高校遺留學(xué)生檔案的成因及處理

劉一穎

根據(jù)國家政策，畢業(yè)生派遣期兩年，滿兩年未落實(shí)工作單位的派遣回生源地。因?yàn)榉N種原因，暫存高校檔案館未返回生源地的檔案轉(zhuǎn)為了遺留檔案。遺留檔案的不斷增多，加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也給有限的館舍存放條件帶來了壓力。如何應(yīng)對日益增多的遺留學(xué)生檔案和有效管理是目前亟待檔案人員思考的問題。我校檔案館也意識(shí)到這個(gè)問題，緊抓機(jī)遇、創(chuàng)新實(shí)干，對遺留學(xué)生檔案的管理進(jìn)行了探索，取得了一定的成效。

學(xué)生檔案是用人單位全面了解和選拔使用人才的重要依據(jù)，記錄著學(xué)生在成長過程中的個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)，是人事檔案的重要組成部分，與個(gè)人發(fā)展、待遇福利息息相關(guān)。為了進(jìn)一步分析遺留檔案的成因，從源頭上減少遺留檔案的產(chǎn)生，更好地服務(wù)廣大校友，筆者針對我?，F(xiàn)存的遺留學(xué)生檔案進(jìn)行了詳細(xì)的整理和分類，截至2018屆以前的畢業(yè)生，共整理出2706份遺留檔案（含南京動(dòng)力高等?？茖W(xué)校，該校于2000年并入南京師范大學(xué)）。

一、遺留學(xué)生檔案產(chǎn)生的原因

1.時(shí)代成因。1966—1971年，高等學(xué)校停止了按計(jì)劃招生，1972年，多數(shù)高?；謴?fù)招生，但是不招收應(yīng)屆高中畢業(yè)生，只招收優(yōu)秀工農(nóng)兵學(xué)員。直到1977年國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于1977年高等學(xué)校招生工作的意見》，開始恢復(fù)高考。20世紀(jì)70年代在校人數(shù)僅2000余人，新生人數(shù)和畢業(yè)生人數(shù)均不足1000人。隨著中國社會(huì)發(fā)展，在校人數(shù)逐年增多，截至目前，在校人數(shù)已達(dá)30000余人。遺留檔案的數(shù)量自20世紀(jì)90年代以后激增。

2.政策變化。1950年起中央決定對大專院校的畢業(yè)生一律統(tǒng)籌分配工作，到1989年國務(wù)院批轉(zhuǎn)了國家教委《關(guān)于改革高等學(xué)校畢業(yè)生分配制度的報(bào)告》，1993年雙向選擇被推廣到全國高校，完成了畢業(yè)分配制度向自主選擇就業(yè)制度的過渡。20世紀(jì)90年代中后期，畢業(yè)分配制度基本退出歷史舞臺(tái)。所以，2000年以前的遺留檔案相對較少，根據(jù)“一人一檔，檔隨人走”的管理原則，檔案根據(jù)畢業(yè)分配情況派遣至用人單位。雙向選擇制度實(shí)施后，畢業(yè)生就業(yè)的路徑、形式多樣化，隨之帶來的檔案轉(zhuǎn)遞也出現(xiàn)了變化。1996年，人事部印發(fā)的《國家不包分配大專以上畢業(yè)生擇業(yè)暫行辦法》中指出：“全民所有制單位接收的畢業(yè)生檔案，原則上由所在單位管理。非全民所有制單位接收的畢業(yè)生檔案，由政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)沒有找到用人單位的，由學(xué)校將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)至畢業(yè)生入學(xué)前戶口所在地政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理?！?002年教育部和人事部規(guī)定，畢業(yè)生的就業(yè)時(shí)間延長為兩年，學(xué)?？纱芷錂n案，兩年之后派遣回生源地。靈活寬松的政策方便了畢業(yè)生就業(yè)，但同時(shí)也出現(xiàn)了檔案管理混亂和棄檔現(xiàn)象。

3.學(xué)校內(nèi)部溝通不暢。相當(dāng)一部分的遺留檔案處在學(xué)籍異動(dòng)狀態(tài)，包括休學(xué)、降級、轉(zhuǎn)專業(yè)、延期畢業(yè)等。其中不乏十年以上的遺留檔案。但這些異動(dòng)狀態(tài)僅是依靠畢業(yè)歸檔時(shí)，各學(xué)院輔導(dǎo)員根據(jù)當(dāng)時(shí)情況而記錄下來的，之后這些狀態(tài)有無改變，是否已經(jīng)辦理了相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門無從而知。隨著時(shí)間變遷，加上辦公人員更替，學(xué)院輔導(dǎo)員流動(dòng)頻繁，造成了遺留檔案無人問津，逐漸積壓。部門之間缺少聯(lián)動(dòng)協(xié)作和制度規(guī)范，雖各司其職，但不能系統(tǒng)化地完成學(xué)籍由入校到出校。比如學(xué)籍異動(dòng)單不能百分之百地轉(zhuǎn)送到學(xué)生檔案部門，造成在檔案管理中出現(xiàn)多重?cái)?shù)據(jù)交叉、反復(fù)整理檔案等不必要的重復(fù)性工作。對于學(xué)籍狀態(tài)不明的學(xué)生檔案只能暫時(shí)保留在檔案館。學(xué)籍異動(dòng)問題并不僅僅是流程性工作問題，學(xué)生檔案的管理應(yīng)與學(xué)籍管理一脈相連，檔案的管理方式要隨著學(xué)籍的異動(dòng)而進(jìn)行調(diào)整和改變。如果不重視這個(gè)問題就會(huì)導(dǎo)致檔案管理的無序和混亂，造成不必要的麻煩。

同時(shí)，根據(jù)檔案轉(zhuǎn)遞的要求，接收單位尤其是各地人才市場對材料不全的檔案不予接收退回學(xué)校。所以在派發(fā)檔案之前檔案館會(huì)對學(xué)生檔案進(jìn)行檢查，不符合派檔條件的會(huì)暫時(shí)留館也造成了遺留檔案的產(chǎn)生。盡管在畢業(yè)歸檔過程中反復(fù)要求，但仍有漏歸、錯(cuò)歸的現(xiàn)象。學(xué)院也未能按照要求及時(shí)補(bǔ)充材料，加上人員更替頻繁，很多補(bǔ)充材料被遺忘在學(xué)院。長此以往，遺留檔案的遺留時(shí)間只會(huì)越來越長。

4.大學(xué)生檔案意識(shí)不足。在學(xué)生成長過程中，檔案教育嚴(yán)重缺乏。同時(shí)，人事檔案的性質(zhì)決定了檔案不會(huì)由個(gè)人保管和留存，只有在辦理入職、升遷、落戶等重要問題需要利用檔案時(shí)，檔案才會(huì)被注意到，一般情況下普通人幾乎不會(huì)關(guān)注到自己的檔案問題。大學(xué)生通常比較關(guān)注就業(yè)政策，對就業(yè)后個(gè)人檔案的處理了解少之又少，甚至對檔案工作有誤解和偏見。很多大學(xué)生認(rèn)為檔案是學(xué)校和用人單位之間的事情，把責(zé)任通通推向了學(xué)校，更有部分同學(xué)直接棄檔，還有的同學(xué)認(rèn)為學(xué)生檔案可以隨意地復(fù)制利用。未報(bào)到新生和退學(xué)學(xué)生也沒有及時(shí)辦理調(diào)檔手續(xù)，其中有部分出國且選擇保留一年學(xué)籍的同學(xué)，在期滿后既未回校辦理退學(xué)手續(xù)，也未處理檔案的相關(guān)事宜。雖然檔案館的老師已盡可能聯(lián)系這些學(xué)生，但始終無人辦理調(diào)檔，給本已繁復(fù)的學(xué)生檔案工作增加了難度。所以，想要減少遺留檔案的產(chǎn)生必須從源頭上下功夫。

5.學(xué)生檔案工作缺少法律法規(guī)支撐。目前，針對學(xué)生檔案管理的法律法規(guī)幾乎空白，教育部和國家檔案局2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（27號令）中僅對學(xué)生類檔案歸檔范圍作了概括，對如何具體實(shí)施學(xué)生檔案的管理沒有更進(jìn)一步的條例。2012年頒布的《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》明確學(xué)生人事檔案應(yīng)作為高校專門檔案管理，對歸檔范圍作出了更進(jìn)一步的說明。各高校沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理模式，一直以來都根據(jù)自身實(shí)際情況來開展工作。學(xué)生檔案管理的歸屬也各不相同，有的高校是由檔案館統(tǒng)一管理，有的是分散在各個(gè)學(xué)院管理，也有的是由學(xué)工部門或人事部門來代為管理。這幾種管理模式都存在利弊，沒有專門的法律法規(guī)為支撐，學(xué)生檔案管理工作在實(shí)際操作中遇到各種各樣的問題沒有路徑尋求解決依據(jù)，各個(gè)高校也是摸著石頭過河。

二、高校學(xué)生檔案管理的改進(jìn)與遺留檔案處理辦法

1.從源頭上減少遺留檔案的產(chǎn)生。

（1）建立校內(nèi)部門之間協(xié)作橋梁。學(xué)生檔案的管理不能僅僅依靠檔案管理部門，《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》中指出：“高校應(yīng)制定相應(yīng)的管理辦法，厘清檔案機(jī)構(gòu)與學(xué)生管理職能部門、院系之間的職責(zé)范圍和工作流程。”學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞需要多個(gè)部門的配合，以我校為例，新生檔案由各學(xué)院負(fù)責(zé)接收鑒定，之后統(tǒng)一移交檔案館保管。畢業(yè)材料檔案由學(xué)院負(fù)責(zé)移交和歸檔。就業(yè)辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)就業(yè)數(shù)據(jù)，檔案館按整理好的數(shù)據(jù)統(tǒng)一派遣。在校期間的學(xué)籍異動(dòng)則是教務(wù)處和研究生院管理。所以，每一個(gè)環(huán)節(jié)都涉及學(xué)生檔案的去向。學(xué)校各部門應(yīng)打通彼此之間的壁壘，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，可以快速地抓取學(xué)籍信息、派遣信息，尤其是學(xué)籍異動(dòng)狀態(tài)可以及時(shí)精準(zhǔn)獲取，便于此類學(xué)生檔案的管理。對于退學(xué)的同學(xué)可以及時(shí)通知他們辦理離校和調(diào)檔手續(xù)。同時(shí)，檔案館要加強(qiáng)對學(xué)院輔導(dǎo)員和兼職檔案員的培訓(xùn)，宣傳學(xué)生檔案的重要性，強(qiáng)調(diào)畢業(yè)歸檔材料的準(zhǔn)確性，避免因材料不全延誤派檔。

（2）加強(qiáng)大學(xué)生檔案意識(shí)的培養(yǎng)。高校應(yīng)高度重視學(xué)生檔案的管理，加大檔案工作的宣傳和教育力度。在新生開學(xué)教育活動(dòng)和畢業(yè)季活動(dòng)中加入檔案知識(shí)普及，讓大學(xué)生了解學(xué)生檔案的重要性，從思想上重視起來。我校在2020年6月聯(lián)合校團(tuán)委和校學(xué)生會(huì)，在校學(xué)生會(huì)公眾號上發(fā)送了名為“畢業(yè)季——畢業(yè)生，這是你的檔案全攻略”的文章，宣傳學(xué)生檔案的重要性、畢業(yè)后檔案去向以及在派遣過程中遇到問題該如何處理等問題。借助學(xué)生會(huì)自媒體廣闊的平臺(tái)和校內(nèi)較高的關(guān)注度，文章推送后，取得了預(yù)期的宣傳效果，對廣大畢業(yè)生正確處理調(diào)檔給予了很好的指導(dǎo)。

（3）適當(dāng)增加學(xué)生檔案存檔內(nèi)容。因?yàn)闆]有專門的法規(guī)，所以學(xué)生檔案的內(nèi)容就沒有明確的界定。目前，學(xué)生檔案的存檔內(nèi)容局限在各類登記表、成績單、黨團(tuán)材料和思想鑒定等方面。這些材料中幾乎沒有學(xué)生或家庭的聯(lián)系方式。學(xué)生檔案滯留在學(xué)校后，檔案館最先做的就是嘗試聯(lián)系學(xué)生，但是檔案中沒有記載，有的學(xué)生在畢業(yè)后即更換了電話號碼，很難找到這些學(xué)生。如果在檔案中增加聯(lián)系方式會(huì)給遺留檔案的處理帶來便利。

（4）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。面對日益增加的遺留檔案，首先，檔案人員要積極面對，不能任由遺留檔案越積越多。要對遺留檔案逐一進(jìn)行核查，明確遺留原因，比如因?yàn)椴牧喜蝗驅(qū)W籍狀況不明的迅速反映給學(xué)校相關(guān)部門，退回的檔案即刻聯(lián)系學(xué)生本人。對于無法聯(lián)系到本人的，發(fā)動(dòng)學(xué)院的輔導(dǎo)員利用電話、微信群等方式通知學(xué)生。其次，在日常管理中，要定期對館內(nèi)遺留檔案進(jìn)行梳理，更新名單目錄。對滿足派檔條件的遺留檔案及時(shí)處理。最后，對于年代久遠(yuǎn)，材料有限的遺留檔案，要認(rèn)真核對個(gè)人信息。并注意遺留檔案的保存方式，防止檔案破損、發(fā)潮和發(fā)霉，對已經(jīng)受損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)。檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，需要強(qiáng)烈的責(zé)任心和耐心，才能處理好紛繁復(fù)雜的檔案工作。

（5）完善學(xué)生檔案的法律法規(guī)。應(yīng)健全和完善專門的學(xué)生檔案法律法規(guī)，彌補(bǔ)這一塊空白。只有在法律法規(guī)的支撐下，學(xué)生檔案工作才可以有據(jù)可循、有法可依，才能有條不紊地發(fā)展下去。各個(gè)高校應(yīng)高度重視學(xué)生檔案工作，根據(jù)自身部門職能分工和學(xué)校發(fā)展需要，完善學(xué)生檔案管理的規(guī)定和辦法，厘清部門之間的職能劃分和責(zé)任歸屬，制訂相對標(biāo)準(zhǔn)的工作規(guī)范和模式。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員、輔導(dǎo)員和大學(xué)生的檔案意識(shí)培育，從制度上和思想上雙管齊下，更好的解決學(xué)生檔案工作中的實(shí)際問題。

2.對現(xiàn)有遺留檔案進(jìn)行精準(zhǔn)管理。

（1）定期對遺留檔案進(jìn)行排查。遺留檔案數(shù)量多、時(shí)間久、原因復(fù)雜需要進(jìn)行準(zhǔn)確、細(xì)致的管理，才能保證日后的利用需求。首先，要分類整理。我校以入學(xué)時(shí)間、學(xué)歷和動(dòng)專（南京動(dòng)力高等?？茖W(xué)校）分為三類，分門別類并給每一份檔案配以檔案號。其次，著錄成目錄，詳細(xì)標(biāo)注出院系和專業(yè)。有的檔案信息不全，就依據(jù)錄取名冊、畢業(yè)名冊查找個(gè)人信息。盡可能做到詳盡，方便日后查找。根據(jù)入庫出庫情況，每年對目錄進(jìn)行更新。再次，建立專項(xiàng)查詢系統(tǒng)，利用數(shù)字平臺(tái)加快檢索查找速度，學(xué)生也可自行檢索，提高工作效率。最后，對館內(nèi)庫房進(jìn)行合理劃分，設(shè)置專門區(qū)域擺放遺留檔案和在籍學(xué)生檔案以示區(qū)分，實(shí)行專門管理。遺留檔案遺留時(shí)間長還要做好防蟲、防蛀、防霉工作，以防檔案受損。

（2）建立遺留檔案數(shù)字查詢平臺(tái)。為了更好地幫助廣大畢業(yè)生查詢自己的檔案去向，我校構(gòu)建了畢業(yè)生去向查詢系統(tǒng)。隨著干部人事檔案審核專項(xiàng)工作的開始，檔案館陸續(xù)接到很多畢業(yè)生電話咨詢，查找檔案是否在館，遺留檔案又煥發(fā)了生機(jī)。我校檔案館利用先前收集的數(shù)據(jù)，在檔案管理系統(tǒng)中加入了遺留檔案查詢功能。只要在我校檔案館主頁上找到“畢業(yè)生去向查詢”，在查詢欄中輸入“姓名”，學(xué)號為“遺留”，即可查詢檔案是否在館，之后可按照調(diào)檔程序申請調(diào)檔。目前查詢系統(tǒng)已經(jīng)正式運(yùn)行，效果明顯，為多位校友解決了燃眉之急。

學(xué)生檔案是高校教育工作的重要部分，關(guān)系著學(xué)生的學(xué)習(xí)、工作和日后的發(fā)展，學(xué)校各管理部門應(yīng)通力合作、各司其職，為學(xué)生做好服務(wù)工作。解決好遺留檔案問題是一項(xiàng)長期工程，作為檔案管理者必須從根源上重視，在實(shí)踐中找方法，優(yōu)化管理方式讓遺留檔案不再遺留。