論檔案形成者

摘? 要：檔案實(shí)體形成者、檔案事物管理者和檔案信息利用者，為檔案活動(dòng)三主體。檔案形成者是檔案實(shí)踐本體的代表，處于第一主體的地位，是整個(gè)檔案體系中的意義創(chuàng)造者。檔案形成者具有突出的實(shí)踐性與廣泛性，分為個(gè)人形成者與機(jī)構(gòu)形成者，并以機(jī)構(gòu)形成者為主。他們具有形成與運(yùn)行文件、臨時(shí)保管檔案實(shí)體和整理歸檔的職責(zé)，并對(duì)自己形成的檔案具有所有權(quán)，這些職責(zé)的主要承擔(dān)者是特殊責(zé)任形成者。檔案形成者在形成檔案的過程中會(huì)產(chǎn)生一種較明顯的意識(shí)惰性，需要提升檔案意識(shí)和加強(qiáng)制度保障加以克服。

關(guān)鍵詞：檔案;檔案主體;檔案形成者;檔案實(shí)體;惰性律

Abstract： The archival entity formers， archival thing managers and archival information users are the three subjects of archival activities. The archival formers are representatives of the ontology of archival practice， in the position of the first subject， the creators of meaning in the entire archival system. Archival formers have a prominent practical and extensive nature， divided into individual and institutional formers， and dominated by institutional formers. They have the responsibility of forming and running documents， temporary custody of archival entities and organizing and filing， and have ownership of the records they form， and the primary bearers of these responsibilities are special responsibility formers. The process of forming Archives creates a more obvious consciousness inertia that needs to be overcome by raising archival awareness and strengthening institutional safeguards.

Keywords： Archives; Archives subject; Archival formers; Archival entities;Law of laziness

1 引言

筆者這里所說的檔案形成者，是指檔案實(shí)體的形成者而非檔案事物的形成者。檔案實(shí)體是指作為檔案的基礎(chǔ)與本源的文件與零次文獻(xiàn)，即形成檔案前的原始符號(hào)記錄（或稱“文件及其他原始記錄”）。

檔案實(shí)體的形成者（簡稱檔案形成者）、檔案事物的管理者（通常稱為檔案工作者）與檔案信息的利用者（通常稱為檔案利用者），筆者稱之為檔案三主體。

在中國檔案學(xué)界，對(duì)檔案工作者和檔案利用者的研究較多，對(duì)檔案形成者的研究很少，對(duì)檔案三主體的整體性研究就更難得一見。檔案形成者在三主體中具有前提與主導(dǎo)地位，是檔案實(shí)踐本體的代表，對(duì)檔案和檔案工作都具有至關(guān)重要的意義。在認(rèn)識(shí)上、理論上解決檔案形成者的問題，不論對(duì)檔案學(xué)理論還是檔案工作實(shí)踐，都具有重要意義。同時(shí)，將檔案形成者納入到檔案主體的范疇中，建立檔案三主體的概念，才可以補(bǔ)上整個(gè)檔案主體邏輯鏈條上的一個(gè)關(guān)鍵的綱領(lǐng)性的環(huán)節(jié)，整個(gè)檔案主體的邏輯鏈條才能完整，才能綱舉目張。

沒有檔案形成者，何來檔案的形成，何來檔案的管理與應(yīng)用。所以，檔案形成者的問題，是檔案學(xué)的一個(gè)重大問題。關(guān)于這個(gè)問題研究的缺失，是一個(gè)重大的缺失。同時(shí)，解決檔案形成者問題，是進(jìn)一步解決檔案三主體及其相互關(guān)系的問題的前提。解決了這些問題之后，檔案主體理論才是比較完整的成型的理論。

關(guān)于以上問題，學(xué)術(shù)界此前缺乏整體的有針對(duì)性的專門研究，但也不是完全沒有涉及，在檔案著錄、檔案意識(shí)、檔案定義等相關(guān)問題中都有所涉及。但此前的研究缺少獨(dú)立的檔案形成者的問題意識(shí)，少見較完整的有針對(duì)性的研究成果。本文將針對(duì)檔案形成者問題進(jìn)行專門研究。

2 檔案形成者的概念與地位

2.1 關(guān)于檔案形成者概念的一般表述

嚴(yán)格地說，檔案形成者并不是檔案事物本身的形成者，而是檔案實(shí)體的形成者，即檔案的本源——原始符號(hào)記錄（簡稱原始記錄，包括文件與零次文獻(xiàn)）的形成者。檔案形成者只是它的簡稱或習(xí)慣用法。他們是檔案所對(duì)應(yīng)的實(shí)踐活動(dòng)的主體，是在實(shí)踐活動(dòng)中形成與運(yùn)用文件及其他原始符號(hào)記錄并將其歸檔的行為主體，即檔案實(shí)體形成的行為主體。

檔案形成者的涵蓋面極廣，幾乎包括所有人類實(shí)踐活動(dòng)的參與者，甚至包括檔案工作者本身。他們包括“任何法人或自然人”或稱“國家、非國有組織和個(gè)人”“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人”。創(chuàng)造檔案實(shí)體的具體實(shí)踐主體可能以“個(gè)人”為單位，但這些“個(gè)人”多是某一機(jī)構(gòu)的成員，其創(chuàng)造檔案實(shí)體的實(shí)踐行為多是一種職業(yè)行為，這種行為的本質(zhì)是群體行為的一部分。而且，一份檔案實(shí)體的形成多數(shù)是多人協(xié)作的結(jié)果。所以，檔案形成者的主要形式是具有專門實(shí)踐對(duì)象的獨(dú)立的單一社會(huì)群體。特殊情況下也可能為多元的群體主體（或稱聯(lián)合群體主體）。

關(guān)于檔案形成者，學(xué)者們還有一種特殊方式的表述：“在任何一組這樣的東西（文件）的背后，都有一個(gè)人格化的影子存在，或作為一個(gè)機(jī)關(guān)，或作為一個(gè)組織，或作為一個(gè)機(jī)關(guān)組織下設(shè)機(jī)構(gòu)，或作為一個(gè)家庭以及個(gè)人。這一人格化的影子，就是這些文件的制作者和最初的實(shí)際擁有者。全部這些文件，就是圍繞它背后這一個(gè)個(gè)人格化的影子（即文件的制作者和最初擁有者）的活動(dòng)產(chǎn)生，并組成一個(gè)個(gè)單元。于是我們把這樣的文件單元在這個(gè)單元內(nèi)的文件稱作檔案?！盵1]

此外，檔案形成者與另外一個(gè)概念——檔案所有者密切相關(guān)。在正常情況下，檔案形成者就是檔案所有者，他們是享有檔案的所有權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法人或自然人。這種所有權(quán)形式被稱為自物權(quán)。由于檔案是檔案形成者在自己的實(shí)踐活動(dòng)中形成的，所以檔案形成者（所有者）擁有最完整的檔案物權(quán)——檔案所有人有權(quán)利在合法的范圍內(nèi)對(duì)自己所擁有的檔案進(jìn)行全面、自主的使用和支配，享有占有、使用、收益和處分等最完整的物權(quán)。

2.2 相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)中關(guān)于“檔案形成者”的規(guī)定

此前，學(xué)術(shù)界較少關(guān)注檔案形成者問題，因此也缺少對(duì)檔案形成者定義的理論闡釋。而與檔案形成者定義有關(guān)的主要是一些著錄標(biāo)準(zhǔn)和檔案法的相關(guān)定義：首先，“檔案形成者”是檔案著錄項(xiàng)中不可缺少的內(nèi)容，相關(guān)著錄標(biāo)準(zhǔn)中皆有相關(guān)定義;其次，檔案法中的檔案定義一般也不會(huì)缺少關(guān)于檔案形成者的內(nèi)容。舉例如下：

國際檔案理事會(huì)2000年頒布的《國際檔案著錄通用標(biāo)準(zhǔn)》（General International Standard Archival Description，ISAD（G））將著錄項(xiàng)“形成者”（Creator）定義為“個(gè)人或組織的活動(dòng)中形成、積累和維護(hù)檔案記錄的組織機(jī)構(gòu)、家庭或個(gè)人”。

法國《法蘭西共和國檔案法》（1979）中表述的檔案定義：“檔案是任何自然人或法人，任何國家機(jī)關(guān)和組織，或任何私人機(jī)構(gòu)和組織，在執(zhí)行自己的職能時(shí)制作的或收到的全部文件，它不受其形成日期、形式和制成材料限制?！盵2]該定義提到的檔案形成者是“任何自然人或法人，任何國家機(jī)關(guān)和組織，或任何私人機(jī)構(gòu)和組織”。

我國現(xiàn)行的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）中并沒有對(duì)形成者及相關(guān)概念的表述，唯一涉及檔案形成者的是著錄項(xiàng)“責(zé)任者”，標(biāo)準(zhǔn)中將其解釋為“責(zé)任者，也稱作者，是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人”。

2020版《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！边@里所說的檔案形成者為從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人”。

由以上可見，國內(nèi)外相關(guān)法規(guī)當(dāng)從整體上定義檔案形成者的性質(zhì)與范疇時(shí)，一般有兩個(gè)基本點(diǎn)：第一，檔案形成者包含所有實(shí)踐活動(dòng)的承擔(dān)者，他們包括所有集體和個(gè)人，或所有自然人和法人;第二，檔案形成者是檔案內(nèi)容的創(chuàng)造者，并對(duì)檔案的形成、積累和維護(hù)負(fù)有責(zé)任。

2.3 檔案定義中的“檔案形成者”

多數(shù)檔案定義都包括了檔案形成者的要素，但表述不盡相同。1898年出版的《檔案的整理與編目手冊(cè)》（《荷蘭手冊(cè)》）給檔案下的定義是：“某一行政機(jī)關(guān)或某一官員正式收到或產(chǎn)生的并指定由該機(jī)關(guān)或官員保管的文件、圖樣和印制品的總和。”“一個(gè)檔案全宗是下列各種文件的整體，這些文件便是一行政單位或它的一個(gè)行政人員所正式受理或產(chǎn)生的，并經(jīng)指定由該單位或該行政人員保管的書寫文件、圖片和印刷品?！盵3]該定義提到的檔案形成者是“某一行政機(jī)關(guān)或某一官員”“一行政單位或它的一個(gè)行政人員”。

1953年出版的法國沃爾夫?qū)だ哺鶕?jù)阿道夫·布倫內(nèi)克演講、報(bào)告匯編的《檔案學(xué)》給檔案下的定義是：“在某一自然人或法人的法律性或事務(wù)性活動(dòng)中產(chǎn)生，并作為以往活動(dòng)之查考資料和證據(jù)存放在特定場所永久保存的文件和文獻(xiàn)的總和?！盵4]該定義提到的檔案形成者是“某一自然人或法人”。

1975年版《美國大百科全書》給檔案下的定義是：“‘檔案是指政府機(jī)關(guān)（公共檔案）、各種機(jī)構(gòu)（機(jī)構(gòu)檔案）、各種企業(yè)（商務(wù)檔案）以及家庭和個(gè)人（家庭和私人檔案）所產(chǎn)生的各種文件記錄，等等?！盵5]該定義提到的檔案形成者是“政府機(jī)關(guān)、各種機(jī)構(gòu)、各種企業(yè)以及家庭和個(gè)人”。

1949年出版的殷鐘麒《中國檔案管理新論》一書給檔案下的定義是：“檔案者一機(jī)關(guān)中文書處理手續(xù)完畢后，集合收發(fā)文件及有關(guān)之附件，匯案編制，分別門類，庋藏箱櫥，備長期參考之卷冊(cè)也。”[6]該定義涉及的檔案形成者是“一機(jī)關(guān)”。

吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》（1988年）給檔案下的定義是：“檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。”[7]該定義提到的檔案形成者是“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人”。

關(guān)于檔案形成，從各種著述中可以歸納為兩種基本情況：第一，將檔案形成者歸納為“政府機(jī)關(guān)、各種機(jī)構(gòu)、各種企業(yè)以及家庭和個(gè)人”，即從事人類實(shí)踐活動(dòng)的所有自然人與法人;第二，將檔案形成者說成是“行政單位或它的行政人員”。這種情況在西方和中國近代（主要是民國時(shí)期）和現(xiàn)代早期比較普遍。

西方的檔案觀念以公共檔案為主，所有其形成者常常被說成是“機(jī)關(guān)及行政人員”。如著名的《檔案的整理 與 編 目 手 冊(cè)》 （ Handleidin voor het ordenen en beschrijven van archieven，1898） 中，給“檔案”所下的定義是： “某一行政機(jī)關(guān)或某一官員正式收到或產(chǎn)生的并指定由該機(jī)關(guān)或官員保管的文件、圖樣和印制品的總 和?！盵8]英國檔案學(xué)家希拉里·詹金遜爵士于1922年為檔案下的定義是： “某一行政管理或行政事 務(wù)（ 無論為公共的還是私人的） 實(shí)施過程中所擬 就或使用，成為該事務(wù)過程的組成部分，事后由該 事務(wù)過程之負(fù)責(zé)人或其合法繼承者保管以備不時(shí) 查考的各種文件。”[9]

中國近代（主要是民國時(shí)期）和現(xiàn)代早期人們的視界也主要局限于機(jī)關(guān)或企業(yè)。如：曾三同志在 1960 年認(rèn) 為： “檔案是本機(jī)關(guān)（ 包括工廠企業(yè)） 在工作和生 產(chǎn)中形成的文書材料、技術(shù)文件、影片、照片、錄音 帶等，經(jīng)過一定的立卷歸檔制度而集中保管起來 的材料?！盵10]

2.4 檔案形成者在檔案三主體中的地位

檔案三主體，包括形成者、管理者與利用者。其中，檔案形成者是第一主體，在檔案三主體中具有邏輯在先和意義創(chuàng)造者的地位。

王榮聲、王玉聲曾這樣闡述過檔案形成者的重要地位：“檔案的行為主體，乃是檔案的核心所在?！薄半x開行為主體就沒有檔案，行為主體乃檔案的核心所在。我們不能離開行為主體討論檔案的存在及社會(huì)意義?！盵11]他們?cè)谶@里使用了“核心”的概念來強(qiáng)調(diào)檔案形成者的地位。除此之外，在檔案三主體中檔案形成者的地位還可以使用“意義創(chuàng)造者”“龍頭”“前提與規(guī)定意義”“首要”“檔案實(shí)踐本體的代表者”這些更豐富、更準(zhǔn)確的定位。從整個(gè)檔案活動(dòng)和檔案體系而言，檔案形成者的確是“核心”。但從檔案管理而言，檔案工作者無疑是“核心”。所以，使用一些更準(zhǔn)確清晰的概念來定位檔案形成者以及檔案管理者、利用者更好一些。具體地說，檔案形成者在檔案三主體中具有如下地位：

第一，程序在前，順序定位。與檔案工作者與檔案利用者相比，檔案形成者在程序上處于前端，具有“龍頭”“前提”“首要”的地位。沒有檔案形成者，也就沒有檔案工作者與檔案利用者。

第二，邏輯在先，“形成定性”。檔案形成者是檔案的“意義創(chuàng)造者”，是“檔案實(shí)踐本體的代表者”。他們是創(chuàng)造檔案的人類實(shí)踐活動(dòng)的承擔(dān)者，沒有他們，就沒有人類實(shí)踐，就沒有檔案實(shí)體。檔案工作者與檔案利用者的活動(dòng)也就失去了存在的意義。檔案形成者是對(duì)檔案本身具有決定意義的主體，他決定了檔案的內(nèi)容是什么，檔案的屬性和所有權(quán)，檔案的利用范圍，等等，我們可以稱之為檔案的“形成定性”。與檔案機(jī)構(gòu)的“歸屬定性”一樣，檔案的“形成定性”也是由檔案實(shí)踐本體決定的，是檔案實(shí)踐本體論的內(nèi)涵之一。

第三，檔案管理的重要因素與依據(jù)。檔案形成者的工作內(nèi)涵對(duì)后續(xù)的檔案保管與利用具有“規(guī)定意義”，如要“確保檔案的著錄能夠反映共同形成者的觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)、表達(dá)和認(rèn)知方式”。[12]

檔案管理人員根據(jù)對(duì)檔案形成者特別是對(duì)機(jī)構(gòu)形成者的識(shí)別來進(jìn)行檔案的整理、著錄、鑒定等工作，并最終轉(zhuǎn)換成全宗、案卷等管理形式，以實(shí)現(xiàn)檔案的有序化管理，并進(jìn)而影響到了后續(xù)的檢索、利用等諸多環(huán)節(jié)。“來源原則”說到底就是“機(jī)構(gòu)形成者原則”。

第四，檔案形成者在不同實(shí)踐場景下會(huì)演變?yōu)闄n案利用者。檔案形成者形成檔案的目的就是在未來的實(shí)踐中再利用這些檔案。而且，這些形成者也是檔案信息適用實(shí)踐活動(dòng)的承擔(dān)者。所不同的是，利用者的實(shí)踐場景和活動(dòng)目的與形成者的實(shí)踐場景和工作目的發(fā)生了變化，群體成員也會(huì)或多或少地發(fā)生變化。

在實(shí)踐中，不論是本單位的檔案形成者還是公共服務(wù)領(lǐng)域中檔案形成者，它們都會(huì)在較大程度上與檔案利用者發(fā)生重疊。這種重疊包括廣義的重疊與狹義的重疊。從廣義上來說，檔案的形成者就是檔案的利用者，它們都是人類實(shí)踐活動(dòng)的承擔(dān)者。從狹義上來說，即從具體的直接的重疊角度來說，在單位內(nèi)部，兩者的重疊度會(huì)很高;在公共服務(wù)部門，重疊度會(huì)相對(duì)低一些，但整體重疊程度仍較高。如：購房者利用的房產(chǎn)檔案，多數(shù)是自己參與形成的。

總之，檔案形成者是檔案實(shí)踐本體的行為主體，是實(shí)踐行為的發(fā)起者與實(shí)施者，他賦予檔案的意義與內(nèi)涵。因此，檔案形成者在整個(gè)檔案體系中具有龍頭意義，是整個(gè)檔案體系中意義創(chuàng)造者，它對(duì)檔案管理與檔案利用具有前提與規(guī)定意義，在整個(gè)檔案體系中處于首要地位，是檔案實(shí)踐本體的代表者。

2.5 檔案形成者在檔案管理體系中的重要性

就檔案管理活動(dòng)而言，檔案形成者具有兩個(gè)方面的重要作用：第一，檔案形成者在邏輯上是檔案的第一主體，他們形成檔案實(shí)體并將其歸檔，是歸檔環(huán)節(jié)的責(zé)任人，所以他們是檔案管理活動(dòng)的“始作俑者”;第二，檔案形成者在形成檔案實(shí)體的過程中，會(huì)通過自己的實(shí)踐活動(dòng)，將種種烙印打在檔案身上，形成種種“檔案形成者要素”。所以，盡管檔案形成者在完成歸檔使命后，并不直接參與檔案管理工作，但這些“形成者要素”仍然在檔案管理活動(dòng)中發(fā)揮著重要作用，是開展檔案管理活動(dòng)的重要的依據(jù)要素。檔案管理人員根據(jù)對(duì)種種檔案形成者要素特別是對(duì)種種機(jī)構(gòu)形成者要素的識(shí)別等，來進(jìn)行檔案的整理、著錄、鑒定等工作，并最終轉(zhuǎn)換成全宗、案卷等管理形式，以實(shí)現(xiàn)檔案的有序化管理，并進(jìn)而影響到了后續(xù)的檢索、利用等諸多環(huán)節(jié)。著名的“來源原則”說到底就是“機(jī)構(gòu)形成者原則”，實(shí)際上就是“檔案形成者要素”在檔案管理活動(dòng)中發(fā)揮作用的一種具體反映。

3 檔案形成者的特點(diǎn)與分類

3.1 檔案形成者的特點(diǎn)是具有突出的實(shí)踐性與廣泛性

檔案本體是實(shí)踐本體，所以檔案形成主體具有突出的實(shí)踐性，即檔案是主體在其實(shí)踐活動(dòng)中形成。從某種意義上講，實(shí)踐主體就是檔案形成主體?！坝捎诒环Q作檔案的文件是擁有這些文件的行為者在其實(shí)踐活動(dòng)中制作或收到的原本文件，也由于建立一種體系對(duì)這些文件實(shí)現(xiàn)保管和利用乃是行為者實(shí)踐活動(dòng)的需要，因而我們說‘檔案是人的社會(huì)實(shí)踐的產(chǎn)物?！盵13]

原則上講，在現(xiàn)代社會(huì)，所有人類實(shí)踐活動(dòng)的參與者都是檔案形成者，檔案形成者具有極強(qiáng)的廣泛性，所有人都與檔案有關(guān)，都與檔案的形成有關(guān)。從這個(gè)角度講，檔案形成者在人員組成上幾乎等同于社會(huì)的全體實(shí)踐者，這是檔案形成者的一個(gè)重要特點(diǎn)。

檔案在人類實(shí)踐中無處不在，這一點(diǎn)在檔案分類上有較充分的表現(xiàn)：有多少人類實(shí)踐活動(dòng)形式就有多少檔案，就有多少檔案形成主體。如《中國檔案分類法》按人類實(shí)踐活動(dòng)領(lǐng)域?qū)n案分為19個(gè)基本大類：A 中國共產(chǎn)黨黨務(wù)，B 國家政務(wù)總類，C 政法，D 軍事，E 外交，F(xiàn) 政協(xié)、民主黨派、群眾團(tuán)體，G 文化、教育、衛(wèi)生、體育，H 科學(xué)研究，J 計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)管理，K 財(cái)政、金融，L 貿(mào)易、旅游，M 農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利，N 工業(yè)，P 交通運(yùn)輸，Q 郵電，R 城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)，S 環(huán)境保護(hù)、土地管理，T 海洋、氣象、地震、測(cè)繪，U 標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、專利等。這個(gè)分類體系充分體現(xiàn)了檔案實(shí)踐本體的思想，也反映了檔案形成主體的實(shí)踐性和廣泛性。

3.2 檔案形成者的分類

我們可以從多個(gè)角度對(duì)檔案形成者分類，但無論從怎樣的角度劃分，歸根結(jié)底都是實(shí)踐的角度。

從實(shí)踐內(nèi)容角度，有什么檔案，就有對(duì)應(yīng)的檔案形成者。我們可以按照《中國檔案分類法》對(duì)檔案種類的劃分，將檔案形成者劃分為中國共產(chǎn)黨黨務(wù)檔案形成者、國家政務(wù)檔案形成者等19個(gè)基本大類。

從實(shí)踐主體的存在形式角度，我們可以將檔案形成者劃分為個(gè)人形成者與機(jī)構(gòu)形成者。個(gè)人形成者是指形成檔案的行為是一種非社會(huì)性的私人活動(dòng)?！皺C(jī)構(gòu)形成者”或稱“集體形成者”是指檔案形成主體是機(jī)關(guān)、團(tuán)體或其他人類實(shí)踐活動(dòng)單位。在多數(shù)情況下，檔案形成活動(dòng)是一種社會(huì)性活動(dòng)。在這種情況下，個(gè)人活動(dòng)是一種與組織機(jī)構(gòu)有關(guān)的工作行為，這個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有個(gè)人，都是以組織機(jī)構(gòu)一分子的形式存在的，是作為單位成員的角色存在的，他形成檔案實(shí)體的行為是一種職務(wù)行為。機(jī)構(gòu)或集體才是檔案的真正形成者和所有權(quán)的歸屬者。機(jī)構(gòu)形成者以單一單位為主，但也有一些檔案實(shí)體由多個(gè)單位聯(lián)合形成，即它們具有平行的多重來源。

在機(jī)構(gòu)中，檔案實(shí)體的形成者一般不會(huì)是單位的全體成員，但也不會(huì)只是單獨(dú)的個(gè)人，檔案實(shí)體的形成者往往包括許多參與者與相關(guān)人，我們把所有參與者與相關(guān)人稱為“共同形成者”。這種非單獨(dú)個(gè)人的“共同形成者”在機(jī)構(gòu)形成者中具有普遍性，這是由社會(huì)性實(shí)踐的集體性、分工合作性決定的。

從實(shí)踐客體的所有權(quán)屬性角度，我們還可以將檔案形成者分為國有檔案形成者與非國有檔案形成者。

4 檔案形成者的職責(zé)、權(quán)利與檔案意識(shí)

原始符號(hào)記錄的形成者因工作需要形成各種記錄，他們對(duì)自己形成的工作記錄具有相應(yīng)的責(zé)任與權(quán)利，并形成一定的檔案意識(shí)。

4.1 檔案形成者的職責(zé)

這里所說的檔案形成者的職責(zé)，并不是一個(gè)人的職責(zé)，而是一個(gè)單位內(nèi)多個(gè)相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)分工。一般來說由相關(guān)業(yè)務(wù)人員和行政人員（秘書、文書、辦公室主任）等共同完成。

4.1.1 檔案形成者職責(zé)綜述。 一個(gè)事物從形成到消亡，是一個(gè)完整的生命運(yùn)動(dòng)過程。原始符號(hào)記錄也不例外。所不同的是，轉(zhuǎn)化為檔案的原始符號(hào)記錄具有兩個(gè)既連續(xù)又相對(duì)獨(dú)立的生命過程，因此我們又稱之為兩次事物。其中，首先形成的文件和零次文獻(xiàn)為一次事物（人們通常只提到文件），檔案為二次事物。在這兩次事物運(yùn)行過程中，原始符號(hào)記錄的形成與管理主體、價(jià)值形態(tài)、管理空間等都有所變化。

如圖1所示，以文件為例，原始符號(hào)記錄二次事物的完整生命周期包括：文件起草與形成→文件的運(yùn)行→臨時(shí)保管→歸檔→檔案接收與整理→長期保管→利用→銷毀。其中，一次事物的運(yùn)行過程與檔案形成者的基本職責(zé)是：文件的起草與形成→文件的運(yùn)行→臨時(shí)保管→歸檔。

4.1.2 檔案形成者的具體職責(zé)

第一，形成與運(yùn)行文件的職責(zé)。形成文件及其他原始記錄（檔案實(shí)體），是檔案形成者全部實(shí)踐內(nèi)容和實(shí)踐職責(zé)的有機(jī)組成部分，是應(yīng)盡之責(zé)、應(yīng)有之義。檔案實(shí)體的形成過程，就是人類實(shí)踐活動(dòng)的過程，這是檔案實(shí)踐本體論[14]的重要內(nèi)涵。檔案形成者形成檔案實(shí)體的職責(zé)，說到底就是其實(shí)踐活動(dòng)本身的職責(zé)。

檔案學(xué)界關(guān)于檔案形成與人類實(shí)踐的關(guān)系，有較多的研究和較深刻的認(rèn)識(shí)。如：“檔案是各種機(jī)關(guān)組織和個(gè)人在特定的社會(huì)活動(dòng)中形成的……在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成檔案，便成為一種必然性和普遍性的社會(huì)現(xiàn)象。”[15]“檔案是伴隨行為主體行為過程而建立和形成的，離開行為主體就沒有檔案，行為主體乃檔案的核心所在。我們不能離開行為主體討論檔案的存在及社會(huì)意義?！盵16]

筆者不太贊同檔案是人類實(shí)踐活動(dòng)的“副產(chǎn)品”“伴生物”的說法。因?yàn)樾纬蓹n案實(shí)體是人類實(shí)踐活動(dòng)的有機(jī)組成部分，是“正產(chǎn)品”而不是“副產(chǎn)品”，是實(shí)踐活動(dòng)有機(jī)體的“內(nèi)生物”而不是“伴生物”。就如同我們不能說我們身體的任何組成部分是“副產(chǎn)品”“伴生物”一樣，我們也不能說檔案實(shí)體是實(shí)踐活動(dòng)的“副產(chǎn)品”“伴生物”。如果是“副產(chǎn)品”和“伴生物”，就會(huì)被打入“另冊(cè)”，就會(huì)被輕視或遺忘。只有正確的概念和意識(shí)，才能導(dǎo)致正確的行為和制度。所以，要強(qiáng)調(diào)實(shí)踐行為主體的檔案形成者身份，強(qiáng)調(diào)檔案、檔案工作與整個(gè)人類實(shí)踐活動(dòng)的同一性。只有這樣，檔案活動(dòng)才會(huì)進(jìn)入良性發(fā)展的軌道。

第二，臨時(shí)保管檔案實(shí)體的職責(zé)。檔案形成者有在文件運(yùn)行結(jié)束后臨時(shí)保存檔案實(shí)體的責(zé)任。在實(shí)踐活動(dòng)過程中，按照實(shí)踐活動(dòng)的程序，檔案實(shí)體的產(chǎn)生總是有先有后的。一個(gè)項(xiàng)目，文件的運(yùn)行有先有后;一個(gè)工作年度，文件的產(chǎn)生也會(huì)有先有后;等等。在這種情況下，檔案實(shí)體常常并不能即時(shí)歸檔，需要由檔案形成者臨時(shí)保管。

網(wǎng)絡(luò)管理的情況下，發(fā)生兩個(gè)重要變化：一是即時(shí)歸檔越來越多。二是檔案形成者的職責(zé)變成了基于系統(tǒng)管理的職責(zé)。在這種情況下，臨時(shí)保存檔案實(shí)體的情況仍然是存在的。如：一個(gè)工程項(xiàng)目的文件，需要在項(xiàng)目完成時(shí)整體驗(yàn)收、歸檔。這樣，在項(xiàng)目整體完成前，就需要將已完成部分的文件在系統(tǒng)中設(shè)置為“暫存”狀態(tài)。

第三，歸檔的職責(zé)。檔案形成者在進(jìn)行一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作時(shí)，其最后一項(xiàng)職責(zé)是將這項(xiàng)工作的需要移交、歸檔的文件向檔案部門移交、歸檔。完成這項(xiàng)工作，該項(xiàng)業(yè)務(wù)工作才算徹底完成，該項(xiàng)工作的全部價(jià)值的實(shí)現(xiàn)特別是后續(xù)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)才得以保證。而移交的文件材料則進(jìn)入到了“檔案事物”的階段。

1983年4月28日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“第十一條 機(jī)關(guān)應(yīng)建立、健全文件材料的歸檔制度。凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)以及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案部門歸檔。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交有關(guān)部門整理、立卷?！薄暗谒臈l 機(jī)關(guān)檔案部門的基本任務(wù)是：（一）對(duì)本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督?！?b551000636551>

在實(shí)踐中，部分單位實(shí)行檔案部門歸檔的做法，這是錯(cuò)誤的。首先，從實(shí)踐過程看，歸檔是一項(xiàng)工作的最后環(huán)節(jié)，理應(yīng)實(shí)踐行為主體自行完成，這是實(shí)踐行為主體應(yīng)盡的義務(wù);其次，文件的內(nèi)容與形成者的實(shí)踐活動(dòng)具有一致性，只有文件的形成者有權(quán)利、有能力并有責(zé)任確認(rèn)文件的屬性，特別是確認(rèn)文件的原始性、真實(shí)性、完整性。檔案工作者不具有這樣的權(quán)利、能力與責(zé)任，檔案工作者只能扮演接收者的角色，不能擔(dān)當(dāng)歸檔者的職責(zé)。

4.1.3 不同崗位的檔案形成者職責(zé)的區(qū)別。 從理論上講，檔案形成者在檔案形成過程中的具體職責(zé)是由實(shí)踐本體決定的，并成為檔案實(shí)踐本體的重要表現(xiàn)形式。

由于在實(shí)踐活動(dòng)中的分工的不同，所承擔(dān)的角色、責(zé)任、職能等的不同，各單位的工作人員作為檔案形成者的職責(zé)也各不相同。一般來說，每個(gè)檔案形成者在檔案形成過程中的角色分工、地位、重要性和具體職責(zé)及所形成檔案的形式與內(nèi)容等，是由其在人類實(shí)踐活動(dòng)中的業(yè)務(wù)分工、職位層級(jí)和具體工作內(nèi)容等決定的。一般而言，檔案形成者在實(shí)踐活動(dòng)中的地位越高、職責(zé)越重要，在檔案形成過程中的地位也越高、職責(zé)也越重要。如各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干。

依據(jù)在檔案形成過程的職責(zé)，我們可以將檔案形成者分為特殊責(zé)任形成者與一般責(zé)任形成者。所謂特殊責(zé)任形成者，是指在各種業(yè)務(wù)崗位上，有幾種與檔案實(shí)體形成關(guān)系較為密切、較為直接的崗位，如主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、文書、兼職檔案員等，他們是直接承擔(dān)本單位、本部門文件及其他原始記錄整理、歸檔職責(zé)的人，或是直接承擔(dān)該項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)的人，因此稱之為特殊責(zé)任形成者或重要責(zé)任形成者。

在檔案形成的特殊責(zé)任形成者中，有兩類人需要我們給予重點(diǎn)關(guān)注：文書與兼職檔案員。

文書，指各單位辦公室中從事文件收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、擬辦、繕印、立卷、歸檔等工作的人員。他負(fù)有將文件及其他原始記錄向檔案部門移交、歸檔的職責(zé)，是各單位辦公室中歸檔工作的直接責(zé)任人。

辦公室之外，歸檔工作的直接責(zé)任人為兼職檔案員。單位下屬各基層業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)皆需設(shè)立兼職檔案員一職，具體負(fù)責(zé)本部門或者本項(xiàng)目組等基層業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的平時(shí)文件保管與年終或項(xiàng)目結(jié)束后文件及其他原始記錄的移交、歸檔工作。

所謂一般責(zé)任形成者，就是在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，根據(jù)工作需要自然形成文件及其他原始記錄的人，他們只負(fù)責(zé)自身工作中作為業(yè)務(wù)工作的組成部分的檔案實(shí)體的形成工作，不對(duì)本單位、本部門、本項(xiàng)目組的檔案實(shí)體形成工作負(fù)有特殊的直接的職責(zé)。

4.2 檔案形成者的檔案權(quán)利

檔案形成者的檔案權(quán)利，集中體現(xiàn)在檔案所有權(quán)上。檔案形成者對(duì)其在實(shí)踐過程中形成的檔案和檔案信息分別行使檔案所有權(quán)和檔案信息產(chǎn)權(quán)。

檔案所有權(quán)是一種自物權(quán)，即檔案所有人有權(quán)利在合法的范圍內(nèi)對(duì)自己所擁有的檔案進(jìn)行全面、自主的使用和支配，享有占有、使用、收益和處分等最完整的物權(quán)，檔案形成主體對(duì)檔案的形成、收集、整理、保管、提供利用等，享有支配權(quán)。檔案形成主體對(duì)其形成的檔案以及檔案管理具有相應(yīng)的權(quán)利，不僅體現(xiàn)在檔案收集工作中和其他檔案工作中具有自由裁量權(quán)，還具體表現(xiàn)為選擇權(quán)、支配權(quán)、監(jiān)督指導(dǎo)權(quán)等權(quán)利。

從信息產(chǎn)權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的角度講，檔案所有者對(duì)檔案信息則有享有、使用、公開、傳播、加工以及許可使用或受益等的支配權(quán)。檔案所有權(quán)說到底就是檔案這一特定資源歸誰所有的權(quán)利問題。隨著信息資源在信息社會(huì)中的地位越來越重要，檔案所有權(quán)也成為越來越重要的物權(quán)或知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

4.3 檔案形成者的檔案意識(shí)

在所謂的社會(huì)檔案意識(shí)中，檔案形成者的檔案意識(shí)最為重要。它是原始記錄得以高質(zhì)量地形成并以原始、真實(shí)、完整狀態(tài)歸檔的前提。

4.3.1 檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的延時(shí)性與檔案形成過程中的惰性律。 人是有主觀意識(shí)的動(dòng)物，他們的行為是有意識(shí)的行為。這種個(gè)體行為首先來源于個(gè)體需要，由需要而產(chǎn)生動(dòng)機(jī)。

在正常情況下，如果檔案形成者可以清晰地意識(shí)到檔案對(duì)他的生活和工作具有直接的影響，會(huì)主動(dòng)保存這些意義非凡的檔案?！翱梢赃@樣描述檔案的形成者狀態(tài)：文件的形成者或最初擁有者根據(jù)自己今后繼續(xù)進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的需要，把自己在社會(huì)活動(dòng)中形成的文件按照其社會(huì)活動(dòng)特征整理并歸檔保存的一個(gè)文件集合體?！盵17]

人或多或少都是有一些惰性的。這些“自己今后繼續(xù)進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的需要”是一種延時(shí)性需要，是未來需要、長期需要，不是一種現(xiàn)實(shí)需要、急迫需要。而且，這些需要多數(shù)是一種集體需要而非個(gè)人需要。這樣就導(dǎo)致檔案形成者在形成檔案過程中產(chǎn)生一種較明顯的意識(shí)惰性，缺乏急迫感、現(xiàn)實(shí)意識(shí)和積極主動(dòng)性，得過且過。筆者稱這種現(xiàn)象為檔案形成者檔案意識(shí)中的惰性律。這種惰性律具有一定的普遍性，存在于多數(shù)檔案形成者的意識(shí)或潛意識(shí)中。

4.3.2 克服惰性律的辦法與措施。 簡單地說，要克服惰性，做好歸檔工作，就要把握“意識(shí)在先，程序合理，制度保障，系統(tǒng)落實(shí)”的方法與原則。其在信息化背景的運(yùn)行模型是：意識(shí)→程序→制度→計(jì)算機(jī)程序→系統(tǒng)歸檔。

所謂“意識(shí)在先”，就是讓群體中的所有人了解檔案的意義并主動(dòng)完成歸檔行為。使其了解為什么要形成檔案，即了解形成檔案對(duì)他所從事的現(xiàn)實(shí)工作的意義和對(duì)未來工作的意義，解決“為什么做”是意識(shí)問題。所謂“程序合理”，就是所設(shè)計(jì)的工作程序科學(xué)合理、高效簡便，解決“易做”的問題。

所謂“制度保障”，就是在設(shè)計(jì)科學(xué)合理的工作程序的基礎(chǔ)上，建立相關(guān)法律、制度，使相關(guān)責(zé)任人必須完成歸檔行為。所謂“系統(tǒng)落實(shí)”，就是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中落實(shí)相關(guān)的制度與程序。落實(shí)每一個(gè)檔案形成者的職責(zé)，關(guān)鍵在業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)本身的設(shè)計(jì)與執(zhí)行。通過科學(xué)合理的業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體形成在程序與制度上的保障。

一般來說，檔案實(shí)體形成之“始”并不會(huì)有太大問題，因?yàn)樗菢I(yè)務(wù)工作的必要組成部分，被形成者認(rèn)為是理所當(dāng)然應(yīng)該做的工作。但檔案實(shí)體之“終”，從檔案實(shí)體變?yōu)闄n案事物的必要程序——?dú)w檔工作，則常常會(huì)被忽略、忽視。表現(xiàn)在業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)上就是歸檔程序或歸檔模塊的缺失。在傳統(tǒng)時(shí)代，歸檔程序的缺失，與信息化時(shí)代這種缺失相比，還具有一定的軟性特征，而軟件系統(tǒng)中的這種缺失是“剛性”的，其嚴(yán)重后果更加顯而易見。這是今天檔案工作中的一個(gè)重要的、亟待解決的問題。

在信息化時(shí)代，制度與意識(shí)表現(xiàn)出剛性的顯性的計(jì)算機(jī)軟件程序化模塊化。沒有這些模塊的科學(xué)性，一切制度與意識(shí)都無從談起。從意識(shí)到制度，從制度到程序，從程序到模塊，這個(gè)完整的鏈條最終的結(jié)果是模塊，是計(jì)算機(jī)程序。只有在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)計(jì)并執(zhí)行了計(jì)算機(jī)歸檔程序，檔案歸檔的結(jié)果才能出現(xiàn)，否則就無從談起。目前，許多有檔案形成意識(shí)的檔案形成者會(huì)面臨一個(gè)尷尬和無奈的情形：想歸檔文件和其他原始記錄但沒有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理程序，只能徒喚奈何！

注：本文系新版《檔案學(xué)概論》理論創(chuàng)新系列論文之論檔案形成者。

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（作者單位：廣西民族大學(xué)管理學(xué)院、廣西數(shù)字檔案管理研究所 來稿日期：2021-10-05）