,理解也不夠全面,使得部分員工無法有效利用信息系統(tǒng)來進(jìn)行財(cái)務(wù)信息處理[1]。此外,傳統(tǒng)人工式的財(cái)務(wù)管理模式任務(wù)繁重、工作效率低等特點(diǎn)使得員工無法有效落實(shí)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的運(yùn)用,由于對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心認(rèn)知不夠且難以駕馭此系統(tǒng),也會(huì)給財(cái)務(wù)工作帶來不可控的風(fēng)險(xiǎn)。因此導(dǎo)致的員工積極性不足問題,給建筑企業(yè)的健康發(fā)展帶來很大的阻礙作用。
在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的過程中,平臺(tái)內(nèi)各流程管理不夠合理,與實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r不一致,將會(huì)使得實(shí)際上的財(cái)務(wù)管理難以利用系統(tǒng)平臺(tái)發(fā)揮出高效作用。首先,在系統(tǒng)設(shè)計(jì)策劃前期,某些企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的員工對自身財(cái)務(wù)管理等相關(guān)業(yè)務(wù)流程認(rèn)知不夠全面,要提高財(cái)務(wù)工作效率就需要借助第三方軟件平臺(tái),而在其與系統(tǒng)開發(fā)人員就系統(tǒng)功能等進(jìn)行探討時(shí),由于對業(yè)務(wù)了解不夠而導(dǎo)致系統(tǒng)開發(fā)人員不能夠有效理解企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際情況,導(dǎo)致脫離于實(shí)際發(fā)展情況,系統(tǒng)平臺(tái)上的相關(guān)流程與實(shí)際對不上號。其次,系統(tǒng)建成投用以后,有些工作人員的專業(yè)綜合能力欠缺,對實(shí)際的業(yè)務(wù)流程也沒有一個(gè)基本的認(rèn)知就開始使用財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái),結(jié)果導(dǎo)致處理的財(cái)務(wù)信息與實(shí)際嚴(yán)重不符,使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確,缺乏有效性。例如,建筑企業(yè)在建設(shè)信息共享平臺(tái)前,如果員工并未充分考慮市場環(huán)境和企業(yè)自身的發(fā)展情況以及各業(yè)務(wù)的實(shí)際需求就開始進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā),最終將很容易導(dǎo)致花費(fèi)巨資打造的一體化財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)因?yàn)閷?shí)際發(fā)展了解不完善,而使得內(nèi)部流程管理落實(shí)不到位,降低流程管理的效率。
現(xiàn)階段,我國建筑企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)中還存在管理制度不夠完善。主要表現(xiàn)在:首先,在組織管理上,企業(yè)對財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)的劃分不夠準(zhǔn)確,并沒有建立在戰(zhàn)略導(dǎo)向上,所建立的系統(tǒng)內(nèi)部信息傳播有隔閡,獨(dú)立性強(qiáng),不利于財(cái)務(wù)信息的共享。并且管理人員對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)沒有一個(gè)明確的認(rèn)知,使得相關(guān)作用難以發(fā)揮。其次,企業(yè)對員工的系統(tǒng)使用滿意度也沒有落實(shí)定期的意見收集,對員工考核指標(biāo)更多的只是集中在單據(jù)數(shù)量上,而忽略了相關(guān)質(zhì)量問題,相關(guān)合理的績效考核制度不夠完善,從而導(dǎo)致員工的財(cái)務(wù)工作處理效率難以得到有效提高。此外,在人員管理方面,企業(yè)并沒有落實(shí)嚴(yán)格的選拔標(biāo)準(zhǔn),也沒有完善人員晉升體系,導(dǎo)致很難從根本上確保人員的專業(yè)素質(zhì)和能力,也難以激發(fā)員工工作的積極性,不利于提高員工的整體素質(zhì)[2]。例如,企業(yè)的財(cái)務(wù)共享模式中心如果其管理制度不完善,就會(huì)導(dǎo)致核算等財(cái)務(wù)作業(yè)機(jī)械化,并且服務(wù)共享中心的員工每天進(jìn)行反復(fù)性的會(huì)計(jì)核算工作,久而久之便失去了對整個(gè)會(huì)計(jì)核算流程的把握,不利于財(cái)務(wù)管理工作的有效落實(shí)。
企業(yè)的共享系統(tǒng)內(nèi)部分散的獨(dú)立財(cái)務(wù)組織自主性強(qiáng),導(dǎo)致企業(yè)的財(cái)務(wù)控制能力不夠。由于建筑企業(yè)規(guī)模較大且內(nèi)部都有很多的分支,企業(yè)內(nèi)部也有很多的部門,而各個(gè)部門都是有自己獨(dú)立的財(cái)務(wù)組織,這就導(dǎo)致獨(dú)立的財(cái)務(wù)組織信息共享性不足,使得財(cái)務(wù)部與其他部門間欠缺高效的交流溝通。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)向各部門傳遞信息,是借助服務(wù)平臺(tái)將項(xiàng)目業(yè)務(wù)信息內(nèi)容上傳至服務(wù)平臺(tái),接著由財(cái)務(wù)共享服務(wù)工作人員依據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審查,因?yàn)樨?cái)務(wù)工作人員自身能力不夠而導(dǎo)致只看到單純的數(shù)據(jù),與各部門缺乏及時(shí)有效的溝通,對實(shí)際業(yè)務(wù)的認(rèn)知也會(huì)出現(xiàn)誤差和問題,導(dǎo)致難以真實(shí)了解到企業(yè)的財(cái)務(wù)情況。例如,某建筑企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)工作時(shí),并未有效結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展需求以及市場的變動(dòng)情況,導(dǎo)致建設(shè)的服務(wù)平臺(tái)不僅無法有效地幫助其處理有關(guān)財(cái)務(wù)管理工作,反而還加大了投資成本并造成了不小的損失,另外系統(tǒng)建設(shè)時(shí)的溝通交流不當(dāng)也是其建設(shè)不規(guī)范的重要原因。
為提高員工財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心思想意識、降低財(cái)務(wù)共享的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)就需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心思想的構(gòu)建,要認(rèn)可共享核心理念,順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢,大力宣傳信息共享系統(tǒng)在財(cái)務(wù)工作中的作用與重要性,企業(yè)可以通過舉行專題討論會(huì)、部門交流會(huì)、媒體投放等形式來提高員工對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的認(rèn)知和重視。與此同時(shí),通過適度的方式宣傳策劃財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的專業(yè)知識及應(yīng)用,對員工還可以進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、直接參與財(cái)務(wù)共享操作并且指導(dǎo)財(cái)會(huì)人員實(shí)際操作等方式,來提高員工的財(cái)務(wù)信息化業(yè)務(wù)水平[3]。此外,企業(yè)管理人員還應(yīng)著重關(guān)注財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)情況,需要其全面認(rèn)識共享中心的重要性,從而可以借助自身的引導(dǎo)帶動(dòng)作用,促使更多的員工提高對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的認(rèn)識。例如,某企業(yè)內(nèi)部通過加強(qiáng)員工對財(cái)務(wù)共享中心認(rèn)識和重視,使員工能夠從心理上去接受它,進(jìn)而能夠發(fā)揮能動(dòng)作用去利用共享服務(wù)中心,這樣財(cái)務(wù)管理工作就能順利實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展,財(cái)務(wù)工作模式也能更加智能化,為建筑企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供推動(dòng)力。
為有效落實(shí)對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)流程管理的優(yōu)化,建筑企業(yè)應(yīng)建立健全內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu),通過完善企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)來提高各部門各業(yè)務(wù)間的工作效率。首先,相關(guān)人員在與系統(tǒng)開發(fā)人員進(jìn)行溝通交流時(shí)應(yīng)更多建立在對自身業(yè)務(wù)各項(xiàng)流程情況全面了解的基礎(chǔ)上,要確保相關(guān)人員和程序員都務(wù)必要對內(nèi)部戰(zhàn)略目標(biāo)有一個(gè)清晰準(zhǔn)確的認(rèn)知,使系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作順利推進(jìn);其次,要健全流程內(nèi)部組織結(jié)構(gòu),對預(yù)算工作核算工作、資金結(jié)算工作、總賬及財(cái)務(wù)報(bào)表出具工作進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化,可以成立財(cái)務(wù)核算小組,主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的預(yù)算、核算以及資金的結(jié)算、記賬工作,合理化分配各部門成員,挑選專業(yè)素質(zhì)高的人員直接進(jìn)行操作。最后,就是將財(cái)務(wù)相關(guān)預(yù)算等工作嵌入到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)中,嵌入過程中要認(rèn)真核查相關(guān)流程的合理性,在確保相關(guān)流程安全合理后,委托設(shè)計(jì)人員在系統(tǒng)中加入相關(guān)流程,并派員工直接參與信息化工作,以此來保障流程管理的合理性[4]。此外,對系統(tǒng)中的相關(guān)流程管理要進(jìn)行定期優(yōu)化,可以提高員工對最新的會(huì)計(jì)政策或者財(cái)務(wù)法律法規(guī)掌握程度,再將其嵌入系統(tǒng)中,并且根據(jù)自身每天不同的發(fā)展情況來合理利用共享系統(tǒng),從而提高流程管理效率。
建筑企業(yè)要完善共享平臺(tái)的管理制度,就要先轉(zhuǎn)變發(fā)展管理理念,建立在自身內(nèi)部財(cái)務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)上,確保財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)管理制度的合理性。在組織結(jié)構(gòu)上,企業(yè)要對內(nèi)部進(jìn)行深入的研究分析,要對自身的戰(zhàn)略目標(biāo)加強(qiáng)了解,以求能夠以戰(zhàn)略目標(biāo)為發(fā)展基礎(chǔ)來提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平。并且財(cái)務(wù)共享中心的標(biāo)準(zhǔn)化體系和信息系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)能夠滿足管理一致性需求。其次,在人才管理上,務(wù)必要完善相關(guān)的人才培養(yǎng)機(jī)制,要明確各部門各業(yè)務(wù)所需的專業(yè)性人才,要針對性地培養(yǎng)專業(yè)人才,在培養(yǎng)的過程中也可以適當(dāng)加入多元化思維。在人員晉升方面,也要落實(shí)相關(guān)企業(yè)內(nèi)部的晉升政策,晉升政策應(yīng)與員工的薪酬相掛鉤,在某種程度上也可以提高員工的工作積極性,從而也有利于自身的職業(yè)生涯晉升。此外,還要完善相關(guān)的績效考核機(jī)制,考核指標(biāo)應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)水平、質(zhì)量管理、業(yè)務(wù)效率和現(xiàn)場管理等幾個(gè)維度標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)來進(jìn)行設(shè)置,增加考核結(jié)果的準(zhǔn)確性和合理性,并且要對設(shè)置的考核指標(biāo)進(jìn)行定期地優(yōu)化調(diào)整,對考核結(jié)果好的部門人員要進(jìn)行相應(yīng)的嘉獎(jiǎng),激發(fā)其工作成就感。例如,某建筑企業(yè)建立的財(cái)務(wù)管理報(bào)表系統(tǒng)能夠精確地提煉和展現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資金、債務(wù)、銀行賬戶等相關(guān)信息,并能夠即時(shí)查詢在上線企業(yè)的經(jīng)營狀況。同時(shí)BI統(tǒng)計(jì)分析功能的研發(fā)并投用極大發(fā)揮了財(cái)務(wù)信息的共享和處理能力,充分體現(xiàn)了企業(yè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的重要意義[5]。
首先,系統(tǒng)內(nèi)必要的溝通交流機(jī)制,是確保相關(guān)財(cái)務(wù)信息得以有效流通至各人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分析整合工作落實(shí)的基本保障。建筑企業(yè)要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的共享,提高信息傳播效率,就要首先落實(shí)各部門間各業(yè)務(wù)的系統(tǒng)應(yīng)用,通過利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來對企業(yè)內(nèi)部如會(huì)計(jì)核算、資金管理、財(cái)務(wù)報(bào)告編制進(jìn)行相關(guān)制度的完善,以及通過信息共享系統(tǒng)促進(jìn)預(yù)算管控工作、風(fēng)險(xiǎn)管控工作和輔助決策支持等其他共享增值業(yè)務(wù)的服務(wù)工作效率,通過一系列的業(yè)務(wù)制度完善,能夠使得員工更加高效地進(jìn)行應(yīng)用,對系統(tǒng)也能有一個(gè)更加系統(tǒng)的認(rèn)知[6]。其次,提高人員對其的關(guān)注程度,加強(qiáng)管理人員對財(cái)務(wù)信息的管理力度,各部門間員工務(wù)必要提高財(cái)務(wù)信息敏感度,利用自己的洞察力使自己主動(dòng)去關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)部共享的信息。此外,要提升財(cái)務(wù)信息的傳播效率以及員工的接受利用效率,就要將完善的交流機(jī)制嵌入至系統(tǒng)中,當(dāng)系統(tǒng)中有審核未通過的單據(jù)信息或一些其他的工作問題信息時(shí),系統(tǒng)可以將信息直接推送到個(gè)人,并發(fā)起通知,以此避免了多余的操作,可以節(jié)省不少時(shí)間,員工在接收到信息也可以對發(fā)布者進(jìn)行一個(gè)反饋的過程。這也就是說一個(gè)完善的信息共享系統(tǒng),不僅能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)信息有著及時(shí)分享、自動(dòng)推送的作用,也能夠高效完成自動(dòng)化信息匹配功能,幫助企業(yè)從“信息孤島”中擺脫出來,進(jìn)而提高財(cái)務(wù)信息傳播效率,發(fā)揮出共享系統(tǒng)的信息高效溝通與及時(shí)反饋功能,極大地促進(jìn)建筑企業(yè)的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型進(jìn)程。
綜上可以得出,在現(xiàn)階段建筑企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)較大,要在這種競爭壓力下脫穎而出,就需要提高自身的競爭優(yōu)勢,并要順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。具體應(yīng)該做到:首先,企業(yè)要提高員工對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心職能的認(rèn)知,要認(rèn)識到共享系統(tǒng)的建立對企業(yè)的發(fā)展有著什么樣的作用;其次,還要完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu),優(yōu)化系統(tǒng)內(nèi)部流程管理;再者,要建立健全財(cái)務(wù)共享管理制度,對內(nèi)部各部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理,以此來進(jìn)行針對性的制度優(yōu)化;最后,要完善內(nèi)部溝通交流機(jī)制,提高信息的分享效率。此外,還應(yīng)提高員工的整體專業(yè)綜合能力,以能力來應(yīng)對信息化建設(shè)的問題,進(jìn)而共同促進(jìn)建筑企業(yè)的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型工作。