淺析財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院發(fā)展的影響

王雪旻

（安徽醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院財(cái)務(wù)部 安徽 合肥 230601）

近年來，伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展及我國(guó)財(cái)務(wù)管理制度的日益完善，采用現(xiàn)代信息化技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理，成為目前醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的大趨勢(shì)。財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于醫(yī)院的整體信息化建設(shè)具有重要意義。在現(xiàn)代化醫(yī)院管理的過程中，財(cái)務(wù)管理不再局限于只記錄醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)情況，更重要的是為醫(yī)院管理層提供有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息，以及為未來發(fā)展方向提供準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。因而，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)十分重要。

一、當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中存在的問題

（一）合同管理不嚴(yán)格，與財(cái)務(wù)審核相脫節(jié)

許多醫(yī)院沒有合同管理系統(tǒng)，雖然搭建了合同管理系統(tǒng)，但采用的是單機(jī)版，僅可用于合同登記使用，與后期的財(cái)務(wù)審核相脫節(jié)，很少有醫(yī)院能夠真正把合同管理系統(tǒng)運(yùn)用起來，與財(cái)務(wù)貨款審核相關(guān)聯(lián)。醫(yī)院財(cái)務(wù)在審核貨款并進(jìn)行付款時(shí)，一般僅審核貨款發(fā)票、入庫(kù)單據(jù)等附件，至于該貨款的采購(gòu)合同是否還在有效期內(nèi)，貨款規(guī)格型號(hào)等內(nèi)容是否與合同一致，單價(jià)和數(shù)量是否在合同規(guī)定的范圍內(nèi)，付款時(shí)間是否在合同約定的期間內(nèi)等，都很少進(jìn)行關(guān)注，這并不符合合同管理的要求。個(gè)別醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理，設(shè)有專人審核合同，在每筆貨款付款前，在審核貨款附件內(nèi)容的同時(shí)審核合同，即找出該筆貨款對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同，將付款內(nèi)容與合同內(nèi)容一一核對(duì)。這樣做增加了付款的準(zhǔn)確性，但需耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，且人工操作存在因不細(xì)心導(dǎo)致的誤差，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致付款出錯(cuò)。醫(yī)院合同管理得不嚴(yán)格，常導(dǎo)致后期進(jìn)行財(cái)務(wù)審核時(shí)難度大大增加，浪費(fèi)了很多人力物力，一旦出錯(cuò)也難以溯源。

（二）報(bào)銷程序繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力

目前，實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷的醫(yī)院還不多，多數(shù)還是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷程序。采用傳統(tǒng)的報(bào)銷方式，職工報(bào)銷需要經(jīng)辦人準(zhǔn)備好報(bào)銷材料，找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，流程繁瑣。不是經(jīng)常操作報(bào)銷業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人，往往不知道報(bào)銷時(shí)需要提供哪些材料。每種材料有什么要求，報(bào)銷需要找哪些領(lǐng)導(dǎo)審批，因此導(dǎo)致經(jīng)辦人多次往返財(cái)務(wù)部和各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)之間，報(bào)銷效率極低，增加了報(bào)銷難度，也導(dǎo)致報(bào)銷人獲得報(bào)銷款的周期延長(zhǎng)。同時(shí)，貨款報(bào)銷也較為麻煩，貨款報(bào)銷需要財(cái)務(wù)多次審核，包括發(fā)票、入庫(kù)單、簽字等，需要經(jīng)辦人多次將報(bào)銷附件交給財(cái)務(wù)部審核，容易造成財(cái)務(wù)重復(fù)審核、報(bào)銷附件遺失，報(bào)銷時(shí)間較長(zhǎng)等問題。一些采用了網(wǎng)上報(bào)銷的醫(yī)院，也存在流程不清等問題，導(dǎo)致線上流程混亂，其報(bào)銷效率未得到明顯提升。

（三）預(yù)算管理不嚴(yán)格，缺乏事前、事中控制

按照上級(jí)主管部門要求，醫(yī)院一般都會(huì)在上一年的10月份左右完成次年的預(yù)算工作；同時(shí)，在每一自然年度結(jié)束后一個(gè)月時(shí)間內(nèi)，完成前一年的決算工作。目前，許多醫(yī)院有自己的預(yù)算系統(tǒng)，但不少醫(yī)院的預(yù)算系統(tǒng)僅做登記用，用于記錄預(yù)算的初始數(shù)和調(diào)整情況以及預(yù)算的使用情況等。預(yù)算執(zhí)行的整體情況，只有到次年決算工作完成后才知道，有些預(yù)算超支，有些預(yù)算沒有完成，與醫(yī)院預(yù)期的目標(biāo)有出入。在預(yù)算作出后，如何更好地按照預(yù)算進(jìn)行執(zhí)行，以提高預(yù)決算之間的匹配度，是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中的重要內(nèi)容，做好相關(guān)工作能夠有效節(jié)約不必要的開支，讓預(yù)算工作更有意義。

二、提高醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作效率的措施

根據(jù)上述問題，醫(yī)院可以根據(jù)自身情況，引入適合自己的預(yù)算系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、物資系統(tǒng)和線上報(bào)銷系統(tǒng)，并將這些系統(tǒng)與已有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，形成完整的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。這樣可以提高醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平，進(jìn)一步提高醫(yī)院財(cái)務(wù)工作效率：

（一）建設(shè)物資管理流程

建設(shè)基于醫(yī)院財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的物資管理流程，主要包括購(gòu)入與領(lǐng)用兩大部分，都需要基于醫(yī)院的整體財(cái)務(wù)預(yù)算進(jìn)行。

1.財(cái)務(wù)人員需要根據(jù)每年的預(yù)算情況，做好每一年的預(yù)算，將當(dāng)年物資采購(gòu)的預(yù)算總金額寫入預(yù)算系統(tǒng)。將預(yù)算系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)。醫(yī)院每簽一筆物資采購(gòu)合同，都要在合同管理系統(tǒng)中錄入，錄入的內(nèi)容包括物資的品名、規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、數(shù)量、生產(chǎn)商、有效期、付款方式、商品功能等主要信息，同時(shí)預(yù)算系統(tǒng)會(huì)根據(jù)合同相關(guān)內(nèi)容扣減相應(yīng)的預(yù)算額度。如果采購(gòu)總額超過年度預(yù)算總額，則預(yù)算系統(tǒng)會(huì)報(bào)警提示，需要逐級(jí)提請(qǐng)并提示調(diào)整當(dāng)年的預(yù)算。

醫(yī)院的物資管理系統(tǒng)設(shè)有“物資庫(kù)”，將醫(yī)院物資分為以下幾類：

第一類是藥品，醫(yī)院所有的藥品都入在此庫(kù)；

第二類是試劑，醫(yī)院檢驗(yàn)科所需的檢驗(yàn)試劑等都入在此庫(kù)；

第三類是常用普通物資，是所有科室通用的，價(jià)值不高的，與具體醫(yī)療活動(dòng)關(guān)系不大的物資。例如紙、筆、記事本等日常辦公文具等；

第四類是普通固定資產(chǎn)，是所有科室通用的，但相對(duì)價(jià)值較高的，與具體醫(yī)療活動(dòng)關(guān)系不大的固定資產(chǎn)。例如電腦、打印機(jī)、辦公桌椅等辦公物資；

第五類是醫(yī)用普通耗材，是臨床、醫(yī)技、醫(yī)輔科室通用的，價(jià)值不高與具體醫(yī)療活動(dòng)有關(guān)的物資。例如輸液器、紗布、酒精、口罩、消毒液等；

第六類是醫(yī)用高值耗材，是個(gè)別臨床、醫(yī)技、醫(yī)輔科室使用的、價(jià)值相對(duì)較高、與具體醫(yī)療活動(dòng)有關(guān)的物資，例如：骨科植入材料、心臟支架、人工耳蝸等；

第七類是醫(yī)用固定資產(chǎn)，是臨床、醫(yī)技、醫(yī)輔科室通用的，價(jià)值相對(duì)較高的，與具體醫(yī)療活動(dòng)有關(guān)的物資。醫(yī)用高值耗材類資產(chǎn)又可分為兩種，一種是普通醫(yī)療資產(chǎn)，例如病床、陪護(hù)椅、病房床頭柜等；另一種是專業(yè)醫(yī)療資產(chǎn)，例如磁共振機(jī)、超聲機(jī)、心電監(jiān)護(hù)儀等；零星物資，是各科室偶爾需要，單次采購(gòu)在一萬元以下且年采購(gòu)量在五萬元以下的物資（金額大小視醫(yī)院規(guī)模而定）。

以上“物資庫(kù)”中的物資條目，并不是在物資系統(tǒng)中自由錄入，而是與合同管理系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)，也就是說，沒有合同的物資是進(jìn)不了“物資庫(kù)”的。

2.在“物資庫(kù)”建成后，庫(kù)房人員需要根據(jù)物資的實(shí)際購(gòu)入和領(lǐng)用情況進(jìn)行日常的維護(hù)工作。庫(kù)房工作人員在收到物資并驗(yàn)收合格后，增加物資系統(tǒng)中“物資”的庫(kù)存數(shù)。同時(shí)，該數(shù)據(jù)會(huì)反饋給預(yù)算系統(tǒng)及合同管理系統(tǒng)，更新預(yù)算及合同的執(zhí)行情況。

科室在領(lǐng)用物資時(shí)，根據(jù)不同的物資類別，需要走的程序也不同。例如科室想領(lǐng)用常用普通物資及醫(yī)用普通耗材時(shí)，只需使用有相應(yīng)權(quán)限的工號(hào)登錄“醫(yī)院物資管理系統(tǒng)”，直接在系統(tǒng)“物資庫(kù)”中找到所需的物資，填寫“常用普通物資申領(lǐng)單”或“醫(yī)用普通耗材申領(lǐng)單”，發(fā)送給相應(yīng)庫(kù)房。庫(kù)房工作人員在接收到“申領(lǐng)單”后，根據(jù)申領(lǐng)單明細(xì)將物資管理系統(tǒng)中“物資”的庫(kù)存數(shù)做相應(yīng)扣減，同時(shí)將科室申領(lǐng)物資打包，和紙質(zhì)版申領(lǐng)單一同由專人送至科室。科室收到物資確認(rèn)無誤后，在申領(lǐng)單上簽字確認(rèn)，再交還給庫(kù)房工作人員。

如果科室想領(lǐng)用電腦、打印機(jī)等相對(duì)價(jià)值較高的固定資產(chǎn)，“申領(lǐng)單”還需經(jīng)過該科室負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人（網(wǎng)絡(luò)中心）等確認(rèn)，再發(fā)送給相應(yīng)庫(kù)房。如果某科室開展新技術(shù)新項(xiàng)目，想申領(lǐng)目前醫(yī)院沒有的物資，則需先在系統(tǒng)提交“采購(gòu)申請(qǐng)”，說明新物資的品名、規(guī)格、型號(hào)、需具備的功能，大概的價(jià)格等。如果新物資價(jià)格較高，還需要提交“可行性報(bào)告”，大致測(cè)算新物資能給醫(yī)院帶來的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。上述“采購(gòu)申請(qǐng)”在經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)后，如果金額較高，還需再經(jīng)過采購(gòu)程序。

當(dāng)物資到了付款期一定時(shí)間之前，合同管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送“付款申請(qǐng)”給相關(guān)科室經(jīng)辦人和財(cái)務(wù)相關(guān)人員?？剖医?jīng)辦人看到“付款申請(qǐng)”后，準(zhǔn)備付款所需的相關(guān)附件，例如發(fā)票等，辦理報(bào)銷手續(xù)，交至財(cái)務(wù)部。最后財(cái)務(wù)部核對(duì)經(jīng)辦科室的報(bào)銷單據(jù)和線上的“付款申請(qǐng)”，審核無誤后，將付款申請(qǐng)通過財(cái)務(wù)“銀醫(yī)直聯(lián)”系統(tǒng)直接提交銀行。在“銀醫(yī)直聯(lián)”系統(tǒng)確認(rèn)轉(zhuǎn)款成功后，將付款信息同步至財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)，方便財(cái)務(wù)做賬。

（二）職工報(bào)銷流程

職工報(bào)銷也是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理信息化中重要的內(nèi)容，報(bào)銷流程也需要與預(yù)算系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)。財(cái)務(wù)人員根據(jù)每年的預(yù)算，將當(dāng)年各類職工報(bào)銷總金額寫入預(yù)算系統(tǒng)。依托財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，職工報(bào)銷不再需要一次次往返財(cái)務(wù)部，只需憑自己工號(hào)登錄“線上報(bào)銷系統(tǒng)”，將自己報(bào)銷內(nèi)容錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)提示需要哪些材料，職工只需要根據(jù)提示準(zhǔn)備好材料，拍照上傳，就可提交線上“報(bào)銷申請(qǐng)”。職工在提交線上報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)直接將數(shù)據(jù)同步至預(yù)算系統(tǒng)，如果報(bào)銷超過預(yù)算系統(tǒng)額度，預(yù)算系統(tǒng)會(huì)報(bào)警提示。另外，通過的“報(bào)銷申請(qǐng)”，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)在線上報(bào)銷系統(tǒng)中審批，電子簽字。

當(dāng)完成所有審批流程后，線上報(bào)銷系統(tǒng)會(huì)通知經(jīng)辦人，經(jīng)辦人只需帶著材料到財(cái)務(wù)部直接報(bào)銷即可。當(dāng)經(jīng)辦人完成報(bào)銷手續(xù)，線上報(bào)銷系統(tǒng)會(huì)發(fā)送付款指令給財(cái)務(wù)“銀醫(yī)直聯(lián)”系統(tǒng)，再通過“銀醫(yī)直聯(lián)”系統(tǒng)將付款指令發(fā)送給銀行，完成轉(zhuǎn)賬。除此之外，線上報(bào)銷系統(tǒng)還和財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，報(bào)銷流程完成后，線上報(bào)銷會(huì)直接發(fā)送相關(guān)信息到財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)，方便財(cái)務(wù)做處理。

三、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

在醫(yī)院建設(shè)覆蓋物資管理流程和職工報(bào)銷流程的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，其優(yōu)點(diǎn)主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）預(yù)算管理更加規(guī)范

做好醫(yī)院整體和內(nèi)部各部門之間的全面預(yù)算管理，覆蓋預(yù)算的全程，包括編制、執(zhí)行、分析、調(diào)整等各個(gè)步驟?？茖W(xué)全面的預(yù)算管理，能夠?qū)︶t(yī)院整體的財(cái)務(wù)資源和非財(cái)務(wù)資源進(jìn)行調(diào)控，達(dá)到科學(xué)運(yùn)用資金、有效進(jìn)行管理、節(jié)約成本和提高效率的目的。通過建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，可以方便、透明地關(guān)注預(yù)算的使用情況，如果采購(gòu)超預(yù)算或職工報(bào)銷超預(yù)算，預(yù)算系統(tǒng)都能及時(shí)反饋。

財(cái)務(wù)預(yù)算管理系統(tǒng)的建設(shè)，能夠助力財(cái)務(wù)管理過程的規(guī)范化和智能化。數(shù)字化的線上管理能夠形成從預(yù)算編制，到?jīng)Q算核算之間的管理閉環(huán)，規(guī)范單位的資金管理，確保在執(zhí)行過程中的每一筆資金流向都能被系統(tǒng)監(jiān)管，從而使財(cái)務(wù)工作者充分掌握資金的使用情況，做好動(dòng)態(tài)監(jiān)控工作。財(cái)務(wù)預(yù)算不是填一個(gè)數(shù)字就可以的，還需要做好全業(yè)務(wù)流程的管理工作，做好預(yù)算和使用之間的有效銜接，應(yīng)全流程跟蹤進(jìn)行預(yù)算管理，使醫(yī)院的預(yù)算管理更加規(guī)范。

（二）合同管理更加規(guī)范

合同管理關(guān)系到醫(yī)院的利益與風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)合同在其中尤為重要。傳統(tǒng)的醫(yī)院合同管理中，各部門負(fù)責(zé)自己相關(guān)業(yè)務(wù)的合同管理工作，導(dǎo)致合同管理工作較為分散，不同的管理方式也使得醫(yī)院的合同管理無法形成統(tǒng)一規(guī)范。建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)后，審核靠系統(tǒng)完成，而且更加準(zhǔn)確和高效，同時(shí)有效解放了財(cái)務(wù)人員。所有合同通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成醫(yī)院統(tǒng)一的合同管理規(guī)范，使得醫(yī)用消耗品采購(gòu)合同、金融業(yè)務(wù)合同、試劑采購(gòu)和藥品采購(gòu)合同等不同類型的合同，都能夠得到規(guī)范化管理。

合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，為醫(yī)院提供了合同簽訂的標(biāo)準(zhǔn)模板，并提供統(tǒng)一的編碼規(guī)范，使合同擬定的過程更為簡(jiǎn)潔，以后也可以直接調(diào)取歷史合同進(jìn)行簡(jiǎn)單修改，能夠方便地對(duì)歷史合同進(jìn)行溯源。通過合同管理系統(tǒng)能夠較好地跟蹤合同相關(guān)信息，了解并控制合同的簽訂進(jìn)程和付款進(jìn)度，合同變更的每一步操作都能夠被記錄和查詢，收付款的發(fā)生也能夠被實(shí)時(shí)寫入。一旦收付款發(fā)生差誤，系統(tǒng)也能夠進(jìn)行預(yù)警提示，財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)讓合同管理更加規(guī)范。

（三）優(yōu)化報(bào)銷流程

隨著醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的增多，涉及到的收支業(yè)務(wù)也在增加，導(dǎo)致醫(yī)院的財(cái)務(wù)報(bào)銷工作壓力越來越大，而報(bào)銷流程的優(yōu)化能夠有效提升醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理水平。針對(duì)傳統(tǒng)報(bào)銷流程中的問題，建設(shè)線上報(bào)銷系統(tǒng)，在各財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)相互銜接的前提下，優(yōu)化了報(bào)銷流程，節(jié)約了大量的人力和時(shí)間，大大提高了財(cái)務(wù)的工作效率和準(zhǔn)確率。線上報(bào)銷系統(tǒng)會(huì)接入到醫(yī)院的OA管理系統(tǒng)中，可以通過多種設(shè)備端口提交報(bào)銷，在報(bào)銷過程中系統(tǒng)會(huì)給出每一步操作的提示，并且會(huì)根據(jù)預(yù)算金額進(jìn)行報(bào)銷控制，如果超過預(yù)算會(huì)拒絕報(bào)銷流程的錄入，并提示進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。線上報(bào)銷系統(tǒng)會(huì)指導(dǎo)報(bào)銷人提供必要材料，財(cái)務(wù)人員只需要核驗(yàn)報(bào)銷憑證即可，款項(xiàng)的支付也可以在系統(tǒng)內(nèi)操作。線上報(bào)銷系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，方便了醫(yī)院全體職工的工作開展，并且對(duì)醫(yī)院的信息安全起到了很好的保護(hù)作用，真正做到了“系統(tǒng)多跑路，人員少跑路”，有利于對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)預(yù)算的控制。

結(jié)束語：

當(dāng)前，我國(guó)已全面進(jìn)入信息化時(shí)代。伴隨科技的進(jìn)步，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理信息化，不但是提高醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平的必要途徑，更是新時(shí)代現(xiàn)代化醫(yī)院管理的必然選擇。因此醫(yī)院財(cái)務(wù)應(yīng)緊跟形勢(shì)，打破傳統(tǒng)管理理念，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視，建立完善的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，將財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)深度融合，實(shí)現(xiàn)信息資源實(shí)時(shí)共享，跟上當(dāng)前醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展步伐，提升公立醫(yī)院在醫(yī)療市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)醫(yī)院有序高效運(yùn)行，健康穩(wěn)定發(fā)展。