姚晨佳
(上海蘭衛(wèi)醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)所股份有限公司,上海 200335)
LW集團(tuán)是一家以醫(yī)療器械銷售板塊和醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)服務(wù)板塊構(gòu)成的上市公司,實(shí)際控制的全資及控股公司38家,遍布中國(guó)多個(gè)省市。隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大,LW集團(tuán)意識(shí)到財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的重要性,并決定加大對(duì)信息化建設(shè)的投資,企業(yè)先后建立了多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和多個(gè)財(cái)務(wù)子模塊。
建立統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)共享平臺(tái),達(dá)到制度流程化、流程信息化、信息智能化的業(yè)務(wù)控制和財(cái)務(wù)控制。將現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)核算領(lǐng)域,可以大幅減少人工出錯(cuò)概率,同時(shí)保證財(cái)務(wù)信息及時(shí)性。比如財(cái)務(wù)人員可以在財(cái)務(wù)信息平臺(tái)上,利用模板憑證快速出具會(huì)計(jì)憑證;在報(bào)表系統(tǒng)上點(diǎn)擊“報(bào)表計(jì)算”可自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)表及其他相應(yīng)輔助表;集團(tuán)通過合并報(bào)表模塊核對(duì)關(guān)聯(lián)方報(bào)表、生成合并報(bào)表等,從而大幅提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量。
基于信息系統(tǒng)的有效支撐,企業(yè)將財(cái)務(wù)狀況與前端業(yè)務(wù)緊密結(jié)合,財(cái)務(wù)人員由原財(cái)務(wù)核算基礎(chǔ)領(lǐng)域延伸至前端經(jīng)營(yíng)活動(dòng)領(lǐng)域,使其進(jìn)一步融入企業(yè)的日常管理中,工作重心轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)分析及管理職能。比如財(cái)務(wù)人員參與項(xiàng)目的事前計(jì)劃、事中控制和事后評(píng)價(jià),事前為項(xiàng)目測(cè)算成本、利潤(rùn)、稅收等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持;事中了解項(xiàng)目進(jìn)度,物流情況、開票情況等信息是否如實(shí)反映在財(cái)務(wù)報(bào)表上;事后復(fù)盤,為年度業(yè)績(jī)考核打下基礎(chǔ)。此外,財(cái)務(wù)人員在分析財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí),針對(duì)異常情況尋找其背后的真實(shí)原因,及時(shí)制定應(yīng)對(duì)方案,防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),從而提升財(cái)務(wù)管理水平。
通過財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)中多模塊數(shù)據(jù)啟用,包括不限于財(cái)務(wù)基本核算模塊、供應(yīng)鏈模塊、物流模塊、預(yù)算模塊、報(bào)銷模塊、資金模塊等,有效提高數(shù)據(jù)穿透力,強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理水平和管控能力。同時(shí),在信息化建設(shè)中融入業(yè)財(cái)一體化思想,將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與多個(gè)業(yè)務(wù)端系統(tǒng)集成,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng),及時(shí)準(zhǔn)確地提供財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)指標(biāo),為企業(yè)提供科學(xué)有效的決策依據(jù)。企業(yè)管理者通過查詢業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等多維度相關(guān)數(shù)據(jù)信息,從而對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源或外部環(huán)境進(jìn)行剖析和預(yù)判,制定公司長(zhǎng)、短期戰(zhàn)略目標(biāo)和管理措施,實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值增長(zhǎng),提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,保證企業(yè)核心市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
一個(gè)系統(tǒng)的完善,不僅需要軟件系統(tǒng)的開發(fā)和升級(jí),更需要服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)集成、客戶端等硬件系統(tǒng)的支撐。LW集團(tuán)在服務(wù)器硬件方面存在明顯不足,隨著子公司數(shù)量不斷擴(kuò)張,人員急劇增長(zhǎng),經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓、當(dāng)前人數(shù)已滿等問題。此外,不斷增加并接入的客戶端使員工的電腦經(jīng)常發(fā)生運(yùn)行速度緩慢、運(yùn)算出錯(cuò)、電腦死機(jī)等情況,不同程度地影響了工作效率。
如果說(shuō)硬件是軀體,那么軟件則是靈魂和思想。如何能使信息化系統(tǒng)和公司業(yè)務(wù)相匹配,保持高度契合?則需要對(duì)軟件有著更高的要求及整體規(guī)劃。隨著公司業(yè)務(wù)及規(guī)模不斷擴(kuò)張,LW集團(tuán)建立了多個(gè)信息系統(tǒng),比如:人事部建立了EHR系統(tǒng)用以搭建組織架構(gòu)及編制員工工資、資產(chǎn)部建立了風(fēng)塔系統(tǒng)用以管理企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)、實(shí)驗(yàn)室建立了LIS系統(tǒng)用以統(tǒng)計(jì)檢驗(yàn)標(biāo)本的收發(fā)情況、財(cái)務(wù)部升級(jí)了財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)用以提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量等,上述系統(tǒng)對(duì)提高工作效率發(fā)揮了重要作用。然而由于LW集團(tuán)前期缺少對(duì)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃,導(dǎo)致上述系統(tǒng)在投入使用后,數(shù)據(jù)雖能滿足各部門日常工作需要但難以有效對(duì)接和共享,在企業(yè)內(nèi)部形成了多個(gè)“信息孤島”,甚至于同一個(gè)事件在不同的信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)口徑是不一致的,管理者在海量數(shù)據(jù)面前很難獲得完整且有價(jià)值的信息。
LW集團(tuán)財(cái)務(wù)部門擁有多位高級(jí)會(huì)計(jì)師、中級(jí)會(huì)計(jì)師和注冊(cè)會(huì)計(jì)師等專業(yè)性較強(qiáng)的人才,信息部門擁有多位經(jīng)驗(yàn)豐富的工程師,但同時(shí)具備財(cái)務(wù)知識(shí)和IT知識(shí)的復(fù)合型人才卻少之又少。由于財(cái)務(wù)人員不懂IT術(shù)語(yǔ),IT同事不懂財(cái)務(wù)術(shù)語(yǔ),導(dǎo)致雙方經(jīng)常在財(cái)務(wù)模塊的開發(fā)、升級(jí)、完善中,存在一定的交流困難,甚至是理解上的偏差。最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)提出的需求無(wú)法得到滿足,只能犧牲一些系統(tǒng)自動(dòng)化,使得原本能自動(dòng)化完成的工作變成了需要半自動(dòng)半人工才能完成,效率沒有顯著的提升,反而更加重了財(cái)務(wù)工作量。
LW集團(tuán)必須在硬件方面投入更多的資金,用以系統(tǒng)的內(nèi)存、服務(wù)器等升級(jí)換代。一方面,加快系統(tǒng)的運(yùn)算速度、網(wǎng)絡(luò)交換速度,避免使用者過多導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,提高工作效率;另一方面,建立防火墻,設(shè)置員工身份認(rèn)證,建立安全防范機(jī)制,避免外部病毒入侵系統(tǒng),為企業(yè)系統(tǒng)的安全性提供保障,提升整體性能。在有條件的前提下,可以將企業(yè)電腦進(jìn)行外包租賃,使員工電腦也隨著時(shí)代進(jìn)步更新?lián)Q代。
在建設(shè)信息化系統(tǒng)前,需要充分了解企業(yè)業(yè)務(wù),重新整理業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)流程,梳理各環(huán)節(jié)所需要流轉(zhuǎn)的單據(jù)信息,并明確每個(gè)系統(tǒng)模塊工作范圍及使用權(quán)限,合理規(guī)劃流程及系統(tǒng)模塊。流程的優(yōu)化和改進(jìn)可以幫助企業(yè)減少因過時(shí)或設(shè)計(jì)缺陷的業(yè)務(wù)流程造成的資源浪費(fèi)和時(shí)間成本,甚至于客戶的流失。
值得注意的是,優(yōu)化流程的前提需要將配套的制度做全面更新和細(xì)化。只有將制度完善,才有理可依。而集團(tuán)財(cái)務(wù)部門,應(yīng)整理出適用于自己集團(tuán)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)科目。作為集團(tuán)化管理,有了統(tǒng)一的制度、統(tǒng)一的流程和統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目,才有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)及后盾,企業(yè)管理者才能將更多的精力集中在業(yè)務(wù)的“前線”。
目前,LW集團(tuán)在用友NC系統(tǒng)上僅開通了供應(yīng)鏈ERP、財(cái)務(wù)核算兩個(gè)子模塊,其他模塊尚未啟用,在一定程度上制約了財(cái)務(wù)管理工作。建議LW集團(tuán)可以啟用多模塊,比如但不限于:
1.啟用合并報(bào)表模塊
子公司按集團(tuán)要求在用友NC賬套中生成單體財(cái)務(wù)報(bào)表并及時(shí)提交集團(tuán)總部,合并報(bào)表財(cái)務(wù)人員在賬套中建立合并報(bào)表子任務(wù),通過在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中抽取各單體公司已提交的報(bào)表進(jìn)行審核,審核通過后在系統(tǒng)上形成匯總報(bào)表,再由用友NC系統(tǒng)生成內(nèi)部交易抵消表,經(jīng)財(cái)務(wù)核對(duì)審核后計(jì)入合并抵消分錄,即可完成合并報(bào)表初稿。如果子公司報(bào)表出現(xiàn)錯(cuò)誤需要調(diào)整,需向集團(tuán)提出申請(qǐng),由集團(tuán)在系統(tǒng)上進(jìn)行反審核后方可撤回單體報(bào)表,從而防止因子公司擅自修改報(bào)表導(dǎo)致合并報(bào)表出錯(cuò)情形。
2.啟用預(yù)算報(bào)表模塊
經(jīng)審核通過的一張業(yè)務(wù)單據(jù),可同時(shí)在核算系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)中生成相應(yīng)憑證,進(jìn)而月末生成兩份報(bào)表:財(cái)務(wù)報(bào)表和預(yù)算報(bào)表。預(yù)算報(bào)表不用等到財(cái)務(wù)月結(jié)后,再根據(jù)預(yù)算口徑的要求,重新編制預(yù)算報(bào)表。既能節(jié)約工作量提高工作效率又能保證兩套報(bào)表的數(shù)據(jù)一致性,為企業(yè)業(yè)績(jī)考核提供可靠依據(jù)。
財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅為財(cái)務(wù)人員帶來(lái)積極影響,也為企業(yè)其他部門人員帶來(lái)一定工作上的變化。在業(yè)財(cái)融合的當(dāng)下,財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)以融入業(yè)務(wù)活動(dòng)為方向,對(duì)企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等進(jìn)行歸集。在信息技術(shù)的支撐下,企業(yè)可以獲取完整、準(zhǔn)確的內(nèi)外部基礎(chǔ)數(shù)據(jù),用以不同層級(jí)的員工多維度的數(shù)據(jù)信息需求,對(duì)企業(yè)管理者決策判斷提供有效支撐。同時(shí),將財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成化,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)快速傳遞及共享,打破部門間信息壁壘,避免煩瑣的手動(dòng)跨系統(tǒng)查詢、同一事件數(shù)據(jù)口徑不一致、重復(fù)工作、信息傳遞不一致等問題,大幅度提升數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。
1.建議LW集團(tuán)將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)端EHR系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)集成,與HR相關(guān)的信息,例如員工姓名、級(jí)別、分屬公司、組織架構(gòu)等可共享至財(cái)務(wù)系統(tǒng),以此保證兩個(gè)系統(tǒng)的一致性,財(cái)務(wù)人員無(wú)須在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中手工錄入部門信息和員工信息,一旦出現(xiàn)員工變化,財(cái)務(wù)系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別及調(diào)整。原先兩個(gè)系統(tǒng)沒有做數(shù)據(jù)接口時(shí),每月編制工資類憑證需要催促人事從EHR系統(tǒng)中導(dǎo)出相關(guān)工資明細(xì)并根據(jù)企業(yè)保密性要求及財(cái)務(wù)編制要求手工編制部門工資表,內(nèi)容包括部門、應(yīng)付工資、實(shí)發(fā)工資等相關(guān)信息,財(cái)務(wù)人員根據(jù)提供的部門工資表手工錄入憑證。由于企業(yè)部門較多,往往一張工資計(jì)提憑證,都需要花費(fèi)不少時(shí)間又因?yàn)榻?jīng)過兩輪手工填制,容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)差錯(cuò)。若將兩個(gè)系統(tǒng)做數(shù)據(jù)接口,在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)后臺(tái)中指定抽取EHR系統(tǒng)的部分字段信息,通過部門和費(fèi)用的對(duì)照表使系統(tǒng)自動(dòng)生成部門工資表和工資類憑證,既省時(shí)又能確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性。
2.建議LW集團(tuán)將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)端LIS系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)集成。LIS系統(tǒng)主要是集團(tuán)檢驗(yàn)板塊公司收發(fā)標(biāo)本業(yè)務(wù)所獨(dú)立開發(fā)的系統(tǒng),用以記錄檢驗(yàn)標(biāo)本的來(lái)源信息、方法學(xué)信息、折扣率、客戶信息、報(bào)告發(fā)送情況等業(yè)務(wù)信息,但缺少財(cái)務(wù)信息比如開票信息、收款信息等。而財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)則包含開票信息、收款信息但缺少對(duì)應(yīng)的賬單業(yè)務(wù)信息,導(dǎo)致業(yè)務(wù)員經(jīng)常找財(cái)務(wù)詢問回款情況,同時(shí)財(cái)務(wù)也無(wú)法確定開票對(duì)應(yīng)的報(bào)告是否已經(jīng)完成,收入確認(rèn)是否準(zhǔn)確無(wú)誤。如果財(cái)務(wù)需要分析收入波動(dòng)原因還需在兩個(gè)系統(tǒng)中來(lái)回切換,通過手工匹配單據(jù)查找原因。若將兩個(gè)系統(tǒng)集成后,將業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息打通,無(wú)論是業(yè)務(wù)員還是財(cái)務(wù)人員都能清楚地看到某個(gè)客戶整體情況,從業(yè)務(wù)的起點(diǎn)收到檢驗(yàn)標(biāo)本,一直到業(yè)務(wù)的末端開票收款。財(cái)務(wù)人員還可定期與業(yè)務(wù)人員溝通、跟蹤有異常情況的客戶。
與公司全體員工息息相關(guān)的除了工資外,就是日常報(bào)銷業(yè)務(wù),隨著企業(yè)人員數(shù)量增加,報(bào)銷業(yè)務(wù)也是財(cái)務(wù)目前比較繁重的工作之一。目前LW采用的線上領(lǐng)導(dǎo)OA審批,線下提交發(fā)票審核流程,領(lǐng)導(dǎo)在看不到報(bào)銷發(fā)票的情況下采用盲批形式,而財(cái)務(wù)審核只審核發(fā)票的真實(shí)性,特別是外地同事報(bào)銷,還需將發(fā)票寄到總部財(cái)務(wù)部導(dǎo)致報(bào)銷流程不嚴(yán)謹(jǐn)且耗時(shí)長(zhǎng)。建議LW集團(tuán)可以采用報(bào)賬系統(tǒng)來(lái)提高工作效率。首先,制定完善的費(fèi)用報(bào)銷制度并全員培訓(xùn),要求每位同事按照其制度要求在系統(tǒng)上提請(qǐng)報(bào)銷申請(qǐng);其次,費(fèi)用填報(bào)人將相應(yīng)的電子發(fā)票或紙質(zhì)發(fā)票通過拍照或掃描的方式上傳至報(bào)賬系統(tǒng),將原線上線下審核合并。采用報(bào)賬系統(tǒng)與傳統(tǒng)模式相比,具有以下優(yōu)勢(shì):
第一,在系統(tǒng)中定制模板,可使用復(fù)制、粘貼的功能,解決重復(fù)性的日常報(bào)銷,減少制單人工作量及錯(cuò)誤率;第二,無(wú)論是電子發(fā)票還是紙質(zhì)發(fā)票上傳到系統(tǒng)后,系統(tǒng)可自動(dòng)完成防重、較真等基礎(chǔ)審核,減少財(cái)務(wù)人員手工審核發(fā)票的時(shí)間;第三,領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)流程中上傳的發(fā)票進(jìn)行審核,加強(qiáng)了費(fèi)用控制;第四,將報(bào)賬系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成化,經(jīng)過審核且付款完成的報(bào)銷單可在財(cái)務(wù)系統(tǒng)上一鍵生成會(huì)計(jì)憑證,大大減少了財(cái)務(wù)總賬工作量,還能從最大程度上確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性,提高費(fèi)用管控能力。
銀企直聯(lián)是指銀行系統(tǒng)和企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)相連接,企業(yè)直接通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)辦理賬戶管理、轉(zhuǎn)賬支付等銀行服務(wù),整合銀企雙方的系統(tǒng)資源,從而帶給企業(yè)安全、簡(jiǎn)易、實(shí)施個(gè)性化的網(wǎng)上銀行服務(wù),簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)工作。通常,資金部同事需要根據(jù)紙質(zhì)報(bào)銷單手工制單填寫相關(guān)付款信息,再使用U盾在銀行網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行操作,若通過銀企直聯(lián)則可減少手工制單環(huán)節(jié),避免填制錯(cuò)誤率、保障資金安全、節(jié)約人工時(shí)間。此外,銀企直聯(lián)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成后,當(dāng)付款完成后可自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證,既能保證時(shí)效性,又能解決銀行對(duì)賬單與財(cái)務(wù)賬面不一致情況。
在財(cái)務(wù)信息化趨勢(shì)下,企業(yè)需要招聘具有財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和信息專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。同時(shí),企業(yè)通過各種培訓(xùn)渠道或方式對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行必要且長(zhǎng)期性的財(cái)務(wù)專業(yè)和信息專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),充分熟悉及應(yīng)用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng),以確保準(zhǔn)確、完整、及時(shí)錄入相關(guān)數(shù)據(jù),將財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)發(fā)揮最大的作用。
綜上所述,企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)逐漸完善和發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程,企業(yè)需要根據(jù)自身的實(shí)際情況和長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略制定信息化建設(shè)的藍(lán)圖和規(guī)劃。首先,需要得到企業(yè)管理層的重視和支持,成立專項(xiàng)小組實(shí)時(shí)應(yīng)對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)中遇到的問題。其次,優(yōu)化業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程、更新相關(guān)的規(guī)章制度是信息化系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。對(duì)流程的合理性、完整性、實(shí)用性和關(guān)聯(lián)性進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研分析和設(shè)計(jì),才能將財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合。最后,升級(jí)硬件配置保障系統(tǒng)的安全性和流暢性也是必不可少的。推動(dòng)基于業(yè)財(cái)融合思想的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè),聯(lián)動(dòng)企業(yè)內(nèi)外部各類數(shù)據(jù),提升企業(yè)的財(cái)務(wù)管控能力和核心競(jìng)爭(zhēng)力,為企業(yè)投資決策做出科學(xué)依據(jù),以應(yīng)對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中日益復(fù)雜的挑戰(zhàn)。