職業(yè)院校專項資金內(nèi)部控制管理策略探討

全志芳

桂林市衛(wèi)生學(xué)校 廣西 桂林

一、引言

在實際工作中，職業(yè)院校的專項資金往往具備資金額度較大、專項資金政策性較強、資金來源渠道復(fù)雜多樣、存在跨年度使用等特征。因此，隨著職業(yè)院校管理人員對專項資金管理的要求逐步提高，院校財務(wù)部門應(yīng)從具體問題入手，對相關(guān)問題進行深入全面的分析，優(yōu)化專項資金內(nèi)部控制流程，加大專項資金內(nèi)部控制的監(jiān)督力度，通過發(fā)揮管理會計的管理作用，逐步完善專項資金內(nèi)部控制體系的管控流程，從而加大對專用資金的管控力度。

二、職業(yè)院校專項資金內(nèi)部控制的重要性

職業(yè)院校組織構(gòu)架中的財務(wù)部門，作為維持職業(yè)院校平穩(wěn)運行的重要組成部分，應(yīng)對專項資金管理工作多加關(guān)注。職業(yè)院校管理人員對專項資金實行內(nèi)部控制，是院校管理工作的具體體現(xiàn)。加強專項資金的內(nèi)部控制，既包括專項資金的專用，也包括在撥付前期對專項資金進行統(tǒng)一籌劃，確保專項資金合規(guī)使用。

加強職業(yè)院校專項資金的內(nèi)部控制，有助于規(guī)避職業(yè)院校經(jīng)營風(fēng)險。隨著職業(yè)院校專項資金的資金規(guī)模和項目種類不斷增加，職業(yè)院校對專項資金采取嚴(yán)格的內(nèi)部控制措施，不僅提高了專項資金的使用效率，也為專項資金的安全性提供了有力保障。

三、職業(yè)院校專項資金內(nèi)部控制概述

1.職業(yè)院校專項資金的內(nèi)涵

職業(yè)院?；镜慕虒W(xué)活動和日常開支所需要的資金，一般由政府部門提供一部分，剩余的資金由職業(yè)院校自行承擔(dān)。當(dāng)職業(yè)院校有著特殊的工作任務(wù)或者特定的發(fā)展需求時，就需要政府部門撥付專項資金來支持院校工作。

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，以及國家對職業(yè)院校的重視，目前職業(yè)院校中的專項資金包括：地方職業(yè)院校改革發(fā)展資金，職業(yè)院校內(nèi)涵建設(shè)和文明發(fā)展專項資金，貧困學(xué)生補助資助專項資金，高等人才隊伍建設(shè)和發(fā)展的轉(zhuǎn)型資金，職業(yè)院校進行科研創(chuàng)新的專項資金等。

2.職業(yè)院校專項資金的特點

首先，職業(yè)院校的專項資金具有特定用途。因為基本的教學(xué)資金和日常開銷是由各級政府部門給予支持的，只有完成特定的發(fā)展目標(biāo)時，才會申請專項資金，所以具有特殊性。

其次，專項資金具有復(fù)雜性。專項資金能夠促進職業(yè)院校完成發(fā)展目標(biāo)，所以在種類上較為豐富。當(dāng)職業(yè)院校進行多個項目的專項資金申請時，往往會對資金的核算和使用提出更高的要求，不僅需要明確資金的使用用途，還要保障資金的使用有效性，所以專項資金也具有復(fù)雜性。

最后，專項資金具有時效性。國家對專項資金申請和使用的要求較為嚴(yán)格，職業(yè)院校在申請專項資金后，要在規(guī)定時間內(nèi)使用。如果在規(guī)定時間內(nèi)不能夠合理使用專項資金，相關(guān)部門便會收回結(jié)余部分。這不僅影響了職業(yè)院校各種項目的開展，也影響了以后項目的申請。

3.職業(yè)院校內(nèi)部控制的作用

職業(yè)院校開展內(nèi)部控制工作，是為了保障院校內(nèi)財務(wù)活動正常進行，促進資金的安全、規(guī)范和有效使用。此外，內(nèi)部控制也促進了職業(yè)院校專項資金的管理工作，有利于院校項目的正常開展。

四、職業(yè)院校專項資金內(nèi)部控制管理問題

1.內(nèi)部控制流程不規(guī)范

職業(yè)院校加強專項資金內(nèi)部控制，對院校長遠(yuǎn)發(fā)展具有極其重要的作用。職業(yè)院校的專項資金主要來源，大致可以分為以下三類：第一類是上級財政部門提供的財政撥款；第二類是社會各界向院校捐贈的資金；第三類是職業(yè)院校自行籌集的具有特定使用用途的專項資金。通過對當(dāng)前職業(yè)院校專項資金內(nèi)部控制流程進行分析，發(fā)現(xiàn)職業(yè)院校普遍存在內(nèi)部控制流程規(guī)范性不足的問題。

當(dāng)前，職業(yè)院校專項資金的內(nèi)部控制環(huán)境不夠完善，專項資金的管理流程不夠規(guī)范。專項資金作為具有固定用途的資金，職業(yè)院校管理人員在接收到資金以后，需要對專項資金的使用進行合理規(guī)劃，通過預(yù)算管理的方式規(guī)范內(nèi)部控制流程，但是專項資金內(nèi)部控制流程卻與實際使用流程存在較大差異。由于職業(yè)院校的專項資金預(yù)算管理工作主要由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，比較關(guān)注收支方面的控制，忽略了對預(yù)算管理方面的控制。另外，相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)不高，無法滿足現(xiàn)有的工作需求，導(dǎo)致專項資金內(nèi)部控制流程的規(guī)范性不足。

2.內(nèi)部控制力度不足

隨著我國教育規(guī)劃的逐步完善和落實，職業(yè)院校的教育體制改革需要適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展需求。在此背景下，職業(yè)院校管理人員應(yīng)順應(yīng)教育改革趨勢，逐步提高院校專項資金管理水平，并根據(jù)財政部門相關(guān)規(guī)定，對專項資金的使用效率提出明確要求。因此，通過對當(dāng)前職業(yè)院校專項資金的內(nèi)部控制流程進行梳理分析，發(fā)現(xiàn)職業(yè)院校普遍存在專項資金內(nèi)部控制力度不足的問題。

內(nèi)部審計部門的權(quán)威性不足，導(dǎo)致在實際工作中專項資金的內(nèi)部控制力度不足。專項資金內(nèi)部控制流程的可操作性較差，也是導(dǎo)致專項資金內(nèi)部控制流程的規(guī)范性不足的重要原因。職業(yè)院校財務(wù)部門在執(zhí)行內(nèi)部控制流程時，往往對內(nèi)部控制的認(rèn)知程度不足，導(dǎo)致職業(yè)院校的其他部門也不重視內(nèi)部控制工作，從而影響專項資金內(nèi)部控制流程的規(guī)范性。

3.內(nèi)部控制監(jiān)督力度不夠

職業(yè)院校在對專項資金進行統(tǒng)籌管理的過程中，可以發(fā)現(xiàn)專項資金具有以下三個特點：其一，專項資金的使用范圍有著明確的規(guī)定。其二，專項資金普遍具有較強的政策目標(biāo)，而且資金種類繁雜。其三，專項資金具有一定的時效性，如果職業(yè)院校在規(guī)定時間內(nèi)沒有使用完專項資金，需要將剩余的專項資金退回處理。

因此，職業(yè)院校管理層需要針對專項資金管理工作，制定嚴(yán)格且有效的內(nèi)部控制制度與內(nèi)部控制流程。通過對專項資金采取?？顚Ｓ?、預(yù)算管理、風(fēng)險管控等措施，有效減少職業(yè)院校專項資金內(nèi)部控制管理問題。因此，通過對當(dāng)前職業(yè)院校專項資金的內(nèi)部控制流程進行梳理分析，發(fā)現(xiàn)職業(yè)院校普遍存在專項資金內(nèi)部控制監(jiān)督力度不足的問題，具體表現(xiàn)在以下兩方面。

一方面，職業(yè)院校的內(nèi)部控制人員對資金執(zhí)行不太重視，專項資金在日常使用過程中存在較多不規(guī)范現(xiàn)象，導(dǎo)致財務(wù)部門對專項資金的內(nèi)部控制監(jiān)督力度不足。

另一方面，財務(wù)部門作為負(fù)責(zé)專項資金管理工作的主要部門，在專項資金使用過程中，存在監(jiān)督力度不足的問題。在專項資金使用過程中，無法及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，進一步影響到專項資金內(nèi)部控制流程的落實。

4.缺少風(fēng)險評估

為了保證職業(yè)院校充分利用專項資金，有效開展各項業(yè)務(wù)工作，學(xué)校應(yīng)該提前對項目進行風(fēng)險評估工作，從而防止專項資金浪費。具體而言，職業(yè)院校需要認(rèn)真梳理專項資金使用的流程環(huán)節(jié)，從立項到項目執(zhí)行的全部過程都要進行風(fēng)險評估工作。在立項過程中，要分析項目是否符合職業(yè)院校的發(fā)展需求；在項目執(zhí)行過程中，要分析可能存在的風(fēng)險點；在項目驗收和績效考評的過程中，要注意全面檢查專項資金的使用合規(guī)性和效益，從而提升專項資金的利用率，保障職業(yè)院校項目順利開展。

只有做好職業(yè)院校專項資金使用的風(fēng)險評估工作，才能保障資金的有效利用。但是，目前很多職業(yè)院校并不重視項目風(fēng)險評估工作。部分院校較為注重專項資金申請工作，將精力放在了爭取更多資金上，而忽略了專項資金的使用全過程，也沒有對項目的風(fēng)險點進行全面分析，更不會定期開展風(fēng)險評估工作，嚴(yán)重影響到職業(yè)院校專項資金使用的安全性。

五、職業(yè)院校專項資金內(nèi)部控制的優(yōu)化策略

1.優(yōu)化內(nèi)部控制流程

針對職業(yè)院校專項資金內(nèi)部控制工作中存在的各種問題，管理人員需要引起重視，不斷優(yōu)化專項資金內(nèi)部控制工作流程，逐步提高職業(yè)院校專項資金的內(nèi)部控制管理水平。

首先，根據(jù)專項資金的批復(fù)情況，編制科學(xué)合理的預(yù)算指標(biāo)，加強專項資金的預(yù)算管理工作，為內(nèi)部控制工作開展奠定基礎(chǔ)。這就要求職業(yè)院校根據(jù)現(xiàn)階段的管理需求，加強對財務(wù)人員的技能培訓(xùn)工作。

其次，根據(jù)編制的預(yù)算指標(biāo)，不斷優(yōu)化專項資金內(nèi)部控制流程。內(nèi)部控制工作的順利推進，需要其他部門協(xié)同配合，因此，管理人員需要充分考慮不同部門的規(guī)章流程和業(yè)務(wù)工作，避免發(fā)生沖突。

最后，管理人員需要對內(nèi)部控制執(zhí)行情況進行追蹤，根據(jù)工作過程中暴露出來的問題，采取具有針對性的措施，不斷完善專項資金內(nèi)部控制流程。

2.提高預(yù)算管理水平

高效使用專項資金是當(dāng)前職業(yè)院校管理人員的重點工作內(nèi)容。在實際工作中，管理人員應(yīng)分析專項資金內(nèi)部控制問題，提升專項資金的預(yù)算管理水平，從而逐步提高職業(yè)院校專項資金內(nèi)部控制管理水平。職業(yè)院校管理人員受各方面因素的影響，在日常工作往往較為關(guān)注招生工作、教學(xué)工作、師資建設(shè)工作等，不太關(guān)注專項資金預(yù)算管理工作。因此，職業(yè)院校管理人員需要對此引起重視，增強內(nèi)部控制意識，提升預(yù)算管理質(zhì)量，從而為內(nèi)部控制工作開展提供保障。

首先，完善預(yù)算編制工作。職業(yè)院校要根據(jù)學(xué)校工作需求和各部門的業(yè)務(wù)特點，采用合理的編制方法，做好專項資金的預(yù)算編制工作。確保預(yù)算方案能夠反映職業(yè)院校的工作重點和發(fā)展目標(biāo)。

其次，加強預(yù)算執(zhí)行管理。專項資金預(yù)算方案在落實過程中，需要將管理責(zé)任分解到各部門和具體人員，并且加強監(jiān)督和考核，避免預(yù)算執(zhí)行過程中偏離預(yù)算目標(biāo)，導(dǎo)致專項資金使用低效或無效。

3.加大監(jiān)督力度

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種信息技術(shù)管理手段層出不窮，越來越多的管理領(lǐng)域引入信息技術(shù)，并且結(jié)合相關(guān)管理內(nèi)容，推進信息化建設(shè)，提高管理效率。職業(yè)院校也在積極引入各種信息技術(shù)，創(chuàng)新管理模式，提升管理成效。

針對職業(yè)院校專項資金的內(nèi)部控制監(jiān)督力度不足的問題，管理人員需要加大對專項資金內(nèi)部控制的監(jiān)督力度。為此，職業(yè)院?？梢愿鶕?jù)實際工作情況，積極應(yīng)用信息技術(shù)，并且與專項資金內(nèi)部控制工作有機結(jié)合。這樣不僅可以促進信息數(shù)據(jù)的高效匯總和分析處理，還可以對每筆專項資金進行跟蹤管理，從而避免專項資金被挪用等問題，確保專項資金使用不偏離預(yù)算目標(biāo)。

職業(yè)院校還要加強內(nèi)部監(jiān)督，可以設(shè)置獨立的內(nèi)部審計部門，對專項資金的使用全過程開展審計工作，并且與內(nèi)部控制措施相結(jié)合。另外，專項資金使用還要接受上級主管部門、財政部門、審計部門和社會公眾的監(jiān)督，通過加強外部監(jiān)督，提升內(nèi)部控制工作質(zhì)量，避免專項資金出現(xiàn)浪費流失等問題。

4.加強風(fēng)險評估

職業(yè)院校加強風(fēng)險評估工作，可以避免各類風(fēng)險問題，有利于專項資金的安全使用。既能對專項資金進行高效使用，也能夠促進職業(yè)院校各項業(yè)務(wù)或科研項目順利開展。職業(yè)院校的風(fēng)險評估工作，包括各項業(yè)務(wù)或科研項目開展前的風(fēng)險分析工作，以及專項資金使用過程中的風(fēng)險識別和風(fēng)險預(yù)警工作。

風(fēng)險評估工作是專項資金內(nèi)部控制管理的重要環(huán)節(jié)，職業(yè)院校需要引起高度重視。具體來說，職業(yè)院校要組織專業(yè)人員，對專項資金使用的全過程進行風(fēng)險評估，通過調(diào)查研究、實地考察、流程分析、風(fēng)險識別等方式，掌握重要風(fēng)險節(jié)點，并且制訂相應(yīng)的風(fēng)險管理方案。這樣在出現(xiàn)風(fēng)險問題的時候，能夠第一時間采取相應(yīng)措施，避免給院校造成更大的損失。

六、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段，職業(yè)院校在專項資金內(nèi)部控制管理過程中，還存在一些問題需要解決。對此，管理人員需要增強內(nèi)部控制意識，優(yōu)化內(nèi)部控制流程，提升專項資金的預(yù)算管理水平，加大內(nèi)外部監(jiān)督力度，強化風(fēng)險管理，從而有效解決專項資金使用過程中的各種問題，促進職業(yè)院校可持續(xù)發(fā)展。