教育精準(zhǔn)扶貧背景下高校貧困生檔案管理研究

魏曉琳

（遼寧金融職業(yè)學(xué)院，遼寧 沈陽 110122）

高校貧困生檔案管理研究來源于高校貧困生資助工作。雖然檔案學(xué)界對(duì)于貧困生檔案管理的討論不少，但是卻沒有引起高校的重視，在高校的實(shí)際工作中，貧困生檔案管理工作開展得很少，導(dǎo)致相關(guān)的理論研究和實(shí)踐探索難以發(fā)展。2013年以后，國(guó)家提出了精準(zhǔn)扶貧戰(zhàn)略思想，教育精準(zhǔn)扶貧作為國(guó)家精準(zhǔn)扶貧戰(zhàn)略的一項(xiàng)重要內(nèi)容得到了極大的重視和推進(jìn)。教育精準(zhǔn)扶貧為高校貧困生檔案管理工作帶來了轉(zhuǎn)機(jī)，注入了強(qiáng)大的推動(dòng)力。本文探討了高校貧困生檔案管理工作的意義，分析了當(dāng)前高校貧困生檔案管理中存在的問題，并針對(duì)這些問題提出了改進(jìn)策略，以期為推進(jìn)高校貧困生檔案管理工作提出有益參考和借鑒。

一、高校貧困生檔案管理的意義

1.為高校精準(zhǔn)扶貧工作提供信息來源和依據(jù)

高校貧困生檔案真實(shí)記錄了貧困生的個(gè)人情況、家庭經(jīng)濟(jì)情況和過往經(jīng)歷，通過貧困生檔案，可以了解貧困生的個(gè)人基本信息、家庭經(jīng)濟(jì)狀況、受資助情況、學(xué)習(xí)表現(xiàn)、消費(fèi)水平等，這些信息為高校開展教育精準(zhǔn)扶貧工作提供了重要依據(jù)，在精準(zhǔn)識(shí)別貧困生、量化貧困程度、落實(shí)資助政策等方面發(fā)揮重要作用。完善的貧困生檔案體系，能夠幫助高校將最貧困、最需要幫扶的學(xué)生精準(zhǔn)識(shí)別出來，并針對(duì)不同學(xué)生的需求精準(zhǔn)施策，將有限的資助資源發(fā)揮出最大的效益。同時(shí)，通過對(duì)貧困生檔案的開發(fā)和利用，能夠總結(jié)出高校精準(zhǔn)扶貧工作的經(jīng)驗(yàn)和不足，探索出貧困生成長(zhǎng)成才的規(guī)律，為高校進(jìn)一步開展精準(zhǔn)扶貧工作提供有益的經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮貧困生檔案的作用。

2.促進(jìn)學(xué)生管理工作、高校思政教育工作的開展

貧困生不僅在經(jīng)濟(jì)上貧困，同時(shí)也在不同程度上存在著自卑、壓力大等心理問題，因此，在物質(zhì)上給予資助只是高校落實(shí)精準(zhǔn)扶貧政策的一部分，還要給予貧困生更多的人文關(guān)懷，實(shí)現(xiàn)貧困生精神脫貧。貧困生檔案則為學(xué)校、教師、貧困生三者之間架起了溝通的橋梁，通過貧困生檔案，輔導(dǎo)員、班主任和心理輔導(dǎo)教師能夠全面地了解貧困生的個(gè)人狀況，找到產(chǎn)生心理問題的原因，并有針對(duì)性地開展貧困生的心理疏導(dǎo)工作和幫扶工作。這對(duì)于做好貧困生的學(xué)生管理工作和思想政治教育工作具有十分重要的作用。

二、高校貧困生檔案管理工作現(xiàn)狀

1.對(duì)貧困生檔案重視程度不夠

隨著2013年國(guó)家精準(zhǔn)扶貧戰(zhàn)略的提出和推廣，教育精準(zhǔn)扶貧作為國(guó)家精準(zhǔn)扶貧的一項(xiàng)重要戰(zhàn)略內(nèi)容得到了普遍關(guān)注和認(rèn)同，但是貧困生的檔案工作卻未得到應(yīng)有的重視。一是當(dāng)前大部分高校沒有對(duì)貧困生檔案開展建檔工作，也沒有相關(guān)的工作計(jì)劃，本應(yīng)屬于貧困生檔案的材料散落在各處，沒有將其作為檔案進(jìn)行保存和管理。二是已經(jīng)建立貧困生檔案的高校認(rèn)識(shí)上存在不足，沒有形成系統(tǒng)的貧困生檔案管理和利用的制度和機(jī)制，在貧困生檔案管理上存在隨意、不規(guī)范的現(xiàn)象，難以滿足教育精準(zhǔn)扶貧的檔案信息需求，貧困生檔案在教育精準(zhǔn)扶貧中起到的作用非常有限。

2.缺少必要的規(guī)章制度

2016年國(guó)家檔案局聯(lián)合國(guó)務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室制定了《精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》，對(duì)精準(zhǔn)扶貧檔案管理工作在制度層面上做出了明確規(guī)定。在現(xiàn)實(shí)的工作中，大部分高校沒有制定符合自身實(shí)際情況的貧困生檔案管理辦法，導(dǎo)致貧困生檔案管理工作缺少制度的支撐和具體的操作規(guī)程，主要表現(xiàn)在：一是職責(zé)劃分不明確。在實(shí)際工作中，貧困生檔案管理工作分散于學(xué)校檔案部門、學(xué)生處、招生就業(yè)處、教務(wù)處、各二級(jí)學(xué)院等多個(gè)部門，由于缺少相應(yīng)的制度支撐，貧困生檔案管理的責(zé)任主體不明確，各個(gè)部門的檔案管理職責(zé)不明確，導(dǎo)致貧困生檔案管理較為混亂。二是歸檔范圍不明確。貧困生檔案屬于學(xué)生檔案，而學(xué)生檔案又是日后個(gè)人人事檔案的一部分，無論是《高等學(xué)校檔案管理辦法》《干部檔案工作條例》，還是學(xué)校制定的規(guī)章制度都沒有對(duì)貧困生檔案的歸檔范圍給予明確的規(guī)定。因此，在貧困生檔案材料歸檔時(shí)往往都是按照檔案員的想法進(jìn)行，較為隨意。

3.存在固態(tài)化管理現(xiàn)象

貧困生的家庭經(jīng)濟(jì)情況是動(dòng)態(tài)化的。目前，貧困生檔案的建立一般都是在新生入校后的一兩個(gè)月后，之后的幫扶措施和幫扶效果材料則很少進(jìn)行歸檔和保存，隨后幾年高校的資助工作一直以剛?cè)雽W(xué)時(shí)的材料為依據(jù)，并沒有隨著貧困生的家庭經(jīng)濟(jì)情況、受資助情況的變化而調(diào)整準(zhǔn)資助對(duì)象或資助措施。在實(shí)際的工作中，貧困生檔案很少根據(jù)變化了的情況進(jìn)行更新和改變，存在固態(tài)化管理現(xiàn)象。對(duì)貧困生檔案的固態(tài)化管理，不能夠真實(shí)、全面、完整、準(zhǔn)確地記錄學(xué)校精準(zhǔn)扶貧工作的開展情況，也影響了教育精準(zhǔn)扶貧工作的開展。

4.檔案材料真實(shí)性和完整性難以保證

精準(zhǔn)扶貧貴在“精準(zhǔn)”，貧困生檔案真實(shí)完整與否則直接影響了教育扶貧的精準(zhǔn)性。貧困生檔案一般由新生入學(xué)時(shí)提交的家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表以及生源地所提供的各種證明材料和入學(xué)后在校形成的貧困佐證材料兩大類。在實(shí)際的工作中這兩類材料都存在失真或是不完整的現(xiàn)象，比如新生入學(xué)時(shí)帶來的生源地證明材料受“地方保護(hù)主義”等一些因素的影響存在失真情況，入學(xué)后在校形成的貧困佐證材料則有多項(xiàng)材料組成，包括受資助情況、勤工助學(xué)情況、消費(fèi)記錄、綜合表現(xiàn)、同學(xué)評(píng)價(jià)等內(nèi)容，其中消費(fèi)記錄是衡量一個(gè)學(xué)生貧困程度的重要參考指標(biāo)，但是基于當(dāng)前高校學(xué)生的消費(fèi)模式是開放式的，既有線上網(wǎng)絡(luò)消費(fèi)，又有線下實(shí)體店消費(fèi)，要想完整地收集學(xué)生的繳費(fèi)記錄和信息是一件非常困難的事。這些情況給維護(hù)貧困生檔案的真實(shí)性和完整性帶來不利影響，進(jìn)而影響了教育扶貧的公平性和精準(zhǔn)性。

三、教育精準(zhǔn)扶貧背景下加強(qiáng)貧困生檔案管理的意見

1.提高對(duì)高校貧困生檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

做好貧困生檔案工作，首先要提高認(rèn)識(shí)，在思想上足夠重視，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將貧困生檔案管理工作提上議事日程，將其與教育精準(zhǔn)扶貧工作緊密結(jié)合在一起，作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容與其他工作一起布置、落實(shí)和檢查，并配置相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)和資源。要把貧困生檔案工作納入相關(guān)部門和人員的工作職責(zé)，納入年度考核，對(duì)有突出工作業(yè)績(jī)的部門和人員給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，以此調(diào)動(dòng)相關(guān)部門和人員的積極性，積極配合學(xué)校檔案部門的工作，形成合力，共同做好貧困生檔案管理工作，助力高校精準(zhǔn)扶貧。

2.建立健全規(guī)章制度，完善工作流程

高?？梢砸浴陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》《精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》等國(guó)家規(guī)章制度為依據(jù)，結(jié)合自身實(shí)際，制定貧困生檔案管理規(guī)章制度，采取制定專門的貧困生檔案管理辦法或是采取在學(xué)?，F(xiàn)有的檔案管理辦法或?qū)W生管理辦法中新增貧困生檔案管理的條款內(nèi)容等方式，制定的規(guī)章制度要明確工作流程，給予實(shí)際工作具體的指導(dǎo)。一是以精準(zhǔn)為導(dǎo)向，明確貧困生檔案的歸檔范圍。國(guó)家檔案局國(guó)務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公廳印發(fā)的《精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》中將精準(zhǔn)扶貧檔案分為綜合類、精準(zhǔn)識(shí)別類、精準(zhǔn)施策類、精準(zhǔn)脫貧類四類，各高?？稍诖丝蚣芟?，廣泛開展調(diào)研、征求意見，制定符合本校實(shí)際的貧困生檔案歸檔范圍，將能夠反映學(xué)生貧困情況的材料收集齊全。二是要明確工作職責(zé)。建立以學(xué)校檔案部門為中心，學(xué)生處與各院系兩級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案部門負(fù)責(zé)集中管理和開發(fā)利用，并對(duì)學(xué)生處和院系貧困生檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，學(xué)生處和院系負(fù)責(zé)貧困生檔案的收集整理歸檔。三是要制定具有可操作性的認(rèn)定方法，確保貧困生檔案的真實(shí)性。對(duì)于學(xué)生入學(xué)時(shí)提交的貧困證明材料，應(yīng)當(dāng)由各院系通過電話聯(lián)系、實(shí)地探訪、學(xué)生談話等方式核實(shí)其真實(shí)性；在校期間形成的貧困佐證材料，則由學(xué)生管理人員進(jìn)行鑒定，在學(xué)生畢業(yè)后將貧困生檔案材料移交至學(xué)校檔案部門進(jìn)行管理和開發(fā)利用。

3.利用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)手段提高精準(zhǔn)性

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為提高貧困生檔案的精準(zhǔn)性提供了新的技術(shù)和方法。傳統(tǒng)的管理技術(shù)和方法難以對(duì)學(xué)生的在校消費(fèi)情況進(jìn)行全面掌握，而大數(shù)據(jù)可以對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，掌握大學(xué)生實(shí)際的消費(fèi)情況，從而能夠更全面地了解貧困生的實(shí)際貧困程度。負(fù)責(zé)貧困生檔案管理的人員應(yīng)該樹立大數(shù)據(jù)意識(shí)，努力學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)的方法和技術(shù)，不斷提升數(shù)據(jù)的采集和鑒別能力，才能從海量的數(shù)據(jù)和信息中，找到貧困生成長(zhǎng)成才的規(guī)律。同時(shí)在大數(shù)據(jù)利用的過程中，要提高保密工作。大數(shù)據(jù)的利用一方面給貧困生檔案管理工作帶來了新的契機(jī)，同時(shí)加大了貧困生個(gè)人信息和隱私泄露的風(fēng)險(xiǎn)。如何對(duì)貧困生檔案的電子信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和保護(hù)成了一項(xiàng)新的課題。一方面，貧困生檔案管理的相關(guān)人員要樹立保密意識(shí)，在實(shí)際的工作中不隨意泄露學(xué)生信息和隱私，另一方面，高校也應(yīng)該制定相關(guān)的保密制度，對(duì)貧困生檔案管理人員的行為進(jìn)行約束，要求其對(duì)所保管的數(shù)據(jù)和信息負(fù)責(zé)。

4.對(duì)貧困生檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理

由于貧困生的家庭經(jīng)濟(jì)情況不是一成不變的，因此，貧困生學(xué)生這一群體也是在不斷發(fā)生變化的，貧困生檔案在總體上必然也要隨著貧困生群體的變化而發(fā)生變化。如：有的貧困生家庭脫貧致富了，應(yīng)該及時(shí)記錄在貧困生檔案中，并調(diào)整資助的措施；有的受到學(xué)校處分、行政處分甚至開除學(xué)籍的，應(yīng)取消或終止資助，并及時(shí)記錄在貧困生檔案里；有的學(xué)生入學(xué)時(shí)可能家庭并不貧困，但是由于變故致貧的，應(yīng)為其建立貧困生檔案，給予相應(yīng)的資助。貧困生檔案的內(nèi)容應(yīng)該是全面的、客觀的、動(dòng)態(tài)的，除了包括反映貧困生家庭經(jīng)濟(jì)情況、學(xué)業(yè)情況、受資助情況、勤工助學(xué)情況、就業(yè)情況、心理狀況等方面的內(nèi)容外，還應(yīng)包括幫扶效果方面的材料。這些材料都是在不斷產(chǎn)生和更新的，要樹立動(dòng)態(tài)化管理的理念，及時(shí)將變化了的情況全面準(zhǔn)確地記錄在貧困生檔案中，以動(dòng)態(tài)化管理促進(jìn)貧困生檔案的收集、整理、歸檔和利用，更好地服務(wù)于教育精準(zhǔn)扶貧。